20210713 RIB Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2021 Bijlage 1.pdf

Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2021

1. Inleiding Door de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht is het specifieke toezicht van provincies in het kader van de Archiefwet 1995 vervangen door een generiek toezicht op basis van de Gemeentewet. Met dit verslag worden zowel de gemeenteraad (horizontale verantwoording), de provincie (interbestuurlijk toezicht) als het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) (horizontaal toezichthouder) geïnformeerd over het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Laarbeek. Dit verslag is een verantwoording voor het gevoerde archiefbeleid en -beheer op grond van Archiefwet 1995. De basis van dit verslag wordt gevormd door de inspectie 20 januari 2021 uitgevoerd door de streekarchivaris en archiefinspecteur van het RHCe. De kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer wordt tijdens de inspectie getoetst aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

2. Managementsamenvatting Volgens de archiefverordening van gemeente Laarbeek dient verantwoording over de archiefzorg en -beheer afgelegd te worden aan de gemeenteraad. Dit gebeurt op basis van de KPI’s waarmee de informatiehuishouding wordt beoordeeld. Naast het borgen van de rechtmatigheid van de informatiehuishouding wil de gemeente Laarbeek de archiefzorg en beheer ook continue blijven verbeteren. Vandaar dat er op basis van de resultaten van de KPI’s een drietal verbetervoorstellen zijn opgesteld. 2.1 Resultaten KPI`s De KPI’s zijn gebaseerd op wet- en regelgeving en meten de rechtmatigheid van de informatiehuishouding. De KPI’s maken inzichtelijk wat op hoofdlijnen goed gaat in het archief- en informatiebeheer van de gemeente Laarbeek en wat de aandachtspunten van de gemeente Laarbeek zijn. Voor de normering wordt de stoplichtmethodiek gebruikt:

Tabel 1 laat kort per KPI het resultaat zien naar aanleiding van de inspectie. Een uitgebreide toelichting is te vinden in 4. Resultaten inspectie.

2.2. Samenvatting van verbeterplan De KPI’s maken inzichtelijk wat de aandachtspunten van de gemeente Laarbeek zijn. De gemeente Laarbeek zal in 2021 een drietal gesignaleerde knelpunten oppakken. Het verbeterplan is terug te vinden in 3. Verbeterplan. Tabel 2 geeft kort weer welke verbetervoorstellen wanneer worden opgepakt.

Tabel 2: Samenvatting verbeterplan gemeente Laarbeek Verbetervoorstel

KPI

Einddatum

1

Het wegwerken van de achterstanden in de wettelijke verplichte werkzaamheden

KPI 2

2

Het opstellen van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd en waarmee vervolgens periodiek interne toetsing plaats kan vinden. Het aanvragen van een machtiging tot opschorting van overbrenging voor de archiefbescheiden die niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn kunnen worden overgebracht.

KPI 4

1 april 2022 (overdracht bouwvergunningen 1 december 2021 (plan van aanpak opschoning) Januari 2022

KPI 7

September 2022

3

3. Verbeterplan Naar aanleiding van de inspectie van het RHCe heeft de gemeente Laarbeek besloten om in 2021 een drietal gesignaleerde knelpunten op te pakken. 3.1 Verbeterpunt 1 Knelpunt: Het wegwerken van de achterstanden in de wettelijke verplichte werkzaamheden. Met de achterstanden wordt bedoeld: het overbrengen van de bouwvergunningdossiers, het opschonen van papieren dossiers en de afsluiting van digitale dossiers. Doelstelling: 1) Op 1 april 2022 zijn alle bouwvergunningen van voormalige gemeenten die overgebracht moeten worden, beschikbaar in e-depot van het RHCe. 2) Op 1 december 2021 is er een plan van aanpak gereed voor opschonen fysieke dossiers archiefblok 1997-2009. Plan van aanpak: 1) De 1e batch van bouwvergunningen is in de afrondende fase. Er wordt nog een herstelactie uitgevoerd. Aan de overige batches worden intern nog wat aanpassingen gedaan. Het streven is om voor 1 augustus 1 of 2 batches aan te leveren. Uiterlijk 1 oktober zijn alle batches aangeboden aan RHCe. Doorlooptijd van controle bij RHCe is ca. 5 weken per batch. 2) Het archiefblok 1997-2009 moet in 2029 worden overgedragen. Het blok moet nog opgeschoond worden. Hiervoor zijn extra middelen gevraagd in de kadernota 2022. De opdracht wordt uitbesteed. In plan van aanpak wordt de opdracht precies omschreven.

