RKC Krw - Second opinion BuCa gemeentekantoren - Rapportage DEF.pdf

www.ksbkm.nl

2 Hoe groot is het risico op overschrijding van de bouwsom bij nieuwbouw? Concreet: wat is de onnauwkeurigheidsmarge van de huidige raming? 10%, 25%, 40%? Is een onderbouwing aanwezig? Ja er is een onderbouwing van de bouwkosten aanwezig in de vorm van een elementencluster raming. Een elementencluster raming is een abstracte raming waarbij op basis van kengetallen per m2 gevel, dak, binnenwand etc. een begroting wordt opgesteld. Sluit de onderbouwing goed aan en is deze helder? Ja, de begrotingen sluiten goed aan bij de studie en het doel van de studie. Is de onderbouwing inhoudelijk correct? Ja, de begrotingen zijn correct opgebouwd en de gehanteerde kengetallen sluiten aan bij de aard en omvang van het project. Er dient echter wel opgemerkt te worden dat de begrotingen prijspeil januari 2021 hebben en dat voor de budgettering wel degelijk rekening moet worden gehouden met prijsstijgingen. Daarnaast is voor de aankoop van de grond een aanname gedaan van € 200,- per m2. Dit lijkt ons te optimistisch aangezien voor bouwgrond op de omliggende bedrijventerreinen hogere bedragen worden gevraagd. Dit betekent dat de investeringskosten van scenario 3 (nieuwbouw) iets hoger zullen komen te liggen maar niet zoveel hoger dat het van invloed is op de conclusies in de rapportage. Er dient echter met de budgettering wel rekening mee te worden gehouden.

Wat de risico’s op overschrijding en de onnauwkeurigheidsmarge betreft. Het risico op overschrijding van de bouwkosten is sterk afhankelijk van de keuzes die gemaakt worden in het vervolgproces en de eisen en wensen die worden opgenomen in het uiteindelijke project. Indien vanaf het begin kostengestuurd wordt geprogrammeerd en ontworpen dan kan op dit moment een dergelijk project binnen het begrootte budget worden gerealiseerd. 3 Welke marge wordt gehanteerd bij de ingeschatte opbrengsten van de bestaande gebouwen, en is dat reëel? Is een onderbouwing aanwezig? Ja, er is een makelaar betrokken die een taxatie heeft gemaakt en die heeft gekeken naar de mogelijkheden van herontwikkeling. Op basis hiervan heeft HEVO een begroting opgesteld. Sluit de onderbouwing goed aan en is deze helder? Deels, de onderbouwing sluit goed aan maar is voor een leek lastig leesbaar omdat in 1 kolom verschillende grootheden door elkaar worden gebruikt. Is de onderbouwing inhoudelijk correct? Deels, in de onderbouwing zaten een aantal foutjes. Deze zijn inmiddels gecorrigeerd. Deze fouten hadden betrekking op de doorberekening van het herontwikkelingspotentieel. Deze komt door de aanpassingen iets lager uit, maar is nog steeds positief. In de businesscase zijn de exacte uitkomsten van de berekening van het herontwikkelingspotentieel niet opgenomen. Hier is alleen gekeken of het potentieel heeft.

Als we kijken naar de taxatie van de huidige waarde dan hebben wij wel onze bedenkingen. Er wordt bij de taxatie namelijk uitgegaan van het huidige gebruik. Er moet vanuit worden gegaan dat de gemeente de gebouwen verlaat en dat er nieuwe huurders voor moeten worden gevonden. Wij vragen ons af of er in de regio wel vraag is naar dergelijke kantoren met een dergelijk volume, zeker nu ervan uit wordt gegaan dat er na corona minder behoefte is aan kantoren. De makelaar geeft dit ook aan. 4 Is er een personele besparing (fte en geld) te realiseren met de verhuizing naar één locatie? Is een onderbouwing aanwezig? Deels, er is gekeken naar de besparing door minder reistijdverliezen en de besparing door de interne post. Er is echter niet gekeken naar besparingen door minder locatie gebonden personele lasten. Sluit de onderbouwing goed aan en is deze helder? Deels, de berekening van de reistijdverliezen is uitvoerig en helder. De berekening van de besparing door de interne post ontbreekt maar is op verzoek nagezonden. De berekening van de overige besparing op locatie gebonden personele lasten ontbreekt. Is de onderbouwing inhoudelijk correct? Ja, de onderbouwing die voor de reistijdverliezen en interne post is gemaakt is correct. Voor de besparing op locatie gebonden personele lasten dient nog een aanvullende berekening te worden gemaakt.

