4 20210722 RIB IBT Toezichtoordeel Omgevingsrecht en opheffen actief toezicht Bijlage 2.pdf

Beoordelingsformulier IBT 2021 systematisch toezicht omgevingsrecht Gemeente Laarbeek Procesinformatie Beoordeelde documenten: Beleidsplan VTH

: Beleid Vergunningverlening 2020-2024, VTH-beleid 2020-2023

Uitvoeringsprogramma VTH 2021 Evaluatieverslag VTH 2020

: Uitvoeringsprogramma VTH 2021

Naam beoordelaar: Robertino Wibier

: Jaarverslag VTH 2020 Start beoordeling: 25 maart 2021

Reactie gevraagd: 11 mei 2021

Reactie ontvangen: 31 mei 2021

Reactie verwerkt: 31 mei 2021

Beoordelingsvragen Deze beoordelingsvragen zien op de tijdigheid/actualiteit en kwaliteit van de wettelijk vereiste VTHdocumenten van gemeenten. De wettelijke basis daarvan ligt in de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) met bijbehorende uitvoeringsbesluiten (procescriteria VTH) en de provinciale Verordening systematisch toezichtinformatie Noord-Brabant. Via de Invoeringswet Omgevingswet wordt de huidige regelgeving van de procescriteria VTH uit de Wabo opgenomen in de Omgevingswet met bijbehorend Omgevingsbesluit. Naar verwachting treedt de Omgevingswet per 1 januari 2022 in werking. Het doel van de wetgever is dat provincies, gemeenten en waterschappen hun VTH-organisatie zodanig professioneel inrichten dat een goede kwaliteit van de uitvoering van die taken is gewaarborgd. Daaronder verstaat de wetgever met name dat de VTH-taken op een strategische en programmatische manier worden gedaan met aandacht voor onderlinge afstemming van de werkzaamheden. Dat levert een stevige bijdrage op aan het realiseren van een veilige en gezonde leefomgeving en een goede omgevingskwaliteit. En deze op een duurzame en doelmatige wijze te behouden en te ontwikkelen voor het bereiken van maatschappelijke opgaven. Met interbestuurlijk toezicht draagt de provincie bij aan een bestendig en veilig Brabant met een sterke kwaliteit van het openbaar bestuur.

Een bestuur dat het goede voorbeeld geeft richting burgers en bedrijven. Een bestuur waar de mensen op kunnen vertrouwen. Een tijdige en goede naleving van de wettelijke procescriteria is niet alleen wettelijke verplicht. Het is ook belangrijk voor een goede sturing op de VTH-beleidscyclus en voor de instandhouding van een professionele VTH-structuur. Om risico’s te voorkomen op het gebied van volksgezondheid, veiligheid of onomkeerbare schade aan de leefomgeving. De ambitie van de provincie is samen met gemeenten en waterschappen ervoor te zorgen dat alle VTH-documenten 100% actueel en op tijd zijn en voldoen aan de procescriteria VTH. De beoordelingsvragen en de criteria voor de beoordeling ‘Voldoet’, ‘Voldoet gedeeltelijk’ of ‘Voldoet niet’, staan in het uitvoeringsprogramma IBT 2021. De normering voor het eindoordeel is toegelicht onderaan dit format van het beoordelingsformulier.

1

De beoordelingsvragen zijn in concept op 7 dec 2020 gemaild aan de contactpersonen IBT omgevingsrecht bij gemeenten en waterschappen en als nieuwsbericht gepost op de SharePointwebsite IBT Omgevingsrecht met gelegenheid voor reactie. Er is één reactie ontvangen. Het definitieve beoordelingsformulier is vervolgens op 21 december 2020 gepubliceerd op de SharePoint website. Verordening kwaliteit VTH 1a. Evalueren B&W jaarlijks over de naleving van de kwaliteitscriteria VTH voor de eigen organisatie en de omgevingsdienst en doen zij daarover mededeling aan de gemeenteraad? 1b. Als blijkt dat de kwaliteitscriteria VTH niet zijn of niet konden worden nageleefd, motiveren B&W dan de reden waarom en hoe wel voor de gestelde kwaliteit wordt gezorgd? (Modelverordening kwaliteit VTH art. 5 lid 2 en 3) Toelichting wetgever: Van de naleving van de kwaliteitscriteria wordt jaarlijks mededeling gedaan aan de gemeenteraad. Het gaat hier om een belangrijke inhoudelijke mededelingsplicht die kan worden meegenomen in bestaande jaarlijkse rapportages, in de op grond van het Besluit omgevingsrecht op te stellen documenten. Omgekeerd wil het evenmin zeggen dat, als de criteria (nog) niet in alle relevante taken worden toegepast, dat de kwaliteit per definitie te wensen zal overlaten.

