Verordening auditcommissie gemeente Krimpenerwaard 2022 concept geel gearceerd na cie BV.docx
Tekst van het document
Verordening op de Auditcommissie Krimpenerwaard 2022
Wetstechnische informatie Gegevens van de regeling Gemeente Krimpenerwaard Overheidsorganisatie Officiële naam regeling Verordening op de auditcommissie Krimpenerwaard 2022 Citeertitel gemeenteraad Besloten door Deze versie is geldig tot (als de vervaldatum is vastgesteld) Verordening op de auditcommissie Krimpenerwaard 2022 Onderwerp Verordening op de Auditcommissie Krimpenerwaard 2022 Artikel 1
Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder: a.
de commissie: de auditcommissie;
c.
het college: het college van burgemeester en wethouders;
b. d. e. f.
g.
h. i.
j. k. l.
Artikel 2 1. 2. 3.
de raad: de gemeenteraad;
de voorzitter: de voorzitter van de commissie; het lid; raadslid of commissielid;
een fractie: één of meer raadsleden die vanaf dezelfde kandidatenlijst in de raad zijn gekozen;
de accountant: de accountant die door de raad op grond van de verordening
bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet is belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
de adviseurs: de adviseurs genoemd in artikel 3, lid 4 van deze verordening; de griffier: de griffier zoals bedoeld in de Gemeentewet;
het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;
de rekenkamer: de gemeentelijke rekenkamer, zoals bedoeld in de Gemeentewet, van de gemeente Krimpenerwaard.
Verbonden partijen: de publiek of privaatrechtelijke organisaties waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft.
Instelling, taken en bevoegdheden
Er is een auditcommissie.
De commissie behartigt een algemene (advies) functie voor de gehele raad over de taakvelden die staan beschreven in dit artikel, 3e lid. De commissie heeft tot taak:
a. het adviseren van de raad over de eventuele aanpassing van de
verordeningen bedoeld in de artikelen 212 , 213 en 213a van de Gemeentewet;
b. het voeren van overleg met het college of met de portefeuillehouder financiën op het gebied van planning en control;
c. de voorbereiding van procedures (aanbesteding) tot selectie en
aanwijzing van de accountant en het uitbrengen van advies aan de raad over de aanwijzing;
d. het periodiek voeren van overleg met de accountant over de
uitvoering van de opdracht in algemene zin en de uitgebrachte controlerapporten specifiek;
e. het beoordelen –voor de aanvang van de accountantscontrole over
het voorafgaande boekjaar- van het jaarlijks controleprotocol en het adviseren aan de raad over onderwerpen, die naast de reguliere controle in het bijzonder dat jaar zullen worden getoetst in het
f.
kader van de accountantscontrole;
het voorbereiden van de behandeling van de jaarrekening en – verslag in en door de raad. De commissie beoordeelt deze
documenten op kwaliteit, rechtmatigheid en doelmatigheid. De commissie neemt kennis van de accountantsverklaring en het
accountantsrapport en betrekt de inhoud daarvan bij haar oordeel;
g. vóór 1 december voorafgaand aan het onderzoeksjaar een
afstemmingsoverleg te houden met de accountant, de rekenkamer, het college en de ambtelijke organisatie over hun voorgenomen onderzoeken.
a. Het jaarlijks bespreken van de rekening en begroting van de
verbonden partijen en de voorgestelde in te dienen zienswijzen van de gemeente en het vervullen van een adviserende rol richting
commissie en raad op financieel technisch gebied over de focus voor het komende jaar en bij de vraag hoe om te gaan met de risico’s zoals die worden benoemd in de opgestelde factsheet bij de
rekening en begroting van de verbonden partijen, conform de afspraken in de nota verbonden partijen.
4.
De commissie treedt niet in de onderscheidenlijke bevoegdheden van de raad en het college en heeft derhalve geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.
Artikel 3
Samenstelling
1.
De commissie bestaat uit één lid per fractie.
3.
Een lid van de commissie is niet tevens lid of plaatsvervangend lid van de
2.
De leden zijn raadslid of commissielid.
rekenkamer nieuwe gemeente Krimpernerwaard.
4.
De commissie heeft als adviseurs het collegelid met financiën in de portefeuille,
het hoofd financiën, de concerncontroller van de gemeente, de accountant en de griffier.
5.
De griffier draagt zorg voor het beschikbaar stellen van de secretaris van de commissie.