Door de centralisatie zullen een aantal fte kunnen komen te vervallen. 5 Er wordt uitgegaan van een exploitatiewinst van nieuwbouw vs handhaving bestaande gebouwen. Wat is het risico dat die winst verdwijnt door overschrijding geraamde bouwsom van nieuwbouw? Hier is niet specifiek naar gekeken. Om te beginnen is dit risico natuurlijk voor alle scenario’s aanwezig, omdat er bij alle scenario’s kans is op tegenvallers. Over het algemeen is het zelfs zo dat de kans op tegenvallers door onvoorziene omstandigheden bij werkzaamheden in bestaande gebouwen groter is dan bij nieuwbouw. Dit komt doordat er bij bestaande gebouwen meet onzekerheden zijn en er veel meer maatvoering benodigd is. Het antwoord op de vraag is dus dat de kans daarop verwaarloosbaar is.

1477 rap 210510 hk01

Pagina 19 van 30

Demmersweg 34

T 06 53 77 96 91

7556 BN Hengelo

info@ksbkm.nl

T 06 20 61 58 70

KvK 74447734 NL95KNAB0764395734

www.ksbkm.nl

6 Is de onderbouwing voor de duurzaamheids-investering voor nieuwbouw vergeleken met (beperkte) verduurzaming van de locaties Lekkerkerk en Stolwijk valide? Is een onderbouwing aanwezig? Ja Sluit de onderbouwing goed aan en is deze helder? Ja, Is de onderbouwing inhoudelijk correct? Ja, Bij alle scenario’s is uitgegaan van de maximale verduurzaming. Bij scenario 3 (nieuwbouw) is dit CO2-neutraal en bij de andere scenario’s is dit energieneutraal. Dit houdt in dat met scenario 3 (nieuwbouw) wordt voldaan aan de klimaateis in 2050 en met de andere scenario’s aan de klimaateis in 2030. 7 Zijn de door het college aangedragen locaties voor nieuwbouw vanuit bereikbaarheid met auto en ov de beste? Voor zover wij kunnen achterhalen is er geen concrete locatie aangedragen door het college. Door HEVO is echter wel berekend wat de beste locatie zou zijn kijkend vanuit bereikbaarheid met de auto en OV. Dit zou een locatie in Bergambacht zijn. 8 Is de (kwalitatieve) berekening voor ‘dienstverlening’ valide? Is een onderbouwing aanwezig? Ja Sluit de onderbouwing goed aan en is deze helder? Deels, er wordt te veel gefocust op reistijd Is de onderbouwing inhoudelijk correct? Op zich is de onderbouwing correct alleen zijn wij van mening dat er te weinig diepgang in zit en er te veel wordt ingezoomd op de reistijd.

Vandaar ook dat wij adviseren om een organisatieadviesbureau naar de aspecten Dienstverlening en Organisatie + sturing te laten kijken. Een organisatieadviesbureau kijkt vanuit de organisatie en de klanten van de organisatie hoe een organisatie het beste kan worden ingericht en hoe werkprocessen moeten worden vormgegeven. Het onderzoek van HEVO kijkt vanuit de huisvesting. 9 Is het te verwachten effect van thuiswerken op de benodigde m2 en de verhouding werkplekken/ overige ruimtes en parkeerbehoefte voldoende uitgekristalliseerd? Is een onderbouwing aanwezig? Ja Sluit de onderbouwing goed aan en is deze helder? Ja Is de onderbouwing inhoudelijk correct? Ja, er is uitgebreid onderzoek gedaan naar de effecten van thuiswerken op het ruimtelijke programma, de vervoersbewegingen en de daaruit voortvloeiende parkeerbehoefte. Deze uitkomsten zijn naar aanleiding van de corona pandemie herijkt waardoor het ruimtelijk programma is verkleind. Dit is vervolgens doorgerekend in alle aspecten. 10 Wat zijn de jaarlijkse totale exploitatielasten van de huidige locaties in vergelijking met de exploitatielasten nieuwbouw? Is een onderbouwing aanwezig? Ja en Nee. Omdat er binnen het wettelijk kader geen ruimte is om nog jaren door te gaan met de exploitatie van de huidige locaties is ervoor gekozen om geen nul-scenario te berekenen.

