RV Openstellen digitale weg 29_06_2022.docx - afdoening T22-056

Nr.: 1931829000/829973

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering:

5 juli 2022

Onderwerp:

Openstellen digitale weg voor verzoeken op grond van de Wet open overheid & Aanwijzing Woo-contactpersoon

Datum:

29 juni 2022

Korte samenvatting De raad wordt voorgesteld om de digitale weg voor het indienen van Woo verzoeken, gericht aan de gemeenteraad, gedeeltelijk open te stellen en wijst een Woo-contactpersoon aan. Voorgesteld besluit De raad wordt voorgesteld: 1. om de digitale weg voor het indienen van Woo-verzoeken, als bedoeld in artikel 4.1 lid 2 van de Wet Open overheid, gedeeltelijk open te stellen; 2. dat daarbij gebruik moet worden gemaakt van een digitaal E-formulier, welke beschikbaar is gesteld op de gemeentelijke website; 3. dat het indienen van een digitaal Woo verzoek anders dan via het E-formulier (bijv. e-mail, sms, WhatsApp, fax etc) niet in behandeling wordt genomen; 4. mevrouw S. van den Broek aan te wijzen als Woo-contactpersoon, als bedoeld in artikel 4.7 van de Wet open overheid; 5. dat de binnengekomen Woo-verzoeken middels delegatie in zijn geheel ter afhandeling worden overgedragen aan het college, alsmede het voeren van verweer, procesvertegenwoordiging bij de behandeling van bezwaar- beroepschriften en voorlopige voorzieningen. En de aanwijzing van een Woocontactpersoon in het vervolg middels delegatie door het college wordt aangewezen; 6.

dat het besluit na bekendmaking in het gemeenteblad met terugwerkende kracht in werking treedt op 1 mei 2022; Inleiding Op 13 januari 2015 heeft het college besloten om de elektronische weg (mail en fax) voor verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (hierna Wob) af te sluiten. De reden hiervoor was het tegengaan van misbruik van deze mogelijkheid. Diverse ontwikkelingen (afschaffen Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen voor Wob-verzoeken, de Wet modernisering elektronische bestuurlijk verkeer en de Wet open overheid) maken dat het nu tijd is om de elektronische weg voor informatieverzoeken deelsopen te stellen. De Wet open overheid (hierna: Woo) schrijft dit ook uitdrukkelijk voor. Het bestuursorgaan bepaalt zelf de wijze van elektronische indiening, bijvoorbeeld via een webformulier of een specifiek e-mailadres. Omdat een Woo-verzoek ook aan de gemeenteraad kan zijn gericht, is het nodig dat de raad ook zelf een besluit neemt over het gedeeltelijk openstellen. Een Woo verzoek indienen per gewone post blijft natuurlijk ook tot de mogelijkheden behoren. Daarnaast schrijft de wet voor om een Woo-contactpersoon aan te wijzen. Het advies is om voor de aanwijzing van de Woo-contactpersoon aansluiting te zoeken bij de wijze waarop een Functionaris voor de Gegevensbescherming wordt aangewezen.

In dat geval dienen alle bestuursorganen binnen de gemeente (het college, de burgemeester en de raad) de Woo-contactpersoon aan te wijzen.

Beoogd resultaat Correct uitvoering geven aan de wettelijke plicht vanuit de Wet open overheid. Argumenten 1.1 Steeds beter digitaal bereikbaar De Woo is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo is per 1 mei 2022 inwerking getreden vervangt de Wob. Het grote verschil tussen de Woo en de Wob betreft de actieve openbaarmaking van overheidsinformatie in 11 categorieën, het op orde brengen van de informatiehuishouding van het bestuursorgaan en het aanwijzen van een Woo-contactpersoon. De actieve openbaarmaking gaat gefaseerd. Onderdeel van de Woo is ook een adviescollege dat zal toezien op de informatiehuishouding van het rijk en decentrale overheden. De passieve openbaarmaking is niet veel anders dan het huidige Wob-verzoek. De meest belangrijke wijziging hierbij is de verkorting van de beslistermijnen en de mogelijkheid van zienswijze indienen door derden. Verder schrijft de Woo voor dat elk bestuursorgaan open moet staan voor digitale Woo verzoeken. Door te kiezen voor een e-formulier, wordt er aangesloten bij de werkwijze van het college. 1.2 Inwoner kiest communicatiekanaal Bij het indienen van een digitaal e- formulier via de website kunnen inwoners zélf kiezen hoe zij door de gemeente op de hoogte gehouden worden over hun verzoek.

