20220718 RIB Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2022 Bijlage 2.pdf

Verbeterplan informatie- en archiefbeheer gemeente Laarbeek 2022

NR. KPI Omschrijving probleem (knelpunt)

Pagina 1

Risico

Prioriteit

Omschrijving eindresultaat (oplossing)

Aanpak op hoofdlijnen

Datum aanbeveling archivaris

Start activiteit

Geplande realisatie activiteit

Voortgang in % Realisatie activiteit

5

Actuele door gemeenteraad vastgestelde archiefverordening

1) Voorbereiden van conceptvoorstel 2) Conceptvoorstel voor advies voorleggen aan RHCe. 3) Besluitvorming door gemeenteraad.

1-2-2021

1-5-2022

31-12-2022

1) Voorbereiden van conceptvoorstel voor college en raad. 2) Conceptvoorstel voor advies voorleggen aan RHCe. 3) Besluitvorming door college. Opnemen van bepaling SIO in de beheerregeling (zie nr. 2)

1-2-2021

1-5-2022

31-12-2022

Na vaststelling archiefverordening kan de beheerregeling informatiebeheer worden vastgesteld.

1-2-2021

1-4-2022

31-12-2022

SIO wordt samen met Gemert-Bakel ingericht in verband met zelfde inforamtiearchitectuur. Per gemeente is er wel een apart overleg in verband met andere toezichthouder. Keuze moet nog gemaakt tussen brede (met externe deskundige) of smalle variant.

1. 1 1.1

Lokale regelingen Nagaan of de archiefverordening nog up to date is en het opnemen van Laag de taken van de streekarchivaris in de archiefverordening

2 1.2

Nagaan of de beheerregeling nog up to date is. Het besteden van voldoende aandacht aan het SIO in de beheerregeling.

Laag

5

Actuele door college burgemeester en wethouders (B&W) vastgestelde beheerregeling informatiebeheer

3 1.3

Het benoemen van een onafhankelijke deskundige in het Strategisch Informatie Overleg (SIO). Dit zou eventueel kunnen worden opgenomen in de beheerregeling.

Laag

5

Actuele door B&W vastgestelde beheerregeling informatiebeheer

4 1.5

Het opnemen van bepalingen over de noodzakelijke voorzieningen voor Middel het archiefbeheer in samenwerkingsovereenkomsten met private partijen.

3

Procesafspraak dat bij aanschaf ICTsystemen de consequenties voor informatiebeheer mee worden bekeken en waar nodig worden er eisen aan gesteld

Toepassen GIBIT bij aanbestedingen ICTapplicaties, Eventueel worden aanvullende eisen opgenomen.

1-2-2021

1-1-2022

1-2-2022

1-2-2022 Voorbeelden van een toepassing zit in programma van eisen melddesksysteem.

2. 5 2.2

Mensen en middelen Het opnemen van de achterstanden in de wettelijke verplichte werkzaamheden in een planning en wegwerken hiervan (opschoningswerkzaamheden in dossiers, het afsluiten van de digitale dossiers en overbrenging van bouwvergunningen 1930- 1996).

Hoog

1

Planning informatiebeheer met daarin opgenomen projecten en structurele werkzaamheden

1) Financiële middelen beschikbaar stellen voor projecten opschoning archiefblok 1997-2009 en digitalisering bouwvergunningen, 2) Inventarisatie mogelijkheden uitplaatsing. 3) Projecten opnemen op planning.

1-2-2021

1-7-2021

31-12-2021

16-12-2021 Projecten m.b.t. achterstanden: overbrengen digitale bouwvergunningen, opschoning archiefblok 1997-2009 en uitplaatsing digitale dossiers naar edepot.

6 2.2

Het geheel op de hoogte brengen van medewerkers in de organisatie met de interne richtlijnen op informatiegebied

Hoog

1

Elke medewerker is op de hoogte van basisprincipes van informatiebeheer

Instructies bij indiensttreding Pagina op nieuwe intranet Gewijzigde instructie per nieuwbericht

1-2-2021

1-4-2021

1-3-2022

17-1-2022 Dit moet continue onder de aandacht worden gebracht.

3. 7 3.1

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Er voor zorgen dat er een overzicht is waarin de ontbrekende functionaliteiten van alle vakapplicaties in kaart zijn gebracht.

