RV zienswijze verbonden partij Streekarchief 2022-2024.pdf

Nr.: 1058921 / 1095941

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering:

30 mei 2023

Onderwerp:

Jaarstukken 2022 en begroting 2024 Streekarchief Midden Holland

Datum:

2 mei 2023

Korte samenvatting De raad wordt voorgesteld kennis te nemen van de jaarrekening 2022 en over de begroting 2024 van het Streekarchief Midden-Holland en een zienswijze in te dienen om aandacht te vragen voor het instellen van een (verplichte) voorziening voor het spaarverlof. Voorgesteld besluit De raad wordt voorgesteld om: 1. Kennis te nemen van de jaarrekening 2022 van het Streekarchief Midden-Holland. 2. De financiële gevolgen van de begroting 2024 van het Streekarchief Midden-Holland mee te nemen in de meerjarenbegroting Krimpenerwaard 2024-2027. 3. Een zienswijze in te dienen om aandacht te vragen voor het instellen van een (verplichte) voorziening voor het spaarverlof van medewerkers van het Streekarchief. Inleiding Het Streekarchief is belast met de uitvoering van de gemeentelijke taken in het kader van de archiefwet. Dit houdt in het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden die nog bij de deelnemende gemeenten aanwezig zijn. Daarnaast de dienstverlening in de studiezaal en het bevorderen van het historisch onderzoek naar de plaatselijke en regionale geschiedenis.

De Gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Midden-Holland (SAMH) is een regeling waarin de gemeenten Gouda, Krimpenerwaard, Krimpen aan den IJssel, Waddinxveen en Zuidplas deelnemen. Voor de uitvoering daarvan zijn financiële middelen nodig. Vanuit Streekarchief Midden-Holland is nu de jaarrekening over het jaar 2022 toegestuurd evenals de begroting voor 2024. De jaarstukken Het streekarchief is in 2022 als gevolg van de coronamaatregelen tot maart voor het publiek gesloten geweest. In deze eerste periode van het jaar is er zo veel mogelijk ingezet op digitale dienstverlening. De rest van het jaar is de studiezaal weer open geweest voor het publiek en kon informatie geraadpleegd worden. Daarnaast werd er voor onze gemeente ondersteuning geboden aan de Historische Ontmoetingspunten in de Krimpenerwaard. Vanuit de Krimpenerwaard zijn diverse permanent te bewaren archieven overgedragen naar de archiefbewaarplaats voor de vindbaarheid via de website zijn bestaande archieven nader toegankelijk gemaakt in het archiefbeheersysteem Scope. De dienstverlening van het streekarchief is in 2022 weer terug op het niveau van voor de pandemie. Beoogd resultaat Een toetsing als deelnemer aan de regeling van de jaarrekening 2022 en begroting 2024 van het Streekarchief Midden-Holland. Argumenten 1.1 De jaarstukken sluiten met een positief resultaat.

Dienstjaar 2022 kende incidentele inkomsten uit detachering en incidentele uitgaven voor de aanbesteding van de e-depot. Voettekst eerste pagina

1.2 Het weerstandvermogen wordt verbeterd. Door het Streekarchief Midden-Holland wordt voorgesteld om het voordelig saldo ad € 14.614 toe te voegen aan de egalisatiereserve. 2.1 De stijging van de bijdrage valt binnen de afspraken die zijn gemaakt in de regio Midden-Holland. De gemeentelijke bijdrage 2024 wordt verhoogd maar blijft binnen de toegestane indexering van 7,3 % 2.2 De stijging van de bijdragen komt door openbaar maken van archieven. Met de overdacht van de analoge archieven van de voormalige gemeente stijgt ook het aantal strekkende meters archief dat voor het publiek openbaar toegankelijk is. Kanttekeningen 2.3 Kosten ontwikkelingen e-depot zijn slechts geprognotiseerd. In deze begroting zijn de kosten voor de ontwikkeling van het e-depot voorlopig opgenomen in het programma bewaren en beheren en worden verrekend volgens de verdeelsleutel voor de papieren archieven. Een definitieve koppeling aan het juiste programma en een eventuele nieuwe kostenverdeling voor digitale archieven zal pas na de pilotperiode 2023-2026 berekend kunnen worden. De deelnemersbijdrage van de gemeente Krimpenerwaard in de begroting Streekarchief Midden-Holland wordt inclusief de kosten voor het e-depot voor 2024 geraamd op € 466.560. 3.1 Nieuwe prijsontwikkelingen zoals gevolgen van CAO ontwikkelingen voor 2024 zijn nog niet meegenomen.

