RV commissie bestuurlijke vernieuwing overdrachtsdocument BOB-vergadermodel

Nr.: 1931753099/753121

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering:

8 februari 2022

Onderwerp:

Voorstel commissie bestuurlijke vernieuwing overdrachtsdocument BOBvergadermodel

Datum:

9 december 2021

Korte samenvatting De commissie Bestuurlijke Vernieuwing heeft in september 2021 besloten deze raadsperiode af te sluiten met het opstellen van een overdrachtsdocument voor het BOB-vergadermodel voor de nieuwe raad. Daartoe zijn in oktober en november 2021 gesprekken gevoerd met verschillende stakeholders uit de raad en de commissies, de griffie, het college en de ambtelijke organisatie om input te verzamelen. Begin december zijn de resultaten van deze gesprekken in de commissie Bestuurlijke Vernieuwing besproken. De commissie Bestuurlijke Vernieuwing legt aan de hand daarvan het raadsvoorstel overdrachtsdocument BOB-vergadermodel voor de nieuwe raad voor. Voorgesteld besluit De raad wordt voorgesteld om: 1. In te stemmen met de aandachtspunten voor het BOB-vergadermodel bij de overdracht aan de nieuwe raad, zoals verwoord in de bijlage en de voorgestelde vervolgacties in 2022 uit te voeren; 2. De commissie Bestuurlijke Vernieuwing te mandateren om de uitwerking ter hand te nemen en de uitvoering van de aandachtspunten en de vervolgacties bij de overdracht te bevorderen en bewaken; 3. De werking van het BOB-vergadermodel jaarlijks te blijven evalueren, voor het eerst in het eerste kwartaal 2023. Inleiding De Raad besloot op 5 november 2019 vanaf 2020 van start te gaan met het werken volgens het BOBvergadermodel (Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming)..

De tussenevaluatie die in de raad van 2 februari 2021 besproken werd leerde dat het te vroeg was om een goed oordeel te geven over de effectiviteit van het BOB-vergadermodel in relatie tot het realiseren van de vier doelen: 1. De raad wil burger en politiek dichter bij elkaar brengen; 2. De raad beoogt meer regie te krijgen over de raadsagenda; 3. De raad wil meer ruimte voor politiek debat; 4. De raad wil besparen op vergadertijd, maar niet ten koste van de kwaliteit. In de raadsvergadering van 2 februari 2021 besloot de raad op voorstel van de commissie Bestuurlijke Vernieuwing door te gaan met het gebruik van het BOB- vergadermodel en een aantal speerpunten te benoemen waaraan in 2021 speciaal zou worden gewerkt. De commissie Bestuurlijke Vernieuwing werd gevraagd de goede vormgeving hiervan gedurende het jaar te volgen. De speerpunten waren als volgt verwoord: 1. Voorkom dubbelingen oordeels- en besluitvormende fase 2. Meer communicatie 3. Raadsleden blijven trainen 4. Afspraken handhaven en nakomen In september heeft de commissie Bestuurlijke Vernieuwing besloten 2021 én deze raadsperiode af te sluiten met een overdrachtsdocument BOB voor de nieuwe raad. Daartoe zijn in oktober en november 2021gesprekken gevoerd met verschillende stakeholders uit de raad en de commissies, de griffie, het college en de ambtelijke organisatie om input te verzamelen.

Uit de resultaten blijkt dat het BOB-vergadermodel in principe goed werkt, ondanks de beperkingen die de coronapandemie nog steeds opleveren. In 2021 is er op basis van de speerpunten ook zeker vooruitgang geboekt. De inzet is om vast te houden aan het BOB-vergadermodel en tegelijkertijd inspanningen te blijven

