4 20220421 RIB Jaarverslag 2021 intergemeentelijke commissie bezwaarschriften Bijlage.pdf
Tekst van het document
Jaarverslag 2021 Commissie bezwaarschriften
Jaarverslag 2021
commissie bezwaarschriften
1 van 16
Inhoudsopgave
Inhoud 1
Inleiding
3
2
Commissie bezwaarschriften
4
2.1
Taken van de commissie
4
2.2
Samenstelling van de commissie
4
3
De procedure
5
3.1
Werkwijze van de commissie
5
3.2
Termijnen
6
4
Bezwaarschriften
7
4.1
Aantal bezwaarschriften
7
4.2
Uitgebrachte adviezen
8
4.2.1 Uitgebrachte adviezen voor gemeente Gemert-Bakel
8
4.2.2 Uitgebrachte adviezen voor gemeente Laarbeek
10
4.2.3 Uitgebrachte adviezen voor Peelgemeenten
12
4.3
Beslissingen op bezwaar
13
4.4
Afhandelingstermijn
13
4.5
Aantal hoorzittingen
13
4.6
Tijdstip en locaties hoorzittingen
13
5.
Mediation in de bezwaarfase
14
6.
Conclusies en aandachtspunten
15
6.1
Conclusies
15
6.2
Aandachtspunten
15
Jaarverslag 2021
commissie bezwaarschriften
2 van 16
1
Inleiding
Dit is het jaarverslag van de intergemeentelijke commissie bezwaarschriften voor de gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek (hierna: de commissie). Vanaf 1 maart 2013 adviseert de commissie over bezwaarschriften die zijn ingediend bij beide gemeenten. Dit jaarverslag gaat over de door de commissie behandelde bezwaarschriften van 1 januari 2021 tot en met 31 december 2021. Met dit jaarverslag geeft de commissie inzicht in het aantal behandelde bezwaarschriften, het resultaat daarvan en over welke onderwerpen het gaat. Daarmee wordt inzichtelijk gemaakt hoeveel besluiten van de bestuursorganen (de raad, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester) ter discussie zijn gesteld door er bezwaar tegen te maken en hoeveel van die besluiten wel of niet stand hielden in bezwaar. De bezwaarprocedure biedt niet alleen waarborgen voor een zorgvuldige afhandeling van bezwaren door de bestuursorganen, maar biedt daarnaast ook handreikingen om de dienstverlening, de regelgeving of het beleid van de beide gemeenten te verbeteren. In dit jaarverslag wordt zoveel mogelijk een vergelijking gemaakt met de vorige jaren. Hoofdstuk 2 vermeldt hoe de commissie is samengesteld. Hoofdstuk 3 geeft een beschrijving van de bezwaarschriftenprocedure en de wettelijke afhandelingstermijnen. In hoofdstuk 4 komen de resultaten aan de orde.
In hoofdstuk 5 wordt mediation (conflictbemiddeling) besproken. Tenslotte worden er in hoofdstuk 6 een aantal conclusies getrokken en een aantal aandachtspunten weergegeven.
3/16
2
Commissie bezwaarschriften
2.1
Taken van de commissie
Op grond van de Algemene wet bestuursrecht kan tegen een besluit beroep worden ingesteld bij de rechtbank. Er kan echter niet direct beroep worden ingesteld. Eerst moet bezwaar worden gemaakt bij het bestuursorgaan dat het besluit heeft genomen. Het bestuursorgaan heroverweegt het besluit naar aanleiding van het ingediende bezwaar. Om de bezwaarschriftenprocedure eenduidiger en meer gestructureerd te maken en kwalitatief te verbeteren, is een commissie bezwaarschriften ingesteld. De taak van de commissie is om het bestuursorgaan te adviseren over het te nemen besluit op het bezwaarschrift. De commissie adviseert over bezwaarschriften op het gebied van onder meer het omgevingsrecht, de handhaving, de Algemene Plaatselijke Verordening, de Wet maatschappelijke ondersteuning, subsidies en verkeer. De commissie adviseert niet in bezwaarzaken over de Wet waardering onroerende zaken en de Participatiewet. De commissie is een onafhankelijke externe adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht.