Middel

4

Een overzicht van applicaties en functionaliteiten op gebied van informatiebeheer

1) Opvragen applicatielijst en de verantwoordelijke beheerders 2) Beheerders vragen naar. mogelijkheden informatiebeheer in applicaties.

1-2-2021

1-4-2022

1-10-2022

Opstart en oriënteringsfase. Dit maakt deel uit van opstellen van informatiebeheerplan (nr. 9).

4. 8 4.1

Interne kwaliteitszorg en toezicht Het opstellen van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd en waarmee vervolgens periodiek interne toetsing plaats kan vinden. De gemeente Laarbeek geeft aan dit op de planning te hebben staat voor 2021.

Middel

1

Vastgesteld kwaliteitssysteem

1) Vastgesteld plan van aanpak 2) Uitvoeren plan van aanpak, inrichten, controleren en toetsen stappen/fases. 3) Besluitvorming door college. 4) Implementeren kwaliteitssysteem.

1-2-2021

1-1-2023

1-12-2023

Door RHCe aangegeven als prioriteit hoog, IBT vind dit minder belangrijk als niet eerst een actueel overzicht van archiefbescheiden beschikbaar is (nr. 9). Hier wordt eerst prioriteit aangegeven. Al eerder is aangegeven dat er wel kwaliteitscontroles plaatsvinden maar niet volgens een vastgesteld kwaliteitssysteem.

5. 9 5.1

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Het opstellen van een actueel en compleet overzicht van (te bewaren) Hoog 1 Een informatiebeheerplan per (groep) archiefbescheiden waarin word bijgehouden waar er sprake is van product/proces (groep) persoonsgegevens, waarin wordt bijgehouden of er beperkingen aan de openbaarheid zijn, waarin ook netwerkschijven, emailboxen van medewerkers, databases, website, sociale mediakanalen en archiefbescheiden van vakapplicaties zijn meegenomen.

1) Format informatiebeheerplan bepalen. 2) Inventariseren opgeslagen informatie inclusief bijbehorende processen en vakapplicaties. 3) Vasteleggen van uitvoerbare informatiebeheerafspraken per (groep) product/proces. 4) Uitvoeren en monitoren van beheerafspraken.

1-2-2021

1-4-2022

1-2-2023

Opstart en oriënteringsfase. Komend jaar worden de informatiebeheerplannen per (groep) proces/product opgesteld. In hoofdlijnen wordt dit samen met GemertBakel opgepakt omdat we voornamelijk met dezelfde applicaties werken. Als de informatiebeheerplannen gereed zijn gaan we deze monitoren volgens bepaalde kwaliteitseisen (vaststelling kwaliteitssysteem nr. 8).

10 5.3

Het waarborgen van de beperkte beschikbaarheid van in de archiefbescheiden voorkomende persoonsgegevens conform de AVG.

Middel

3

Opname van AVG-component in informatiebeheerplannen.

1) Inventarisatie/vergelijking verwerkingsregister, ZTC en procesapplicaties. 2) Opnemen van AVG-component in informatiebeheerplannen.

1-2-2021 1-11-2022

1-2-2023

Wordt opgenomen in informatiebeheerplan (zie nr. 9).

11 5.7

Het opstellen en vaststellen van beleid ten aanzien van duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden

Middel

3

Vastgesteld beleid duurzame digitale informatie

1) Voorbereiden beleid. 2) Besluitvorming door B&W.

1-2-2021

1-5-2022

31-12-2022

Er wordt zo veel mogelijk hetzelfde beleid gehanteerd als bij Gemeente Gemert-Bakel.

12 5.7

Het opstellen en vaststellen van een back-up beleid waarin o.a. de vernietiging van back-ups is opgenomen. Het vastleggen en voorschrijven van bepaalde opslagformaten, zie 5.7

Middel

3

Niet nodig

1-2-2021

1-2-2021

1-3-2021

Middel

3

Vastgestelde procedure back-up / restore beleid Vastgesteld beleid duurzame digitale informatie

Zie nr. 11

1-2-2021

1-5-2022

31-12-2022

Middel

3

Een overzicht van applicaties en functionaliteiten op gebied van informatiebeheer

Zie nr. 7

1-2-2021

1-5-2022

31-12-2022

1-3-2021 ICT had procedure al opgesteld. Hierin is vernietiging (retentie) een onderdeel van. De lijst met opslagformaten wordt opgenomen in het beleid duurzame digitale informatie, De lijst zal verwijzen naar landelijke standaarden.

