3 20230928 RIB Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2023 Bijlage 2

rh G

regionaal historisch centrum eindhoven

INSPECTIERAPPORT GEMEENTE LAARBEEK

Opsteldatu m:23 januari 2023

Vastgesteld door: Directeur RHCe,

Gemeentesecreta ris/

tevens fungerend streekarch ivaris

meen Directeur

H.C. Noppen

M. van

Datum: 6-6-2023

m

rhc"

raglwol hlstotlsah centrum etndhov?n

1. INLEIDING Op grond van onder meer de Archiefwet oefent het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe)toezicht uit op het informatie- en archiefbeheer van 1. bij het RHCe aangesloten overheden, en 2. bij overheden met welke het RHCe daartoe een dienstverleningsovereenkomst heeft afgesloten. ln het kader van bedoeld toezicht voert het RHCe periodieke inspecties uit naar de naleving door die overheden van toepasselijke wet- en regelgeving. lnformatie- en archiefbeheer betreft meer dan alleen de documenten die de organisatie beheert. Wet- en regelgeving aangaande dit beheer omvat ook het beleid en de inrichting ten behoeve van archiefbescheiden. Archiefbescheiden kunnen, op basis van de Archiefwet, omschreven worden als documenten en bestanden (ongeacht de vorm)die door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt zijn. Ter ondersteuning van de inspectie wordt gebruik gemaakt van Kritische Prestatie lndicatoren (KPl's), ontleend aan die van de VNG. KPI's kunnen tijdens de inspectie worden aangevuld en uitgebreid met verdiepende vragen. De vragen toetsen of het informatie- en archiefbeheer voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving en aan normenkaders op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ten behoeve van de inspectie is de stoplichtmethodiek toegepast. Rood

voldoet niet

Oranje

voldoet gedeeltelijk

Groen

voldoet

Op 1 9 december 2022 is bij gemeente Laarbeek een inspectie van het i nformatiema nagement u itgevoerd. De organisatie heeft fu nctionarissen aangewezen om het RHCe te woord te staan. Het RHCe dankt hen voor de antwoorden op vragen en voor de begeleiding van de inspectie.

2

rhc"

rcaloml htstott*h caottum alÉhoy.n

2. ALGEMENE CONCLUSIE De zorg en het beheer van archiefbescheiden door gemeente Laarbeek voldoen

gedeeltelijk aan toepasselijke wet- en regelgeving. RHCe constateert o.a. de volgende on regelmatigheden/on rechtmatigheden : Laarbeek heeft geen volledig beeld van de functionaliteiten van digitale applicaties

waarin archiefbescheiden worden bewaard. Laarbeek beschikt niet over een overzicht van informatie die zich op de netwe rksch ijven bevi ndt. Laarbeek heeft geen kwaliteitssysteem voor informatiebeheer met PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Aa). Laarbeek overschrijdt de wettelijke vernietigingstermijn in het zaaksysteem. Tabel 1: Algemeen beeld van het archief- en informatiebeheer

KPI

TOELICHTING

RESULTAAT

KPI 1

Lokale regelingen

KPI 2

Middelen en mensen

KPI 3

Arch iefru i mten, a pp I icati es, a rch iefbewaa rplaats en E-d e pot

KPI 4

I

nterne kwa liteitszorg en toezicht

KP! 5

Ord en i ng, a uthe nticiteit, co ntext, toe ga n ke ij kheid e n duurzaa mheid a rchiefbescheiden

KPI ó

Verva n g i n g, conversie/m i g ratie, selectie, ve rn ieti g i n g e n vervreemd ing va n arch iefbescheiden

KPIT

Overbren ging van a rch iefbescheiden

KPI 8

Terbesch i kki n gste I i n g va n ove rgebrachte a rch iefbescheid en

I

I

I I I I I I

I I

3

rhe

rcglonool htstottsah centrum elndhov"n

Tabel 2: Aanbevelingen RHCe

1

Vernietigen van informatie binnen wettelijke termijnen

6.4

2

Vaststellen en in uitvoering brengen van beleid voor duurzaam beheer van digitale informatie. Daaronder: opstellen overzicht van applicaties waarin archiefbescheiden worden bewaard zoals ook de fu n ctiona iteite n va n betreffe nde a ppl icaties t.a.v. i nformati ebe hee r.

3.1

3

Vastellen en in uitvoering brengen van kwaliteitssysteem voor informatiebeheer met PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Aa).

4.1

4

Opstellen compleet en actueel overzicht van informatie op de netwerkschijven.