doen om gezamenlijk tot nog betere resultaten te komen. Daartoe stelt de commissie voor het overgangsdocument voor de nieuwe raad vast te stellen en in te zetten op enkele vervolgacties. Beoogd resultaat Tijdig met de voorbereiding van de overdracht van kennis en vaardigheden over het BOB-vergadermodel aan de nieuwe raad starten en continue de werking van het BOB-vergadermodel en de instrumenten te blijven verbeteren en bijstellen als dat nodig is. Argumenten 1. ‘In te stemmen met de aandachtspunten voor het BOB-vergadermodel bij de overdracht aan de nieuwe raad, zoals verwoord in de bijlage en de voorgestelde vervolgacties in 2022 uit te voeren’ 1.1. Het BOB-vergadermodel werkt goed om tot een nog grotere betrokkenheid van inwoners bij de politiek te komen en de kwaliteit van besluitvorming te verbeteren. 1.2. Daarin kunnen we nog aanscherpen. 1.3. Flexibele werkvormen leiden tot meer participatie en motivatie om mee te doen. 1.4. De instrumenten van het BOB vergadermodel die we nu hebben voldoen, enkele aanvullingen kunnen de werking verhelderen en verbeteren. 1.5. Door de agenderende rol van de raad nog meer vorm te geven wordt de sturende en politieke rol van de raad versterkt. 1.6. Het is van belang kennis en vaardigheden voor zowel raad, college als ambtelijke organisatie up to date te houden om het BOB-vergadermodel nog beter te laten werken. 1.7.

De helderheid rond kernrollen, - taken en verantwoordelijkheden van raad, college, griffie en ambtelijke organisatie is van belang. 1.8. Hierop kan ingezet worden door vanaf de start van de nieuwe raad kennis- en vaardigheden over te dragen. 1.9. Doelmatig en doelgericht met de -beperkte- vergadertijd om gaan blijft een belangrijke drijfveer. 2. ‘De commissie Bestuurlijke Vernieuwing te mandateren om die uitwerking ter hand te nemen en de uitvoering te bevorderen en te bewaken’ 2.1. Door de commissie Bestuurlijke Vernieuwing, die tot taak heeft voorstellen aan de raad te doen tot bestuurlijke vernieuwing en de raad te adviseren, te mandateren wordt de vlotte realisatie geborgd. 3. ‘De werking van het BOB-vergadermodel jaarlijks te blijven evalueren, voor het eerst in het eerste kwartaal 2023’ 3.1. De intentie is er om te blijven leren, opgedane kennis en ervaringen met het BOB-vergadermodel te bezien en te bewaren en actief bij te stellen als dat het resultaat ten goede komt. Kanttekeningen Geen Alternatieven Zonder overdrachtsdocument van start gaan met de nieuwe raad. Financiën Het opstellen en uitvoeren van het overdrachtsdocument en de vervolgacties vraagt geen extra budget. Juridische zaken Nvt Participatie en extern overleg Nvt Vervolgtraject en uitvoering

De commissie Bestuurlijke Vernieuwing zal de uitvoering van de aanbevelingen in het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad en de vervolgacties blijven volgen. De griffie zal een overdrachtsdocument opstellen. Eerste kwartaal 2023zal de commissie Bestuurlijke Vernieuwing opnieuw de werking evalueren. De regelmatige evaluatie van het BOB vergadermodel en de effectiviteit ervan wordt onderdeel van een jaarlijkse proces van evalueren, blijven leren en bijstellen waar nodig.. Besluitvorming over het overdrachtsdocument vindt plaats in de raad van 8 februari 2022. Bijlagen Bijlage 1: Presentatie commissie Bestuurlijke Vernieuwing; resultaten gesprekken BOB-vergadermodel 2021 Bijlage 2: Overdrachtsdocument BOB-vergadermodel voor de nieuwe raad met vervolgacties

Hoogachtend, De commissie bestuurlijke vernieuwing, de voorzitter,

K. Larooij

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Krimpenerwaard, Gelezen het voorstel van de commissie bestuurlijke vernieuwing van 6 december 2021 inzake Voorstel commissie bestuurlijke vernieuwing overdrachtsdocument BOB-vergadermodel gelet op

Besluit: 1. In te stemmen met de aandachtspunten voor het BOB-vergadermodel bij de overdracht aan de nieuwe raad, zoals verwoord in de bijlage en de voorgestelde vervolgacties in 2022 uit te voeren; 2. De commissie Bestuurlijke Vernieuwing te mandateren om de uitwerking ter hand te nemen en de uitvoering van de aandachtspunten en de vervolgacties bij de overdracht te bevorderen en bewaken; 3. De werking van het BOB-vergadermodel jaarlijks te blijven evalueren, voor het eerst in het eerste kwartaal 2023. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 8 februari 2022,

de griffier,

de voorzitter,

dr. M-L van Muijen

P.L. Paans