3 20230928 RIB Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2023

Zaaknummer:

7646-2023

Documentnummer:

7646-2023:832018

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2023 Datum 11 juli 2023

Toelichting Het college van burgemeester en wethouders rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad en het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie (IBT) voor het onderdeel informatie- en archiefbeheer. Dit wordt gedaan in het kader van het `Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht 2020-2023’. We rapporteren met het jaarverslag informatie- en archiefbeheer (bijlage 1). Inspectie 2023 Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) heeft in december 2022 een inspectie uitgevoerd naar het beheer en zorg van het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Laarbeek. Zij doen dit iedere 2 jaar op basis van hun wettelijke taak als horizontaal toezichthouder op onze informatiehuishouding. De inspectie toetst de kwaliteit aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) opgesteld door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). In het inspectierapport (bijlage 2) is per KPI een toelichting gegeven of we voldoen. Als we niet of gedeeltelijk voldoen zijn er aanbevelingen gedaan. In de eerste helft van 2024 volgt een voorgangsgesprek over de status van deze aanbevelingen. De belangrijkste aanbevelingen zijn: 1) Vernietigen van informatie binnen wettelijke termijnen. 2) Vaststellen en in uitvoering brengen van beleid voor duurzaam beheer van digitale informatie.

Daaronder: opstellen overzicht van applicaties waarin archiefbescheiden worden bewaard zoals ook de functionaliteiten van betreffende applicaties t.a.v. informatiebeheer. 3) Vastellen en in uitvoering brengen van kwaliteitssysteem voor informatiebeheer met PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act. 4) Opstellen compleet en actueel overzicht van informatie op de netwerkschijven.

Jaarverslag Het jaarverslag is opgesteld door gebruik te maken van het format van het RHCe. In het jaarverslag zijn van alle door het RHCe gedane aanbevelingen vertaald naar doelstellingen om de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer te verbeteren. Alle aanbevelingen/opmerkingen uit het inspectierapport zijn opgenomen in het verbeterplan (bijlage 1a). Het verbeterplan is onderdeel van het jaarverslag. Planning aanbevelingen De afgelopen periode zijn een aantal aanbevelingen afgerond. We hebben het `Beleid Duurzaam Digitaal Informatiebeheer’ vastgesteld (aanbeveling 2). Hier is in vastgelegd hoe

we om willen gaan met het digitale informatiebeheer in de complexe informatiehuishouding van onze organisatie. Het beleid is onderdeel van het informatiebeheerplan. Daar hebben we een start mee gemaakt. De inventarisatie is afgerond. De volgende stap is om per applicatie beheerafspraken te maken. In die afspraken wordt vastgelegd op welke wijze de informatie (per applicatie) duurzaam wordt bewaard of hoe de informatie tijdig wordt vernietigd. Hiervoor hebben we tot 2026 de tijd. Deze afspraken hebben ook betrekking op de netwerkschijven (aanbeveling 4). De achterstand in reguliere vernietiging wordt nog in 2023 weggewerkt (aanbeveling 1). Onderdeel hiervan is ook het project opschoning van het analoge archief blok 1997-2009. Tenslotte willen we een begin maken met het inrichten en laten vaststellen van het kwaliteitssysteem informatiebeheer (aanbeveling 3). Daarvoor wordt een startnotitie opgesteld die we in september willen laten vaststellen. Bijlagen 1) Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2023 gemeente Laarbeek a. Verbeterplan informatie- en archiefbeheer 2023 2) Inspectierapport RHCe 2023

Deze raadsinformatiebrief, jaarverslag en inspectierapport worden naar het IBT gestuurd. Later dit jaar zullen we een toezichtoordeel ontvangen. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders, gemeentesecretaris

burgemeester

J.W.M. van de Ven

F.L.J. van der Meijden