De commissie rekent het tot haar taak om: - een bijdrage te leveren aan een goede verhouding tussen burger en bestuursorgaan; - een luisterend oor te hebben voor de burger waardoor de burger zich gehoord en begrepen voelt; - de kwaliteit van het handelen van het bestuursorgaan te verbeteren; - gebreken aan besluiten te constateren zodat de besluitvorming in bezwaar door het bestuursorgaan kan worden hersteld.
2.2
Samenstelling van de commissie
De samenstelling van de commissie bezwaarschriften is in 2021 als volgt: de heer mr. C.H. van der Meij MPA
voorzitter
de heer mr. A.A.M. Kuijken
plaatsvervangend voorzitter, lid
de heer mr. A.P.G. Philipse
lid
mevrouw mr. M.C.H. van de Sande-Van de Ven
lid
de heer mr. I. Batmaz
lid
de heer mr. J. Hasper
lid
mevrouw mr. B.J. van Vugt-Jansen
secretaris
de heer mr. W.A.E. Braam
secretaris
mevrouw mr. J. van Driel
secretaris
de heer mr. S. Gashi
plv. secretaris
de heer H. van Doorn
plv. secretaris
mevrouw E. Hendriks
secretariaat
4/16
3
De procedure
3.1
Werkwijze van de commissie
De taak van de commissie is om de verschillende bestuursorganen van de gemeenten GemertBakel en Laarbeek onafhankelijk te adviseren over de beslissing op bezwaarschriften. Om dit te kunnen doen heeft de commissie de beschikking over de stukken die over de zaak gaan. De commissie houdt een hoorzitting om de procespartijen te horen. De commissie bestaat tijdens een hoorzitting uit: een voorzitter, twee leden en een secretaris. Tijdens de hoorzitting krijgen de bezwaarmaker, een vertegenwoordiger van het bestuursorgaan en eventuele andere belanghebbenden de mogelijkheid hun standpunten verder toe te lichten. Aan de hand van de stukken en wat er tijdens de hoorzitting naar voren is gebracht, geeft de commissie een advies aan het bestuursorgaan. Overigens kan soms van het horen worden afgezien, bijvoorbeeld als een zaak niet inhoudelijk door de commissie hoeft te worden behandeld. Dit is bijvoorbeeld aan de orde als een bezwaarschrift buiten de wettelijke termijn van 6 weken is ingediend of de indiener van een bezwaarschrift geen belanghebbende is. Er is in dat geval sprake van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift, zodat behandeling door de commissie niet nodig is. Er worden maximaal 4 zaken tijdens een hoorzitting door de commissie behandeld.
Het kan echter voorkomen dat er meer zaken worden behandeld, zoals bij verwachte termijnoverschrijdingen of uit efficiency overwegingen bij soortgelijke (grote) zaken. Tijdens de hoorzittingen worden geluidsopnamen gemaakt. Wanneer nodig werkt de secretaris van de commissie een verslag uit. Dit kan het geval zijn als er beroep wordt ingesteld, als het verslag van de hoorzitting een toegevoegde waarde heeft voor de zaak of op verzoek. Na de hoorzitting stelt de secretaris het advies van de commissie in concept op. Dit conceptadvies wordt aan de commissie voorgelegd. Na de vaststelling van het definitieve advies door de commissie en de ondertekening daarvan door de voorzitter en secretaris, wordt het advies aan de procespartijen toegestuurd. Het bestuursorgaan neemt daarna een beslissing op bezwaar. Deze beslissing krijgt bezwaarmaker toegestuurd. Het advies van de commissie wordt daarbij gevoegd en maakt daarvan onderdeel uit. Het bestuursorgaan is niet verplicht om het advies van de commissie te volgen. Wenst het bestuursorgaan af te wijken van het advies van de commissie, dan geldt een verzwaarde motiveringsplicht. De commissie werkt sinds medio 2020 met digitale dossiers. Dossiers worden vanaf die tijd digitaal door het bestuursorgaan bij de commissie aangeleverd.