In dit geval wordt gemotiveerd waarom de criteria niet toegepast zijn of konden worden en hoe wel voor de gestelde kwaliteit wordt gezorgd. Definitief oordeel: Voldoet In hoofdstuk 5 van het Jaarverslag VTH worden de kwaliteitscriteria geëvalueerd. Dit Jaarverslag VTH is met een raadsinformatiebrief ter kennisname aangeboden aan de raad. Beleidsplan 2. Stellen B&W voor de taken, niet zijnde de basistaken van de omgevingsdienst, het VTH-beleid vast in een of meer documenten waarin gemotiveerd wordt aangegeven welke doelen zij zichzelf stellen en welke activiteiten zij daartoe zullen uitvoeren? (Bor 7.2 lid 1) Toelichting wetgever: Het is de bedoeling dat gemeenten en waterschappen ieder voor zich VTH-beleid vaststellen en schriftelijk vastleggen. Dat kan in een gezamenlijk VTH-beleidsdocument of apart. VTH-beleid bevat het geheel van prioriteiten, doelstellingen, strategie en werkwijze. Voor vergunningverlening hoort daar een analyse van inzichten, technieken en werkwijzen bij. Het op elkaar afstemmen van doelen van vergunningverlening en handhaving is belangrijk. VTH-beleid wordt, indien nodig, ook afgestemd met andere bestuursorganen. Met wie hangt af van de vraag welke andere bestuursorganen door het beleid worden geraakt, bijv. omdat samenwerking aan de orde is.

Een goede interne afstemming tussen de werkeenheden vergunningverlening en handhaving en met andere werkterreinen binnen de eigen organisatie is ook van belang. Handhavingsdoelen zijn gebaseerd op een probleemanalyse. Met inzicht in de regelgeving waar de organisatie met handhaving over gaat en de kansen op- en effecten van overtredingen voor de fysieke leefomgeving. De probleemanalyse is de basis voor welke activiteiten nodig zijn om de gestelde doelen te bereiken en welke prioriteiten daarbij gelden. Vergunningverleningsdoelen zijn gebaseerd op een risicoanalyse. Op basis daarvan is prioriteren en verschillen in diepgang van toetsing aanbrengen mogelijk. Samen met een analyse van inzichten, technieken en werkwijzen,

2

kan dit worden ingezet bij het anticiperen op het fluctueren van het aantal omgevingsvergunningaanvragen en meldingen in de tijd. Het formuleren van VTH-doelen in termen van resultaat (outcome) is niet makkelijk maar wel wenselijk. Voor handhaving kan daarbij worden gedacht aan naleefgedrag en omgevingseffect/milieukwaliteit en voor vergunningverlening aan effecten in de markt en omgevingseffect/milieukwaliteit. Definitief oordeel: Voldoet In het Beleid vergunningverlening hoofdstuk 1 en 2 wordt ingegaan op de prioriteiten en doelen. In het Uitvoeringsprogramma VTH 2021 hoofdstuk 2 en 4 wordt aangegeven welke activiteiten daartoe worden uitgevoerd. In het VTH-beleid hoofdstuk 3.4 en 6 wordt ingegaan op de prioriteiten en doelen. In het Uitvoeringsprogramma VTH 2021 hoofdstuk 3 en 4 wordt aangegeven welke activiteiten daartoe worden uitgevoerd. Het VTH-beleid is door het college op 8 oktober 2019 vastgesteld. 3. Bezien B&W regelmatig, maar in ieder geval naar aanleiding van de evaluatie bedoeld in artikel 7.7, tweede lid, het vastgestelde VTH-beleid en passen ze dit in ieder geval bij gebleken noodzaak zo spoedig mogelijk aan? (Bor 7.2 lid 8) Toelichting wetgever: Het VTH-beleid wordt regelmatig bezien en waar nodig aangepast. De periode waarop het beleid betrekking dient te hebben, is niet voorgeschreven.

