20231205 RIB Toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer 2023 Bijlage

Provi

Noord-Brabant Braboantlaan Postbus

1

90151

5200 MC 'sHertogenbosch Telefoon (073] 681 28 12

Gemeente Laarbeek

Fax (073) 680 76 80

ter attentie van het college van burgemeester en wethouders

www.brabant.nl

Postbus

IBAN NL86INGBO674560043

5740

190

AD

BEEK

EN

DONK

Bereikbaarheid

openbaar vervoer en fels: vw.brabant‚nl/route

Onderwerp

Toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer 2023 Datum

Geachte college.

9 november 2023 Ons

kenmerk

Wij danken u voor het tijdig insturen van de informatie die wij nodig hebben om __ C2311944/5362087 adequaat e kunnen toetsen of uw gemeente voldoet aan de criteria die wij Uw kenmerk

hanteren bij het systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer. Wij hebben

kunnen

beoordelen

dat u hieraan voldoet.

Zowel het gevolgde proces van verslaglegging van uw college naor de rood, als het verbeterplan zijn als goed beoordeeld. De kwalitatieve staat van uw

informatiehuishouding beoordelen wij onder meer op basis van de

ZÎÎÏÎ3___

_ (geanonimiseerd) Telefoon

(geanonimiseerd) r

verslaglegging van uw archivaris, eveneens als voldoende. Alle elementen die _ (geanonimiseerd) m

hieraan bijdragen, hebben uw aandacht en wij hebben het vertrouwen dat u

blijft inzetten op die zaken, die nu nog niet helemaal zijn ontwikkeld dan wel geïmplementeerd. De onderbouwing van ons oordeel en datgene wat wij volgend jaar van v vragen, vindt u verderop in deze brief. Het belang van informatie- en archiefbeheer

Zoals bij u bekend, is het toezicht houden op de taakuitvoering door lokale

overheden naast een wettelijke taak ook één van de zes kerntaken van de provincie Noord-Brabant. In dit kader beoordelen wij jaarlijks in meer of mindere mate of uw gemeente op het gebied van informatie- en archiefbeheer

voldoet aan de Archiefwet 1995, en daarmee op dat punt ook aan de Wet open overheid, en de goede maatregelen neemt voor het voorkomen van risicovolle gebeurtenissen. Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven

zijn immers essentieel voor een goed bestuur, alsmede voor de democratische controle op het bestuur en de verantwoording naar de samenleving. Het op orde hebben van uw digitale en papieren informatiehuishouding is dan ook

randvoorwaardelijk om uw overheidstaken goed uit te kunnen voeren Systematisch toezicht

Wij vragen u jaarlijks uiterlijk 15 juli zowel aan uw raad als aan Gedeputeerde Staten verslag te doen over de staat van uw informatiehuishouding van het

voorgaande jaar. Het volledig verslag over 2022 met bijbehorende stukken

Datum

ontvingen wij op 12 juli 2023.

9 november 2023 Ons

Beoordeling

Uw verslag aan de raad hebben wij beoordeeld aan de hand van de criteria,

kenmerk

C2311944/5362087

zoals in onderstaande tabel is aangegeven. Met ingang van dit jaar hebben wij aan de procescriteria en uw verbeterplan, een toets op de kwalitatieve staat van uw informatiehuishouding toegevoegd.

In onze beoordeling hebben wij ons

hierbij laten leiden door de verslaglegging van uw archivaris.

Voldoet

= Het college brengt vóór 15 juli een jaarverslag of voortgangsrapportage uit aan de raad.

=

Gedeputeerde Staten heeft deze stukken uiterlijk op 15 juli ontvangen.

=

Het verslag gaat gepaard met een SMART uitgewerkt

verbeterplan op basis van de aanbevelingen van de =

archivaris en eventuele aanvullende risicovolle knelpunten. De kwalitatieve staat van de informatiehuishouding voldoet

overwegend aan de uitgangspunten van goede, geordende en toegankelijke staat. Het college heeft bijtijds voldaan aan de criteria van

verslaglegging aan de raad. De uitwerking in het verbeterplan is echter niet zodanig SMART beschreven dat er het vertrouwen is dat er op afzienbare termijn voldaan

wordt aan de bepalingen die de Archiefwet stelt aan een =

gemeentelijke informatiehuishouding. en/of De kwalitatieve staat van de informatiehuishouding voldoet

op onderdelen niet aan de uitgangspunten van goede, geordende en toegankelijke staat.

Voldoet niet _ Indien voor 15 juli: = Geen verslag met verbeterplan is uitgebracht aan de raad; en/of

= Gedeputeerde Staten de stukken, behorende bij het

informatie-arrangement, niet heeft ontvangen. en/of = De kwalitatieve staat van de informatiehuishouding benadert

niet de goede, geordende en toegankelijke staat.