6.
Een lid van de commissie kan zich laten vervangen door een raadslid of commissielid door de raad als plaatsvervanger benoemd.
Artikel 4
Benoeming en ontslag
1.
De leden van de commissie worden op voordracht van het presidium door de raad
2.
De raad benoemt de voorzitter. Dit kan een raadslid of commissielid zijn.
3. 4. 5.
benoemd.
De commissie kiest uit haar leden een plaatsvervangend voorzitter.
Het lidmaatschap eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij tussentijds ontslag als raadslid of commissielid.
Tevens eindigt het lidmaatschap op eigen verzoek of door tussentijds ontslag door de raad.
Indien een tussentijdse vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
Artikel 5
Voorzitter en secretaris
1. De voorzitter is belast met:
a. het bijeenroepen van de commissie, waarbij tussen uitnodiging en datum vergadering minimaal 7 dagen zijn gelegen, spoedeisende gevallen uitgezonderd;
b. het leiden van de vergaderingen van de commissie; c. het doen naleven van deze verordening;
d. het vertegenwoordigen van deze commissie in de raadsvergadering en bij andere interne en externe contacten;
e. hetgeen deze verordening hem verder opdraagt. 2.
De voorzitter wordt bij de uitvoering van zijn taken ondersteund door de secretaris.
Artikel 6 Vergaderingen en verslaglegging 1.
De commissie vergadert tijdig en zo vaak als zij nodig acht ter bespreking van
2.
Bij de uitnodiging voor de vergadering zit een agenda, die in concept wordt
3. 4. 5.
procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken, zoals genoemd in artikel 2; voorgesteld door de voorzitter en die na de opening van de vergadering door de commissie wordt vastgesteld.
De commissie vergadert alleen wanneer minimaal 5 leden, waaronder de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter, aanwezig zijn;
De adviseurs zijn op uitnodiging, afhankelijk van de te bespreken onderwerpen, aanwezig bij de vergaderingen van de commissie;
De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar. Raadsleden en
commissieleden kunnen de vergadering als toehoorder bijwonen. De informatie uit de vergadering maken zij niet openbaar.
6.
Van iedere vergadering wordt door de secretaris een besluitenlijst gemaakt. De
7.
De adviezen en besluitenlijsten van de commissie zijn openbaar, tenzij de
besluitenlijst wordt door de commissie vastgesteld.
commissie op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet
openbaarheid van bestuur anders bepaalt. De geheimhouding wordt in acht
genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de raad haar opheft. 8.
Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de raad, het
college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder ten aanzien van de stukken die hij aan de commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de raad haar opheft. Artikel 7 Wijze van advisering 1.
Adviezen aan de raad worden openbaar gemaakt, tenzij de commissie anders
2.
Indien de commissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het
besluit.
minderheidsstandpunt vermeld.
Artikel 8 Informatie 1.
Het college draagt er zorg voor dat de jaarrekening en het jaarverslag tijdig aan
2.
Het college draagt er zorg voor dat overige stukken, behorend tot het taakgebied
3. 4.
5. 6.
de commissie ter beschikking worden gesteld;
van de commissie, tijdig aan de commissie ter beschikking worden gesteld;
De commissie is bevoegd tot het opvragen en inzien van alle informatie die zij voor de uitoefening van haar taken nodig acht;
De rekenkamer brengt het onderzoeksplan uiterlijk twee weken voor het
afstemmingsoverleg, zoals bedoeld in artikel 2, lid 3 g, onder de aandacht van de commissie;
De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden.
Op verzoek van de raad geeft de voorzitter een toelichting in de raadsvergadering en/of commissievergadering.
Artikel 9 Slotbepalingen 1.
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening Auditcommissie gemeente
3.
van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter; Krimpenerwaard”;
Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Krimpenerwaard, gehouden op 00-00-2022. de griffier,
de voorzitter,
dr. M-L van Muijen
P. Bouvy-Koene
Toelichting Algemeen: Met de instelling van de Auditcommissie organiseert de gemeenteraad een adequate vorm van advisering en ondersteuning aan de raad op het vlak van de kaderstellende en
controlerende verantwoordelijkheid. De raad creëert hiermee een overlegorgaan waardoor
een inhoudelijke beoordeling van en overleg over zaken als rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beheer en beleid zoals geformuleerd in de Programmabegroting kan plaatsvinden.