In plaats hiervan wordt feitelijk het scenario 1 (4 kantoren bestaand) doorgerekend. Bij de berekeningen wordt alleen gekeken naar de exploitatiekosten van het eerste jaar. Sluit de onderbouwing goed aan en is deze helder? Ja, de onderbouwing is helder en geeft de verwachte exploitatielasten in het eerste jaar aan. Er wordt niet naar de Total Cost of Ownership gekeken. Is de onderbouwing inhoudelijk correct? Ja, HEVO heeft van alle scenario’s een begroting gemaakt van de exploitatielasten. Hieruit komt naar voren dat scenario 3 (nieuwbouw) lagere exploitatielasten heeft dan de andere scenario’s. Dit komt mede doordat scenario 3 (nieuwbouw), in tegenstelling tot de andere scenario’s, nul op de meter is. Dit houdt in dat alle energie (gebouw gebonden en gebruiker gebonden) wordt opgewekt door het gebouw. Hierdoor zijn er geen energiekosten. 11 Verzoek om vergelijking van kosten houtskeletbouw vs traditionele bouw? In de Businesscase heeft HEVO voor scenario 3 (nieuwbouw) 2 verschillende opties uitgewerkt en vergeleken met de andere scenario’s. De eerste optie is een traditioneel gebouwde nieuwbouw en de tweede is een met houtskeletbouw opgebouwde nieuwbouw. Beide varianten zijn zowel op investeringskosten als exploitatiekosten (pagina 44 en 46 van de Businesscase) begroot.

Uit de begrotingen kan worden afgelezen dat de optie met houtskeletbouw zowel op investeringskosten als exploitatiekosten “duurder” is dan de traditionele optie. De voordelen van de houtskeletbouw zitten meer in de veel betere score op duurzaamheid en gezondheid.

1477 rap 210510 hk01

Pagina 20 van 30

Demmersweg 34

T 06 53 77 96 91

7556 BN Hengelo

info@ksbkm.nl

T 06 20 61 58 70

KvK 74447734 NL95KNAB0764395734

www.ksbkm.nl

12 Graag een overzicht van te verwachten inkomsten/uitgaven ontwikkeling huidige locaties bij nieuwbouw gemeentekantoor daar er gesproken werd van (sociale) woningbouw op de huidige locaties. Is een onderbouwing aanwezig? Ja Sluit de onderbouwing goed aan en is deze helder? Ja. Is de onderbouwing inhoudelijk correct? Deels, de manier van rekenen is correct alleen zaten in de oorspronkelijke onderbouwing een paar fouten. Deze zijn besproken en zijn door HEVO opnieuw doorgerekend. Voor alle locaties is begroot wat de opbrengsten van herontwikkeling zijn. Hiervoor zijn verschillende scenario’s doorgerekend (van transformatie tot sloop + nieuwbouw) en zijn ook verschillende rekenmethoden gebruikt. De samenvatting van deze berekeningen staan op pagina 79 van de Businesscase in de derde kolom van de tabel. In deze tabel is de actuele boekwaarde van de gebouwen van het resultaat van de herontwikkeling getrokken. Het resultaat van de herontwikkeling (indicatieve grondwaarde = inkomsten minus uitgaven van de herontwikkeling) is voor alle locaties positief. Doordat de boekwaarde echter behoorlijk hoog is, is het resultaat (boekwaarde minus indicatieve grondwaarde) negatief.

13 Wordt 1, 2 of 3 dagen per week thuiswerken de norm bij het bepalen van het aantal werkplekken? Is een onderbouwing aanwezig? Ja Sluit de onderbouwing goed aan en is deze helder? Ja Is de onderbouwing inhoudelijk correct? Ja, er is zowel voor corona als tijdens corona een enquête gedaan onder het personeel. Hierbij is ook specifiek gekeken naar het thuiswerken. De resultaten van deze enquêtes zijn vertaald in de flexfactor, deze is in de laatste versie voor alle scenario’s op 0,6 gezet. Dit houdt in principe in dat er per FTE 0,6 werkplekken beschikbaar zijn. Als we dit vertalen naar dagen thuiswerken dan betekent het dat een medewerker gemiddeld 40% van de tijd thuis werkt. 14 Svp aanvullende rapportage waarin de keuze voor nieuwbouw wordt afgezet tegen revitalisering /uitbreiding van de locaties Lkk/Stolwijk (immers: hergebruik van bestaand vastgoed is duurzaam en hiermee zou de gemeente een goed voorbeeld kunnen geven) Is een onderbouwing aanwezig? Ja Sluit de onderbouwing goed aan en is deze helder? Ja Is de onderbouwing inhoudelijk correct? Ja. Een aanvullende rapportage is niet “nodig”. De revitalisering/ uitbreiding van de locaties Lekkerkerk en Stolwijk zijn scenario 4 (hybride) in de Businesscase. Dit scenario is langs dezelfde meetlat gelegd als de andere scenario’s.