Het ligt echter voor de hand dat het beleid betrekking heeft op een periode van minstens een jaar. Het bestuursorgaan is vrij om een langere periode te kiezen. Het feit dat de periode waarvoor het beleid wordt vastgesteld meerdere jaren kan bedragen, neemt niet weg dat ten minste eenmaal per jaar moet worden bezien of het vastgestelde beleid door wijziging van het desbetreffende document moet worden aangepast. Tussentijdse aanpassingen doorvoeren en opnemen als beleid is ook mogelijk. Definitief oordeel: Voldoet Toelichting: In hoofdstuk 6 van het Jaarverslag VTH worden de beleidsdoelen geëvalueerd. Hierin worden ook de aanpassingen weergegeven. 4. Maken B&W het VTH-beleid bekend aan de gemeenteraad? (Bor 7.2 lid 9) Toelichting wetgever: De gemeenteraad is het politiek verantwoordelijke orgaan. Doel is om hen informatie te verschaffen om intern toezicht te kunnen uitoefenen (= horizontale verantwoording). In welke vorm of op welke wijze dat plaatsvindt is aan het bestuursorgaan zelf. Definitief oordeel: Voldoet Met de raadsinformatiebrief van 12 december 2019 is de raad geïnformeerd over de vaststelling van het nieuwe beleid door het college. Uitvoeringsprogramma 5. Maken B&W het uitvoeringsprogramma VTH bekend aan de gemeenteraad? (Bor 7.3 lid 4) Toelichting wetgever:

3

De gemeenteraad is het politiek verantwoordelijke orgaan. Doel is om hen informatie te verschaffen om intern toezicht te kunnen uitoefenen (= horizontale verantwoording). In welke vorm of op welke wijze dat plaatsvindt is aan het bestuursorgaan zelf. Definitief oordeel: Voldoet Met de raadsinformatiebrief van 20 januari 2021 is de raad geïnformeerd over de vaststelling van het Uitvoeringsprogramma VTH 2021 door het college. 6. Stellen B&W het uitvoeringsprogramma VTH jaarlijks vóór 1 februari vast? (Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Brabant art. 3 lid 1 en lid 2 onder b en lid 4 en lid 6 en art. 6) Toelichting wetgever: Jaarlijks wordt het uitvoerings- en handhavingsbeleid uitgewerkt in een uitvoeringsprogramma met de uit te voeren activiteiten in het komende jaar. De provincie heeft de wettelijke taak van interbestuurlijk toezichthouder op de kwaliteit van de taakuitvoering door gemeenten en waterschappen onder meer op het domein omgevingsrecht. Doel is om informatie te verschaffen om systematisch toezicht te kunnen uitoefenen. Definitief oordeel: Voldoet Het college heeft op 26 januari 2021 het Uitvoeringsprogramma VTH 2021 vastgesteld. Borging van middelen 7. Zorgen B&W ervoor dat voor het onderdeel VTH: a.

De voor het bereiken van de gestelde doelen en de voor het uitvoeren van de aangegeven activiteiten benodigde en beschikbare financiële en personele middelen inzichtelijk worden gemaakt en in de begroting worden gewaarborgd; b. De wijze van berekening van de benodigde financiële en personele middelen, bedoeld onder a, inzichtelijk wordt gemaakt; c. Voor de uitvoering van de uitvoeringsprogramma’s van de eigen organisatie en de omgevingsdienst voldoende financiële en personele middelen beschikbaar zijn en dat deze middelen zo nodig worden aangevuld of de uitvoeringsprogramma’s zo nodig worden aangepast? (Bor 7.5) Toelichting wetgever: De gemeente zorgt ervoor dat de voor de uitvoering van het VTH-beleid benodigde en beschikbare financiële en personele middelen in de begroting worden opgenomen en worden toegelicht. Definitief oordeel: Voldoet 7a en b. Voldoet Het Beleidsdocument vergunningen gaat in hoofdstuk 10 in op borging financiële middelen en personele capaciteit. De raad stelt jaarlijks in de begroting een budget beschikbaar voor de uitvoering van de taken door de ODZOB. Dit zijn de wettelijke basis en verzoektaken. De verdeling van het budget op productniveau vindt jaarlijks plaats door het opstellen van een werkplan. Een deel van het beschikbaar gestelde budget wordt binnen dit werkplan toebedeeld aan het product vergunningverlening.

Van het te verwachte aantal Wabo-aanvragen voor het komende jaar wordt een prognose gemaakt gebaseerd op voorgaande jaren en de verwachtingen voor het komende jaar. Dat is een uitstekende werkwijze.