De gevolgen hiervan zullen meegenomen worden in de managementrapportage van komend jaar. Daarnaast is in deze begroting (maar ook in de jaarrekening 2022) geen voorziening opgenomen voor het spaarverlof. Het kan natuurlijk zijn dat het personeel hier (nog) geen gebruik van maakt. Over dit laatste (instellen van een voorziening spaarverlof) wordt geadviseerd om een zienswijze in te dienen. Alternatieven N.v.t. Financiën Jaarstukken 2022 De jaarstukken 2022 sluiten met een voordelig saldo van € 14.614. De begroting sloot na wijziging met een positief resultaat van € 5.843. Het voordelig verschil van de begroting 2022 inclusief de wijziging is derhalve € 8.771. De verschillen in de jaarstukken zijn het gevolg inkomsten uit detachering, uitgave voor ondersteuning e-depot en lagere overheadskosten. Door het Streekarchief Midden wordt voorgesteld om het voordelig saldo van € 14.614 toe te voegen aan de egalisatiereserve. Het saldo van de reserve komt hiermee op een bedrag van € 101.952. Door dit positieve saldo te reserveren wordt het weerstandsvermogen verbeterd. Op basis van artikel 30 van de gemeenschappelijke regeling mag het streekarchief een egalisatiereserve aanhouden van max 10% van het begrotingstotaal (2024: €1.962.888). Door de toevoeging van het voordelig resultaat 2022 wordt de reserve voor 52% gevuld.

De bijdrage van de gemeente Krimpenerwaard over 2022 was in de oorspronkelijke begroting op € 358.397 begroot. Marginale bijstelling van diverse budgetten in twee tussenrapportages heeft niet geleid tot een wijziging van de gemeentelijke bijdrage 2022.

pag. 2/4

Begroting 2024 De gemeentelijke bijdrage 2024 wordt geraamd op € 466.560. Dit is inclusief een bijdrage voor kosten van het e-depot € 67.357, de historische ontmoetingspunten (HOP’s) van € 3.600 en de opslag (pre-depot) van nog niet overgedragen archief € 2.000. De gemeentelijke bijdrage neemt (ten opzichte van 2023) toe met € 28.408. De toegestane indexering van 7.3 % is hiervan de oorzaak. Voor de afwikkeling van de bijdrage in de gemeentelijke administratie komen de totale kosten voor het Streekarchief op € 472.703. Dit bedrag houdt rekening met de raming van niet te verrekenen BTW van € 6.143. De gewogen index voor 2024 voor het Streekarchief is gebaseerd op de volgende rekenwijze: Economische categorie

Bedrag

Beloning werknemers Netto materieel

€ 1.048.194 € 795.631

Wegings- Toegestane Gewogen factor indexatie indexatie 0,57 0,43 1

6,40% 9,00%

3,6% 3,8% 7,4%

Toegepast 7,3%

Juridische zaken Vooruitlopend op de vaststelling in het algemeen bestuur wordt de programmabegroting op grond van artikel 35 lid 1 van de wet gemeenschappelijke regelingen onder de aandacht van de gemeenteraden gebracht. De raden kunnen op de begroting hun zienswijzen indienen. Participatie en extern overleg N.v.t. Vervolgtraject en uitvoering Tot 28 juni 2023 (vergadering AB) is er de mogelijkheid om zienswijzen in te dienen over de begroting 2024. Planning: 8 mei 2023: behandeling in auditcommissie 9 mei 2023: behandeling in oordeelvormende commissie SBBV 16 mei 2023: behandeling in oordeelvormende commissie R&F 30 mei: behandeling in de raad 25 juni 2023: uiterste datum verzending brief met zienswijze aan de verbonden partij Bijlagen Bijlage 1: Aanbiedingsbrieven Streekarchief Midden-Holland Bijlage 2: Rekening 2022 Streekarchief Midden-Holland Bijlage 3: Begroting 2024 Streekarchief Midden-Holland Bijlage 4: Factsheet Bijlage 5: Concept zienswijze brief Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van gemeente Krimpenerwaard, de secretaris,

de burgemeester,

J. Hennip

P.J. Bouvy-Koene

pag. 3/4

RAADSBESLUIT InhoudsomschrijvingSoort_document

De raad van de gemeente Krimpenerwaard, Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 25 april 2023 over de jaarrekening 2022 en de begroting 2024 van het Streekarchief Midden-Holland. gelet op artikel 35 lid 1 van de wet gemeenschappelijke regelingen

Besluit: 1. Kennis te nemen van de jaarrekening 2022 van het Streekarchief Midden-Holland. 2. De financiële gevolgen van de begroting 2024 van het Streekarchief Midden-Holland mee te nemen in de meerjarenbegroting Krimpenerwaard 2024-2027. 3. Een zienswijze in te dienen om aandacht te vragen voor het instellen van een (verplichte) voorziening voor het spaarverlof van medewerkers van het Streekarchief. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 30 mei 2023,

de griffier,

de voorzitter,

dr. M-L van Muijen

P.J. Bouvy-Koene

pag. 4/4