Duurzaamheid is hierbij op 2 verschillende manieren benaderd en op beide benaderingsmethoden scoort scenario 4 (hybride) minder goed dan scenario 3 (nieuwbouw). De opmerking is begrijpelijk, hergebruik lijkt vaak duurzamer dan nieuwbouw maar is dit niet per definitie. Zeker als voor het hergebruik veel sloop van relatief nieuwe materialen nodig is scoort hergebruik niet beter. In dit specifieke geval is het ook nog eens niet mogelijk om de bestaande bouw even energiezuinig te maken als de nieuwbouw en scoort de nieuwbouw beter als gekeken wordt naar CO2 productie door reisbewegingen. Deze afwegingen kunnen natuurlijk gedeeld worden met de inwoners zodat het goede voorbeeld kan worden gegeven. Daarnaast zou er ook nog voor gekozen kunnen worden om materialen uit de oude gemeentehuizen te gaan hergebruiken in het nieuwe gemeentehuis. Dit kan door “urban mining”. 15 Er ontbreekt een visie op wat je met huisvesting wil: de keuze voor nieuwbouw lijkt nu vooral ingestoken als ‘ werkplek / kantoor voor medewerkers’, maar een gemeentekantoor kan ook een ontmoetingsplek zijn, of aanvullende publieke functies hebben Deze vraag kan niet met dit onderzoek worden beantwoord.

16 Zijn de gevolgen van COVID voor het daadwerkelijk thuiswerken op dit moment voldoende in te schatten? En welke gevolgen heeft de verdergaande digitalisering, ook op het thuiswerken maar ook op mogelijke ruimtevraag en gewenst kantooroppervlak? Zie ook het antwoord op vraag 13. HEVO heeft vanuit haar eigen expertise, resultaten uit andere projecten en enquêtes van personeel een inschatting gemaakt van het thuiswerken. Dit is vertaald in een flexfactor en die wordt in de berekeningen weer omgezet in een ruimtevraag. De samenvattingen van deze analyse staan op pagina 26, 30 en 31. 17 HEVO houdt rekening met een onzekerheidsmarge van 10%. In de vergelijking tussen de scenario’s is het verschil vaak minimaal. Zijn de scenario’s met een verschil van 5% dan nog wel onderscheidend genoeg? Welk beeld ontstaat als dat meegewogen wordt? Dit is een begrijpelijke vraag. Andersom kan natuurlijk ook gesteld worden dat het gat tussen scenario’s mogelijk nog veel groter is. Het maken van begrotingen in een haalbaarheidsstudie is geen exacte wetenschap. Door keuzes in het ontwerpproces kan je in principe nog alle kanten op, dit geldt echter voor alle scenario’s anders vergelijken we appels met peren. Wordt er bijvoorbeeld voor gekozen om een hele dure gevelafwerking te gaan toepassen dan zullen de bouwkosten hoger uitvallen, dit geldt dan echter voor alle scenario’s.

Kiezen we voor een ruwe industriële afwerking met kaal beton op de vloeren, dan vallen de bouwkosten in alle scenario’s lager uit. Kortom, het is niet realistisch om dit mee te wegen tenzij er bij het hergebruik met een lagere eindkwaliteit genoegen wordt genomen.

1477 rap 210510 hk01

Pagina 21 van 30

Demmersweg 34

T 06 53 77 96 91

7556 BN Hengelo

info@ksbkm.nl

T 06 20 61 58 70

KvK 74447734 NL95KNAB0764395734

www.ksbkm.nl

18 Als voor nieuwbouw gekozen wordt, worden Lkk en Stolwijk dan als tijdelijk gemeente kantoor ingericht en moeten deze locaties dan verduurzaamd worden voor de duur van het bouwtraject om te kunnen voldoen aan de eis label C per 2023? Graag een realistische planning. De planning is sterk afhankelijk van de snelheid van besluitvorming binnen de gemeente. Uitgaande van een progressief proces dan is een planning van 3 jaar van nu tot in gebruik name realistisch. Dit zou betekenen dat LKK en Stolwijk tot 2024 als tijdelijke huisvesting kunnen worden bestempeld. Mogelijk dat dit valt binnen de uitzonderingsregel voor gebouwen die 2 jaar worden gebruikt vanaf het moment van ingebruikname tot einde ingebruikname10. Of dit kan zal nader onderzocht moeten worden. Dit geldt overigens ook voor de overige scenario’s indien er gefaseerd gebouwd gaat worden. 19 Is het mogelijk de kosten te berekenen van een ‘virtueel gemeentehuis’ (vgl Molenlanden)? Deze vraag kunnen wij op dit moment niet beantwoorden. 20 De indruk is dat bij de afweging niet alle onderzochte onderdelen even zwaar meewegen of moeten wegen: svp inzicht in de vraag hoe zwaar een onderdeel meeweegt ? Zie beantwoording van vraag 1. 21 De weging van de rode/groene vakjes is moeilijk te doorgronden. Graag een (aanvullende) duiding en kritische blik. Zie beantwoording van vraag 1.