5/16
3.2
Termijnen
De totale termijn voor de afhandeling van bezwaarschriften is 18 weken na het einde van de bezwaartermijn. De bezwaartermijn gaat niet eerder lopen dan 6 weken na bekendmaking van het besluit. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht geldt voor de afhandeling van bezwaarschriften een termijn van 6 weken. Als er echter een adviescommissie is ingesteld, zoals bij de beide gemeenten, dan geldt een termijn van 12 weken. Een verlenging van 6 weken is mogelijk door middel van een verdagingsbesluit van het bestuursorgaan. In beide gemeenten wordt standaard in de ontvangstbevestiging een verlenging van 6 weken voor de afhandeling van het bezwaarschrift opgenomen. Hiermee komt de termijn op 18 weken. Verder uitstel is mogelijk als de bezwaarmaker daarmee instemt en de belangen van andere belanghebbenden niet worden geschaad. De totale afhandelingstermijn van 18 weken is voor beide gemeenten verdeeld in twee gelijke termijnen van 9 weken. Een termijn van 9 weken voor de behandelend ambtenaar van het bestuursorgaan en een termijn van 9 weken voor de commissie. Voor de behandelend ambtenaar betekent dit dat hij 9 weken de tijd heeft om de relevante stukken te verzamelen, het verweerschrift op te stellen, het advies van de commissie voor te leggen aan het bestuursorgaan en een beslissing op bezwaar op te stellen.
De commissie heeft 9 weken de tijd voor het inplannen en houden van een hoorzitting, het versturen van de uitnodigingen en het procesdossier, om een advies op te stellen en dit advies te versturen aan het bestuursorgaan, bezwaarmaker(s) en eventueel andere belanghebbenden.
6/16
4
Bezwaarschriften
4.1
Aantal bezwaarschriften
In de gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek zijn in 2021 in totaal 99 bezwaarschriften ingediend. Er zijn daarvan in totaal 6 bezwaarschriften ingetrokken (3 voor Gemert-Bakel en 3 voor Laarbeek) in de periode na ontvangst van het bezwaarschrift bij de commissie tot aan de hoorzitting. Dit betekent dat de commissie 93 bezwaarschriften tijdens een (schriftelijke) hoorzitting heeft behandeld. Gemert-Bakel In de periode van 1 januari 2021 tot en met 31 december 2021 zijn voor de gemeente GemertBakel 60 bezwaarschriften door de commissie behandeld. Laarbeek In dezelfde periode zijn voor de gemeente Laarbeek 32 bezwaarschriften door de commissie behandeld. Peelgemeenten In dezelfde periode is voor Peelgemeenten 1 bezwaarschrift door de commissie behandeld. Over de jaren 2014 tot en met 2021 levert het aantal bezwaarschriften het volgende beeld op:
200
184 Gemert-Bakel
180
Laarbeek
160
Peelgemeenten
140
124
120 100 75
80
7975
74
60 60 40
45 31
28
14
20 0
32
31 1414 5
13
15 5
4
7
2017
2018
2019
0
1
2020
2021
0 2014
2015
2016
7/16
4.2 Uitgebrachte adviezen De inhoudelijk uitgebrachte adviezen door de commissie in de 93 bezwaarschriften luiden als volgt: -
36 x het bestreden besluit in stand laten;
-
18 x het bestreden besluit herroepen;
-
19 x het bezwaar niet-ontvankelijk verklaren;
-
20 x een motiveringsgebrek in het bestreden besluit met de mogelijkheid tot herstel.
