RV-RB Zienswijze begroting 2023 SAMH

Nr.: 1931810093/836050

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering:

7 juni 2022

Onderwerp:

Jaarstukken 2021 en begroting 2023 Streekarchief Midden Holland

Datum:

26 april 2022

Korte samenvatting De raad wordt voorgesteld kennis te nemen van de jaarstukken 2021 en over de begroting 2023 van Streekarchief Midden Holland een zienswijze in te dienen ten aanzien van, het ontwikkelen van de digitale archiefbewaarplaats (e-depot) en het leveren van een bijdrage om de klimaatverandering tegen te gaan. Voorgesteld besluit De raad wordt voorgesteld om: 1. kennis te nemen van de jaarstukken 2021 en begroting 2023 van Streekarchief Midden-Holland. 2. de financiële gevolgen van de begroting 2023 van Streekarchief Midden-Holland (meerkosten het ontwikkelen van de digitale archiefbewaarplaats “e-depot” € 67.001) mee te nemen in de meerjarenbegroting Krimpenerwaard 2023-2026. 3. een zienswijze in te dienen ten aanzien van, het ontwikkelen van de digitale archiefbewaarplaats (e-depot) om de financiële gevolgen hiervan scherp te monitoren en te rapporteren. Daarnaast het leveren van een bijdrage om de klimaatverandering tegen te gaan. Inleiding Het Streekarchief is belast met de uitvoering van de gemeentelijke taken in het kader van de archiefwet. Dit houdt in het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden die nog bij de deelnemende gemeenten aanwezig zijn.

Daarnaast nazorg van de laatstgenoemde bescheiden, de dienstverlening in de studiezaal en het bevorderen van het historisch onderzoek naar de plaatselijke en regionale geschiedenis. De Gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Midden-Holland (SAMH) is een regeling waarin de gemeenten Gouda, Krimpenerwaard, Krimpen aan den IJssel, Waddinxveen en Zuidplas deelnemen. Voor de uitvoering daarvan zijn financiële middelen nodig. Vanuit Streekarchief MiddenHolland is nu de jaarrekening over het jaar 2021 toegestuurd evenals de begroting voor 2023. De jaarstukken Het streekarchief is in 2021 als gevolg van de verschillende coronamaatregelen verschillende keren voor het publiek gesloten geweest. Ondanks de fysieke sluiting van de studiezaal is er zo veel mogelijk ingezet op digitale dienstverlening. Het opvragen van archiefstukken dor geïnteresseerde heeft hierdoor doorgang gevonden en is er b.v voor onze gemeente bijdrage geleverd aan de programmering van Historische Ontmoetingspunten in de Krimpenerwaard. Vanuit de Krimpenerwaard zijn diverse permanent te bewaren archieven in beheer genomen en zijn bestaande archieven nader toegankelijk gemaakt om in het archiefbeheersysteem Scope te kunnen worden opgenomen mede t.b.v. de vindbaarheid via website. De dienstverlening van het streekarchief heeft in 2021 doorgang gevonden, ondanks de corona perikelen.

De begroting Het jaar 2023 zal naast de reguliere werkzaamheden wederom in het teken staan van de verdere ontwikkelingen van een digitale archiefbewaarplaats “een e-depot”. Vanuit de businesscase wordt, door de aangesloten deelnemers, samengewerkt aan het opzetten van een wettelijk noodzakelijke e-depotvoorziening. Met de inwerkingtreding van de nieuwe archiefwet (1-1-2023) wordt de overbrengtermijn van 20 naar 10 jaar gebracht. Gevolg hiervan is dat de digitale informatie eerder moet worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats om van daaruit openbaar toegankelijk te zijn. Voor de gemeente betekend dit dat uiterlijk 2032 er een voorziening moet zijn waarin deze informatie beheerd kan worden. Daarnaast beschikt de gemeente al over digitale informatie die op termijn openbaar dient te worden gemaakt. Omdat kennis en ervaring nodig zijn voor de overdracht van digitale overheidsinformatie is daarom ook zinvol om nu een aanvang te maken met het opzetten van een e-depotvoorziening.

Beoogd resultaat Een toetsing van de jaarrekening 2021 en begroting 2023 van Streekarchief Midden Holland. Argumenten 1.1

De jaarstukken 2021 sluiten met een positief resultaat. Dienstjaar 2021 kende extra incidentele inkomsten en daarnaast lagere uitkomsten aan werk door derden.

1.2

Het weerstandvermogen wordt verbeterd. Door het Streekarchief Midden-Holland wordt voorgesteld om het voordelig saldo ad. € 10.435 toe te voegen aan de egalisatiereserve.

2.1

De stijging van de bijdrage (zonder e-depot) valt binnen de afspraken die gemaakt zijn in de regio Midden Holland. De gemeentelijke bijdrage 2023 wordt verhoogd maar blijft zonder de bijdrage voor het e-depot binnen de toegestane indexering van 3,3%

2.2

Digitaal archiveren vereist een digitale bewaarplaats. Het realiseren en inrichten van een e-depotvoorziening is noodzakelijk voor de gemeenten en het streekarchief om aan de wettelijke taken te voldoen.