22 Waarom bij optie Lekkerkerk gekozen voor een parkeer-kelder ipv parkeren boven de grond? Deze vraag berust op een vergissing. Er is gekozen voor een parkeergarage boven de grond. 23 Zijn de berekeningen voor betonbouw / houtskeletbouw nog actueel? Is een onderbouwing aanwezig? Ja, maar de onderbouwing is marginaal. In de begroting van de nieuwbouw is alleen een toeslag gerekend voor houtbouw. Deze toeslag is erg conservatief. De laatste jaren wordt steeds meer met hout gebouwd waardoor er steeds meer en betere ervaring mee is. Wij spreken met opzet over houtbouw omdat houtskeletbouw slechts een klein onderdeel is van de mogelijkheden van houtbouw. Wij gaan er vanuit dat HEVO ook houtbouw bedoelt. Door de toegenomen ervaring en mogelijkheden is de meerprijs van houtbouw de afgelopen jaren erg afgenomen. Als houtbouw bij aanvang van een project het uitgangspunt is hoeft het niet eens heel veel duurder te zijn dan traditioneel, er dient echter wel vanaf het begin bij het ontwerpen rekening te worden gehouden met de sterke en zwakke punten van houtbouw. Op het moment zien we wel een sterke prijsstijging voor de grondstof hout. Dit komt enerzijds door de toenemende vraag in Nederland en anderzijds door de wereldmarkt en de problemen met de houtkwaliteit van Canadees hout. De VS haalt normaliter het hout uit Canada maar door deze problemen kopen ze steeds meer in Nederland.

Al deze punten in ogenschouw nemende achter wij de berekeningen nog actueel en vinden we de prijs van de houtbouwvariant nog iets aan de hoge kant. 24 Is duurzaam bouwen uitvoerbaar (materialen komen van ver) en welk prijskaartje hangt daaraan? Duurzaam bouwen is zeker uitvoerbaar. Duurzaam bouwen betekent juist niet per definitie dat materialen van ver komen. Duurzaam bouwen betekent juist dat er materialen worden gebruikt die, indien mogelijk, een zo kort mogelijke transport afstand kennen. Voor sommige materialen, bijvoorbeeld PV-panelen is dat niet mogelijk, maar voor veel materialen wel. Omdat duurzaam bouwen al een aantal jaren gemeengoed is in Nederland en er veel gebouwen gebouwd worden waar veel aandacht is voor duurzaamheid neemt niet alleen de kennis en ervaring toe maar ook de mogelijkheden. Er zijn steeds meer materialen beschikbaar en de prijs van de beschikbare materialen komt steeds dichter bij de traditionele materialen. Duurzaam bouwen hoeft daardoor helemaal niet veel duurder te zijn, het noodzaakt echter tot het maken van keuzes en het geeft een beperking in de mogelijkheden. Daarnaast kunnen, zeker bij nieuwbouw, veel investeringen ook nog in de exploitatie terug worden verdiend. 25 Wat zijn bestaande panden waard bij verkoop en is de geschatte boekwaarde stabiel? Is een onderbouwing aanwezig? Ja, zie ook vraag 12 & 30.

De vraag over de stabiliteit van de boekwaarde kunnen we niet goed plaatsen, maar we proberen het toch te beantwoorden. De boekwaarde van de panden is de actuele waarde waar de panden voor in de boeken staan deze neemt jaarlijks af door afschrijvingen. De wijze waarop de actuele boekwaarde tot stand is gekomen en er jaarlijks wordt afgeschreven op de boekwaarde wordt bepaald door regelgeving omtrent het afschrijven op vastgoed. In de Businesscase wordt al rekening gehouden met afschrijving tot 2025. In de boekwaarde is niet meegenomen dat er versneld zal moeten worden afgeschreven indien een locatie na 2023 niet wordt aangepast naar Label C. Indien die aanpassing niet wordt gedaan dan is een kantoorfunctie niet meer mogelijk en vermindert de waarde aanzienlijk.

10 https://www.rvo.nl/onderwerpen/duurzaam-ondernemen/gebouwen/wetten-en-regels/bestaande-bouw/energielabel-c-kantoren/veelgestelde-vragen

