13 20240424 Raadsvoorstel omzetting tussenrapportages naar financiele rapportage

Zaaknummer:

7998-2024

Documentnummer:

7998-2024:765363

Raadsvergadering d.d. 16 mei 2024

Aan de raad, Onderwerp Omzetting van tussenrapportages naar financiële rapportage Portefeuillehouder J.H.C.M. Briels Beslispunten 1) Voortaan met één financiële rapportage te gaan werken. 2) Bij elke raadsvergadering de raad de mogelijkheid bieden om te besluiten over tussentijdse begrotingswijzigingen. Samenvatting Om de gemeenteraad beter te kunnen bedienen met relevante, tijdige en beknopte informatie en de ambtelijke werkdruk te verlagen is voorgesteld om een overstap te maken van twee tussenrapportages naar één financiële rapportage. Daarnaast de gemeenteraad bij elke raadsvergadering de mogelijkheid bieden om te besluiten over begrotingswijzigingen die voorheen bij de tussenrapportages plaats vonden. Dit zorgt voor tijdigere besluitvorming en geeft meer flexibiliteit aan de gemeenteraad en het college van B&W. Aanleiding In 2022 is er ambtelijk al beoordeeld waar in het kader van vermindering regeldruk en werkdruk er efficiency mogelijkheden zijn. Hierbij is ook gekeken naar de Planning & Control producten. In 2023 is hierover met de auditcommissie gesproken over mogelijke verbeteringen. Hierbij is o.a. gesproken over: -

relevante (tijdige) en beknopte informatie die de raad in positie stelt om goed geïnformeerd te worden over de financiën en in staat stelt tijdig te kunnen bijsturen.

-

de prestaties niet meer toegelicht hoeven te worden bij de tussenrapportages vanwege de beperkte toegevoegde waarde.

-

verbeteringen die de werkdruk verlagen voor de ambtelijke organisatie;

-

verbeteringen die zorgen voor meer efficiency;

-

dat verschillende P&C producten elkaar niet meer overlappen.

Naar aanleiding van de afspraken / richtingen die de auditcommissie heeft meegegeven is er een concreet voorstel gemaakt hoe de tussenrapportages verbeterd kunnen worden. Het voorstel is in plaats van twee tussenrapportages (met een stand tot april en een stand tot september) met één financiële rapportage (stand tot 1 juli) te gaan werken. De financiële rapportage geeft inzicht in de financiën inclusief doorkijk naar het einde van het jaar waarbij grote afwijkingen worden toegelicht.

Zaaknummer:

7998-2024

Documentnummer:

7998-2024:765363

Daarnaast is het voorstel dat bij elke raadsvergadering de mogelijkheid bestaat om te besluiten over tussentijdse begrotingswijzigingen waar eerder bij de tussenrapportages over werd besloten. Beoogd effect en/of resultaat Betere, tijdige, compacte en relevante informatievoorziening voor uw gemeenteraad. En vermindering van de ambtelijke werkdruk. Argumenten 1.1 Efficiënter en informatiever werken met een financiële rapportage Het voorstel is om niet meer te werken met uitgebreide tussenrapportages die veel capaciteit vergen om deze op te stellen en beperkte toegevoegde waarde hebben voor de gemeenteraad. Daarnaast zijn de huidige rapportage momenten in het jaar, wanneer de verantwoordingen plaatsvinden, niet gunstig omdat deze samen vallen met andere Planning & Control producten (P&C). Voor de raad zegt een verantwoording over de 1e 3 maanden nog (relatief) weinig en verantwoording t/m september, die in de raad van november wordt behandeld, geeft geen/nauwelijks bijsturingsmogelijkheden meer. De raad heeft aangegeven vooral behoefte te hebben aan tijdige informatie die inhoudelijk gaat over de financiële voortgang en een doorkijk geeft naar de verwachte stand aan het eind van het jaar.

Door te gaan werken met één actuelere financiële rapportage verminderd de werkdruk, is er tijdiger inzicht in de financiën en is beknoptere en relevantere informatie voor de raad ter kennisname en bijsturing. Het voorstel is als volgt: -

1 keer per jaar wordt er een financiële rapportage opgesteld. Dit betreft een compact product met toelichting op de financiële stand tot 1 juli en een doorkijk voor de verwachting aan het einde van het jaar.

-

De financiële rapportage wordt in de auditcommissie besproken en behandeld in de raad van eind september / begin oktober (dit is afhankelijk van de jaarlijkse raads- & P&C planning).