Gewenst resultaat: 1) Overgedragen bouwvergunningen waarbij de bestanden voor geautoriseerde medewerkers direct digitaal raadpleegbaar zijn. 2) Plan van aanpak opschoning. Interne tijdsplanning: Wie Medewerker beheer Beleidsmedewerker Beleidsmedewerker Beleidsmedewerker

Wat Gereed maken resterende batches voor aanlevering bij RHCe Overdrachtsdocumenten bouwvergunningen gereed maken Definitieve overdracht Plan van aanpak fysieke opschoning

Wanneer 1 oktober 2021 1 maart 2022 1 april 2022 1 december 2021

3.2 Verbeterpunt 2 Knelpunt: Het opstellen van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd en waarmee vervolgens periodiek interne toetsing plaats kan vinden. Doelstelling: Op 1 februari 2022 heeft het college van burgemeester en wethouders een kwaliteitssysteem vastgesteld. Gewenst resultaat: Een vastgesteld kwaliteitssysteem, welke praktisch toepasbaar is. Plan van aanpak: In her derde kwartaal van 2021 organiseert het RHCe een bijeenkomst om gemeenten te

ondersteunen bij de inrichting van een praktisch kwaliteitssysteem. Daarbij wordt ook gekeken of dit regionaal kan worden opgepakt, bijvoorbeeld een gezamenlijk format. We wachten deze ontwikkelingen af. Het meest positieve scenario is in onderstaande tijdsplanning weergegeven. Interne tijdsplanning: Wie Beleidsmedewerker/ Medewerker beheer Medewerker beheer Beleidsmedewerker College B&W Team DIV

Wat Format bepalen

Wanneer Sept 2021

Inventariseren bestaand beleid /regels Opstellen kwaliteitssysteem Vaststellen kwaliteitssysteem Implementatie

Sept 2021 – nov 2021 Okt 2021- dec 2021 Januari 2022 Januari 2022 en verder

3.3 Verbeterpunt 3 Knelpunt: Het aanvragen van een machtiging tot opschorting van overbrenging voor de archiefbescheiden die niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn kunnen worden overgebracht. Doelstelling: Op 1 oktober heeft gemeente Laarbeek een machtiging tot opschorting aangevraagd bij gedeputeerde staten (GS) voor de nog niet overgebrachte bouwvergunningen van de voormalige gemeenten.

Gewenst resultaat: Een machtiging tot opschorting voor nader te bepalen periode. Plan van aanpak: Een aanvraag wordt ingediend bij GS. Onderdeel van de aanvraag is de planning van overbrenging bouwvergunningen, zie punt 1. Interne tijdsplanning: Wie Beleidsmedewerker

Wat Collegevoorstel/besluit aanvraag machtiging opstellen

Wanneer September 2022

4. Resultaten Inspectie De streekarchivaris en archiefinspecteur van het RHCe heeft op 20 januari 2021 een inspectie uitgevoerd naar het beheer van de archieven van de gemeente Laarbeek, als onderdeel van het horizontaal toezicht door de streekarchivaris RHCe op het archiefbeheer.

