RV Voorstel tot de keuze voor een centrale gemeentelijke kantoorhuisvesting.pdf

Nr.: / 20-0028329 / ZK 19005200 Het college stelt de raad voor om te kiezen voor het centraal huisvesten van de gemeentelijke kantoor- en vergaderfuncties en, indien hiertoe wordt besloten, een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen voor de verdere uitwerking.Intern Raadsvergadering : 1 juni 2021 Onderwerp : Voorstel tot de keuze voor één centrale gemeentelijke kantoorhuisvesting. Datum : 16 februari 2021

Korte samenvatting De raad wordt voorgesteld om te komen tot één centrale huisvesting van de kantoor- en vergaderfuncties van de raad, het college en de medewerkers. Nu zijn deze functies nog ondergebracht in 4 gebouwen in Stolwijk Lekkerkerk, Schoonhoven en Bergambacht. Onderzoeken die het college heeft laten uitvoeren laten zien dat een centrale huisvesting op een nieuwe locatie de meeste kansen biedt om als gemeente klaar te zijn voor de toekomst wat betreft duurzaamheid, haar dienstverlening aan de inwoners, de huisvesting van de eigen organisatie en ook in financieel opzicht de gunstigste keuze is. De raad wordt gevraagd als zij met de keuze instemt een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen voor verdere verkenning. Deze verkenning moet aantonen of bij een verdere uitwerking de beoogde doelstellingen qua duurzaamheid, dienstverlening, bedrijfsvoering en financiën worden gehaald. In de verkenning zal ook worden meegenomen wat de kansen en mogelijkheden van herontwikkeling van de 4 huidige kantoorlocatie nadat deze niet meer worden gebruikt. De planning is om de uitkomsten van de verkenning in het 4e kwartaal van 2021 ter besluitvorming voor te leggen aan de raad. Voorgesteld besluit De raad wordt voorgesteld om: 1.

te komen tot één centrale huisvesting van de gemeentelijke kantoor- en vergaderfuncties van de raad, het college en de medewerkers op een nieuwe nader te kiezen locatie; 2. bij instemming met het voorstel onder 1. een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen van € 150.000 ex. BTW voor de verkenningsfase van scenario 3 en dit bedrag ten laste te brengen van de algemene reserve vrij vermogen. Bij een definitief besluit over het beschikbaar stellen van het investeringskrediet voor de ontwikkeling en realisatie van de nieuwe huisvesting zullen deze kosten worden meegenomen in het totaalbedrag van de te activeren kosten. Indien van een dergelijk besluit wordt afgezien, zullen deze kosten ten laste blijven van de algemene reserve vrij vermogen. Inleiding Directe aanleiding tot dit voorstel vormen de duurzaamheidsdoelstellingen in het Collegeprogramma. Deze voorzien voor de gemeentelijke gebouwen in een CO2-reductie in 2030 van 50% en in 2050 van 100%. In het coalitieakkoord, paragraaf 5.1, ambitie 3 is opgenomen dat het college gaat onderzoeken hoe we ons vastgoed het beste gaan verduurzamen. In de meerjarenbegroting 2019-2022 is als resultaat voor deze doelstellingen vermeld de opstelling van businesscases voor de gemeentekantoren, gemeentewerven en sporthallen.

Uit onderzoek in 2018 is gebleken dat de huidige kantoorgebouwen niet voldoen aan de huidige duurzaamheidseisen en de benodigde maatregelen veel geld kosten. De businesscase moet antwoord geven op de vraag wat een gewenste oplossing is: deze investeringen doen in de huidige gebouwen of in andere oplossingen. De businesscase is opgesteld en de resultaten zijn begin 2020 met de raad gedeeld. Vervolgens is mede op verzoek vanuit de raad onderzocht of de ervaringen die tijdens de Coronacrisis zijn opgedaan met het niet-plaatsgebonden werken en vergaderen gevolgen hebben voor de businesscase. Dit onderzoek is uitgevoerd

