4 20220217 RIB Toezichtoordeel Informatie- en Archiefbeheer 2021 Bijlage.pdf

Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC ’s-Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12

Gemeente Laarbeek t.a.v. het college van Burgemeester en Wethouders Postbus 190 5740 AD BEEK EN DONK

Fax (073) 680 76 80 www.brabant.nl IBAN NL86INGB0674560043

Bereikbaarheid openbaar vervoer en fiets: www.brabant.nl/route

Onderwerp

Toezichtoordeel Informatie- en Archiefbeheer 2021 Datum

29 november 2021 Ons kenmerk

Geacht college,

C2278090/4985386 Uw kenmerk

Toezicht houden op de taakuitvoering door lokale overheden is naast een wettelijke taak ook een van de kerntaken van de provincie Noord-Brabant. In dit kader beoordelen wij of uw gemeente op het gebied van informatie- en archiefbeheer voldoet aan de Archiefwet 1995 en de goede maatregelen neemt voor het tegengaan van risico’s.

Zaaknummer: 4025-2021 Contactpersoon

E.J.J. (Erik) Baas Telefoon

(06) 18 30 31 18 Email

Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor een goed bestuur, alsmede voor de democratische controle op het bestuur en de verantwoording naar de samenleving. Hierbij is het op orde zijn van de digitale en papieren archivering een voorwaarde om alle andere overheidstaken goed uit te kunnen voeren. Systematisch toezicht informatie- en archiefbeheer

Bij de uitvoering van ons systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer vragen wij u jaarlijks uiterlijk 15 juli het verslag informatie- en archiefbeheer over het voorgaande jaar naar ons toe te sturen 1. Het verslag dient vergezeld te gaan van een SMART opgesteld verbeterplan en de raadsinformatiebrief. Uw verslag over 2020 met bijbehorende stukken ontvingen wij op 13 juli 2021. Op basis van de criteria die wij hanteren, beoordelen wij uw gemeente voor wat betreft ons systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer over 2020 als voldoet.

1

Zie: Uitvoeringsagenda Interbestuurlijk Toezicht 2021 en Factsheet Informatie- en

archiefbeheer

ebaas@brabant.nl Bijlage(n)

-

Uw verslag aan de raad beoordelen we aan de hand van de volgende criteria.

Datum

29 november 2021 Ons kenmerk

Beoordeling

Criteria

Voldoet

 Het college brengt vóór 15 juli een jaarverslag of voortgangsrapportage uit aan de raad.  Gedeputeerde Staten heeft deze stukken uiterlijk op 15 juli ontvangen.  Het verslag gaat gepaard met een SMART uitgewerkt verbeterplan op basis van de aanbevelingen van de archivaris en eventuele aanvullende risicovolle knelpunten.

Voldoet gedeeltelijk

 De uitwerking in het verbeterplan is niet zodanig SMART beschreven dat er het vertrouwen is dat er op afzienbare termijn voldaan wordt aan de bepalingen die de Archiefwet stelt aan een gemeentelijke informatiehuishouding.

Voldoet niet

Indien voor 15 juli: a. geen verslag met verbeterplan is uitgebracht aan de raad; of b. de raad het verslag niet heeft behandeld; of c. Gedeputeerde Staten de stukken niet heeft ontvangen.

C2278090/4985386

Beoordeling

Wij baseren onze beoordeling vooral op het proces van verslaglegging en de kwaliteit van het bijbehorende verbeterplan om de grootste risico’s binnen afzienbare tijd beheersbaar te maken. Onze beoordeling kan daardoor afwijken van de bevindingen van de archivaris omdat de archivaris vooral kijkt naar de kwaliteit van en de wijze waarop u uitvoering geeft aan de Archiefwet 1995. Wij ontvingen uw verslag informatie- en archiefbeheer met bijbehorende stukken voor 15 juli 2021. Het verslag is door u op 13 juli 2021 naar de raad gezonden. Het proces van verslaglegging is tijdig en goed verlopen. Uw verslag met daarbij een overzicht van lopende of afgeronde verbeteracties beschrijft de knelpunten waarmee u risico loopt. Uw archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) heeft die knelpunten geconstateerd in de audit van 20 januari 2021 en u aanbevelingen gedaan de knelpunten op te lossen en zo de risico’s zo spoedig mogelijk te beheersen. Naast de lopende verbeteracties bent u met uw archivaris overeengekomen drie knelpunten in 2021 op te pakken en/of af te ronden. Op grond van het bovenstaande beoordelen uw gemeente daarom als ‘voldoet’ met kanttekening.