1477 rap 210510 hk01

Pagina 22 van 30

Demmersweg 34

T 06 53 77 96 91

7556 BN Hengelo

info@ksbkm.nl

T 06 20 61 58 70

KvK 74447734 NL95KNAB0764395734

www.ksbkm.nl

26 Graag een nadere beoordeling van de optie: ‘twee locaties = Stolwijk voor de publieksfunctie en Lekkerkerk voor de rest. Is die optie ook werkbaar en uitvoerbaar met het oog op het voldoen aan de klimaateisen? Is een onderbouwing aanwezig? Nee, er is geen onderbouwing van de keuze voor deze 2 locaties. Er is in het hoofdstuk duurzaamheid wel gekeken naar de mogelijkheden om te voldoen aan de klimaateisen. En daar scoort het scenario matig op. 27 Hoe gaan we inwoners nu al meenemen in de keuze van de raad? Deze vraag kan niet worden beantwoord. 28 Maakt een ander bureau zelfde inschatting van de gevolgen voor het ‘gemeentelandschap’ van a) werken op afstand en b) aan huis leveren van diensten? Wij hebben deze vraag aan ICS voorgelegd omdat wij als bureau veel soortgelijke businesscase onderzoeken met hen uitvoeren. Zij bevestigen dat zij dezelfde beweging zien in het gemeentelandschap en momenteel meerdere gemeenten maar ook bedrijven begeleiden om deze stap te zetten. Zij verwachten wel dat een groot deel van de medewerkers (vooral de Back Office) na corona weer naar kantoor gaat voor de sociale contacten, maar dat na een korte periode de voordelen van het thuiswerken het winnen van het weer volledig op kantoor werken. Het kantoor zal meer een plek worden voor verbinden en minder voor productief werken.

Ten aanzien van de Front Office zien ze een tendens naar meer klantgericht. De diensten die via het internet kunnen worden aangeboden zullen via het internet worden aangeboden om het de burger makkelijker te maken. Ook het aanbieden van diensten met contact thuis of op een andere locatie zal toenemen. Hierdoor zal het aantal benodigde m2 voor werkplekken en baliefuncties afnemen. 29 Is de weging van de rode/groene vakjes valide? Zie beantwoording van vraag 1. 30 Hoe stabiel is de positieve inschatting van de verkoopopbrengsten van het bestaande vastgoed? Zie ook vraag 12. Voor de verkoopopbrengst is een makelaar ingeschakeld die de waarde heeft bepaald. Wij hebben onze twijfels bij de waarde van de gebouwen als deze worden verkocht voor het huidige gebruik. Voor de andere verkoopwaardes wordt met een hele grote bandbreedte gewerkt. 31 Is zichtbaarheid en nabijheid van gemeente voor inwoners voldoende meegewogen in de keuze voor nieuwbouw op één locatie? Deze vraag kan niet met dit onderzoek worden beantwoord. 32 De weergaven de groene/rode vakjes is verwarrend en ondoorgrondelijk. Alternatieve duiding svp Zie vraag 1. 33 Worden voor de berekening van de kosten van de huidige locaties dezelfde uitgangspunten gehanteerd als voor de nieuwbouw (incl thuiswerken, fte’s).

Maw: worden appels met appels vergeleken? Wij hebben de hele businesscase en alle bijlagen onderzocht en concluderen dat er voor alle scenario’s met dezelfde uitgangspunten worden gerekend. Hier dient wel bij te worden vermeld dat voor CO2-reductie van het maximaal haalbare wordt uitgegaan. Dit betekent dat bij de nieuwbouw van een CO2-neutraal gebouw (al het energieverbruik wordt opgewekt) wordt uitgegaan en bij de andere scenario’s van een energieneutraal gebouw (alleen gebouw-gebonden energiegebruik wordt opgewekt) omdat hier een CO2-neutraal gebouw niet haalbaar is. Hierdoor scoort scenario 3 (nieuwbouw) beter op een aantal criteria en desondanks is scenario 3 (nieuwbouw) financieel ook nog het meest aantrekkelijk. 34 Graag een extra check op de kosten van de investeringen die nodig zouden zijn om de huidige locaties te laten voldoen aan de klimaat/duurzaamheidseisen. Is een onderbouwing aanwezig? Ja Sluit de onderbouwing goed aan en is deze helder? Ja Is de onderbouwing inhoudelijk correct? Ja, de onderbouwing is helder en correct en past bij het niveau van het onderzoek. Als we kijken naar de bedragen die zijn opgenomen dan is dat voldoende om de locaties te laten voldoen aan de gestelde eisen.

