17 20211014 Raadsvoorstel aanpassing vergaderstructuur raads- en commissievergaderingen.docx

Zaaknummer: Documentnummer:

4120-2020 4120-2020:518409

Raadsvergadering d.d. 14 oktober 2021

Aan de raad, Onderwerp Vaststelling van de vergaderstructuur voor de raads- en commissievergaderingen. Portefeuillehouder: F.L.J. van der Meijden Beslispunten Een nieuwe vergaderstructuur vaststellen voor de raads- en commissievergaderingen. Aanleiding Al halverwege de vorige raadsperiode bestond er binnen de raad behoefte om na te denken over mogelijkheden van democratische vernieuwing. Doel daarvan was om de inwoners en de eigen achterban meer en actiever bij de politiek te betrekken. Daarnaast bestond de wens om de verschillende fasen van het besluitvormingsproces beter tot hun recht te laten komen door middel van het zogenaamde BOB-model (beeldvorming – oordeelsvorming – besluitvorming). Dit heeft een vervolg gekregen in de themabijeenkomst over de rollen van raad en college op 23 augustus 2018. Toen is afgesproken dat een werkgroep van enkele raadsleden zich zou buigen over de vergaderstructuur. Een voorstel van de werkgroep is begin 2020 voorgelegd aan de commissie Algemene Zaken. Op basis van de gemaakte opmerkingen is de werkgroep verder gegaan met het uitwerken van een nieuw vergadermodel. Vanwege de coronacrisis heeft dit proces wat vertraging opgelopen. Voor u ligt een aangepast voorstel dat al in de achterban van de verschillende fracties is besproken.

Beoogd effect en/of resultaat Het beoogde effect is om te komen tot een vergaderproces waarin inwoners en achterban meer en actiever worden betrokken in het politieke proces, en wat mede daardoor leidt tot een verbetering van (het draagvlak van) de besluitvorming. Argumenten De werkgroep waarin een viertal van uw collega’s waren vertegenwoordigd, heeft een nieuw vergadermodel ontworpen. Er heeft overleg plaatsgevonden met het driehoeksoverleg, een ambtelijke vertegenwoordiging, het college en het presidium. Het uiteindelijke resultaat, dat ook met de achterban van de verschillende fracties is besproken, laat zich als volgt samenvatten. Voornaamste doelen van een aanpassing van de vergaderstructuur •

Aansluiting zoeken bij het zogenaamde BOB-vergadermodel (3 fasen: Beeldvorming Oordeelsvorming - Besluitvorming).

•

Kwaliteit vergaderproces en besluitvorming verbeteren.

•

Inwoners meer betrekken.

•

Mensen met kennis uit de achterban meer betrekken.

Randvoorwaarden •

Voorkomen van extra vergaderdruk.

•

Geen al te grote veranderingen.

Zaaknummer: Documentnummer:

4120-2020 4120-2020:518409

Voornaamste kenmerken nieuwe structuur • De 6 weekse cyclus blijft gehandhaafd – zie bijlage; •

Presidiumvergaderingen voor de vaststelling van de raadsagenda vervallen;

•

Het presidium kan bij de vaststelling van de commissieagenda’s besluiten een beeldvormende avond (beeldvorming) te houden als er sprake is van majeure onderwerpen die meer voorbereiding vragen. Deze avonden zijn enkel bedoeld voor het vergaren van technisch inhoudelijke informatie over onderwerpen die in de komende cyclus worden behandeld. Meestal is dit informatie van het college. Maar ook inwoners, organisaties of bedrijven, en politieke partijen zelf, kunnen informatie met de raad delen. De wens tot meer co-creatie, scenario-denken en proactieve informatievoorziening leidt tot een groeiende belangstelling voor interactie in deze fase. Er is regelmatig behoefte vanuit collegezijde, rekenkamercommissie en externe organisaties om de raad door middel van presentaties en informatiebijeenkomsten ‘aan de voorkant’ te betrekken, te consulteren of te informeren;

•

Maximaal 5 inwoners, die zich vooraf heeft aangemeld, kunnen deelnemen aan de informele beeldvormende avond. Van hen wordt wel inbreng verwacht;

• •

Beelvormende avonden worden gestreamd. Verslaglegging is daardoor niet nodig. In de periode voorafgaand aan de commissievergaderingen kunnen er gedurende een termijn van 15 dagen, schriftelijke vragen worden gesteld van technisch inhoudelijke aard (geen politiek gerelateerde vragen), over onderwerpen die geagendeerd zijn voor de commissievergaderingen. Deze mogelijkheid is met name bedoeld voor het vergaren van technisch inhoudelijke informatie over de onderwerpen die niet geagendeerd zijn voor de beeldvormende avond. Dat laat overigens onverlet dat óók over de onderwerpen die behandeld worden tijdens de beeldvormende avond, nog aanvullende schriftelijke vragen kunnen worden gesteld. De vragen worden, voorafgaand aan de commissievergaderingen, schriftelijk beantwoord. Vragen worden via de griffie gesteld en worden voor een ieder toegankelijk gemaakt via ibabs, zodat voor alle commissie-en –raadsleden zichtbaar is welke vragen zijn gesteld en wat de antwoorden zijn. Dit om iedereen van dezelfde informatie te voorzien en herhaling van dezelfde vragen te voorkomen.