Hieronder volgt het aantal uitgebrachte adviezen per onderwerp.
4.2.1 Uitgebrachte adviezen voor gemeente Gemert-Bakel Vakgebied
In stand
Omgevingsvergunning
7
Handhaving
6
APV
1
Verkeer
2
Diversen
3
Subtotaal
19
Vakgebied
Herroepen
Omgevingsvergunning
2
Handhaving
4
APV
2
Diversen
5
Subtotaal
15
Vakgebied
Niet-ontvankelijk
Omgevingsvergunning
8
Handhaving
1
Diversen
6
Subtotaal
15
Vakgebied
Motiveringsgebrek
Omgevingsvergunning
7
Handhaving
2
Diversen
2
Subtotaal
11
Totaal
60
8/16
Voor 2020 levert dat het volgende beeld op:
Gemert-Bakel 3 11
19
In stand Herroepen Niet-ontvankelijk Motiveringsgebrek Ingetrokken
15 15
Over de jaren 2017 tot en met 2021 levert dat het volgende beeld op:
60
56
50
45
40 31
In stand
33
Herroepen
29
30
26 20
Niet-ontvankelijk
23 20
22
14
12 9
10 2
5
4 0
4
Motiveringsgebrek
19 1515 11
20
2
3
Ingetrokken
3
0 2017
2018
2019
2020
2021
9/16
4.2.2 Uitgebrachte adviezen voor gemeente Laarbeek Vakgebied
In stand
Omgevingsvergunning
9
Handhaving
5
Diversen
3
Subtotaal
17
Vakgebied
Herroepen
Handhaving
1
APV
2
Subtotaal
3
Vakgebied
Niet-ontvankelijk
Omgevingsvergunning
1
Handhaving
2
APV
1
Subtotaal
4
Vakgebied
Motiveringsgebrek
Omgevingsvergunning
3
Handhaving
1
APV
2
Diversen
2
Subtotaal
8
Totaal
32
10/16
Voor 2021 levert dat het volgende beeld op:
Laarbeek 3
In stand 8
Herroepen 17
Niet-ontvankelijk Motiveringsgebrek Ingetrokken
4 3
Over de jaren 2017 tot en met 2021 levert dat het volgende beeld op:
40 34
35 30
In stand
25 20
Herroepen
19
20
17
Niet-ontvankelijk
15
Motiveringsgebrek
15 10
Ingetrokken
9
8
7
6 5
8
4 2
1 1
2
2
1
2 2
1
3
2
4
3
0
0 2017
2018
2019
2020
2021
11/16
4.2.3 Uitgebrachte adviezen voor Peelgemeenten In 2021 heeft de commissie 1 advies uitgebracht voor de Peelgemeenten. Vakgebied
Motiveringsgebrek
Wmo
1
Subtotaal
1
Totaal
1
Over de jaren 2017 tot en met 2021 levert dat het volgende beeld op:
6 5 5
4
In stand Herroepen
3
Niet-ontvankelijk 2
2
2
Motiveringsgebrek
2
2
Ingetrokken 1
1
1
1
1
1
1 0
0
0
0 0 0
0 0 0 0
0 0 0
0
0 2017
2018
2019
2020
2021
12/16
4.3
Beslissingen op bezwaar
De verschillende bestuursorganen (de raad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester) van beide gemeenten zijn bevoegd tot het nemen van de beslissingen op bezwaar. Peelgemeenten is niet bevoegd voor het nemen van beslissingen op bezwaar. Van de uitgebrachte adviezen door de commissie zijn, voor zover bij de commissie bekend, alle adviezen door het bestuursorgaan bij het nemen van de beslissing op het bezwaar overgenomen.