1477 rap 210510 hk01

Pagina 23 van 30

Demmersweg 34

T 06 53 77 96 91

7556 BN Hengelo

info@ksbkm.nl

T 06 20 61 58 70

KvK 74447734 NL95KNAB0764395734

www.ksbkm.nl

35 De gemeente heeft met een groot aantal onzekerheden te kampen (inkomsten, thuiswerken, verwachte bezuinigingen). Tot welke kostenverhoging/vermindering leidt uitstel van de beslissing om te (ver)bouwen met 3 of 5 jaar? Is een onderbouwing aanwezig? Ja, gecombineerd met het langer aanhouden van de corona pandemie. Sluit de onderbouwing goed aan en is deze helder? Ja Is de onderbouwing inhoudelijk correct? Ja, in het onderzoek van HEVO wordt gekeken naar een variant waarbij de gemeentekantoren in de huidige setting nog een aantal jaren doordraaien. Hierbij wordt er tevens vanuit gegaan dat er blijvende maatregelen genomen moeten worden vanwege de corona pandemie. In het onderzoek is berekend wat de meerkosten zijn om ervoor te zorgen dat de verschillende locaties voldoen aan het wettelijk kader (minimaal Label C in 2023) en welke maatregelen getroffen moeten worden om, ook tijdens de pandemie, een goede dienstverlening te verlenen vanuit deze locaties. Deze aanpassingen zouden er, indien verstandig uitgevoerd, toe kunnen leiden dat de scenario’s met bestaande bouw gunstiger uit de totale berekening gaan komen indien bij de totale berekening wordt uitgegaan van een uitstel van 3 tot 5 jaar. Dit komt doordat de maatregelen die getroffen worden in dat geval minderkosten tot gevolg hebben voor de scenario’s met bestaande gebouwen.

Welk effect dit precies heeft zou nader onderzocht moeten worden. De kosten die gemaakt moeten worden indien de bouw wordt uitgesteld bedragen € 2.069.900,36 Een nieuw gemeentehuis moet volledig coronaproof zijn en voldoende ruimte bieden. Nader onderzoek is nodig op de vraag of er minder of meer vierkante meters moeten worden gebouwd om daar aan te kunnen voldoen. Deze vraag kan niet met dit onderzoek worden beantwoord.

1477 rap 210510 hk01

Pagina 24 van 30

Demmersweg 34

T 06 53 77 96 91

7556 BN Hengelo

info@ksbkm.nl

T 06 20 61 58 70

KvK 74447734 NL95KNAB0764395734

www.ksbkm.nl

5. Conclusies en aanbevelingen KAMPHUISSCHAUFELI heeft de presentatie die door HEVO is opgesteld naar aanleiding van hun businesscase onderzoek voor de gemeente Krimpenerwaard beoordeeld. Hierbij is gekeken naar de presentatie en alle beschikbare onderliggende stukken. Daar waar nodig is HEVO om extra verduidelijking gevraagd. In het onderstaande herhalen we onze bevindingen, trekken we onze conclusies en doen we daar waar nodig aanbevelingen.

5.1 Herhaling bevindingen 5.1.1

Algemeen

Bij het vergelijken van scenario’s en het beoordelen van diverse criteria is het gebruikelijk om te werken met tabellen waarin het vergelijk inzichtelijk wordt gemaakt. Deze tabellen kunnen op vele manieren worden opgezet. Het doel van de tabellen is om de resultaten snel en inzichtelijk weer te geven. In de toelichting en bijlagen zou vervolgens moeten worden onderbouwd waarom op een bepaalde manier is gescoord. HEVO heeft in overleg met zijn opdrachtgever gekozen voor een 3-kleurenschaal waarbij iets groen is als het gunstiger is dan de rest en rood als het minder gunstig is. Daar waar een rekenexercitie heeft plaats gevonden om de score te berekenen is dat opgenomen in de tabel. Daar waar kwalitatief is gescoord en er dus geen berekening is gemaakt is alleen een kleurscore weergegeven. Dit heeft wel beperkingen, zeker als er geen goede duidelijke onderbouwing wordt gegeven. Een schema met een schaal met plussen en minnen zou meer duidelijkheid geven. Of per aspect de onderbouwing correct is en wij het eens zijn met de toegekende kleuren wordt in de vervolg-stappen inzichtelijk gemaakt. 5.1.2

Duurzaamheid

Bovenstaande opmerkingen en wijzigingen zouden ertoe leiden dat alle scenario’s in het kopje maximale reductie in 2050 100% en dus groen zouden scoren. Dit heeft echter geen andere eindbeoordeling tot gevolg aangezien scenario 3 (nieuwbouw) op de andere 2 punten beter scoort dan alle andere scenario’s. Kijken we naar het heden dan lijkt het wel alsof er appels met peren worden vergeleken. Dit omdat scenario 3 (nieuwbouw) als enige als CO2 neutraal wordt meegenomen. Dit komt omdat is gekeken naar de wens om CO2-neutraal te zijn. Dit hoge ambitieniveau is voor scenario 1,2 en 4 niet direct haalbaar waardoor hier van een iets lager niveau wordt uitgegaan. Het feit dat dit maximaal haalbare niveau bij de andere scenario’s op dit moment niet mogelijk is en de kosten in scenario 3 (nieuwbouw) wel degelijk worden meegenomen maakt dat wij van mening zijn dat het een valide vergelijking is. 5.1.3