15 5.10 Het vastleggen van de functionele eisen wat betreft gedrag in beleid, Middel zie 5.7 16 5.11 Het opstellen van een intern beleid waarin beschreven staat welke Middel voorziening getroffen worden voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden wanneer er gebruik wordt gemaakt van compressie en encryptietechnieken, zie 5.7

3

Vastgesteld beleid duurzame digitale informatie Vastgesteld beleid duurzame digitale informatie

Zie nr. 11

1-2-2021

1-5-2022

31-12-2022

Zie nr. 11

1-2-2021

1-5-2022

31-12-2022

13 5.9

14 5.10 het maken van een overzicht van welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten.

3

25 50 75

100

Eventueel korte toelichting of status voortgang

Aanvankelijk wilden we wachten op inwerking treden nieuwe Archiefwet. Nu deze weer is uitgesteld wordt verordening toch geactualiseerd.

Verbeterplan informatie- en archiefbeheer gemeente Laarbeek 2022

NR. KPI Omschrijving probleem (knelpunt) 6. 17 6.2 18 6.2

Pagina 2

Risico

Prioriteit

Omschrijving eindresultaat (oplossing)

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Het opstellen van het beleid ten aanzien van duurzaam beheer van Middel 3 Vastgesteld beleid duurzame digitale digitale archiefbescheiden inclusief de onderwerpen conversie en informatie migratie, zie 5.7 Het opmaken van een verklaring van conversie of migratie indien dit Middel 3 Verklaring van conversie/migratie wordt toegepast.

Aanpak op hoofdlijnen

Datum aanbeveling archivaris

Start activiteit

Geplande realisatie activiteit

Voortgang in % Realisatie activiteit

Eventueel korte toelichting of status voortgang

Zie nr. 11

1-2-2021

1-5-2022

31-12-2022

1) Per traject wordt gekeken of er sprake is van conversie/migratie. 2) Conversie/migratie-plan wordt opgesteld. 3) Verklaring conversie/migratie wordt opgesteld. 1) Inventarisatie informatieobjecten Corona en Oekraïne 2) Voorleggen aan RHCe. 3) Besluitvorming door B&W.

1-2-2021

1-2-2022

1-3-2022

1-3-2022 Conversie/migratie maakt onderdeel uit van het vast te stellen beleid duurzaam beheer digitale informatie (nr. 17). Tot die tijd wordt de procedure van gemeente Gemert-Bakel gehanteerd. Voorbeeld is de migratie Office 365.

1-2-2021

1-5-2022

1-11-2022

Vaststellen hotspotmonitor corona en Oekraïne in 2022. Vanaf 2023 wordt 1 of 2 jaarlijks een hotspotmonitor vastgesteld.

19 6.3

Het vaststellen van een hotspotmonitor

Middel

2

Vastgestelde hotspotmonitor

20 6.4

Het systematisch meenemen van kopieën tijdens de reguliere vernietiging.

Middel

2

1) Uitgevoerde migratie office 365 2) Verslag onderzoek geautomatiseerde opschoning netwerkschijven

1) Uitvoeren van migratieplan Office 365 2) Mogelijkheden onderzoeken geautomatiseerde opschoning netwerkschijven

1-2-2021 1-10-2021

31-12-2023

Het project migratie Office 365 ligt momenteel stil in verband met andere prioriteiten. Migratieplan is wel goedgekeurd.

7. 21 7.1

Overbrenging van archiefbescheiden Het wegwerken van de achterstanden in de wettelijke verplichte werkzaamheden.

Hoog

1

Overgebrachte digitale bouwvergunningen van alle voormalige gemeenten

1-2-2021

1-2-2021

31-12-2022

2 van 6 blokken overbracht. 4 blokken aangeboden aan RHCe voor controle.

22 7.2

Het aanvragen van een machtiging tot opschorting van overbrenging voor de archiefbescheiden die niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn kunnen worden overgebracht

Hoog

1

Machtiging tot opschorting

1) Aanbieden digitale bestanden aan RHCe 2) Acceptatie door RHCe 3) Besluit beperking openbaarheid nemen Aanvragen machtiging tot opschorting digitale bouwvergunningen

1-2-2021

1-7-2021

31-12-2021

7-12-2021 Machtiging tot 31-12-2022.