4.4
Afhandelingstermijn
Een bezwaarschrift moet uiterlijk binnen 18 weken worden afgehandeld na het einde van de bezwaartermijn. In het kader van het proces van afhandeling van bezwaarschriften is intern afgesproken dat zowel het bestuursorgaan als de commissie ieder maximaal 9 weken behandeltijd heeft. In veel bezwaarzaken is de termijn van 18 weken niet gehaald. Bij een aantal daarvan komt dat doordat de advisering van de commissie wat langer heeft geduurd. In 2021 heeft de commissie 2 keer de maximale termijn voor het uitbrengen van advies (i.c. 9 weken) overschreden, aangezien partijen nadere gegevens mochten aanleveren zodat de advisering aangehouden moest worden. Daarnaast heeft de advisering in bij 4 bezwaarschriften wat langer geduurd gelet op de complexiteit daarvan.
4.5
Aantal hoorzittingen
De commissie bezwaarschriften heeft in 2021 in totaal 26 hoorzittingen gehouden. Tijdens deze hoorzittingen zijn 93 bezwaarschriften behandeld. Dit betekent een gemiddelde van 3,6 bezwaarschriften per hoorzitting.
4.6
Tijdstip en locaties hoorzittingen
De hoorzittingen van de commissie worden in beginsel om en om gepland in de gemeentehuizen van Gemert-Bakel en Laarbeek en vinden op woensdagochtend plaats. Wanneer het grootste deel van de te behandelen zaken uit dezelfde gemeente komt, wordt de hoorzitting in die gemeente gehouden. In 2021 zijn bij de gemeente Gemert-Bakel 15 hoorzittingen gehouden en bij de gemeente Laarbeek 11 hoorzittingen.
13/16
5.
Mediation in de bezwaarfase
Mediation is een vorm van conflictbemiddeling. Het doel is om een voor alle partijen aanvaardbare oplossing te vinden om daarmee een juridische procedure te voorkomen, zoals een bezwaarprocedure. Mediation is vaak voor een procespartij minder ingrijpend dan een procedure. Conflictbemiddeling kan worden toegepast door het bestuursorgaan zelf, maar ook door een externe onafhankelijke mediator. Tevens kan de commissie tijdens de hoorzitting de mogelijkheden van een oplossing in onderling overleg tussen partijen aftasten. Bij de commissie is niet bekend of in 2021 bij beide gemeenten in een bezwaarzaak conflictbemiddeling door het bestuursorgaan is toegepast. De commissie is tijdens de hoorzittingen niet gebleken dat bezwaarzaken zich leenden voor een oplossing in onderling overleg tussen procespartijen of dat partijen daarvoor open stonden.
14/16
6.
Conclusies en aandachtspunten
6.1
Conclusies
Het jaar 2021 is voor de commissie rustiger verlopen dan het jaar 2020. De noodzakelijke Covid19 maatregelen uit dat jaar waren in 2021 niet meer noodzakelijk, zodat er weer reguliere (fysieke) hoorzittingen konden plaatsvinden. Voor alle partijen werkt dat toch makkelijker, efficiënter en prettiger. In 2021 heeft de commissie minder bezwaarschriften behandeld dan in 2020. In 2020 waren het nog grote projecten en politiek gevoelige beslissingen die voor een enorme hausse aan bezwaarschriften zorgden. Het lijkt erop of in 2021 dergelijke projecten en beslissingen niet aan de orde waren. Neemt niet weg dat het aantal behandelde bezwaarschriften gelijk ligt aan het gemiddelde van de afgelopen jaren. Het merendeel van de uitgebrachte adviezen hebben betrekking gehad op het omgevingsrecht. De commissie heeft in 2021 veel adviezen uitgebracht waarin het bestuursorgaan wordt geadviseerd de motivering van het bestreden besluit te verbeteren. Ten opzichte van 2020 overigens aanzienlijk minder, maar 2020 was – gezien de laatste jaren - dan ook een uitschieter qua motiveringsgebreken. Oorzaak daarvan was gelegen in het feit dat een aantal grote projecten bij beide gemeenten veel bezwaarschriften opleverden, waarbij de commissie van oordeel was dat de bestreden besluiten onvoldoende gemotiveerd waren.