! Zie: Uivoeringsagenda interbesturlijk toezicht 2023 en Factsheet Informatie. en archiefbeheer

2/4

Provi

Noord-Brabant

Uw volledig verslag en bijbehorend verbeterplan beschrijft concreet de knelpunten waarmee u risico loopt, inclusief de maatregelen die u gaat nemen

Datum 9 november 2023

om de risico's zo spoedig mogelijk te beheersen. Wij beoordelen uw gemeente

Ons kenmerk

daarom als ‘voldoet’

C2311944/5362087

Onze bevindingen

Wij complimenteren u met de voortvarendheid waarmee u de aanbevelingen van de archivaris heeft opgepakt.

Hoge risico's heeft u met de nodige prioriteit

in behandeling genomen en inmiddels gerealiseerd, dan wel is binnen afzienbare termijn de oplossing van het probleem te verwachten. Dat wil overigens niet zeggen dat uw informatiehuishouding volledig op orde is

en wij wijzen u er dan ook op de overige verbeterpunten niet uit het oog te verliezen.

Bovenstaande bevindingen, aandachtspunten en de achterliggende details hebben we op 9 november jl. op ambtelijk niveau naar onze contactpersoon bij uw gemeente teruggekoppeld.

Uw gemeente krijgt de kleur ‘groen’ op de kaart van Noord-Brabant. Dit zal in het laatste kwartaal van dit jaar zichtbaar zijn op het dashboard op onze

website Brabant.nl/IBT.

In het kader van de Wet open overheid zal deze brief in

december 2023 gekoppeld worden aan uw gemeente in het dashboard. Gevraagde acties van uw kant in 2024

Uiterlijk 15 juli 2024 ontvangen wij graag een voortgangsbericht informatie- en archiefbeheer over 2023 dat u tevens aan de raad heeft gestuurd en dat minimaal

=

bestaat uit:

de begeleidende brief van uw college aan de gemeenteraad inclusief een

beschrijving van nieuwe ontwikkelingen en een reactie op de gevraagde acties uit het laatste toezichtoordeel;

=

een geactualiseerd en SMART-opgesteld verbeterplan;

=

de aanbiedingsbrief van uw college aan Gedeputeerde Staten

In het verbeterplan beschrijft u concreet (SMART) alle verbeteracties waarbij is

aangegeven welke verbeteracties zijn afgerond, wat de stand van zaken is omtrent de ingezette verbeteracties en welke nieuwe verbeteracties in de tijd opgepakt gaan worden. Indien u belangstelling heeft voor het format dat IBT

voor het verbeterplan heeft ontwikkeld, kunt u deze bij uw toezichthouder opvragen Inzicht in overzicht archiefbescheiden

In het toezichtoordeel van vorig jaar hebben wij u gevraagd ons uiterlijk 15 juli 2023 inzicht te verschaffen in uw overzicht van archiefbescheiden, zoals

bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling. U was vrij te kiezen in de wijze waarop u ons dit inzicht geeft. Los van de beoordeling op uw verslaglegging

3/4

toetsen wij uw overzicht op het feit dat u dit bij ons heeft aangeleverd en of het

Datum

voldoende gespecificeerd is naar de werkprocessen en de bronnen/dragers

9 november 2023

waarop de informatie is ontstaan of opgeslagen.

Ons kenmerk

We constateren dat uw overzicht archiefbescheiden voldoende gespecificeerd is. U heeft ons hiervan een demonstratie gegeven tijdens het terugkoppelgesprek

C2311944/5362087

op 9 november Aan het einde van het jaar zullen wij v schriftelijk verslag doen van onze algemene provinciebrede bevindingen. Indien hiertoe aanleiding is, zal uw

toezichthouder hierover contact met u opnemen. Tot slot

In verband met de rol van de gemeenteraad in de horizontale verantwoording verzoeken wij u uw raad over deze uitkomst te informeren. Bij het openbaar maken, ook bij plaatsing op de website van uw gemeente, verzoeken wij v in lijn

met de AVG deze brief te anonimiseren door de persoonsgegevens van de toezichthouder onherkenbaar te maken. Concreet betreft het hierbij de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de toezichthouder.

(geanonimiseerd) Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met N (geanonimiseerd) E toezichthouder IBT informatie- en archiefbeheer. Hij is op woensdag tot en met vrijdag tijdens kantooruren bereikbaar via telefoonnummer (geanonimiseerd)

Een afschrift van deze brief wordt naar uw archivaris gezonden

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze,

(geanonimiseerd) B.J.H. Loeffen,

programmamanager Kwaliteit Openbaar Bestuur In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend

4/4