en de resultaten zijn met de raad gedeeld. Hierbij is gebruik gemaakt van een presentatie die de raadsleden in oktober 2020 hebben gekregen en die ook als Bijlage 1. (een samenvatting en de volledige versie van de presentatie) bij dit voorstel zijn gevoegd. Beoogd resultaat De raad besluit om te komen tot één centrale huisvesting voor de gemeentelijke kantoor- en vergaderfuncties voor de raad, het college en de medewerkers. Argumenten 1.1 Het voorstel past in het ingezet beleid Het opstellen van de businesscase voor de kantoorhuisvesting is één van de doelstellingen van het collegeprogramma en het coalitieakkoord. 1.1.2 Het voorstel is integraal afgewogen Het streven van raad en college naar een duurzame huisvesting van de gemeentelijke organisatie, vormt de belangrijkste aanleiding voor de businesscase. Daarnaast is ook onderzocht en meegewogen wat een gewenste oplossing is uit oogpunt van dienstverlening aan de inwoners, bedrijfsvoering en een gezonde werkomgeving, bereikbaarheid, multifunctionaliteit (de aanpasbaarheid aan toekomstige veranderingen in de huisvestingsbehoefte), financiën en de maatschappelijke meerwaarde. Met dit laatste is met name gekeken naar de meerwaarde die ontstaat door het vrijkomen van de huidige kantoorlocaties ten behoeve van woning of andere (maatschappelijke) functies.

1.1.3 Meerdere oplossingsvarianten zijn onderzocht In de huidige situatie zijn de kantoor- en vergaderfuncties verdeeld over 4 gebouwen in de kernen Bergambacht, Lekkerkerk, Schoonhoven en Stolwijk. In de businesscase zijn meerdere varianten voor een toekomstige huisvesting onderzocht: Scenario 1. Het handhaven van de huidige huisvesting in de 4 genoemde gebouwen. Uitgangspunt in dit scenario is de gebouwen, net als in de andere scenarios, aan te passen aan de eisen en behoefte uit oogpunten van duurzaamheid, dienstverlening, bedrijfsvoering en gezondheid. Scenario 2. Het centraliseren van de kantoor- en vergaderfuncties op één van de bestaande locaties. Van de vier gebouwen is de locatie in Lekkerkerk het meest geschikt. Scenario 3. Het centraliseren van de kantoorhuisvesting op een nieuwe, nader te kiezen locatie. Scenario 4. Het zg. hybride model met een verdeling op 2 bestaande locaties van het publiek en ambtelijk/college hart. 1.1.4. De verwachte blijvende effecten van de ervaringen met het thuiswerken zijn in de businesscase betrokken. Mede op verzoek van de raad is het gevraagde aanvullende onderzoek uitgevoerd. De conclusie is vooralsnog dat de verwachte veranderingen in de manier van werken (meer vanuit huis, het werken is minder aan één plek gebonden)een beperkte weerslag heeft op het ruimteprogramma.

De precieze gevolgen van het thuiswerken en op het ruimteprogramma worden meegenomen in de verkenningsfase en de in deze fase uit te voeren onderzoeken en uitwerkingen. In financiële zin is sprake van een gunstig effect (zie hierna onder 1.1.6). Ook is onderzocht wat de gevolgen zijn als de huidige situatie van de 1,5-meter samenleving langer aanhoudt (zie verder bij kanttekeningen 1.1.2). 1.1.5 Scenario 3 heeft de voorkeur In het kader van de voorbereiding van dit voorstel zijn de resultaten van de businesscase gedeeld met de raad en de conclusie van het college dat de realisering van een nieuwe centrale kantoorhuisvesting volgens scenario 3., haar voorkeur heeft. De businesscase laat ook zien dat scenario 3 op het gebied van duurzaamheid het

