221020 Concept raadsvoorstel tot wijziging van het reglement Auditcommissie 2022.docx

Zaaknummer: Documentnummer:

8719-2021 8719-2021:108370

Raadsvergadering d.d. 3 november 2022.

Aan de raad, Onderwerp Voorstel tot wijziging van het Reglement Auditcommissie gemeente Laarbeek 2022. Beslispunten De voorgestelde wijziging van het Reglement van orde voor de Auditcommissie Laarbeek 2022 vast te stellen. Aanleiding In de praktijk wordt al een aantal jaren gewerkt met een Auditcommissie die uw raad adviseert ten aanzien van zaken die te maken hebben met de planning- en control cyclus. Voor de instelling, samenstelling en werkwijze van deze commissie heeft uw raad op 10 maart 2022 een reglement vastgesteld. Naar aanleiding van een memo van het college heeft het presidium ingestemd met een pilot ten aanzien van een uitbreiding van de rol van de auditcommissie in de planning en control cyclus. Daarbij is ook afgesproken dat de auditcommissie daarvoor zal worden uitgebreid tot 6 leden, te weten 1 (burger)lid per fractie. Beoogd effect en/of resultaat Te komen tot een Reglement van orde dat de instelling, samenstelling en taken regelt van de Auditcommissie en recht doet aan de huidige praktijk. Argumenten Proces Met de inbedding van de nieuwe vergadercyclus en -methode is de doorlooptijd van stukken verlengd. Voor de kadernota/begroting en jaarrekening geeft dit op dit moment in de planning geen problemen, maar voor de andere bestuurlijke instrumenten van planning en control wel.

Bij de eerste en tweede tussenrapportages en de budgetoverhevelingen is de actualiteit van informatie heel belangrijk om een goed product op te leveren. De bespreking van deze stukken in de voorbereidende reguliere commissievergaderingen of beeldvormende avonden komt eigenlijk te snel. Wanneer toch één van deze twee vergaderingen in de planning moet worden aangehouden, moet het document (nog) eerder worden opgesteld. Hierdoor verliest een tussenrapportage of voorstel tot budgetoverheveling aan informatiewaarde, wat eigenlijk jammer is. De sturingsmogelijkheden van de raad zijn daardoor beperkter van aard. Rol Auditcommissie Met de vaststelling van het reglement van orde voor de Auditcommissie eerder dit jaar is de rol en samenstelling van de auditcommissie verbreed. In deze nieuwe rol kan de auditcommissie ook voor andere documenten, dan enkel voor de jaarrekening, een voorbereidende en adviserende rol richting de gemeenteraad vervullen. Wanneer de tussenrapportages en het voorstel tot budgetoverheveling door de auditcommissie worden behandeld in plaats van in een beeldvormende avond en/of commissievergadering ontstaat er meer flexibiliteit in de agendering, en daardoor meer actualiteit, van deze stukken. Gelet op de expertise van de Auditcommissie is dit ook bij uitstek de plek om deze onderwerpen te behandelen.

De auditcommissie kan vervolgens een advies uitbrengen voor agendering tot besluitvorming in de raad. Naar aanleiding van de pilot voorziet het voorstel in een aanpassing van de taakstelling van de commissie. Daarvoor wordt het volgende lid aan artikel 3 (Taken) van het reglement toegevoegd.

Zaaknummer: Documentnummer:

8719-2021 8719-2021:108370

“8. Advisering aan de raad over de overige P&C producten (kadernota, tussenrapportages, budgetoverheveling). Alsmede advisering aan de raad en het college en ambtelijk apparaat over verbeteringen van het proces en de kwaliteit van deze producten.” Samenstelling Auditcommissie Zoals gezegd heeft het presidium ingestemd met een pilot voor deze aangepaste werkwijze. Wel is daarbij aangetekend dat het belangrijk is een gelijk speelveld te creëren en alle partijen een zetel toe te kennen in de Auditcommissie. Het huidige reglement gaat namelijk uit van een bezetting van maximaal 4 leden. Aanpassing van het reglement is daarom noodzakelijk. Afgesproken is dat partijen desgewenst ook een burgercommissielid kunnen afvaardigen. Kanttekeningen o.a. financiële, juridische, communicatieve en veiligheidsaspecten De Auditcommissie is een formele adviescommissie van uw raad als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet. Dat artikel bepaalt dat uw raad de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze regelt van zo’n commissie. Bijlagen (meegezonden stuk(ken), ter inzage gelegde stukken) - Concept raadsbesluit tot vaststelling wijziging Reglement Auditcommissie gemeente Laarbeek 2022. -

Gewijzigd Reglement Auditcommissie gemeente Laarbeek 2022.

De raadsgriffier van Laarbeek,

M.L.M. van Heijnsbergen