-

De rapportage geeft inzicht op taakveldniveau, een verwacht saldo per jaareinde en een toelichting op verwachte over- en onderschrijdingen van > € 40.000 (incidenteel en structureel).

-

Middels een raadsvoorstel wordt de financiële rapportage aangeboden en wordt besloten over de begrotingswijzigingen die hieruit voortkomen (via een totaal overzicht van de wijzigingen inclusief effect op het resultaat en de algemene reserve).

1.2 Tussenrapportages zijn geen wettelijke verplichting Er is geen wettelijke verplichting om tussenrapportages in de P&C planning te hebben. Alleen de begroting en de jaarrekening zijn wettelijk verplichte producten. De raad is hierdoor vrij om te kiezen hoe zij gedurende het jaar geïnformeerd wil worden over de voortgang van de begroting. 2.1 Financiële wijziging per raadsvergadering Naast de wijziging in de tussenrapportage wordt voorgesteld voortaan per raadsvergadering (exclusief raadsvergadering van de kadernota) alle financiële besluiten te verwerken (werd

Zaaknummer:

7998-2024

Documentnummer:

7998-2024:765363

nu al gedaan voor de raadsbesluiten die in de betreffende raadsvergadering werden behandeld). Met de voorgestelde werkwijze kan uw raad maandelijks besluiten over begrotingswijzigingen, waardoor deze tijdiger zijn en maandelijks inzicht geven in de financiële stand van zaken op hoofdlijnen inclusief het effect op de algemene reserve en het verwachte jaarresultaat. Er zijn twee soorten begrotingswijzigingen: 1) Begrotingswijzigingen die volgen uit raadsvoorstellen. Deze worden reeds aan het eind van de raadsvergadering besloten. 2) Overige begrotingswijzigingen. Denk hierbij aan o.a. autonome ontwikkelingen zoals verwerking van circulaires, gemeenschappelijke regelingen, specifieke uitkeringen, administratieve correcties. Dit betreffen wijzigingen waar de raad formeel over dient te besluiten maar de raad heeft er eigenlijk weinig keuze in. Deze begrotingswijzingen vinden voorheen bij de tussenrapportages plaats. Nu zal er bij de financiële rapportage een begrotingswijzing worden uitgewerkt op basis van de verwachte jaareinde standen. De overige wijzigingen kunnen per raadsvergadering opgenomen worden ter besluitvorming in de gemeenteraad. Bij grote wijzigingen of waar meer toelichting relevant wordt geacht kan een memo worden bijgevoegd met toelichting.

Het bovenstaande betekent niet dat er in élke raadsvergadering begrotingswijzigingen zullen worden voorgesteld, de mogelijkheid hier toe wordt wel geboden indien noodzakelijk. Kanttekeningen o.a. financiële, juridische, communicatieve en veiligheidsaspecten -

Indien de gemeenteraad niet instemt moet er met zeer grote haast als nog de eerste tussenrapportage worden opgesteld. Wat eigenlijk niet meer uitvoerbaar is. Om dit te voorkomen is in de auditcommissie reeds goedkeuring gevraagd of alle partijen kunnen instemmen met de omzetting naar een financiële rapportage. Hierbij zijn er geen bezwaren van de partijen ontvangen.

-

Door de voorgestelde aanpak vindt er geen tussentijdse verantwoording meer plaats over prestaties. Dit gebeurt bij de jaarrekening (formulering bij de begroting en verantwoording bij de jaarrekening).

-

De financiële verordening is vooruitlopend op de verbeteringen in de P&C al algemener geformuleerd waardoor de voorgestelde wijziging passend is binnen de vastgestelde financiële verordening.

Vervolgstappen Bovenstaande opzet is op hoofdlijn besproken in de auditcommissie van 4 maart. Hierbij is verzocht of alle partijen al konden instemmen vooruitlopend op formele besluitvorming, dit vanwege de voorbereiding voor de huidige 1e tussenrapportage die anders al opgestart had moeten worden. Hiermee hebben alle partijen ingestemd. Bijlagen (meegezonden stuk(ken), ter inzage gelegde stukken) -

Concept raadsbesluit

Het college van burgemeester en wethouders, loco-gemeentesecretaris

burgemeester

Zaaknummer:

7998-2024

Documentnummer:

7998-2024:765363

C. Boode

Y.C.M.G. de Boer