20210713 RIB Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2021.pdf

Zaaknummer:

4025-2021

Documentnummer:

4025-2021:937633

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2021 Datum 13 juli 2021

Toelichting Door de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht is het specifieke toezicht van provincies in het kader van de Archiefwet 1995 vervangen door een generiek toezicht op basis van de Gemeentewet. Met het jaarverslag `Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2021’ (bijlage 1) worden zowel de gemeenteraad (horizontale verantwoording), de provincie (interbestuurlijk toezicht) als het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) (horizontaal toezichthouder) geïnformeerd over het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Laarbeek. De basis van het verslag wordt gevormd door de inspectie 20 januari 2021 uitgevoerd door de streekarchivaris en archiefinspecteur van het RHCe. De kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer wordt tijdens de inspectie getoetst aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Inspectie RHCe De inspectie is uitgevoerd op basis van een nieuwe efficiëntere methodiek. De vorm van het inspectieverslag (bijlage 1.1) sluit ook aan op de manier waarop het interbestuurlijk toezicht (IBT) het verslag opgebouwd wil zien. Het RHCe heeft daarnaast een format van een jaarverslag beschikbaar gesteld welke wij hebben gebruikt. In het inspectieverslag staan een aantal aanbevelingen, waarbij een prioritering is aangegeven. De belangrijkste aanbevelingen zijn: 1)

Het wegwerken van de achterstanden in de wettelijke verplichte werkzaamheden

2)

Het opstellen van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd en waarmee vervolgens periodiek interne toetsing plaats kan vinden.

3)

Het aanvragen van een machtiging tot opschorting van overbrenging voor de archiefbescheiden die niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn kunnen worden overgebracht.

Het inspectieverslag is besproken in het jaarlijks strategisch informatieoverleg (SIO). Aan dit overleg hebben vanuit Laarbeek de gemeentesecretaris en beleidsmedewerker informatiebeheer deelgenomen. Een verslag van het SIO is toegevoegd (bijlage 1.2).

Interbestuurlijk Toezicht Het IBT heeft ook hun methodiek voor het toezicht op het informatie- en archiefbeheer vernieuwd (bijlage 2). Met de nieuwe methodiek volgen ze onder meer de toezichtcyclus zoals wij die met het RHCe hebben afgesproken. Dit jaar wordt gezien als een overgangsjaar. Dit betekent dat in het verslag van 2021 moet worden opgenomen welke verbeteracties uitgevoerd gaan worden naar aanleiding van de inspectie van het RHCe. Daarnaast willen ze voor dit jaar nog een voortgangsbericht van de verbeteracties uit het toezichtoordeel 2020 zien. Conclusie Wij onderkennen de belangrijkste aanbevelingen die het RHCe heeft gedaan en gaan deze in 2021 aanpakken. In het jaarverslag is bij de verbeteracties een planning per aanbeveling toegevoegd. Ook de aanbevelingen waar minder prioriteit aan is toegekend zullen we in een meerjarenplanning opnemen. De openstaande verbeteracties uit het toezicht oordeel 2020 hebben vooral betrekking op de tweede aanbeveling en zal dus in 2021 worden aangepakt.

Bijlagen 1. Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2021 1.1. Inspectieverslag 1.2. Verslag Strategisch Informatieoverleg (SIO) 2.

Factsheet archieftoezicht gemeenten

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders, gemeentesecretaris van Laarbeek

de burgemeester van Laarbeek

J.W.M. van de Ven

F.L.J. van der Meijden