2/4

Kanttekening

Datum

Volgend jaar zien we in het voortgangsverslag over 2021 graag een verbeterplan waarin u alle aanbevelingen 1-op-1 overneemt die uw archivaris doet in het inspectierapport. De aanbevelingen vertaalt u naar concreet beschreven verbeteracties waarbij is aangegeven welke verbeteracties zijn afgerond, wat de stand van zaken is omtrent de ingezette verbeteracties en welke nieuwe verbeteracties opgepakt gaan worden. Daarbij dient u een risicoafweging te maken op basis waarvan prioriteiten aan de op te pakken acties kunnen worden toegekend. Het integrale overzicht van verbeteracties ontbreekt nu terwijl het onderdeel uitmaakt van het informatiearrangement zoals dat in de eerder aangehaalde Factsheet informatie- en archiefbeheer gemeenten is beschreven.

29 november 2021 Ons kenmerk

C2278090/4985386

Op 19 november hebben we naast de hierboven beschreven kanttekening ook de volgende punten besproken:  Het maken en onderhouden van een overzicht van alle archiefbescheiden 2 met de daarbij horende beheerafspraken, dat samenkomt in een zogenoemd ‘Informatiebeheerplan’, heeft de hoogste prioriteit. Zonder dat plan heeft u onvoldoende grip op uw informatiehuishouding en bent u niet goed in staat het beheer ervan adequaat in te richten. Bij het maken van het informatiebeheerplan richt u zich niet alleen op de archiefbescheiden in uw registratiesysteem maar ook op de archiefbescheiden in of op andere applicaties, netwerkschijven, websites, e-mailboxen, social media en archiefbescheiden die op andere locaties door u of door andere organisaties in uw naam (mandaat) worden opgemaakt of ontvangen. Ter ondersteuning van het maken van het informatiebeheerplan kan gebruik gemaakt worden van een handreiking van de VNG 3 en een brochure4 die de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed hiervoor heeft opgesteld.  In juli van dit jaar ontvingen wij een verzoek van u voor een machtiging opschorting overbrenging voor de bouwvergunningen van de voormalige gemeenten Aarle-Rixtel, Beek en Donk en Lieshout.

Tijdens het overleg van 19 november hebben we de actuele stand van zaken van het project Vervanging bouwvergunningen besproken en hebben we u toegezegd dat we op basis van uw verzoek en de aanvullende informatie die we tijdens het overleg ontvingen op korte termijn de machtiging zullen verlenen. Uw gemeente krijgt de kleur ‘groen’ op de kaart van Noord-Brabant. Tezamen met de prestaties van het systematisch toezicht op de gebieden Financieel toezicht, Huisvesting vergunninghouders, Monumentenzorg, Omgevingsrecht en Ruimtelijke Ordening wordt het dashboard over 2021 in het laatste kwartaal van dit jaar op onze website www.brabant.nl/ibt gepubliceerd.

2

Archiefregeling artikel 18. Handreiking Informatiebeheerplan; Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Den Haag, november 2020 4 https://www.inspectie-oe.nl/onderwerpen/bestandsoverzicht 3

3/4

In verband met de rol van de gemeenteraad in de horizontale verantwoording verzoeken wij u uw raad over deze uitkomst te informeren.

Datum

29 november 2021 Ons kenmerk

Gevraagde acties van uw kant in 2022

C2278090/4985386

Uiterlijk 15 juli 2022 ontvangen wij graag een voortgangsbericht dat u aan de raad heeft gestuurd. Het voortgangsbericht bevat in elk geval:  Een beschrijving van hoe u de door ons hierboven gedane aanbeveling voor het maken en onderhouden van een overzicht van alle archiefbescheiden hebt opgepakt.  Indien van toepassing, een beschrijving van nieuwe ontwikkelingen.  Een apart en actueel verbeterplan zoals hierboven bij de kanttekening is beschreven.  De begeleidende brief van uw college aan de raad.  Een aanbiedingsbrief van uw college aan Gedeputeerde Staten. Tot slot

Indien u vragen heeft, kunt u contact opnemen met de heer Baas, toezichthouder van ons team IBT Informatie- en archiefbeheer. Hij is op maandag tot en met donderdag tijdens kantooruren bereikbaar via telefoonnummer 06-18 30 31 18. Een afschrift van deze brief wordt naar uw archivaris gezonden.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze,

N. Wester MSc, programmamanager Kwaliteit Openbaar Bestuur In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend.

4/4