Voorstel vervolg proces ophalen wensen en bedenkingen bij de raad

Voorstel vervolg proces ophalen wensen en bedenkingen bij de raad 3 oktober 2024

Inleiding Dit voorjaar heeft de organisatie en raad geëxperimenteerd met het ophalen van wensen en bedenkingen (hierna w&b) bij de raad op door het college vastgestelde (concept)omgevingsprogramma’s. Zowel voor het programma ‘Warmtetransitie’ als voor het programma ‘Maatschappelijke voorzieningen’ zijn in een oordeelsvormende vergadering aan het einde van het overleg door de fracties w&b aangeleverd. Het college heeft inmiddels het omgevingsprogramma vastgesteld en via een RIB een reactie gegeven op de ingediende w&b van het programma ‘Maatschappelijke voorzieningen.” De reactie op de ingediende w&b van het programma ‘Warmtetransitie’ volgt dit najaar. Op grond van de ervaringen bij deze twee programma’s kijken we nu vooruit naar de omgevingsprogramma’s die later dit jaar en volgend jaar naar de raad komen. Verbeterpunt 1: inhoud wensen en bedenkingen Het niveau van opgehaalde w&b bij de eerste twee programma’s liep nogal uiteen. Er is een meer gestructureerd format nodig waarin: a) duidelijk is of het een wens of een bedenking betreft; b) duidelijk is op welk gedeelte van het programma deze wens/bedenking betrekking heeft; c) de wens/bedenking duidelijk, en zo SMART mogelijk geformuleerd is. Het format is als bijlage aan dit memo toegevoegd.

Verbeterpunt 2: ophalen en verwerking van de opgehaalde wensen en bedenkingen Het ophalen van de w&b aan het einde van de avond had een wat rommelig verloop. Sommige fracties leverden een of twee opmerkingen aan, anderen meer dan tien. Soms met een enkele zin, soms met een hele paragraaf. Niet elke fractie had het lijstje goed paraat. We stellen daarom voor om het ophalen van w&b niet meer mondeling maar schriftelijk te laten gebeuren. Alle fracties leveren na beeldvorming hun w&b via het format bij de griffie in, en die maakt er één document van waarin uiteraard wel zichtbaar blijft welke fractie welke input heeft gegeven. Verbeterpunt 3: proces van ophalen, bespreken en terugkoppelen van de wensen en bedenkingen Het nadeel van de gehanteerde methode bij de eerste twee programma’s (ophalen aan het einde van een oordeelsvormende vergadering) is dat het voor de commissie lastig is om op elkaars w&b te reflecteren. Ook voor het college is het moeilijk om de opgehaalde input te wegen op draagvlak. Daarom stellen we voor om bij het volgende programma, omgevingsprogramma Mobiliteit, te kijken of het volgende proces verbetering biedt:

1. Het definitieve concept van het omgevingsprogramma wordt met de raad besproken in een beeldvormende vergadering. Afhankelijk van de complexiteit krijgt de raad het ontwerpvoorstel vóórdat het ter inzage is gelegd voor zienswijzen of nádat het ter inzage is gelegd. Beide varianten hebben voor- en nadelen. 2. De w&b worden daarna binnen enkele dagen via het vaste format door de fracties bij de griffie ingeleverd, die er één document van maakt. 3. Het programma met de opgehaalde w&b wordt als agendapunt opgenomen op de eerstvolgende oordeelsvormende vergadering (een of twee weken later), zodat voor iedereen duidelijk is wat de in totaliteit opgehaalde input is. De commissie kan nog over de inhoud discussiëren, en fracties kunnen individueel nog een punt laten toevoegen of een aangeleverd punt laten verwijderen van de totaallijst. Het college krijgt een indruk van het belang dat de diverse fracties aan (een bepaald onderdeel van) de opgehaalde input hechten. 4. De griffie stuurt de totaallijst met w&b naar het college. 5. Het college weegt af of de opgehaalde input nog leidt tot aanpassing van het programma, stelt vervolgens het programma vast en informeert de raad via een RIB of en hoe de input verwerkt is.

De RIB komt op de lijst van ingekomen stukken en kan, zoals elk ingekomen stuk, op verzoek van een fractie ter bespreking als agendapunt op een commissievergadering worden opgenomen.

NB.: Dit is een voorgestelde aanpassing van het proces van het ophalen van w&b. Eerder in de tijd kan er ook nog sprake zijn van beeldvorming om input op te halen of zelfs een BOB-lijn om kaders vast te stellen.