4

Het uitvoeringsplan 2020 (Hfdst. 9 VTH-plan) vermeldt dat voor de Wabo vergunningverlening een bedrag van € 347.100 is gereserveerd (3.900 uren). Dit bedrag is inclusief de interne advisering bij de ODZOB over aspecten als geluid en erfgoed. Het plan vermeldt dat dit bedrag in de achterliggende jaren toereikend is gebleken. Voor het onderdeel vergunningverlening APV, Evenementen, Drank en Horeca is in totaal 1,22 fte beschikbaar. Een inzichtelijke berekening van de benodigde capaciteit daarvoor is niet uit de ontvangen VTH-stukken op te maken. Het verdient aanbeveling dat bijvoorbeeld in het Uitvoeringsprogramma 2021 wel te doen. In het Uitvoeringsprogramma VTH 2021 paragraaf 4.2 worden de gemeentelijke taken en bijbehorende middelen inzichtelijk gemaakt. 7c. Voldoet Op basis van de data in City Control en e-Suite wordt een analyse uitgevoerd in hoeverre de gemeente zich in de uitvoering houdt aan de gestelde prioriteiten (kwantitatief) en daarmee resultaat bereiken (kwalitatief). Een van de doelen hierbij is zo objectief als mogelijk te evalueren of de beschikbare middelen al dan niet voldoende zijn, zowel voor de eigen organisatie als voor de omgevingsdienst. Monitoring 8.

Zorgen B&W voor de registratie van gegevens betreffende het aantal ontvangen klachten over mogelijke overtredingen? (Bor 7.6 lid 2 en Mor 10.6 onder e) Toelichting wetgever: Om te kunnen vaststellen of de handhavingsdoelen worden bereikt, is het de bedoeling dat het bestuursorgaan een methodiek hanteert voor monitoring en evaluatie. Onderdeel daarvan is een goede registratie van in ieder geval het aantal ontvangen klachten over mogelijke overtredingen van wet- en regelgeving over omgevingsrecht (Wabo en betrokken wetten). Definitief oordeel: Voldoet Toelichting: In het VTH-beleidsplan is opgenomen dat klachten worden geregistreerd in het zaaksysteem “eSuite. Bevindingen en voortgang worden hierin vastgelegd ten behoeve van monitoring en (management) rapportages. 9. Behandelen B&W klachten die betrekking hebben op de naleving van de Wabo en de betrokken wetten? (Wabo 5.2 lid 1c) Toelichting wetgever: Het bestuursorgaan heeft de wettelijke taak om klachten te behandelen die gaan over de naleving van wet- en regelgeving omgevingsrecht waar de gemeente met handhaving over gaat. Op basis van ontvangen klachten kan ter plaatse onderzoek plaats vinden of er sprake is van een overtreding en zo ja, welke actie nodig is om de overtreding, en daarmee de klacht, te beëindigen. Aandacht voor communicatie over voortgang en afhandeling van ontvangen klachten is van belang.

Dat geldt ook voor de afwikkeling van ingediende klachten waarvoor gemeente of waterschap niet het bevoegd gezag is. Een transparante klachtenstrategie kan daarbij behulpzaam zijn. Definitief oordeel: Voldoet (Milieu)klachten komen bij de consignatiedienst van de ODZOB terecht. Op die manier is de gemeente altijd bereikbaar en is er voldoende deskundigheid om klachten op maat af te handelen. De klachten worden geregistreerd, waardoor trends een rol kunnen spelen bij de keuzen die worden gemaakt bij de planning van het toezicht. 5

Voor de monitoring van de voorgang van werkzaamheden gebruikt de ODZOB Squit XO, zowel voor individuele toezichttrajecten (en klachten) als voor het monitoren van ‘bulk’opdrachten of thematische acties. Op basis daarvan rapporteert de ODZOB driemaandelijks over de voortgang. Dit geldt voor toezichtstaken taken op alle kleursporen. 10. Dragen de bestuursorganen er in ieder geval zorg voor dat de organisatie van de bestuursorganen en van de omgevingsdienst ook buiten de gebruikelijke kantooruren bereikbaar en beschikbaar is? (Bor 7.4 lid 2 onder d) Toelichting wetgever: Het bestuursorgaan dient de organisatie zo in te richten dat deze binnen en buiten gebruikelijke kantooruren bereikbaar is voor het melden van acute klachten en beschikbaar is voor het behandelen van incidenten. Bereik- en beschikbaarheid kunnen ook in samenwerking met een andere handhavingsorganisatie in de regio worden gerealiseerd. Definitief oordeel: Voldoet (Milieu)klachten komen bij de consignatiedienst van de ODZOB terecht. Op die manier is de gemeente altijd bereikbaar en is er voldoende deskundigheid om klachten op maat af te handelen. Rapportage 11.

