20230920 RIB Woo verzoek naar de zaak rondom het verzoek tot herbegraven

Zaaknummer:

25881-2023

Documentnummer:

25881-2023:441633

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Woo verzoek naar de zaak rondom het verzoek tot herbegraven Datum 19 september 2023

Inleiding Burgers, bedrijven en organisaties zijn gerechtigd om van de overheid, waaronder de gemeente, informatie te verkrijgen over besluiten en andere overheidsaangelegenheden. De gemeente dient die informatie deels actief te verstrekken, maar burgers mogen hierom ook vragen. Als van een burger een informatievraag wordt ontvangen, dan dient de gemeente zorgvuldig te bezien wat de gevolgen kunnen zijn als de gevraagde informatie wordt gedeeld en daarmee openbaar gemaakt wordt. Hoewel wij er als gemeente grote waarde aan hechten om laagdrempelig benaderbaar en transparant te zijn, zoals u ook van ons gewend bent, kunnen er zwaarder wegende belangen zijn waardoor het onwenselijk is om informatie te delen of anderszins medewerking te verlenen aan een vraag/verzoek. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als hierdoor andere burgers worden benadeeld, zich in hun persoonlijk welzijn aangetast kunnen voelen of zelfs gevaar kunnen lopen. Ook kan zich een situatie voordoen dat de gemeente vanwege een vraag/verzoek onbedoeld gezogen wordt in een conflict tussen burgers onderling. Dit laatste kan ertoe leiden dat wij als gemeente niet of terughoudend medewerking verlenen. Hierbij willen we benadrukken dat we in geval van dispuut of meningsverschil betrokken partijen altijd uitnodigen tot dialoog, hetgeen in onderhavige kwestie ook gebeurd is.

Dat geldt ook voor onze relatie met de lokale en regionale pers. Via deze brief willen wij u informeren over het verzoek met beroep op de Wet open overheid (hierna: Woo) dat wij ontvingen van het Eindhovens Dagblad inzake het verzoek tot herbegraven. Gedachtegoed Woo Overheidsinformatie is in beginsel voor een ieder openbaar. Dit is een belangrijk uitgangspunt voor een transparante en open overheid. Een ieder kan een verzoek om publieke informatie te ontvangen doen bij de gemeente. Bij het verzoek hoeft hij of zij geen belang te stellen. Dit om de toegang tot publieke informatie zo laagdrempelig mogelijk vorm te geven. De gemeente Laarbeek onderstreept, zoals gezegd, het belang en de (meer)waarde van de doelen waarmee de Woo in het leven is geroepen. Maar het kent ook een keerzijde. Deze keerzijde willen wij hieronder toelichten. Het Woo verzoek Wij ontvingen op 7 augustus jl. van het Eindhovens Dagblad een Woo-verzoek over het verzoek tot herbegraven van een inwoner. Het Woo- verzoek is als bijlage 1 bij deze brief

gevoegd. Het verzoek heeft betrekking op het verstrekken van kopieën of het verlenen van inzage in: 1) alle documenten betreffende het verzoek tot herbegraven en de weigering van het verzoek door de gemeente Laarbeek, inclusief gesprekken op het gemeentehuis 2) alle documenten betreffende een (vermeende) klacht bij de commissie bezwaarschriften. Daarbij wordt gedoeld op de contacten die hierover hebben plaatsgevonden tussen vertegenwoordigers van de gemeente Laarbeek en de leden van de onafhankelijke bezwarencommissie in de periode van 1 januari 2023 tot heden. En op de melding die de voorzitter heeft gemaakt over de aanwezigheid van het Eindhovens Dagblad bij de openbare zitting door de onafhankelijke bezwarencommissie en eventuele andere gesprekken of uitwisselingen anderzijds over deze kwestie, zoals de reden waarom de zaak heropend is. Het Eindhovens Dagblad verzoekt daarbij het begrip ‘documenten’ te interpreteren in de breedste zin van het woord, waaronder notulen, rapportages, briefuitwisselingen, e-mails, sms berichten, Whatsapp- berichten, verkenningen, analyses, gespreksverslagen, memo’s, foto-, film-, audio- en video materiaal en overige correspondentie met interne en externe partijen. Ook ontvangt het Eindhovens Dagblad graag de documenten geïnventariseerd in een overzicht. Het verzoek is dus zeer ruim.

