Uitleg Simulatie Omgevingstafel Maart 2021.docx

Uitleg Simulatie Omgevingstafel Maart 2021 Commissie R&F Simulatie in 2 ronden: − Start met een korte uitleg van de Omgevingstafel en de simulatie − Gevolgd door het verdelen van de verschillende rollen en leestijd − Uitleg van de spelregels − Gespreksronde 1: Beeldvorming: waarin je iedereen vraagt een korte reactie te geven op het plan − Bespreken eerste ronde (observanten) − Gespreksronde 2: Samenwerken aan de oplossing: je faciliteert om gezamenlijk tot oplossingen te komen − Bespreking tweede rond en advies (observanten) − Afrondend besluit: waar de beslisser het woord krijgt − Afrondend: waar hebben jullie als commissie/ raad nog behoefte aan na deze sessie? Casus: Het bedrijfspand Er zijn in totaal 16 rollen te vergeven: − 2 rollen initiatiefnemer: architect en initatiefnemer − 1 rol belanghebbende − 7 procesrollen: casemanager, beslisser, observant en gespreksleider − 6 Inhoudelijke advies rollen aan de omgevingstafel Voor de casus én voor de afzonderlijke rollen zijn kaarten gemaakt met een inhoudelijke toelichting (per rol). Algemeen geldt het volgende. 1. Voor de initiatiefnemer Overbrengen van het initiatief en de voordelen voor de gemeente en de omgeving. Vraagt om duidelijke taal, helderheid over proces en procedure en draagt oplossingen aan. 2. Voor de belanghebbende Verwoord zijn/haar standpunt (en van de omgeving) m.b.t.

het plan en onderhandelt over zijn/haar belangen. Geeft aan wanneer hij/zij tevreden is en vraagt aan initiatiefnemer en gemeente om concrete toezeggingen. 3. Voor de casemanager Is namens de gemeente contactpersoon voor de initiatiefnemer en verantwoordelijk dat het initiatief zo makkelijk en goed mogelijk afgehandeld wordt. Aan tafel zorg hij/zij dat de initiatiefnemer weet waar hij/ zij aan toe is en het begrijpt. 4. Voor de beslisser Aan het einde van elke discussie (beslisser neemt niet deel/ maar luistert) neemt de beslisser een integrale beslissing op basis van de input van alle deelnemers aan tafel. De aanwezige initiatiefnemer weet direct waar hij/zij aan toe is en begrijpt de beslissing en vervolgstappen. Op die manier hebben deelnemers het gevoel gehoord te zijn. 5. Voor de observanten Aan het einde van de eerste ronde geven van een advies over de interactie. Op welke manier kan het gesprek nog beter gevoerd worden vanuit het perspectief waarop geobserveerd is? Aan het einde van de tweede volgt een advies over de voordelen van deze werkwijze? 6. Voor de gespreksleider Zorgt voor de Ja, mits..houding bij alle deelnemers. Heeft een faciliterende (geen inhoudelijk) rol en brengt de aanwezigen in positie om de belangen te verwoorden. De gesprekleider stelt verduidelijkende vragen, bevordert de dialoog en zoekt naar verbinding tot een zinvol gesprek.

Zorgt voor een positieve en open sfeer waarbij iedereen zich continu op zijn gemak voelt en gehoord wordt.

Probeert de initiatiefnemer zeer goed tot dienst recht te laten komen. Zorgt dat alles duidelijk (geen jargon) is en concreet gemaakt met voorbeelden. Probeert non-verbale signalen op te pakken en te voorkomen dat de aanwezigen in de verdediging gaan. 7. Voor de adviseur Adviseren op basis van hun expertise (inhoud) en houden ook het proces en relatie goed in de gaten. Vanuit de houding: hoe kunnen we dit plan mogelijk maken daarvoor is het nodig om over eigen expertise heen te kunnen kijken. Oplossingsgericht en meedenkend.

Zie verder de aparte kaarten per rol en de casuskaart.