Evalueren B&W jaarlijks of de activiteiten die zijn opgenomen in de uitvoeringsprogramma’s VTH voor de eigen organisatie en de omgevingsdienst zijn uitgevoerd en in hoeverre deze activiteiten hebben bijgedragen aan het bereiken van de gestelde doelen? (Bor 7.7 lid 2) Toelichting wetgever: Een cyclisch verlopend uitvoeringsproces wordt door middel van evaluatie afgesloten met een rapportage over en verantwoording van de uitgevoerde activiteiten aan de gemeenteraad. Daarbij wordt getoetst of de geleverde inspanningen ook het bereiken van de uitvoeringsdoelstellingen hebben opgeleverd. Indien deze doelstellingen zijn bereikt, zal dit in algemene zin leiden – indirect – tot positieve effecten op de omgevingskwaliteit. Indien deze doelstellingen niet zijn bereikt, kan dit leiden tot conclusies en aanbevelingen over aanpassingen van het VTH-beleid, het uitvoeringsprogramma of de uitgevoerde VTH-activiteiten. Voor input voor het uitvoeringsprogramma van het komende jaar is het belangrijk dat de interne evaluatie voorafgaand aan het opstellen van het uitvoeringsprogramma wordt gedaan. Het uitvoeren van externe audits kan een nuttige functie vervullen bij het verbeteren van de organisatie en werkwijzen van het VTH-beleid.

Naast IBT-audits door de provincie, valt ook te denken aan horizontale, benchmark-achtige externe audits, waarbij bijvoorbeeld de ene gemeente de taakuitvoering van een andere gemeente bekijkt. Horizontale audits passen als zodanig goed in het versterken van de horizontale kwaliteitsborging. Definitief oordeel: Voldoet In de hoofdstukken 3, 4 en 5 van het Jaarverslag VTH worden de activiteiten geëvalueerd. In hoofdstuk 6 van het Jaarverslag VTH wordt ingegaan op de bijdrage van de activiteiten aan de gestelde doelen. 12. Maken B&W het evaluatieverslag VTH bekend aan de gemeenteraad? (Bor 7.7 lid 3) Toelichting wetgever: Zie toelichting bij vraag 5. 6

Definitief oordeel: Voldoet Met de raadsinformatiebrief van 20 april 2021, is de raad geïnformeerd over de vaststelling van het Jaarverslag VTH 2020 door het college. 13. Stellen B&W het evaluatieverslag VTH jaarlijks vóór 1 mei vast? (Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Brabant art. 3 lid 1 en lid 2 onder d en lid 5 en lid 6 en art. 6) Toelichting wetgever: Jaarlijks evalueert een gemeente of de activiteiten die zijn opgenomen in de uitvoeringsprogramma’s zijn uitgevoerd en in hoeverre deze activiteiten hebben bijgedragen aan het bereiken van de vastgestelde beleidsdoelen. De provincie heeft de wettelijke taak van interbestuurlijk toezichthouder op de kwaliteit van de taakuitvoering door gemeenten en waterschappen onder meer op het domein omgevingsrecht. Doel is om informatie te verschaffen om systematisch toezicht te kunnen uitoefenen. Definitief oordeel: Voldoet Het college heeft het Jaarverslag VTH 2020 op 20 april 2021 vastgesteld.

Eindoordeel Op basis van de behaalde scores en conform de vastgestelde beoordelingscriteria en normen, is het eindoordeel: Voldoet

Toetsingsvragen Score Voldoet (2 punten) Score Voldoet gedeeltelijk (1 punt) Score Voldoet niet (0 punten) Totaal aantal punten Eindoordeel o.b.v. punten Toelichting eindoordeel:

Aantal 13 13 0 0

Punten

26 0 0 26 26/26 x 100 = 100%

≥ 80 = Voldoet ≥ 60 en < 80 = Voldoet gedeeltelijk < 60 = Voldoet niet

7