20210713 RIB Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2021 Bijlage 1.2.pdf

VERSLAG SIO GEMEENTE LAARBEEK

Vastgesteld door: drs. N. Lehmann, streekarchivaris RHCe

Eindhoven, d.d. 16-03-2021

INLEIDING De streekarchivaris en archiefinspecteur van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) hebben op 20-01-2021 een inspectie uitgevoerd naar het beheer en zorg van het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Laarbeek, als onderdeel van het horizontaal toezicht door de streekarchivaris RHCe op het informatie- en archiefbeheer. Hieruit voortvloeiend heeft op 15-03-2021 een Strategisch Informatieoverleg (SIO) plaatsgevonden. Dit verslag is door de streekarchivaris van het RHCe op 16-03-2021 vastgesteld.

AGENDA 1. 2. 3. 4. 5.

Welkom Uitleg vernieuwde toezichtmethodiek Bespreken aanbevelingen RHCe voor de gemeente Laarbeek Doornemen verslag ‘Inspectieverslag gemeente Laarbeek’ WVTTK

INHOUD 2. UITLEG VERNIEUWDE TOEZICHTMETHODIEK De nieuwe toezichtmethodiek is gebaseerd op de actuele Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (mei 2020). Aan de hand van de KPI’s verricht het RHCe een wettelijke taak: de toetsing van (de rechtmatigheid van) het informatiebeheer van gemeenten en openbaar lichamen. Het RHCe heeft de inspectie van het informatiebeheer geïntegreerd in een vragenlijst. Daarnaast voert het RHCe een fysieke inspectie uit. Vanwege COVID-19 heeft deze fysieke inspectie bij de gemeente Laarbeek online plaatsgevonden. Op basis van de antwoorden op de vragen en de fysieke inspectie worden de KPI’s door het RHCe aan de hand van standaardnormering gewaardeerd; de z.g. stoplichtmethodiek. De gemeenten en openbaar lichamen scoren op basis van de standaard normering op de subonderdelen van de KPI’s dan wel rood, oranje of groen. Rood

=

voldoet niet

Oranje

=

voldoet gedeeltelijk

Groen

=

voldoet

Op basis van de waardering stelt het RHCe een verslag van de inspectie op. Het inspectieverslag maakt inzichtelijk wat goed gaat in het archief- en informatiebeheer van de gemeente en wat verbeterd kan worden. In het inspectieverslag adviseert het RHCe de gemeente om drie knelpunten het komende jaar aan te pakken. Dit inspectieverslag wordt besproken in het strategisch informatieoverleg (SIO) tussen de streekarchivaris en gemeente of openbaar lichaam. Van het SIO wordt wederom een verslag geschreven. De eerste inspectie is een nulmeting waarop in de volgende jaren op kan worden voortgeborduurd.

2

3. BESPREKEN AANBEVELINGEN RHCE VOOR DE GEMEENTE LAARBEEK Het RHCe adviseert de gemeente Laarbeek om de volgende drie gesignaleerde knelpunten in 2021 op te pakken: 1. Het wegwerken van de achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden. 2. Het opstellen van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd en waarmee vervolgens periodiek interne toetsing plaats kan vinden. 3. Het aanvragen van een machtiging tot opschorting van overbrenging voor de archiefbescheiden die niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn kunnen worden overgebracht.

Pun1: Het wegwerken van de achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden. Met de achterstanden wordt bedoeld; het overbrengen van de bouwvergunningdossiers, het opschonen de papieren dossiers en de afsluiting van digitale dossiers. Gemeente Laarbeek is reeds bezig met gereed maken van de bouwvergunning voor overbrenging.

Punt 2: Het opstellen van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd en waarmee vervolgens periodiek interne toetsing plaats kan vinden. Het kwaliteitssysteem is bedoeld als een interne evaluatie, waarbij periodiek monitoren centraal staat. Het RHCe geeft over dit onderwerp in het derde kwartaal een webinar, omdat het RHCe merkt dat meer gemeenten het moeilijk vinden om een kwaliteitssysteem om te stellen.

Punt 3: Het aanvragen van een machtiging tot opschorting van overbrenging voor de archiefbescheiden die niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn kunnen worden overgebracht. De gemeente Laarbeek geeft aan dat ze hiermee aan de slag gaan.

4. DOORNEMEN VERSLAG ‘INSPECTIEVERSLAG GEMEENTE LAARBEEK’ KPI 1 LOKALE REGELINGEN Aangezien zowel de archiefverordening als de beheerregeling van de gemeente Laarbeek uit 2014 dateren, adviseert het RHCe om deze te updaten. Hierbij kan de gemeente Laarbeek ook kiezen om deze update plaats te laten vinden na de instelling van de nieuwe Archiefwet, die vooralsnog gepland staat voor vaststelling in 2021. Een SIO kan op verschillende manieren ingericht worden, een breed of smal SIO. Tijdens een SIO dient een onafhankelijke deskundige aanwezig te zijn. De onafhankelijke deskundige

3

zorgt er bijvoorbeeld voor dat het perspectief van de burger goed wordt geborgd in de besluitvorming over informatievraagstukken. Hierbij kan gedacht worden aan een journalist, burger of deelnemer van de heemkundekring. De streekarchivaris van het RHCe kan ook gezien worden als een onafhankelijke deskundige. Vooral bij het bepalen van uitzonderingen, zoals een hotspotmonitor, is het van belang om hier een externe deskundige bij te betrekken.

KPI 2 MIDDELEN EN MENSEN Bij het wegwerken van achterstanden adviseert het RHCe om dit gefaseerd op te pakken, bijvoorbeeld door het opstellen van een meer jaren planning waar de werkzaamheden in worden opgenomen.

KPI 3 ARCHIEFRUIMTE, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E -DEPOT Eerst in kaart brengen en dan stap voor stap.

KPI 4 INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT De gemeente Laarbeek heeft over deze KPI geen verdere vragen of opmerkingen.

KPI 5: ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Wanneer de gemeente Laarbeek een beleid opstelt en vastlegt ten aanzien van het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden (zie KPI 5.7), dan kunnen hier meer sub-KPI’s van KPI 5 mee opgenomen worden. Door het opstellen van een uitgebreid beleid, verbeterd het informatiebeheer van de gemeente Laarbeek aanzienlijk.

KPI 6 VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, SELECTIE, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN De gemeente Laarbeek gaat in 2021 aan de slag met de COVID-19 hotspot. Het RHCe wijst de gemeente op de hotspot COVID-19 handreiking, die ook te vinden is op de website. KPI 7: OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Het RHCe geeft aan dat de twee aandachtspunten van deze KPI (1) de overbrenging van de bouwvergunningen en, zoals eerder besproken, (2) het aanvragen van een machtiging tot opschorting zijn.

4

KPI 8 TER BESCHIKKINGSTELLING VAN OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN De gemeente Laarbeek heeft over deze KPI geen vragen of opmerkingen.

5. WVTTK • •

Het RHCe verstuur het format jaarverslag naar de gemeente Laarbeek. Het RHCe neemt contact op met de gemeente Laarbeek om de aanlevering van bouwvergunningen te bespreken.

5