Speerpunten BOB 2021.060121.docx

Speerpunten BOB 2021 Uit de informele evaluatie komt een aantal wensen ten aanzien van de doorontwikkeling van BOB naar voren. Deze worden in 2021 als speerpunten opgepakt. Ze worden hier benoemd en uitgewerkt. 1. Voorkom overlap van en dubbelingen tussen Oordeelsvormende en Besluitvormende fase 1a. Het stellen van technische vragen in de eerste of tweede termijn van de Oordeelsvormende en Besluitvormende vergaderingen is niet langer toegestaan. Technische vragen dienen in de beeldvormende fase gesteld te worden. Door deze te stellen en te laten beantwoorden tijdens een oordeelsvormende commissievergadering, gaat tijd die bedoeld is voor meningsvorming verloren. Dit vraagt om een voorzitter die hier scherp op toeziet, een wethouder die deze vragen teruggeeft aan de voorzitter en om commissie/raadsleden die elkaar op dit punt durven aan te spreken.

Notitie ‘mondelinge en schriftelijke vragen in BOB’ (vastgesteld in Raad 04022020) Voorstel procedure afspraken: 1. Technische vragen worden schriftelijk gesteld. Zeker daar waar naar veel, of “ingewikkelde” feiten wordt gevraagd. 2. In Beeldvormende bijeenkomsten kunnen die technische vragen mondeling worden gesteld die essentieel zijn voor de voorbereiding van de oordeelsvorming. 3. In Oordeelsvormende vergaderingen worden politieke vragen gesteld 4. In de Besluitvormende vergaderingen worden verantwoordingsvragen gesteld.

B e p e r k

hVoorgestelde wijzigingen: e - Technische vragen (ook over ingekomen stukken) worden schriftelijke gesteld. t - Agendapunt in commissie: korte reactie of vraag over ingekomen stuk vervalt. - Maandelijks spreekuur collegeleden. Voorafgaand aan de oordeelsvormende commissie a SBBV en R&F van 19.00 uur – 19.45 uur. Op dit spreekuur kunnen vragen gesteld worden a en reactie of ideeën worden meegegeven. n - In de besluitvormende raadsvergadering worden geen vragen meer aan het college t gesteld. Het college kan wel reactie geven op moties/amendementen/actualiteitendebat. a l Geen wijzigingen bij: - Vragenhalfuur (oordeelsvormende) commissie. - Schriftelijke politieke vragen art 38. t Verzoek tot agenderen als apart agendapunt van een ingekomen stuk (via de e agendacommissie dmv het format). r m - Actualiteitendebat, interpellatiedebat in de (besluitvormende) raad. j 1b. Beperk de termijn voor de wethouder in Oordeelsvormende vergaderingen tot één. De wethouder heeft een rol daar waar het gaat om het informeren van de raad, bijvoorbeeld in de beeldvormende fase waarin hij/zij een dossieroverleg houdt of een informatiesessie belegd is. Ook in de eerste termijn van een oordeelsvormende commissie is de aanwezigheid van de wethouder gewenst, om eventuele politieke vragen te beantwoorden. Desgewenst kan het – als er sprake is van een laatste belangrijke ontwikkeling t.a.v.

het raadsvoorstel – de wethouder toegestaan worden, een toelichting te geven, voorafgaand aan de eerste termijn van de fracties. Echter, in de tweede termijn is het de bedoeling dat raadsleden/fracties het debat met elkaar aangaan: meningen worden gedeeld en opties die op tafel liggen, worden beoordeeld. De wethouder heeft dan geen rol meer.

1c. Benoem bij het advies ‘Bespreekstuk’ expliciet wat de bespreekpunten in de raad zijn en beperk het debat in de raad daartoe. Op dit moment wordt -in de oordeelsvormende commissievergaderingen- formeel geadviseerd het hele voorstel als ‘hamerstuk’, dan wel ‘bespreekstuk’ op een besluitvormende raad te behandelen. Dit geeft raadsleden de gelegenheid om nog eens op alle aspecten van het onderwerp in te gaan en standpunten te herhalen, terwijl het debat idealiter gaat over die ‘openstaande’ punten op basis waarvan een raadslid afweegt voor of tegen een raadsvoorstel te stemmen. De voorzitter van de commissie vraagt daarom aan raadsleden (fracties) die een raadsvoorstel als bespreekstuk willen behandelen op de raad, aan te geven wat precies de bespreekpunten zijn en noemt deze in zijn/haar samenvatting/advies. Deze worden opgenomen in de Besluiten en toezeggingenlijst van de commissievergadering. Door het debat in de besluitvormende raad te beperken tot de in de oordeelsvormende commissie geadviseerde bespreekpunten, wordt herhaling voorkomen. Hierdoor is meer ruimte voor een debat dat gericht is op het formuleren van in ieder geval een meerderheidsstandpunt (en eventueel unanieme overeenstemming) op basis van argumentatie of overtuiging. Tevens geeft het formuleren van bespreekpunten de voorzitter van de raad een sturingsmiddel in het debat.