Kanttekeningen 2.1 Kosten ontwikkelingen e-depot zijn slechts geprognotiseerd. In deze begroting wordt vooruitlopend op de besluitvorming vooralsnog rekening gehouden met een gezamenlijk e-depot, dat door het streekarchief beheerd zal gaan worden. De deelnemersbijdrage van de gemeente Krimpenerwaard in de begroting Streekarchief Midden Holland wordt inclusief kosten e-depot voor 2023 geraamd op een bedrag van € 438.152. Alternatieven N.v.t. Financiën Jaarstukken 2021 De jaarstukken 2021 sluiten met een voordelig saldo van € 10.435. De begroting 2021 sloot na wijziging met een positief resultaat van € 6.098. Het voordelig verschil ten opzichte van de begroting 2021 inclusief wijziging is derhalve € 4.337. De verschillen in de jaarstukken 2021 zijn vooral het gevolg van de verschillende wijzen van verantwoording van de kosten en opbrengsten van het Gouwedepot. In de begroting zijn deze onterecht opgenomen bij de overhead. In de jaarstukken zijn deze correct verantwoord bij de betrokken programma's. De overige verschillen zijn in 2021 gering. Alleen bij het programma "Bewaren en beheren" is een grotere afwijking opgetreden dan € 10.000. Dit betreft een nadeel van € 14.000 als gevolg van de restauratie van archiefstukken. Door het Streekarchief Midden-Holland wordt voorgesteld om het voordelig saldo ad. € 10.435 toe te voegen aan de egalisatiereserve.

Het saldo van de reserve komt hiermee op € 87.339. Door het positieve saldo te reserveren wordt het weerstandsvermogen verbeterd. Op basis van artikel 30 van de gemeenschappelijke regeling mag het Streekarchief een egalisatiereserve aanhouden van maximaal 10% van het begrotingstotaal (€ 1.372.000). Door deze toevoeging wordt de reserve voor 63,6% gevuld. De bijdrage van Krimpenerwaard over 2021 was in de oorspronkelijke begroting op € 350.280 begroot. In de tussenrapportage 2021 is deze niet aangepast. De werkelijke bedrage is daardoor gelijk aan het begrote bedrag. De begroting 2023 en ontwikkeling e-depot De gemeentelijke bijdrage 2023 wordt geraamd op € 371.151. Dit is inclusief een bijdrage voor de historische ontmoetingspunten (HOP's) ad. € 3.600 en exclusief kosten e-depot. De gemeentelijke bijdrage neemt (ten

opzichte van 2022) in 2023 toe met € 12.754 (excl. kosten e-depot). De toegestane indexering van 3,3% veroorzaakt een hogere bijdrage van circa € 11.800. De gewogen index voor 2023 voor het Streekarchief Midden-Holland is gebaseerd op de volgende rekenwijze: Economische categorie

Bedrag

Wegings- Toegestane Gewogen factor indexatie indexatie 995.974 0,68 3,70% 2,50% 455.039 0,32 2,50% 0,80% 1 3,30%

Beloning werknemers Netto materieel

€ €

De nieuw in 2023 geraamde lasten voor kosten e-depot bedragen € 262.000. Dit bedrag is gebaseerd op de gemiddelde kosten van 3 mogelijke leveranciers en op de structurele uitbreiding met ongeveer 2 fte. De verdeling van de kosten geschiedt met dezelfde verdeelsleutel als voor reeds beheerde papieren archieven. Voor de gemeente Krimpenerwaard betekent dit een toename van de bijdrage met € 67.001. Besluitvorming over deze kosten geschiedt bij de besluitvorming over programmabegroting 2023. In de zienswijze wordt blijvende aandacht gevraagd om de kosten e-depot scherp te blijven monitoren. De gemeentelijke bijdrage inclusief kosten e-depot is becijferd op € 438.152. Juridische zaken Vooruitlopend op de vaststelling in het algemeen bestuur wordt de programmabegroting op grond van artikel 35 lid 1 van de wet gemeenschappelijke regelingen onder de aandacht van de gemeenteraden gebracht. De raden kunnen op de begroting hun zienswijzen indienen. Participatie en extern overleg N.v.t. Vervolgtraject en uitvoering Tot 10 juni 2022 is er de mogelijkheid om zienswijzen in te dienen over de begroting 2023.

Planning: 26 april 2022: behandeling in college 9 mei 2022: behandeling in auditcommissie 17/24 mei 2021: behandeling in oordeelvormende commissies 7 juni 2021: behandeling in de raad 10 juni 2021: uiterste datum verzending brief met zienswijze aan de verbonden partij Bijlagen Bijlage 1: Aanbiedingsbrieven Streekarchief Midden Holland Bijlage 2: Jaarstukken 2021 Streekarchief Midden Holland Bijlage 3: Begroting 2023 Streekarchief Midden Holland Bijlage 4: Factsheet Bijlage 5: Concept zienswijze brief Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van gemeente Krimpenerwaard, de secretaris,

de burgemeester,

J. Hennip

P.L. Paans

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Krimpenerwaard, Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 april 2022 inzake de jaarstukken 2021 2021 en de begroting 2023 van Streekarchief Midden Holland. gelet op artikel 35 lid 1 van de wet gemeenschappelijke regelingen

Besluit: 1. 2.

3.

kennis te nemen van de jaarstukken 2021 en begroting 2023 van Streekarchief Midden- Holland. de financiële gevolgen van de begroting 2023 van Streekarchief Midden-Holland (meerkosten het ontwikkelen van de digitale archiefbewaarplaats “e-depot” € 67.001) mee te nemen in de meerjarenbegroting Krimpenerwaard 2023-2026. een zienswijze in te dienen ten aanzien van, het ontwikkelen van de digitale archiefbewaarplaats (e-depot) om de financiële gevolgen hiervan scherp te monitoren en te rapporteren. Daarnaast het leveren van een bijdrage om de klimaatverandering tegen te gaan.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 7 juni 2022,

de griffier,

de voorzitter,

dr. M-L van Muijen

P.L. Paans