20220718 RIB Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2022.pdf

Zaaknummer:

25247-2022

Documentnummer:

25247-2022:065750

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2022 Datum 12 juli 2022

Toelichting Het college van burgemeester en wethouders moet volgens het `Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht 2020-2023’ van de provincie voor het onderdeel informatie- en archiefbeheer jaarlijks rapporteren aan de gemeenteraad. Inspectie 2021 Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) heeft begin 2021 een inspectie uitgevoerd naar het beheer en zorg van het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Laarbeek. Zij doen dit iedere 2 jaar op basis van hun wettelijke taak als horizontaal toezichthouder op onze informatiehuishouding. Met de raadsinformatiebrief van 13 juli 2021 hebt u dit inspectierapport ontvangen. Het Interbestuurlijk Toezicht wil in 2022 de voortgang zien van de aanbevelingen uit dit rapport. Volgend jaar verwachten ze een volledig verslag op basis van een nieuw inspectierapport 2023 van het RHCe. Jaarverslag Het jaarverslag (bijlage 1) is opgesteld door gebruik te maken van het format van het RHCe, waarbij het verbeterplan (bijlage2) is afgestemd met het IBT. In het jaarverslag is de voortgang van alle door het RHCe gedane aanbevelingen vertaald in doelstellingen om de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer te verbeteren. De doelstellingen zijn gekoppeld aan de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

Informatiebeheerplan Het RHCe heeft in het inspectieverslag 2021 het vaststellen en implementeren van een kwaliteitssysteem als één van de drie voornaamste aanbevelingen bestempeld. Er vinden wel kwaliteitscontroles plaats, alleen zijn deze niet op basis van een vastgesteld systeem. Het IBT heeft in haar toezichtoordeel 2021 een andere aanbeveling meer prioriteit gegeven. Hierover bent u geïnformeerd in de raadsinformatiebrief van 4 januari 2022. Het IBT geeft aan dat het opstellen en onderhouden van een overzicht van alle archiefbescheiden (inclusief beheerafspraken) de hoogste prioriteit heeft. Dit wordt een informatiebeheerplan genoemd. Een informatiebeheerplan is een instrument, waar je een overzicht maakt van de huidige inrichting en status van het informatiebeheer. Je kunt hiermee een (risico)analyse uitvoeren op alle werkprocessen, zodat je aanbevelingen kan doen om de informatiehuishouding te verbeteren. Op basis van een bestaand informatiebeheerplan kun je een kwaliteitssysteem vervolgens beter vorm gaan geven.

SIO-overleg Laarbeek heeft een Strategisch Informatie Overleg (SIO) ingesteld maar dit is formeel nog niet bekrachtigd. Het SIO-overleg wordt samen met Gemert-Bakel vormgegeven. Dit heeft voordelen omdat we dezelfde informatiearchitectuur hebben. De laatste jaren wordt het jaarlijks overleg tussen afgevaardigden van Laarbeek (gemeentesecretaris, afdelingshoofd, beleidsmedewerker) en het RHCe (archivaris, inspecteur) gezien als het SIO-overleg. In dit overleg van mei 2022 hebben wij aangegeven dat de meeste aanbevelingen uit het inspectierapport 2021 zijn opgevolgd voordat de inspectie van begin 2023 van het RHCe zal plaatsvinden. De resterende openstaande aanbevelingen zullen op later moment worden opgepakt (zie verbeterplan). Bijlage 1) Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2022 gemeente Laarbeek 2) Verbeterplan informatie- en archiefbeheer 2022 Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders, gemeentesecretaris

burgemeester

J.W.M. van de Ven

F.L.J. van der Meijden