20210713 RIB Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2021 Bijlage 2.pdf





Interbestuurlijk toezicht Informatie- en archiefbeheer (gemeenten)

Toezicht op Informatie- en archiefbeheer Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor een goede democratische controle op het bestuurlijk handelen. De provincie voert daarom toezicht uit op gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen door na te gaan of de wettelijke taken worden nageleefd en de goede maatregelen zijn getroffen voor het tegengaan van risico’s. Wat heeft IBT nodig voor het toezicht houden? Vanaf 2021 hanteert de provincie een andere toezichtsystematiek. Voor het systematisch toezicht gaan we uit van een jaarlijkse verslaglegging over het informatie- en archiefbeheer van het college van B&W aan de raad. De verslaglegging van het college gebeurt het ene jaar door middel van een verslag en een verbeterplan, dat gebaseerd is op het (KPI-)verslag van de archivaris. In het andere jaar volstaat een

voortgangsrapportage op het verbeterplan. Het totaal aan stukken dat aan Gedeputeerde Staten (GS) jaarlijks toegestuurd dient te worden, noemen we het informatiearrangement. Het informatiearrangement bestaat voor het jaar van het uitgebreide verslag ten minste uit: 1. Een verslag van het college aan de raad, met daarin in elk geval opgenomen: • de activiteiten die in het verslagjaar zijn uitgevoerd in het kader van de Archiefwet; • de antwoorden op de vragen die in het laatste toezichtoordeel zijn gesteld; • 1-op-1 de aanbevelingen uit het verslag van de archivaris, die geprioriteerd zijn naar risicovol; • nieuwe ontwikkelingen en zelf-geïnitieerde verbeteracties. 2. Een verbeterplan met daarin een SMARTuitwerking van de aanbevelingen en aanvullende verbeteracties, evenals van de nog lopende verbeteracties uit vorige

verbeterplannen. Het verbeterplan mag onderdeel uitmaken van het verslag. Hoe de provincie SMART interpreteert, is te lezen op onze website. 3. Aanbiedingsbrief van het college aan de raad, waaruit blijkt in welke raadsvergadering het verslag is geagendeerd. 4. Overige stukken, bijvoorbeeld het KPI-verslag van de archivaris, die door het college naar de raad worden gestuurd. In het tweede jaar van de cyclus kan volstaan worden met: 1. een voortgangsverslag van het college aan de raad waarin concreet is beschreven wat de stand van zaken is omtrent de ingezette verbeteracties en de mogelijke nieuwe acties die opgepakt zijn of gaan worden; 2. de aanbiedingsbrief van het college aan de raad. 2021 zal voor de nieuwe toezichtsystematiek als overgangsjaar gelden.

Informatie Meer informatie vindt u in het Beleidskader

Uitvoeringsagenda Interbestuurlijk Toezicht 2021 op

Hier kunt u ook een nieuw filmpje vinden wat inter­

Interbestuurlijk Toezicht 2020-2023 en de

www.brabant.nl/ibt.

bestuurlijk toezicht inhoudt en hoe wij hiermee omgaan.

Hoe toetsen we? 1.

Informatie ophalen

Bij de uitoefening van het systematisch archieftoezicht baseren we ons primair op de rapportage van het college aan de raad. Daarbij hanteren we de volgende stelregels: • Het college brengt jaarlijks tijdig verslag uit aan de raad over de uitvoering van de Archiefwet in het voorgaande jaar, zodat de raad voor 15 juli het verslag kan behandelen. • Het college brengt tegelijkertijd met het verslag de raad op de hoogte van de verbeteringen die naar aanleiding van het verslag zijn of worden opgestart. • De stukken die naar de raad ter horizontale controle zijn gestuurd, zijn uiterlijk op 15 juli door Gedeputeerde Staten ontvangen. 2.

Beoordeling

We beoordelen of de informatie die we ontvangen, voldoet aan de criteria zoals vastgelegd in de Uitvoeringsagenda Interbestuurlijk Toezicht 2021.

1 Informatie ophalen

Criteria Voldoet: Het college brengt

Voldoet niet: Indien voor 15 juli1:

Voldoet gedeeltelijk: Het college

3.

heeft voor 15 juli voldaan aan de criteria van verslagbrenging aan de raad en GS heeft de stukken uiterlijk 15 juli ontvangen. De uitwerking in het verbeterplan is echter niet zodanig SMART beschreven dat er het vertrouwen is dat op afzienbare termijn voldaan wordt aan de bepalingen die de Archiefwet

Vragen kunt u per e-mail stellen via arcin@brabant.nl. Dit mailadres kunt u ook gebruiken voor de toezending

3 Reactie

1995 stelt aan de gemeentelijke informatiehuishouding.

jaarlijks vóór 15 juli een verslag, inclusief verbeterplan of voortgangsrapportage uit aan de raad. GS heeft deze stukken uiterlijk op 15 juli ontvangen. Het verslag en het verbeterplan bevatten de elementen die beschreven zijn in het informatiearrangement.

Contact

van uw stukken.

2 Beoordelen

a. geen verslag met verbeterplan is uitgebracht aan de raad óf b. de raad het verslag niet heeft behandeld óf c. GS de stukken, behorende bij het informatiearrangement niet heeft ontvangen. Reactie

We streven ernaar om de ontvangen verslagen binnen zes weken en uiterlijk voor 1 november te beoordelen. De bevindingen worden bij een oordeel ‘voldoet gedeeltelijk’ en ‘voldoet niet’ ambtelijk telefonisch teruggekoppeld in de vorm van hoor en wederhoor. Daarna verzenden we het oordeel met de bevindingen

1 In uitzonderlijke gevallen kan uitstel van indiening verleend worden. Wanneer een gemeente voorziet dat de wettelijke inzendtermijn van 15 juli niet gehaald kan worden, dient IBT hiervan direct in kennis te worden gesteld. De toezichthouder zal vervolgens met de gemeente maatwerkafspraken maken.

4 Publicatie

naar het college van B&W en de betrokken archivaris. Indien het verslag daar aanleiding toe geeft, verzoeken we het college om maatregelen te nemen. De aard van dat verzoek is afhankelijk van de aard en omvang van de tekortkoming. 4.

Publicatie

Aan het einde van het jaar maken we per toezichtgebied een overzicht van de uitkomsten van het systematisch, interbestuurlijk toezicht. Daarnaast maken we per gemeente een overzicht met de uitkomsten van de zes toezichtgebieden. Deze sturen we aan alle colleges. De totaaloverzichten publiceren we op onze website www.brabant.nl/ibt.