•

De bestaande drie raadscommissies gaan op in twee raadscommissies. Daarvoor worden de commissies Sociaal Domein en Algemene Zaken samengevoegd.

•

Alle raadsleden worden benoemd tot commissielid. Per partij kan een maximum van 4 burgercommissieleden worden benoemd. De commissies kennen geen vaste leden meer. Per fractie kunnen twee leden (zowel raads-als-burgerleden) deelnemen aan een commissievergadering. Per agendapunt bestaat de mogelijkheid om van leden te wisselen. Partijen bepalen zelf wie afgevaardigd wordt.

•

Aan het begin van de commissievergadering (19.30 uur) wordt gedurende een half uur aan burgers/inwoners de gelegenheid geboden om in te spreken over geagendeerde én niet-geagendeerde onderwerpen. Wanneer van deze mogelijkheid geen gebruik wordt gemaakt begint de vergadering eerder. De niet-geagendeerde onderwerpen die worden aangedragen zullen worden voorgelegd aan het presidium, die een besluit neemt over de afhandeling van deze onderwerpen. De uitkomst daarvan wordt teruggekoppeld aan de indiener van het onderwerp.

•

Portefeuillehouders reageren in commissievergaderingen in beginsel alleen in de 1e termijn. In de 2e termijn kunnen zij aan het woord komen als er aanvullende vragen zijn.

Zaaknummer: Documentnummer:

•

4120-2020 4120-2020:518409

In de raadscommissies nemen fracties een voorlopig standpunt in (oordeelsvorming) en gaan de leden met elkaar in debat. Dit betekent dat er in de commissie in principe geen ruimte meer is voor het stellen van technische vragen. Dat laat onverlet dat raadsleden natuurlijk te allen tijde het recht houden om vragen te stellen. Technische vragen kunnen dan schriftelijk worden gesteld. Net zoals nu adviseert de commissie de raad hoe een onderwerp verder te behandelen.

•

De cyclus wordt afgesloten met de raadsvergadering waarin, eventueel na voortzetting van het debat, besluiten (besluitvorming) worden genomen.

Invoering Eén van de belangrijkste doelstellingen van de nieuwe vergaderstructuur is een actievere betrokkenheid van inwoners en mensen met kennis uit de achterban. Vanwege de beperkende coronamaatregelen kon daar tot op heden niet of nauwelijks invulling aan worden gegeven. Dat is echter wel voor een belangrijk deel bepalend voor het slagen van de nieuwe vergaderstructuur. Omdat de tijd tot aan de verkiezingen te druk en te kort is voor een gedegen invoering en evaluatie van de nieuwe vergaderstructuur, heeft het presidium gemeend dat het verstandiger is om met de nieuwe vergaderstructuur te starten na de verkiezingen van maart 2022. Het voornemen is om de nieuwe vergaderstructuur te evalueren. Evaluatie Net zoals nu, zal het presidium in de toekomst vergaderingen blijven evalueren, zodat tussentijds bijgesteld kan worden. Een algehele evaluatie van de nieuwe vergaderstructuur kan voor het einde van 2022 gepland worden. De evaluatie zal in overleg met het presidium door de griffie worden voorbereid en uitgevoerd. Daarin komen zowel kwalitatieve als kwantitatieve aspecten aan de orde. Kanttekeningen o.a. financiële, juridische, communicatieve en veiligheidsaspecten • Voor de invoering van het nieuwe vergaderproces is een aanpassing van het reglement van orde voor de vergaderingen van de raad en de verordening op de commissies nodig.

Daarover wordt u nog voor de verkiezingen van maart 2022 een afzonderlijk voorstel aangeboden. •

Voor de invoering wordt zowel een intern als een extern communicatietraject gestart om de invoering van de nieuwe structuur zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Bijlagen (meegezonden stuk(ken), ter inzage gelegde stukken) • Uitleg BOB-model •

Leeswijzer van de 6 weekse vergadercyclus

Laarbeek, 28 september 2021 namens het presidium, de raadsgriffier van Laarbeek,

M.L.M. van Heijnsbergen