RV en RB zienswijze begroting 2022 SAMH__74370__(2)

RAADSVOORSTEL

Nr.: 193171078/74370

Raadsvergadering:

1 juni 2021

Onderwerp:

Jaarrekening 2020 en begroting 2022 Streekarchief Midden-Holland

Datum:

28 april 2021

Korte samenvatting De raad wordt voorgesteld kennis te nemen van de jaarrekening 2020 en over de begroting 2022 van het Streekarchief Midden-Holland geen zienswijze in te dienen. Voorgesteld besluit De raad wordt voorgesteld om: 1. Kennis te nemen van de jaarrekening 2020 van Streekarchief Midden-Holland 2. In te stemmen met de ontwerp begroting 2022 Streekarchief Midden-Holland en geen zienswijze in te dienen Inleiding Het Streekarchief is belast met de uitvoering van de gemeentelijke taken in het kader van de archiefwet. Dit houdt in het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden die nog bij de deelnemende gemeenten berusten Daarnaast nazorg van de laatstgenoemde bescheiden, de dienstverlening in de studiezaal en het bevorderen van het historisch onderzoek naar de plaatselijke en regionale geschiedenis. De Gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Midden-Holland (SAMH) is een regeling waarin de gemeenten Gouda, Krimpenerwaard, Krimpen aan den IJssel, Waddinxveen en Zuidplas deelnemen. Voor de uitvoering daarvan zijn financiële middelen nodig. Vanuit Streekarchief Midden-Holland is nu de jaarrekening over het jaar 2020 toegestuurd evenals de begroting voor 2022.

De Jaarrekening Ondanks de pandemie is SAMH in staat geweest zijn activiteiten voort te zetten. Veel van de werkzaamheden hebben via de digitale weg plaatsgevonden. Het accent op de digitale beschikbaarheid van de opgeslagen archieven is daarmee versterkt. Het nader toegankelijk maken van de archieven en de nieuwe raadpleegomgeving voor het publiek hebben vanwege de pandemie extra aandacht gekregen. De toezichttaken zijn voornamelijk verlopen via de digitale weg, waarmee de geplande fysieke inspecties zijn doorgeschoven naar een later moment. Met het vaststellen van de Producten en Diensten Catalogus (PDC) en het onderbrengen van de financiële bedrijfsvoering zijn goede stappen gezet voor het optimalisering van de bedrijfsvoering. De resultaten hiervan zullen moeten leiden tot meer inzicht in de activiteiten van het SAMH versus de gemeentelijke bijdragen. Voor de realisatie van de gevraagde van garantiebanen en /of invulling van SROI-paragraaf bij aanbestedingen is de samenwerking met de beheerder van De Chocoladefabriek aangegaan. In de zienswijze op de begroting van 2020 van het SAMH is gesteld dat een eventueel positief saldo in een bestemmingsreserve gestort dient te worden. Dit in afwachting op de effecten van de nog vast te stellen beleidsvisie.

Het Algemeen Bestuur van het SAMH wordt dan ook voorgesteld om het positief saldo over 2020 in te zetten voor het versterken van het weerstandsvermogen. Begroting 2022 Het jaar 2022 zal in het teken staan van het inventariseren van de consequenties die de Wet Open Overheid (WOO) en de actualisatie van de Archiefwet (AW) met zich mee zal brengen. Er wordt regionaal onderzocht hoe en in welke vorm een “e-depot” vorm gegeven kan worden en wordt de digitalisering van de bestaande archieven voortgezet. Genoemde onderwerpen zijn niet meer los van elkaar te zien. De vervroegde overdracht van de “te bewaren” digitale overheidsarchieven voort komen uit de actualisatie van de AW en de verdergaande

1

digitalisering van de analoge archieven komen vooralsnog naast de huidige taak die het Streekarchief uitoefent. Het Algemeen Bestuur van het SAMH heeft eind 2020 dan ook ingestemd met de richting van de nieuwe beleidsvisie voor de toekomst. Het streven van het Bestuur is om nieuwe taken zo veel als mogelijk binnen de bestaande organisatie op te pakken. De verdere uitwerking en de effecten hiervan zal worden opgenomen in de Producten en Diensten Catalogus (PDC) van het SAMH. Beoogd resultaat Een toetsing jaarrekening 2020 en begroting 2022 van Streekarchief Midden-Holland. Argumenten 1.1 De jaarrekening 2020 sluit af met een positief resultaat . Dit wordt voor € 30.000 veroorzaakt door de coronacrisis vanwege lagere kosten voor de studiezaal, lagere huur van de Chocoladefabriek en minder inhuur personeel. Ook is de oplevering van de nieuwe raadpleegomgeving vertraagd waardoor er voor € 14.000 minder is uitgegeven aan automatisering. Ook is er een voordeel vanwege de teruggave van de schoonmaakkosten over jaren 2018 en 2019 waarmee €9.000 gemoeid is. 1.2 Het weerstandvermogen wordt sterk verbeterd. Voorgesteld wordt om het voordelig saldo ad. € 76.904 toe te voegen aan de egalisatiereserve. Hiermee komt de reserve op € 76.904.

