3 20230928 RIB Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2023 Bijlage 1

JAARVERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE LAARBEEK 2023

INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding ................................................................................................................ 3 2. Managementsamenvatting ....................................................................................... 3 2.1. Resultaten KPI’s................................................................................................ 4 2.2. Toelichting op KPI’s ........................................................................................... 5 3. Verbeterplan .......................................................................................................... 6

2

1. INLEIDING Met dit jaarverslag informeert het college van burgemeester en wethouders de gemeenteraad, de provincie Noord Brabant (verticaal toezicht) en het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (horizontaal toezicht) over het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Laarbeek in periode 2022-2023. Adequaat toepassen van wet- en regelgeving op het archief- en informatiebeheer: • Stelt de gemeente in staat verantwoording af te leggen over haar handelen; • Maakt controleerbaar wat de gemeente heeft gedaan; • Draagt bij aan een efficiënte bedrijfsvoering en • Draagt bij aan het collectieve geheugen van de samenleving, doordat informatie met (cultuur)historische waarde blijvend bewaard wordt en raadpleegbaar is. De provincies oefenen bij gemeenten generiek toezicht uit op basis van de Gemeentewet. De provincie Noord-Brabant, Bureau Interbestuurlijk Toezicht (IBT) sluit aan bij de aanbeveling van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) om de gemeenteraad periodiek te informeren aan de hand van een jaarverslag archief- en informatiebeheer. Aan het IBT wordt dit verslag uiterlijk op 15 juli elk jaar toegezonden.

2. MANAGEMENTSAMENVATTING Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk (zorgdrager) voor het archief- en informatiebeheer in de gemeente. Ze doet periodiek aan de gemeenteraad verslag over de uitvoering van artikel 30 Archiefwet 1995, volgens artikel 3 van de archiefverordening gemeente Laarbeek 2023. Het jaarverslag archief- en informatiebeheer is een verantwoordingsinstrument en dit is gebaseerd op de inspectie van 19 december 2022 uitgevoerd door het Regionaal Historisch Centrum Eindhoen (RHCe). Er is sprake van een tweejaarlijkse cyclus, in jaar 1 vindt de inspectie plaats, in jaar 2 het voortgangsgesprek. De inspectie toetst de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) opgesteld door de VNG. De resultaten van de KPI`s van de laatste inspectie staan in 2.1. Een toelichting op de betekenis van de KPI`s staan in 2.2. Naast borging van de rechtmatigheid van de informatiehuishouding wil de gemeente de archiefzorg en het -beheer continu verbeteren. Op basis van de resultaten van de KPI’s wordt een verbeterplan opgesteld (hoofdstuk 3).

3

2.1. RESULTATEN KPI’S De resultaten van de KPI’s en de verdiepende vragen maken zichtbaar of het informatiebeheer voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving en aan normen en kaders op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ten behoeve van de inspectie is de stoplichtmethodiek toegepast. De weergave vormt het beeld van de situatie op de inspectiedata: Rood

=

Voldoet niet

Oranje

=

Voldoet gedeeltelijk

Groen

=

Voldoet

Onderstaande tabel uit het Inspectierapport gemeente Laarbeek 2023. Het rapport is besproken in het Strategisch Informatie Overleg van 10 mei 2023.

Tabel 1: Algemeen beeld van het archief- en informatiebeheer KPI

TOELICHTING

KPI 1

Lokale regelingen

KPI 2

Middelen en mensen

KPI 3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en E-depot

KPI 4

Interne kwaliteitszorg en toezicht

KPI 5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

KPI 6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

KPI 7

Overbrenging van archiefbescheiden

KPI 8

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

RESULTAAT

4

2.2. TOELICHTING OP KPI’S Nr. 1

Kritische Prestatie Indicator Lokale regelingen

2

Middelen en mensen

3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats, E-depot

4

Interne kwaliteitszorg en toezicht

5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden

6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden

7 8

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Omschrijving van de hoofdvraag Voldoen gemeentelijke regelingen aan wettelijke eisen? Kan de gemeente aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en archiefbeheer, dat een voldoende kwaliteitsniveau daarvan wordt behaald, gegeven omvang van middelen en mensen? Voldoen fysieke en digitale bewaaromstandigheden aan wettelijke en overige normen?

Wordt afdoende kwaliteitszorg en toezicht toegepast ten behoeve van structurele kwaliteit(sverbetering) van de informatiehuishouding? Is ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden aldus dat dit voldoet aan toepasselijke wet- en regelgeving waar het betreft planmatigheid, systeemborging, toegankelijkheid, en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Voldoet de gemeente aan eisen voor vorm, inhoud en/of context van bescheiden opdat deze van belang zijn voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Brengt de gemeente tijdig over, dan wel wordt tijdig ontheffing daarvan gevraagd, dan wel wordt binnen de termijn van ontheffing tijdig overgebracht? Voldoet de gemeente aan de openbaarheidseisen van de toepasselijke wet- en regelgeving (Archiefwet, AVG, WOO, etc.)?

5

3. VERBETERPLAN Naar aanleiding van de inspectie van het RHCe is bijgaand verbeterplan (bijlage 2) opgesteld. Alle aanbevelingen/opmerkingen zijn per KPI in het verbeterplan opgenomen. Per aanbeveling/opmerking is er een (mogelijke) oplossing, een aanpak op hoofdlijnen en een planning gegeven. De belangrijkste aanbevelingen zijn: 1) Vernietigen van informatie binnen wettelijke termijnen. (KPI 6.4) 2) Vaststellen en in uitvoering brengen van beleid voor duurzaam beheer van digitale informatie. Daaronder: opstellen overzicht van applicaties waarin archiefbescheiden worden bewaard zoals ook de functionaliteiten van betreffende applicaties t.a.v. informatiebeheer. (KPI 3.1 en 5.7) 3) Vastellen en in uitvoering brengen van kwaliteitssysteem voor informatiebeheer met PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act).(KPI 4.1) 4) Opstellen compleet en actueel overzicht van informatie op de netwerkschijven. (KPI 5.1) De aanbevelingen uit het inspectierapport 2021 zijn ook in het verbeterplan opgenomen (grijs gemarkeerd). Sommige aanbevelingen zijn nog hetzelfde of hebben raakvlakken met elkaar. In de toelichting is dit aangegeven. De afgeronde aanbevelingen hebben een realisatiedatum.

6