4 20240702 RIB Budgetoverschrijding bij aanbesteding raamovereenkomst onderhoud bermen en sloten 2024

Zaaknummer:

20152-2024

Documentnummer:

20152-2024:159905

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Budgetoverschrijding bij aanbesteding raamovereenkomst onderhoud bermen en sloten 2024. Datum 4 juni 2024

Toelichting Om de waterafvoer te garanderen dienen sloten regelmatig gemaaid te worden. In het kader van de verkeersveiligheid dienen bermen en uitzichthoeken regelmatig gemaaid te worden. Beide taken, die een wezenlijk onderdeel vormen van het onderhoud van de openbare ruimte, zijn voor een groot deel ondergebracht in het bestek ’maaien van bermen en sloten’. Omdat de laatste verlengoptie van de bestaande overeenkomst is verlopen, werden deze werkzaamheden opnieuw aanbesteed. De afgelopen jaren werd bij diverse sloten het aantal maaibeurten verhoogd, zodat ook bij hevige zomerbuien het water beter afgevoerd kan worden. Dit intensiever onderhoud is nu verwerkt in het nieuwe bestek. Naar aanleiding van een wens van de gemeenteraad is ook het bestrijden van de invasieve exoot Japanse Duizendknoop toegevoegd. Voor deze bestrijding is nog geen afzonderlijk budget beschikbaar. Vóór de start van de aanbesteding werd een besteksraming opgesteld. Op basis van deze raming zouden de bestaande jaarlijkse budgetten worden overschreden met € 115.000. Gezien de onvoorspelbaarheid van de markt besloot het college de aanbesteding te starten en de raad ná de aanbesteding te informeren over de werkelijk te verwachten budgetoverschrijding. Daarmee kan dan op basis van de werkelijke aanneemsom een realistisch beeld gegeven worden van de te verwachten aanneemsom.

Inmiddels heeft de Europese openbare aanbesteding plaatsgevonden. Bij het openen van de digitale kluis bleek dat vijf partijen hadden ingeschreven. De laagste geldige inschrijver bood aan de werkzaamheden uit te voeren voor een jaarlijkse aanneemsom van € 188.000. Op basis van een gunningsadvies van Bizob heeft het college op 4 juni 2024 heeft het college besloten de opdracht te gunnen aan de laagste geldige inschrijver. Te volgen procedure. Na het collegebesluit van 4 juni 2024 dienen alle inschrijvende partijen geïnformeerd te worden over het voornemen tot gunning aan de betreffende inschrijver. Daarna volgt een standstill periode van 21 dagen. In die periode kunnen de overige inschrijvers bezwaar aantekenen tegen de voorgenomen gunning. Indien er geen bezwaren worden ingediend, kan eind juni definitieve opdracht worden verstrekt aan de beoogde aannemer. Begin juli kan deze aannemer dan starten met de werkzaamheden. De naam van de uiteindelijke aannemer mag pas openbaar gemaakt worden nadat de definitieve opdracht is verstrekt.

Kortdurende overeenkomst. Om de verkeersveiligheid en waterafvoer te garanderen is het noodzakelijk een deel van de maaiwerkzaamheden al vóór 1 juli uit te voeren. Daarvoor is een kortdurende overeenkomst aangegaan met een andere aannemer. Financiële consequenties in 2024. Voor het jaar 2024 wordt ervan uitgegaan dat de onderhoudskosten bermen en sloten gelijk zijn aan de aanneemsom van € 188.000. Aanname daarbij is dat werkzaamheden die worden uitgevoerd in het kader van de kortdurende overeenkomst kostenneutraal zijn. De nieuwe (definitieve) aannemer hoeft die voorjaarswerkzaamheden immers niet uit te voeren. Voor 2024 wordt, naast de uit te voeren werkzaamheden volgens het bestek, ook uitgegaan van een éénmalige inhaalslag in het onderhoud aan de duikers. De kosten daarvan worden geraamd op € 10.000. Al met al leidt dit in 2024 tot een verwachte overschrijding van de bestaande budgetten van ca. € 85.000. Zie onderstaande tabel. Dit tekort zal worden verwerkt in de financiële bijstelling 2024 en komt ten laste van het begrotingssaldo.

2024 € 94.275 6.240.1000-34.010 Bermen en sloten-Werken door derden Nog besluiten In kadernota 2025 voorgestelde verhoging budget € 13.358 6.240.1000-34.518 Bermen en sloten-Verwerken veegsel € 5.444 6.722.1000-34.787 Bijdrage riolering aan 'Bermen + sloten' Nog besluiten In kadernota 2025 voorgestelde verhoging bijdrage riolering Totaal beschikbare budgetten € 113.077 € 188.000 Verwachte uitgaven (laagste geldige inschrijver) € 10.000 Inhaalslag onderhoud duikers Overschot of tekort € -84.923

2025 2026 2027 € 94.275 € 158.275 € 158.275 € 64.000 € 13.358 € 13.358 € 13.358 € 5.444 € 16.444 € 16.444 € 11.000 € 188.077 € 188.077 € 188.077 € 188.000 € 188.000 € 188.000 € 77

€ 77

Financiële consequenties vanaf 2025. De overeenkomst wordt aangegaan voor 2 jaren, met 2× een verlengoptie van een jaar. In de kadernota 2025 wordt voorgesteld het budget ‘Bermen en sloten’ met € 64.000 te verhogen en gelijktijdig € 11.000 te dekken uit de gesloten exploitatie riolering. Indien met beide voorstellen wordt ingestemd is er vanaf 2025 voldoende budget beschikbaar. Bijlagen nvt Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders, gemeentesecretaris

burgemeester

€ 77

J.W.M. van de Ven

Y.C.M.G. de Boer