5.'r

5.7

I

4

rhe

raglomol htstorlsch <enttum elndhoven

3. DETAILS CONCLUSIES INSPECTIE ln tabel 3 zijn de conclusies per KPI beschreven. ln de rechterkolom is vermeld welke

aanbevelingen prioriteit hebben (1 :hoogste prioriteit).

Tabel3: Resu/tate n per sub-KPl KPI

RËSULïAAT

AAN BEVELIN6EN/OPMERKINGEN RHCE

PRIO

KPI 1 LOKALE REGELINGEN Gemeente Laarbeek heeft een archiefuerordening vastgesteld en gepubliceerd in 2014. De volgende wettel ijk noodzakelijke voorzieni ngen ontbreken h ieri n :

1.1

-

Taken archivaris of gemeentesecretaris ten aanzien van overgebrachte en niet overgebrachte arch iefbescheiden. Verantwoording archief- en informatiebeheer door burgemeester en wethouders aan de raad.

-

Gemeente Laarbeek heeft een Beheerregeling lnformatiebeheer vastgesteld en gepubliceerd in 201 4. De vo g e nde wettel ij k noodza kel ij ke voo rzie ni ng en ontbreken hierin:

1.2

3

2

I

-

Taken en bevoegdheden van het Strategisch lnformatieoverleg (SlO)en van de

gemeentearchivaris. Gemeente Laarbeek heeft geen SIO ingesteld.

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

n.v.t.

Gemeente Laarbeek heeft in de laatste 5 jaar niet te maken gehad met opheffing, samenvoeging, splitsing dan wel overdracht van taken, waarbij een voorziening aangaande de zorg voor archiefbescheiden noodzakelijk

I I I I

is.

2

Gemeente Laarbeek beschih via overheid.nl over een register van gemeenschappelijke regelingen. Het college van B&W van gemeente Laarbeek verleent

mandaten t.b.v. de zorg voor archiefbescheiden aan functionarissen van de gemeente. Medewerkers i nformatiebeheer zijn bijv. bevoegd vern ieti gingsl ijsten op te stellen namens het college van B&W. Er zijn d ie nstve rle n i n gsovereen ko mste n g esloten m et partijen aan wie archiefbeheertaken worden uitbesteed.

Gemeente Laarbeek publiceert publicaties en bekendmakingen via DROP.

5

rhc"

rcglwl hlttort*h canarum elodhoven

KP! RESULTAAT

AAN BEVELI NGEN/OPMERKI NGEN RHCE

PR!O

KPI 2 MIDDELEN EN MENSEN 2.1

Gemeente Laarbeek geeft aan dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om te voldoen aan de uitvoering van de Archiefwet en andere wet- en regelgeving.

2.2

Gemeente Laarbeek geeft aan dat de personele capaciteit t.b.v. informatiebeheer voldoende is om alle wettelijke taken t.a.v. archiefbeheer tijdig uit te voeren.

3

Niettemin constateert het RHCe de volgende onrechtmatigheden: :

2.3

Termijnoverschrijding vernietigen van informatie.

Ontbreken kwaliteitssysteem.

De medewerkers zijn gekwaliÍiceerd voor de uitvoering van opgedragen taken.

KP! 3 ARCH!EFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS, E.DEPOT 3.1

Analoog: De archiefruimte van gemeente Laarbeek voldoet aan de eisen die de archiefregeling hieraan stelt.

Digitaal: Laarbeek heeft geen volledig beeld van de functional iteiten t.a.v. a rch iefbeheer va n d g itale applicaties waarin archiefbescheiden worden bewaard. Daardoor kan de gemeente er onvoldoende voor zorgdragen dat bij archiefbescheiden de volgens Hst. 3 Archiefregel ing vereiste eigenschappen ku n nen worden i

vastgesteld. 3.5

Gemeente Laarbeek heeft een calamiteitenplan waarvan het archief onderdeel is. Het plan bevat de vereiste voorzieningen om bijcalamiteiten t.a.v. het archief te kunnen handelen.

6

rhc

regi onool h i ttor i tc h c e nl í ufr e ndhoven i

KPI 4INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Gemeente Laarbeek heeft geen kwaliteitssysteem voor informatiebeheer met PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act).

4.1

2

Medewerkers i nformatiebeheer voeren n iette m in controles uit op de volledigheid van aangemaake en afgeronde zaken in het zaaksysteem. lndien de da gel ijkse ra pporta ge daa rva n negatieve resu ltaten bevat, worden deze besproken met betreffende behandelaars. Vanwege het ontbreken van een kwaliteitssysteem wordt slechts beperkt geborgd dat er sprake is van: - Betrouwbare en bruikbare informatie voor en over de bed rijfsvoering. - Voldoen aan wet- en regelgeving. - Efficiënte en effectieve informatiehuishouding

KPI 5 ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEI DEN

5.1

I

Gemeente Laarbeek ordent digitale informatie in het zaaksysteem o.b.v. een eigen zaaktypencatalogus (ZIC). Laarbeek werkt dit regelmatig bij.