De voorzitter kent de bespreekpunten, benoemt deze in zijn inleiding van het agendapunt en geeft (een van) de ’aanvrager(s)’ van het bespreekstuk, als eerste het woord. Mocht het debat te veel afdwalen van de genoemde bespreekpunten, dan kan de voorzitter ‘bijsturen’. 1d. Breng de mogelijkheden van het collegespreekuur meer/beter onder de aandacht en pas de organisatie en vorm aan als dat nodig of nuttig blijkt Het collegespreekuur is bedoeld om de Oordeelsvormende (commissie)vergaderingen te ontlasten. Door korte vragen vooraf in het collegespreekuur te stellen kan de voor de commissievergadering beschikbare tijd effectief aan oordeelsvorming worden besteed. In de informele sfeer van het collegespreekuur komt de vragensteller naar verwachting eerder tot de kern en het collegelid makkelijker tot een antwoord. Het spreekuur biedt ook gelegenheid om het college ideeën of gehoorde geluiden uit de samenleving mee te geven. Het collegespreekuur verder ‘professionaliseren’ – door te leren van de ervaringen tot dusver: - Er wordt wél een verslag gemaakt om een ‘ongelijk speelveld’ te voorkomen (deze verslagen worden aan Ibabs bij de commissievergadering toegevoegd). - In corona-tijd wordt het collegespreekuur, voorafgaand aan de oordeelsvormende vergadering, digitaal gehouden.

In het geval dat de commissievergadering fysiek gehouden wordt (1 persoon per fractie) kunnen zij die in Lekkerkerk aanwezig zijn verspreid over verschillende ruimtes via hun ipad inloggen en meedoen (oortjes mee!) In het geval dat de commissievergadering digitaal plaatsvindt ontvangen de raads- en commissieleden twee aparte teams-vergaderlinken: een voor het spreekuur en een voor de commissievergadering. 2. Communicatie -

Meer aandacht voor BOB in de ambtelijke organisatie: informatie en instructie via Vitamine L, webinar – algemeen en op maat voor afdeling, team of dossier; BOB op intranet (Kis) ‘uitventen’ met goede voorbeelden; BOB Instrumenten aanscherpen/aanvullen, onder andere met rollen en taken – het documentje toevoegen aan Ibabs bij de betreffende vergadering opdat deelnemers weten wat het doel en de bedoeling is van de geplande bijeenkomst. Verder trekken en duwen aan de LTA – op basis daarvan vaststellen welke dossiers door de ‘BOB wasstraat’ gaan en voor welke dat niet nodig is.

3. Raadsleden blijven trainen

-

-

Vervolg op voorzitters training: hoe vullen voorzitters hun rol in? Een ‘strak’ leidende voorzitter heeft een positief effect op het onderlinge debat. Hoe gaan zij bijvoorbeeld om met raadsleden die toch technische vragen stellen? Voorzitters kunnen ook getraind worden op het maken van samenvattingen, inclusief het formuleren van bespreekpunten. Trainingen zijn ook een moment om ervaringen met elkaar te delen. Daarnaast blijven een goede voorbereiding van de vergadering – ondersteund door de griffie -, en het regelmatig evalueren van vergaderingen in de agendacommissie, belangrijk. Periodiek BOB-webinar, niet alleen voor ambtenaren maar óók voor raads- en commissieleden. Verdere professionalisering van het BOB proces en (het gebruik van de) instrumenten: doel en bedoeling onder de aandacht brengen.

4. Handhaven en naleven van gemaakte afspraken - Strenger optreden – dus minder flexibel? o Tav het stellen van stellen van verschillende typen vragen o Tav de afgesproken termijnen o Tav het gebruik van afgesproken formats o Tav de dinsdag als dé vergaderdag