pag. 2/6

beste uit de bus komt. Dit omdat scenario 3 uitgaat van volledige nieuwbouw op een nieuw te kiezen locatie die hiervoor het meest geschikt is. Daarmee biedt dit scenario de meeste vrijheid om optimaal invulling te kunnen geven aan de wensen en eisen van de nieuwe huisvesting. Mede hierdoor is scenario 3 het enige scenario waarmee volledig kan worden voldaan aan de wettelijke eisen van duurzaamheid. Bij de andere scenario’s is dit niet het geval omdat van bestaande gebouwen gebruik moet worden gemaakt en er daardoor minder flexibiliteit is in keuzes. Ook voor de thema’s dienstverlening bedrijfsvoering en gezondheid, multifunctionaliteit, scoort scenario 3 mede om laatstgenoemde reden als beste. Ook financieel gezien pakt scenario 3 het gunstigst uit en laat de businesscase zien dat de jaarlijkse huisvestingslasten (afhankelijk van de keuze voor betonskeletbouw dan wel circulaire houtskeletbouw) niet hoger zullen uitvallen dan die van de jaarlijkse lasten van de huidige gebouwen, vermeerderd met de lasten van de wettelijk vereiste investeringen in duurzaamheid. Bij dit laatste merken wij op dat de businesscase laat zien dat ook met een investering in duurzaamheid, de bestaande vier gebouwen niet volledig gaan voldoen aan de wettelijke duurzaamheidseisen.

De blijvende veranderingen die zijn voorzien in de manier van werken na de Coronacrisis, hebben ook een financieel gunstig effect. Omdat er blijvend meer vanuit huis gaat worden gewerkt, zal het aantal werkplekken op kantoor afnemen en hoeven er minder vierkante meters te worden gebouwd voor het gemeentekantoor waardoor de investering lager uitvalt. Kanttekeningen 1.1 Scenariokeuze is geen definitieve investeringsbeslissing Dit voorstel om een besluit te nemen over het voorkeursscenario is niet een definitieve investeringsbeslissing. Doorgaans wordt in ontwikkel- en bouwopgaven als deze in een aantal stappen toegewerkt naar een eindbeslissing. Deze stappen zijn de: 1. Verkenningsfase (zie de toelichting hierna) 2. Ontwerpfase 3. Realisatiefase Elke fase wordt afgesloten met een bestuurlijk moment van Go/No Go waarbij wordt geoordeeld of de opgave nog steeds op koers ligt wat betreft de beoogde doelstellingen en de financiële uitgangspunten, namelijk dat: a. De totale jaarlijkse huisvestinglasten van een investering in nieuwbouw niet hoger zullen zijn dan de huidige lasten vermeerderd met de wettelijk vereiste investeringen in duurzaamheid; b. de gemeentelijke duurzaamheidsambities en de wettelijke duurzaamheidseisen worden gehaald; c.

de doelstellingen op het gebied van een goede en optimale dienstverlening aan de burgers en een hierbij passende bedrijfsvoering respectievelijk multifunctionaliteit en flexibiliteit, worden gehaald; Verkenningsfase In de verkenningsfase vindt onderzoek naar en uitwerking plaats van o.a. het programma van ruimte (waaronder de nog uit te werken keuzes op het gebied van dienstverlening en de effecten van het thuiswerken), de keuze van de locatie, de keuzes op het gebied van duurzaamheid en de gevolgen hiervan in technische en financiële zin. Daarnaast verder onderzoek naar het herontwikkelingspotentieel van de locaties die vrijkomen en de maatschappelijke meerwaarde die de herontwikkeling kan gaan opleveren voor de inwoners. Om deze verkenning te kunnen uitvoeren is een voorbereidingskrediet nodig (zie hierna onder Financiën). 1.1.2 Uitstellen van een beslissing kost ook geld Een uitstel van een beslissing, al dan niet noodzakelijkerwijs ingegeven door het langer duren van de 1,5-meter samenleving, heeft ook financiële gevolgen omdat bijvoorbeeld omdat de wettelijke verplichting om gebouwen voor 1 januari 2023 te laten voldoen aan de duurzaamheidseisen van het zg, Label C sowieso moeten woerden gedaan en ook geld kosten. Daarnaast zijn een aantal vervangingsinvesteringen onvermijdelijk om de gebouwen in de tussentijd qua veiligheid en gezondheid geschikt te houden.