Daarnaast zal de Auditcommissie een rol vervullen in het aanbestedingstraject voor de
aanwijzing van een accountant en een afstemmingsplatform zijn tussen accountant, college en rekenkamer omtrent voorgenomen onderzoeken. Artikelsgewijs: Artikel 1 Begripsbepalingen
In dit artikel worden de relevante begrippen uiteengezet.
Onder k de rekenkamer wordt beschreven de Rekenkamer K5. Artikel 2 Instelling, taken en bevoegdheden.
In het eerste lid van dit artikel wordt de Auditcommissie voor de gemeente Krimpenerwaard in het leven geroepen. De taken zijn beschreven in het 3e lid.
De Auditcommissie heeft een belangrijke adviestaak aan de raad omtrent de beschreven
taakvelden. Overleg met de door de raad aangewezen accountant is ook onderdeel van de taak, maar nadrukkelijk wordt aangegeven dat de Auditcommissie niet de direct opdrachtgevende rol naar de accountant in kan nemen.
De voorbereiding op een effectieve en efficiënte behandeling van de jaarrekening en –verslag is ook afzonderlijk benoemd, waarmee het debat in de raad over deze documenten zich kan concentreren op de politieke hoofdlijnen.
Het zijn van een afstemmingsoverleg met accountant, de rekenkamer en het college heeft een belangrijke meerwaarde opdat deze gremia vroegtijdig en vooraf van elkaar weten op welke onderwerpen onderzoek en controle wordt voorgestaan zodat dubbel controlewerk wordt voorkomen.
Artikel 3 Samenstelling en artikel 4 benoeming en ontslag.
Elke fractie neemt met een lid zitting in de auditcommissie.
De voorzitter, tevens lid van de commissie, wordt door de raad benoemd.
Het presidium doet een voordracht tot benoeming van de leden, waaronder de voorzitter. De commissieleden kiezen uit hun midden zelf de plaatsvervangend voorzitter.
Ook de beëindiging van het lidmaatschap van de commissie is geformuleerd.
De adviseurs aan deze commissie zijn de voor de hand liggende lokale partners in het totale proces van planning en control. Hun aanwezigheid bij vergaderingen is altijd op uitnodiging
en gerelateerd aan de te bespreken onderwerpen. Het moet de commissie uiteraard om haar moverende redenen mogelijk gemaakt worden om zonder één of meerdere adviseurs te beraadslagen. De griffier zal uit hoofde van zijn functie contact onderhouden met de
commissie en kan de vergaderingen op basis van doorlopende invitatie altijd bijwonen. Artikel 5 Voorzitter en secretaris.
Dit artikel behoeft geen verdere toelichting. Artikel 6 Vergaderingen en verslaglegging
In dit artikel is aangegeven dat de commissie vergadert, zo vaak als nodig is.
Het vergaderquorum is daarbij bepaald op 5 leden, waaronder de voorzitter of de plaatsvervangend voorzitter.
De vergaderingen zijn niet openbaar. Belangen van de gemeente kunnen worden geschaad, indien documenten, die vaak nog in een conceptstadium verkeren maar wel al met de
Auditcommissie inhoudelijk besproken moeten worden, in openbaarheid aan de orde zouden gaan komen.
Wel is aandacht voor de positie van raadsleden, niet zijnde auditcommissieleden en raadscommissieleden.
Zij kunnen de besloten vergaderingen als toehoorder bijwonen, waarbij de vertrouwelijkheid van de informatie uiteraard ook op hen onverkort van toepassing is. Artikel 7 Wijze van advisering
De adviezen van de commissie zijn openbaar tenzij de commissie anders besluit. Vastgelegd is dat een minderheidsstandpunt in de commissie, indien zich dat voordoet bij advisering, ook een vermelding in het advies krijgt. Artikel 8 Informatie
Een Auditcommissie die niet de beschikking krijgt over de relevante informatie, kan haar taak niet waarmaken.
Daartoe voorzien de bepalingen in dit artikel. Het verplicht beschikbaar stellen van die informatie wordt aan het college en de rekenkamer opgedragen.
Ook is bepaald dat de commissie de raad van informatie en toelichting voorziet. Artikel 9 Slotbepalingen
Er kunnen zich altijd situaties voordoen, waarin de verordening niet voorziet. De commissie beslist dan op voorstel van haar voorzitter.
De naam van de verordening is in dit artikel vastgelegd alsmede de formele bepaling van de inwerkingtreding.