De inwoner kan naast het e-formulier ook een Woo-verzoek blijven indienen door middel van een ‘ouderwetse’ brief. 5.1 De gemeente is verplicht een Woo-contactpersoon aan te wijzen Op grond van artikel 4.7 van de Woo is de gemeente verplicht een of meerdere contactpersonen aan te wijzen. Deze contactpersoon moet de gemeente op een laagdrempelige en klantvriendelijke wijze bereikbaar maken en antwoorden geven over de beschikbaarheid van publieke informatie. De Woo-contactpersoon moet goed op de hoogte zijn van de informatie die een organisatie in beheer heeft en is daarnaast belast met actieve voorlichtingsfunctie. Verzoekers kunnen door de contactpersoon worden geholpen bij wat zij precies zoeken en bij het scherp krijgen van het informatieverzoek. Ook dient de contactpersoon ervoor zorg te dragen dat contact wordt gelegd met de mensen die daadwerkelijk toegang tot de gevraagde informatie hebben en die de informatie kunnen verschaffen. 6.1 Delegatie Woo verzoeken en aanwijzen contactpersoon In de raadsvergadering van 29 september 2020 is het Algemeen delegatie- en mandaatbesluit Krimpenerwaard 2020 door u als raad vastgesteld. Hierin is de behandeling van verzoeken op grond van de Wob gedelegeerd aan het college. Aangezien de Woo de Wob vervangt is het raadzaam om de delegatie voor wat betreft dit onderwerp te herzien.

Het gaat te ver om voor elke (minimale) wetswijziging het genoemde Algemeen delegatie- en mandaatbesluit te wijzigen, waardoor dit beslispunt is opgenomen. Waar in het genoemde Algemeen delegatie- en mandaatbesluit Wob stond vermeld kan daar nu hoofdstuk 4 en 5 Woo voor in de plaats worden gelezen. De delegatie ziet daarmee op het (voorbereiden van) besluiten, alsmede het opschorten, verdagen van termijnen, doorzendbesluiten en het weigeren van informatie. Tevens is inbegrepen het optreden in c.q. het voeren van verweer en het voorzien in de formele procesvertegenwoordiging bij de behandeling van door derden ingediende bezwaar- en beroepschriften c.q. verzoeken om voorlopige voorziening. Wanneer het bereik van een Woo verzoek mede betrekking heeft op de documenten waarop door de raad geheimhouding is opgelegd en/of bekrachtigd, dan blijft de heroverweging of geheimhouding, voorbehouden aan de raad. De reden voor delegatie voor het aanwijzen van een Woo-contactpersoon is de praktische uitvoerbaarheid en het bevorderen van de snelheid van besluitvorming.

2 van 4

Kanttekeningen 1.1 Meer Woo verzoeken? Een risico is dat door het gedeeltelijk openstellen van de digitale weg meer Woo-verzoeken worden ingediend. Dit levert dan meer werk op voor de medewerkers. Aan de andere kant biedt de Woo juist de mogelijkheid tot het indienen van dergelijke verzoeken en wil de gemeente ook open en transparant zijn. 4.1 Risico geen Woo-contactpersoon aanwijzen Indien de gemeente geen Woo-contactpersoon aanwijst, loopt de gemeente een risico op reputatieschade omdat niet aan de wettelijke plicht wordt voldaan. Alternatieven Een ander alternatief zou zijn om de e-mail open te stellen voor Woo-verzoeken. Gelet op het waarborgen van het (digitaal) ondertekenen is er gekozen voor een e-formulier, waardoor er een digitale handtekening wordt gezet bij indiening. Financiën - Het besluit heeft geen financiële consequenties. Juridische zaken Zie onder argumenten. Participatie en extern overleg n.v.t. Vervolgtraject en uitvoering - De gemeentelijke website is per 1 mei aangepast aan de Woo. - Het E-formulier is beschikbaar gesteld op de gemeentelijke website en er wordt verwezen naar de Woocontactpersoon en contactgegevens. Bijlagen Bijlage 1 – Raadsbesluit

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van gemeente Krimpenerwaard, de secretaris,

de burgemeester,

J. Hennip

P.J. Bouvy-Koene

3 van 4

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Krimpenerwaard, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders met nummer 1931829000; gelet op het bepaalde in de Wet open overheid en de artikelen 2:15 en 2:16 van de Algemene wet bestuursrecht;

Besluit: 1. om de digitale weg voor het indienen van Woo-verzoeken, als bedoeld in artikel 4.1 lid 2 van de Wet Open overheid, gedeeltelijk open te stellen; 2. dat daarbij gebruik moet worden gemaakt van een digitaal E-formulier, welke beschikbaar is gesteld op de gemeentelijke website; 3. dat het indienen van een digitaal Woo-verzoek anders dan via het E-formulier (oa e-mail, sms, WhatsApp, fax etc) niet in behandeling wordt genomen; 4. mevrouw S. van den Broek aan te wijzen als Woo-contactpersoon, als bedoeld in artikel 4.7 van de Wet open overheid; 5. dat de binnengekomen Woo-verzoeken middels delegatie in zijn geheel worden overgedragen aan het college ter afhandeling, alsmede het voeren van verweer, procesvertegenwoordiging bij de behandeling van bezwaar- beroepschriften en voorlopige voorzieningen. En het aanwijzen van een Woocontactpersoon eveneens wordt gedelegeerd aan het college. 6. dat dit besluit wordt aangehaald als: Besluit gedeeltelijk openstelling elektronische weg Woo-verzoeken raad en aanwijzen Woo-contactpersoon gemeente Krimpenerwaard 2022; 7. dat het besluit na bekendmaking in het gemeenteblad met terugwerkende kracht in werking treedt op 1 mei 2022.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 5 juli 2022,

de griffier,

de voorzitter,

dr. M-L van Muijen

P.J. Bouvy-Koene

4 van 4