Alternatieven Zie argument 1.1.3.. Het onderzoeken van meerdere varianten is onderdeel geweest van de businesscase en is ook uitgevoerd.

pag. 3/6

Financiën Zie de toelichting onder 1.1. Kanttekeningen over de Verkenningsfase. De totale kosten van de verkenningsfase van scenario 3 zijn geraamd op € 150.000 ex. BTW. Voorgesteld wordt om deze kosten (voorlopig) te dekken via algemene reserve vrij vermogen. Bij een definitief besluit over het beschikbaar stellen van het investeringskrediet voor de ontwikkeling en realisatie van de nieuwe huisvesting zullen deze kosten worden meegenomen in het totaalbedrag van de te activeren kosten. Indien van een dergelijk besluit wordt afgezien, zullen deze kosten ten laste blijven van de algemene reserve vrij vermogen. Juridische zaken Zie hierna onder Participatie en extern overleg. Participatie en (extern) overleg Raad De raad is via de raadsinformatiebrief van 10 juli 2019 geïnformeerd over de opstelling van de businesscase. Op 18 februari 2020 vond in een openbare raadsbijeenkomst de presentatie plaats over de businesscase en de uitkomsten. Vanwege de Coronacrisis kreeg het traject verder vervolg me een informele raadsbijeenkomst (tafeltjesavond) op 28 oktober 2020. De stukken van de businesscase in de vorm van 2 presentaties is aan de raad beschikbaar gesteld en ook is de gelegenheid gegeven om vragen die kunnen ontstaan schriftelijk aan te leveren. Op 2 december jl. heeft een bespreking plaatsgevonden van de businesscase voorafgaande aan de commissie Ruimte & Financiën.

Afgesproken is dat raadsleden tot 22 december a.s. schriftelijk konden reageren op de stukken. De beantwoording door het college heeft inmiddels plaatsgevonden. De businesscase is op 4 januari 2021 behandeld in de Auditcommissie. De raad heeft op 3 februari 2021 een motie aangenomen om een second opinion te laten uitvoeren op de businesscase. Het college heeft de raad kenbaar gemaakt hier positief tegenover te staan en te willen meewerken aan de uitvoering van de motie. Ook heeft zij de raad laten weten dat zij desgewenst bereid is de raad te willen ondersteunen bij de uitvoering van de motie. Ondernemingsraad De Ondernemingsraad heeft een wettelijk advies recht over het onderwerp gemeentelijke huisvesting. De OR is betrokken geweest in het voorbereidingstraject van de businesscase. De OR heeft over de keuze van het College om te komen tot één centrale huisvesting voor de gemeentelijke kantoor- en vergaderfuncties een positief advies uitgebracht. Conform de OR in haar advies aangeeft zal de OR ook advies worden gevraagd bij de verdere uitwerking in de vervolgstappen van verkenning, ontwerp en realisatie. Het advies van de OR is als bijlage 2 bij dit voorstel gevoegd. Vervolgtraject en uitvoering

Indien de raad instemt met dit voorstel zal het college overgaan tot het uitvoeren van de verkenningsfase. De resultaten van deze fase en een voorstel voor een Go/NoGo voor de volgende fase (de Ontwerpfase), verwachten wij in het vierde kwartaal van 2021 de raad te kunnen voorleggen. Bijlagen 1. Presentaties businesscase Kantoorhuisvesting (samenvatting en volledige versie)

pag. 4/6

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van gemeente Krimpenerwaard,

de secretaris,

de burgemeester,

J. Hennip

mr. R.S. Cazemier

pag. 5/6

RAADSBESLUIT Het college stelt de raad voor om te kiezen voor het centraal huisvesten van de gemeentelijke kantoor- en vergaderfuncties en, indien hiertoe wordt besloten, een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen voor de verdere uitwerking.Intern De raad van de gemeente Krimpenerwaard,

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 februari 2021 inzake

Besluit:

1. te komen tot één centrale huisvesting van de gemeentelijke kantoor- en vergaderfuncties van de raad, het college en de medewerkers op een nieuwe nader te kiezen locatie; 2. bij instemming met het voorstel onder 1. een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen van € 150.000 ex. BTW voor de verkenningsfase van scenario 3 en dit bedrag ten laste te brengen van de algemene reserve vrij vermogen. Bij een definitief besluit over het beschikbaar stellen van het investeringskrediet voor de ontwikkeling en realisatie van de nieuwe huisvesting zullen deze kosten worden meegenomen in het totaalbedrag van de te activeren kosten. Indien van een dergelijk besluit wordt afgezien, zullen deze kosten ten laste blijven van de algemene reserve vrij vermogen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 20 april 2021,

de griffier,

de voorzitter,

dr. M-L van Muijen

mr. R.S. Cazemier

pag. 6/6