20220718 RIB Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2022 Bijlage 1.pdf

JAARVERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE LAARBEEK 2022

INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding ................................................................................................................ 3 2. Managementsamenvatting ....................................................................................... 3 2.1. Resultaten KPI’s................................................................................................ 4 2.2. Toelichting op KPI’s ........................................................................................... 5 3. Verbeterplan .......................................................................................................... 6

2

1. INLEIDING Met dit jaarverslag informeert het college van B&W de gemeenteraad, de provincie Noord Brabant/IBT (verticaal toezicht) en het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (horizontaal toezicht) over het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Laarbeek in 2022. Adequaat toepassen van wet- en regelgeving op het archief- en informatiebeheer: • Stelt de gemeente in staat verantwoording af te leggen over haar handelen; • Maakt controleerbaar wat de gemeente heeft gedaan; • Draagt bij aan een efficiënte bedrijfsvoering en • Draagt bij aan het collectieve geheugen van de samenleving, doordat informatie met (cultuur)historische waarde blijvend bewaard wordt en raadpleegbaar is. De provincies oefenen bij gemeenten generiek toezicht uit op basis van de Gemeentewet. De provincie Noord-Brabant (Bureau Interbestuurlijk Toezicht (IBT) sluit aan bij de aanbeveling van de VNG om de gemeenteraad periodiek te informeren aan de hand van een Jaarverslag archief- en informatiebeheer. Aan PNB/ IBT wordt dit verslag met bijbehorende besluitvormingsstukken uiterlijk op 15 juli elk jaar toegezonden.

2. MANAGEMENTSAMENVATTING Het college van Burgemeester en wethouders is verantwoordelijk (zorgdrager) voor het archief- en informatiebeheer in de gemeente. Men doet periodiek aan de gemeenteraad verslag over de uitvoering van artikel 30 Archiefwet 1995, conform artikel 8 van de archiefverordening gemeente Laarbeek 2014. Het jaarverslag archief- en informatiebeheer is een verantwoordingsinstrument en dit is gebaseerd op de inspectie van 20 januari 2021 uitgevoerd door het RHCe dan wel op het voortgangsgesprek van 11 mei 2022. Er is sprake van een tweejaarlijkse cyclus, in jaar 1 vindt de inspectie plaats, in jaar 2 het voortgangsgesprek. De inspectie toetst de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Naast borging van de rechtmatigheid van de informatiehuishouding wil de gemeente de archiefzorg en het -beheer continu verbeteren. Op basis van de resultaten van de KPI’s wordt een verbeterplan opgesteld.

3

2.1. RESULTATEN KPI’S De resultaten van de KPI’s en de verdiepende vragen maken zichtbaar of het informatiebeheer voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving en aan normen en kaders op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ten behoeve van de inspectie is de stoplichtmethodiek toegepast. De weergave vormt het beeld van de situatie op de inspectiedata: Rood

=

Voldoet niet

Oranje

=

Voldoet gedeeltelijk

Groen

=

Voldoet

Tabel 1: Samenvatting resultaten KPI’s gemeente Laarbeek 20 januari 2021 KPI

TOELICHTING

RESULTAAT

%

KPI 1

Lokale regelingen

50,0

KPI 2

Middelen en mensen

66,6

KPI 3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en E-depot

66,6

KPI 4

Interne kwaliteitszorg en toezicht

0,0

KPI 5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

40,0

KPI 6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

40,0

KPI 7

Overbrenging van archiefbescheiden

33,3

KPI 8

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

100,0

4

2.2. TOELICHTING OP KPI’S Nr. 1

Kritische Prestatie Indicator Lokale regelingen

2

Middelen en mensen

3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats, E-depot

4

Interne kwaliteitszorg en toezicht

5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden

6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden

7 8

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Omschrijving van de hoofdvraag Voldoen gemeentelijke regelingen aan wettelijke eisen? Kan de gemeente aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en archiefbeheer, dat een voldoende kwaliteitsniveau daarvan wordt behaald, gegeven omvang van middelen en mensen? Voldoen fysieke en digitale bewaaromstandigheden aan wettelijke en overige normen?

Wordt afdoende kwaliteitszorg en toezicht toegepast ten behoeve van structurele kwaliteit(sverbetering) van de informatiehuishouding? Is ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden aldus dat dit voldoet aan toepasselijke wet- en regelgeving waar het betreft planmatigheid, systeemborging, toegankelijkheid, en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Voldoet de gemeente aan eisen voor vorm, inhoud en/of context van bescheiden opdat deze van belang zijn voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Brengt de gemeente tijdig over, dan wel wordt tijdig ontheffing daarvan gevraagd, dan wel wordt binnen de termijn van ontheffing tijdig overgebracht? Voldoet de gemeente aan de openbaarheidseisen van de toepasselijke wet- en regelgeving (Archiefwet, AVG, WOO, etc.)?

5

3. VERBETERPLAN Naar aanleiding van de inspectie van het RHCe is bijgaand verbeterplan opgesteld, zie bijlage.

6