De commissie benadrukt het belang van een goed gemotiveerd en zorgvuldig genomen besluit door het bestuursorgaan. Wanneer duidelijk wordt uitgelegd waarom en op basis waarvan een besluit wordt genomen, verwacht de commissie dat er minder snel een bezwaarschrift zal worden ingediend. Ervaring bij andere gemeenten leert dat namelijk ook.
6.2
Aandachtspunten
De commissie vraagt het bestuursorgaan aandacht voor een goede en tijdige inlevering van het dossier bij de commissie. De commissie merkt op dat bezwaarzaken al enige tijd bij het bestuursorgaan liggen voordat het dossier bij de commissie wordt ingeleverd. Na het uitbrengen van het advies door de commissie blijft er dan voor het bestuursorgaan weinig tot geen tijd over om de beslissing op bezwaar binnen de termijn van 9 weken af te handelen. In veel bezwaarzaken heeft het bestuursorgaan deze termijn niet gehaald. Let er verder vooral op dat: - de dossierstukken volledig zijn; - een tweezijdig document ook tweezijdig is gescand; - kleurkopieën ook in kleur zijn gescand; - de inhoud van een document een duidelijke naam heeft. Duidelijk moet zijn waarover elk afzonderlijk document in het dossier gaat, bijvoorbeeld: verweerschrift, besluit, bezwaar;
15/16
- alleen de noodzakelijke (persoons)gegevens in het dossier staan weergegeven. Dit betekent dat privacy gevoelige gegevens, zoals een geboortedatum, BSN en/of e-mailadres, als deze niet noodzakelijk zijn voor een zaak, niet in het dossier staan vermeld of zijn weggelakt; - aanvullende stukken uiterlijk tien dagen voor de hoorzitting zijn ingediend. De commissie blijft ook aandacht vragen voor het sturen van de beslissingen op bezwaar aan de commissie. Datzelfde geldt voor eventuele uitspraken van rechters over de bezwaarzaken waarin de commissie heeft geadviseerd. De commissie wil niet alleen graag op de hoogte zijn van het eindresultaat, maar de commissie kan daarvan ook leren. Bijzondere aandacht vraagt de commissie voor een goed gemotiveerd en zorgvuldig genomen besluit door het bestuursorgaan. De besluiten van het bestuursorgaan bevatten op dit moment regelmatig een motiveringsgebrek. Er worden bezwaarschriften ingediend die misschien niet nodig waren geweest. Probeer bezwaarschriften te voorkomen en leg duidelijk uit waarom een besluit wordt genomen en op basis waarvan. Als laatste vraagt de commissie het bestuursorgaan aandacht voor conflictbemiddeling vooraf aan de behandeling van een bezwaarschrift bij de commissie. Het is en blijft een goede manier om bezwaren tegen een besluit in onderling overleg met de procespartijen proberen op te lossen.
Het kan goed zijn om contact op te nemen met een procespartij om de pijnpunten te achterhalen en een beslissing te verhelderen. Op deze manier kan misschien in onderling overleg een oplossing worden gevonden of meer begrip voor elkaar ontstaan wat tot een intrekking van een bezwaarschrift kan leiden. De commissie wordt graag op de hoogte gebracht, bijvoorbeeld in het verweerschrift, als het bestuursorgaan conflictbemiddeling in een bezwaarzaak heeft toegepast. Naast bovengenoemde aandachtspunten signaleert de commissie in 2021 ook een positieve ontwikkeling. Naar het oordeel van de commissie wordt een verbetering ervaren in de wijze waarop het college bezwaarschriften behandelt. De behandeling vindt op een deskundige(re) manier en met oog voor de belangen van betrokkenen plaats.
16/16