Op basis van artikel 30 van de gemeenschappelijke regeling mag het streekarchief een egalisatiereserve aanhouden van maximaal 10% van het begrotingstotaal (€ 141.000). Door deze toevoeging wordt de reserve voor 45 % gevuld. 2.1 De stijging van de bijdrage valt binnen de afspraken die gemaakt zijn in de Regio Midden Holland. De bijdrage 2022 van de gemeente Krimpenerwaard is begroting op € 358.397. Dit is inclusief een bijdrage voor de historische ontmoetingspunten (HOP's) ter waarde van € 3.600. De begroting voor de Krimpenerwaard zonder HOP’s bedraagt € 354.797,- De begroting ten opzichte van de bijdrage in 2021 (€350.280,-) is een stijging van € 4.517 (1,29%) en valt binnen de toegestane loon en prijsstijgingen zoals vastgesteld. 2.2 De begroting 2022 is sluitend en stijgt de gemeente bijdrage binnen de gemaakte afspraken in de regio. De bijdrage 2022 van de gemeente Krimpenerwaard is € 358.397. Dit is inclusief de bijdrage voor de historische ontmoetingspunten (HOP's) ad. € 3.600. Derhalve € 354.797 zonder de HOP’s. Ten opzichte van de bijdrage in 2021 ad. 350.280 is dit een stijging van € 4.517 (1,29%) en valt binnen de toegestane loon en prijsstijgingen. Kanttekeningen N.v.t. Alternatieven N.v.t. Financiën Jaarstukken 2020 Het positief verschil van € 63.512 wordt enerzijds veroorzaakt door hogere baten ad. € 12.000 en door lagere lasten van € 51.000.

In tegenstelling tot menig gemeente worden de voordelen van het streekarchief voor een belangrijke mate veroorzaakt door de coronacrisis. De hogere baten zijn met name gerealiseerd door een groter aantal aanvragen voor kopieën en archiefstukken omdat bezoekers niet naar het archief mochten of wilden komen. De lagere lasten worden voor € 30.000 eveneens veroorzaakt door de coronacrisis ivm minder kosten voor de studiezaal, lagere huur van de Chocoladefabriek en minder inhuur personeel. Daarnaast is de oplevering van de nieuwe raadpleegomgeving vertraagd zodat € 14.000 minder aan automatisering is uitgegeven. Als laatste voordeel wordt een teruggaaf van schoonmaakkosten over 2018 en 2019 genoemd van € 9.000 waarmee nog geen rekening gehouden is.

2 van 4

De bijdrage van Krimpenerwaard over 2020 was in de begroting 2020 op € 325.101 begroot. In de tussenrapportage 2020 is deze verhoogd met € 16.255 en komt hiermee op € 341.356. De werkelijke bijdrage is gelijk aan het begrote bedrag inclusief verhoging. De begroting 2022 De gewogen index voor 2022 voor het Streekarchief is gebaseerd op de volgende rekenwijze: Economische categorie

Bedrag

Wegingsfactor

Indexatie

Beloning werknemers Netto materieel

948.166,00 555.827,00

63,04% 36,96%

101,4 101,1

Gewogen gemiddelde indexatie

1.503.993,00

100,00%

101,29

Juridische zaken Vooruitlopend op de vaststelling in het algemeen bestuur wordt de programmabegroting op grond van artikel 35 lid 1 van de wet gemeenschappelijke regelingen onder de aandacht van de gemeenteraden gebracht. De raden kunnen op de begroting hun zienswijzen indienen. Participatie en extern overleg N.v.t. Vervolgtraject en uitvoering Tot 10 juni 2021 is er de mogelijkheid om zienswijzen in te dienen over de begroting 2022. Planning: 28 april 2021: behandeling in college 10 mei 2021: behandeling in auditcommissie 18/25 mei 2021: behandeling in oordeelvormende commissies 1 juni 2021: behandeling in de raad 10 juni 2021: uiterste datum verzending brief met zienswijze aan de verbonden partij Bijlagen Bijlage 1: Aanbiedingsbrieven Streekarchief Midden-Holland Bijlage 2: Rekening 2020 Streekarchief Midden-Holland Bijlage 3: Begroting 2022 Streekarchief Midden-Holland Bijlage 4: Raadsvoorstel en raadsbesluit Bijlage 5: Factsheet Bijlage 6: Concept zienswijze brief Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van gemeente Krimpenerwaard, de secretaris,

de burgemeester,

J. Hennip

mr. R.S. Cazemier

3 van 4

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Krimpenerwaard, Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 april 2021 inzake de jaarrekening 2020 en de begroting 2022 Streekarchief Midden-Holland gelet op artikel 35 lid 1 van de wet gemeenschappelijke regelingen

Besluit: 1. Kennis te nemen van de jaarrekening 2020 Streekarchief Midden-Holland 2. In te stemmen met de ontwerp begroting 2022 van Streekarchief Midden-Holland en dient geen zienswijze in Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 1 juni 2021,

de griffier,

de voorzitter,

dr. M-L van Muijen

mr. R.S. Cazemier

4 van 4