In de het bijgevoegde inspectieverslag is in hoofdstuk 2 de stand van zaken ten aanzien van de inspectie beschreven. Hierbij worden ook de aanbevelingen van het RHCe en de prioritering beschreven (van 1: hoge prioriteit tot 5: lage prioriteit).

5. Voortgang verbeterpunten IBT 2020 In verslag van IBT 2020 zijn 6 verbeterpunten benoemd. Hieronder is per verbeterpunt aangegeven wat de status daarvan is. Verbeterpunten Nummer

Onderwerp

1

Gemeente Laarbeek moet

Acties •

Gereed

Status

Afspraken met GR

December

Afgerond.

inzicht krijgen in de

Peelgemeente over

2020

Peelgemeenten heeft in 2021

manier waarop het

het archiefbeheer van

een recordmanager aangesteld.

archiefbeheer van de GR

vooral de

Deze gaat invulling geven aan

Peelgemeente is

archiefbescheiden die

het archiefbeheer van de

georganiseerd.

betrekking hebben op

uitbestede taken. Periodiek zal

de taken die vallen

er overleg plaatsvinden, o.a.

binnen werkgebied

over vernietiging. Een

Laarbeek.

aanvullende overeenkomst niet

Eventueel aanvullende

nodig.

•

overeenkomsten afsluiten als dit nodig is. 2

De procedure

•

Afspraken met

November

Niet afgerond.

metagegevensbeheer

proceseigenaren over

2020

Het kwaliteitshandboek is nog

vastleggen in het

standaardisatie vrij in

niet vastgesteld. Dit is opnieuw

kwaliteitshandboek.

te vullen velden

een verbeteractie (punt 2) in

Procedure

het jaarverslag.

•

metagegevens

beschrijven in kwaliteitshandboek •

Kwaliteitshandboek vaststellen

3

Opleiden en begeleiden

•

Het in februari 2020

Februari

Afgerond.

van medewerkers bij

door MT vastgestelde

2020

De ondersteuning van

gebruik zaaksysteem

plan voor verbetering

medewerkers heeft continue

gebruik zaaksysteem

aandacht. Medewerkers krijgen

uitvoeren

momenteel standaard dezelfde introductietraining. Daarnaast zijn er aantal video instructies gemaakt van veelvoorkomende procedures. Bovendien zijn bij het kritische besluitvormingsproces de puntjes op de i gezet.

4

De eisen en procedures

Lijst opstellen met de

November

Niet afgerond.

rondom de opslag van

te hanteren

2020

Het kwaliteitshandboek is nog

digitale informatie

bestandsformaten

niet vastgesteld. Dit is opnieuw

Procedures rondom

een verbeteractie.

vastleggen in een formeel

•

•

document, welke

digitale opslag en

onderdeel wordt van het

beheer vastleggen

kwaliteitshandboek.

•

Het gebruik van

•

Kwaliteitshandboek vaststellen

5

Inventarisatie maken

Juni 2021

Gestart.

netwerkschijven en

van alle

Momenteel is een begin

emailboxen als persoonlijk

netwerkmappen

gemaakt met project

Procedure opslag

doorontwikkeling van Office

netwerkschijven

365. Hiervoor zullen richtlijnen

opstellen

opgesteld worden hoe we met

Procedure opslag

de informatieopslag om zullen

email opstellen

gaan. Onderdeel is welke

archief beperken.

•

•

informatie mag worden overgezet van de netwerkmappen naar de cloud. Niet alles wordt overgezet, er zal dus ook worden opgeschoond. Het zaaksysteem is vooralsnog leidend voor officiële documenten. 6

Overbrengen van de

Planning controle afstemmen

Januari

Gestart.

gedigitaliseerde

met RHCe

2021

Dit is in afrondende fase. Dit is

bouwvergunningen naar

opnieuw een verbeteractie (punt

het e-depot van het RHCe

1) in het jaarverslag.

Bijlage 1. Inspectieverslag 2. Verslag Strategisch Informatieoverleg (SIO)