1

Laarbeek heeft geen overzicht van informatie die zich op de netwerkschijven bevindt. Zomin heeft de gemeente een volledig overzicht van (op naam staande ) emailboxen; daardoor kan informatie op netwerkschijven en in e-mails niet beheerd worden volgens wet- en regelgeving. 5.2

Laarbeek heeft een metadata-schema vastgesteld. Dit wordt toegepast in het zaaksysteem.

5.3

De toegankelijkheid van informatie is voldoende geborgd via toegangen (analoge informatie)en metadata (dig itale informatie).

5.4

Bij het opmaken en beheren van analoge archiefbescheiden wo rden d u u rza me materia len gebruikt.

5.5

Bij het opmaken en beheren van analoge archiefbescheiden worden duurza me verpakkingsmaterialen gebrui kt.

7

rhc

regiooool h i tt ot i sch cenl í ufr e ndhoven i

Gemeente Laarbeek beschikt niet over afdoende beleid voor het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden, bijv. in de vorm van een i nformatiebeheerplan.

5.7

1

De gemeente beschikt wel over onderdelen van dergelijk beleid, zoals een overzicht van softwa rea ppl icaties waa ri n a rch iefbescheiden word en bewaard. 5.8

n.v.t

Gemeente Laarbeek geeft aan dat er, buitenom de metadata die staan vastgelegd in het gemeentelijke metadataschema (KPl 5.2), geen metadata aanwezig zijn voor digitale archiefbescheiden.

5.9

Gemeente Laarbeek schrijft in richtlijnen open bestandsformaten voor. Laarbeek heeft het zaaksysteem zodoende ingericht dat hierin enkel open bestandsformaten kunnen worden opgeslagen.

5.10

Gemeente heeft geen overzicht van informatieobjecten waarbij gedrag (van het informatieobjea)een rol speelt (3D-objecten, Exceldocumenten met formules, websites).

5.11

Gemeente Laarbeek beschikt over beleid ten aanzien van compressie o.b.v. een tweetal Handboeken

5

vervanging Laarbeek geeft in beide vervangingshandboeken aan

dat geen compressie wordt toegepast. RHCe constateert dat op overgebrachte bouwvergunningen van de gemeente die door digitale reproducties vervangen zijn, wel compressie is toegepast. lnspecteur constateert dat de compressie minimaal is, en dat het toegepaste compressie-algoritme geen verlies van informatie veroorzaakt, die afdoet aan toegankelijke en geordende staat van de reproducties.

KPI ó VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, SELECTIE, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN

61 I 6.2 ó.3

n.v.t.

:"iJ;:ï,:,i;l:"'.ï[5:U",ï:li[:ï:::3"J"":,:,",

/

het Verva n g i ngsbeslu it Laa rbeek d.d. 1 2-1 1 -2020.

Gemeente Laarbeek heeft sinds 2017 geen conversie oÍ migratie toegepast. Een aa nta I taa ka ppl icaties, waa ronder Key2fi nance, bevat geen functionaliteiten voor vernietiging van

2

informatie. ó.3 d

Gemeente Laarbeek heeft geen hotspotmonitor vastgesteld.

4

I

rhe

regiowal hlsaotitch centrum elndhoven

6.4

Gemeente Laa rbeek oversch rijdt de vernieti g i ngsterm ijn van informatie met vernietigingsdata in de jaren 20202022 in de zaaksystemen.

ó.5

n.v.t.

Gemeente Laarbeek heeft de afgelopen vijf jaar geen arch iefbescheiden vervreemd. KP! 7 OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN 7.1 Gemeente Laarbeek bewaart geen archiefbescheiden die niet binnen de wettelijke termijn naar de a rchiefbewaa rplaats zijn overgebracht.

r

De digitale overbrenging is overal voorzien van een VvO, waarmee het proces volledig is afgerond.

7.2

7.3

n.v.t.

82 I

Gemeente Laarbeek heeft geen archiefbescheiden die wettelijk gezien reeds overgebracht hadden moeten worden.

KPI 8 TERBESCHIKKINGSTELLING OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN

8.3

n.v.t.

3,'ff;::.ïlï:::,iJ;:X""1;l;'*:["Jl;:",,edvan toepassing is. De archivaris heeftt.a.v. betreffende besluiten (BbO's) positief geadviseerd. De gemeente Laarbeek heeft geen archiefbescheiden overgebracht waa rvan de open baa rheidsbeperki n g lan ger duurt dan 75 )aar

I