De beslistermijn is in beginsel vier weken en kan eenmaal met twee weken worden verlengd. Gezien de grote reikwijdte van het verzoek en de relatief korte periode waarin een beslissing moet worden genomen, legt dit een groot beslag op onze ambtelijke capaciteit. Geen publieke informatie Wij vinden dat een toegankelijke, transparante en laagdrempelige overheid belangrijk is. Daar waar het gaat om publieke informatie, zijn wij daarom in principe niet terughoudend in het openbaar maken van informatie. Maar het gaat hier naar ons oordeel niet om een publieke kwestie. Het betreft hier een familiaire kwestie inzake het al dan niet herbegraven van een familielid. Een familiare kwestie die alle betrokkenen veel verdriet doet. De gemeente heeft hier geen belang in en heeft enkel een beperkte, juridische rol om een vergunning te verlenen voor het herbegraven. Hierin zijn we gehouden aan de juridische kaders uit wet- en regelgeving. Natuurlijk staat het in het kader van rechtsbescherming vrij om tegen de beslissing van de overheid bezwaar aan te tekenen. Ook hierin volgen we vanzelfsprekend de procedures die gelden. Het is in onze optiek echter buitenproportioneel om als gemeente een dergelijk Woo-verzoek, dat is ontvangen van de media in deze familiaire kwestie, lichtzinnig te honoreren.

Wij zullen hierop dan ook terughoudend reageren, in het belang van de bescherming van de betrokken familieleden. Het uitgangspunt van de Woo is dat het moet gaan om publieke informatie. Veel informatie in deze zaak betreft geen publieke informatie, maar betreft persoonsgegevens of gegevens die de persoonlijke levenssfeer van de betrokken familieleden betreffen. Om die reden hebben we ook aan de belanghebbenden bij het verzoek de mogelijkheid geboden om een zienswijze in te dienen. In het Woo- besluit dat bijgevoegd is bij deze brief (bijlage 2) leest u wat deze zienswijzen inhouden. Wij hebben deze zienswijzen, waaronder één

zienswijze waarin nadrukkelijk is verzocht om er geen publieke kwestie van te maken, meegewogen in ons besluit om persoonlijke gegevens niet prijs te geven. Dit om alle betrokkenen en hun persoonlijke levenssfeer te beschermen. Het belang om deze informatie te openbaren, bijvoorbeeld in de krant, weegt naar ons oordeel niet op tegen de belangen ter bescherming van de betrokken familieleden. In het geval dat het Eindhovens Dagblad zich niet kan vinden in ons besluit, bestaat er de mogelijkheid dat zij hiertegen gaan procederen. Als wij vanwege de Woo, eventueel door een rechter, gedwongen worden om deze gevoelige informatie alsnog te openbaren, dan zullen wij ons daaraan uiteraard moeten houden. Uiteraard zullen wij er in dat geval alles aan doen om betrokkenen zoveel mogelijk te beschermen. Zij zullen daartoe, o.a. op grond van de Woo, ten minste in de gelegenheid worden gesteld te reageren op de eventuele openbaarmaking van bepaalde informatie. Kostenplaatje Los van de Woo en de persoonlijke gevoeligheden die in deze kwestie spelen, willen wij u voorhouden wat de behandeling van het Woo-verzoek in deze familiaire aangelegenheid, voor kostenplaatje met zich meebrengt (welke kosten uiteindelijk ten laste komen van de gemeenschap). Hieronder treft u een inschatting van de (ambtelijke) uren en de kosten die een dergelijk verzoek met zich mee brengt. Verzamelen documenten (tot.

voor 2 medewerkers) Doornemen documenten (tot. voor 2 medewerkers)

16 uur

Opstellen inventarislijst:

2 uur

Opvragen zienswijzen/ voeren gesprekken met belanghebbenden

5 uur

Interne overleggen (totaal uren)

15 uur

Beoordelen weigeringsgronden/ publieke informatie:

4 uur

Opstellen Woo besluit:

5 uur

Anonimiseren documenten:

10 uur

Opvragen advies bij huisadvocaat (correspondentie etc.)

3 uur _______ 60 uur

Ook komen hier de advieskosten van onze huisadvocaat (naar schatting € 6.000,-) bij. Tevens zitten hier nog niet de uren en kosten bij die het eventuele vervolg op het Woo besluit met zich mee brengen. Zo kan de familie een voorlopige voorziening aanvragen bij de rechtbank en kan de verzoeker van het Woo- verzoek – het Eindhovens Dagblad – in bezwaar en beroep gaan tegen het besluit. Afsluiting Hoewel we het belang van een toegankelijke en transparante overheid niet genoeg kunnen onderstrepen, vinden we het ook belangrijk om uw raad ook de keerzijde weer te geven, die

zich in dit specifieke geval voordoet. Vooral in een zaak als deze waar het gaat om een familiaire kwestie, menen wij vanwege zwaarder wegende belangen het Woo-verzoek niet (volledig) te moeten honoreren. In de bredere context van het dossier willen we ook benadrukken dat we uitermate teleurgesteld zijn in de niet aflatende, onheuse bejegening van ons bestuur en onze medewerkers. Daar waar nodig zullen we hierin ook stelling nemen om dit een halt toe te roepen. Tot slot kent dit Woo verzoek alleen maar nadelige effecten, in de eerste plaats voor de familie zelf. En komen deze nadelige effecten in de tweede plaats ten laste van de gemeenschap. Bijlagen 1. Woo verzoek Eindhovens Dagblad 2. Woo besluit d.d. 18 september 2023 Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders, gemeentesecretaris

burgemeester

J.W.M. van de Ven

F.L.J. van der Meijden