Dienstverlening

De beoordeling van de dienstverlening is niet volledig juist. In de beoordeling wordt te veel gekeken naar de reistijd die ook al in de beoordeling van de bereikbaarheid en de exploitatiekosten is meegenomen. Daarnaast is bij het criterium efficiency een fout gemaakt. Als dit wordt gecorrigeerd dan scoren scenario 2 (centraal bestaand) en 3 even goed en zijn deze in de totaal beoordeling ook groen. Scenario 1 (4 kantoren bestaand) en 4, waarbij de dienstverlening wordt gesplitst over 2 locaties, scoren beide geel. 5.1.4

Organisatie en sturing

De beoordeling van de eerste twee deelaspecten is correct uitgevoerd door HEVO. Wij zijn echter wel van mening dat de gemeente moet nadenken hoe zwaar deze punten mee moeten wegen. Het derde deelaspect is niet correct beoordeeld. Het is ook moeilijk om voor een dergelijk criterium een objectieve beoordeling te maken. WELL4 zou hierbij kunnen helpen. Kijkend naar de grootschalige renovaties die in alle bestaande gebouwen worden doorgevoerd zijn wij van mening dat het zeker mogelijk moet zijn om in alle scenario´s op het vlak van gezondheid dezelfde standaard neer te zetten. Deze zouden dan ook allemaal op groen moeten staan. 1477 rap 210510 hk01

Pagina 25 van 30

Demmersweg 34

T 06 53 77 96 91

7556 BN Hengelo

info@ksbkm.nl

T 06 20 61 58 70

KvK 74447734 NL95KNAB0764395734

www.ksbkm.nl

5.1.5

Financieel

Kijkend naar de opbouw en inhoud van de begrotingen van de bouwkosten, investeringskosten en exploitatiekosten zien wij, met uitzondering van de grondprijs, geen afwijkingen van wat wij zelf ook gehanteerd zouden hebben. We hebben wel opmerkingen bij de manier waarop de desinvestering is begroot. Daarnaast lijkt het er wel op dat het afwerkingsniveau van de nieuwbouw hoger zal zijn dan de scenario’s met bestaande bouw. Desondanks scoort de nieuwbouw over het algemeen beter dan de bestaande bouw. Dit wordt voor een groot deel veroorzaakt doordat de desinvestering heel zwaar op de scenario’s met bestaande bouw drukt en de nieuwbouw geen energielasten heeft waardoor de exploitatiekosten lager zijn. 5.1.6

Herontwikkelingspotentieel

HEVO heeft bij dit aspect geprobeerd inzichtelijk te maken wat het herontwikkelingspotentieel van de locaties is en welk scenario het beste scoort. Wij vinden het goed dat het wordt meegenomen, maar de wijze waarop het nu is opgenomen creëert onduidelijkheid. De eerste twee criteria zijn erg overlappend waardoor het eerste criterium overbodig is. Aangezien eigenlijk geen enkel scenario echt goed scoort op welk criterium ook zijn we het eens met de uiteindelijk beoordeling. We zouden dan echter, om onduidelijkheden te voorkomen, ook per criterium alles dezelfde beoordeling geven. 5.1.7

Bereikbaarheid

Kijkend naar het geheel en de input die is ontvangen achten wij de manier waarop HEVO te werk is gegaan bij dit aspect correct. Wel zouden we graag nog het verschil zien als het werkelijk ziekteverzuim wordt gehanteerd en zouden we het standpunt van HEVO willen weten met betrekking tot het benoemde organisatorische aspect. 5.1.8

Multifunctionaliteit

De beoordeling van het aspect multifunctionaliteit is incompleet. Hoewel er wel in de breedte is gekeken naar de mogelijkheden is er niet gekeken naar de meerkosten die gemaakt moeten worden voor de multifunctionaliteit. Als dit wel wordt meegenomen geeft dit een completer beeld. Het heeft, bij een gelijke weging, echter geen effect op het eindoordeel voor dit aspect. 5.1.9

Samengevat

Als de wijzigingen en opmerkingen worden doorgevoerd dan komen de scenario’s 2 en 3 dichter bij elkaar te liggen. Scenario 3 blijft desondanks beter scoren. Op het financiële aspect is scenario 3 variant betonskelet gunstiger dan scenario 2 en scenario 3 variant houtskeletbouw ligt nagenoeg op hetzelfde niveau als scenario 2.

5.2 Conclusies 5.2.1 Het onderzoek is gedegen en overwegend goed onderbouwd, maar de presentatie is lastig leesbaar en onhelder Op basis van de beoordeling concluderen wij dat HEVO een gedegen onderzoek heeft geleverd en dat de uitkomsten uit het onderzoek valide en overwegend goed onderbouwd zijn. De presentatie waarin de resultaten inzichtelijk worden gemaakt is daarentegen niet helder, lastig leesbaar en ten dele incompleet. Dit doet echter niets af aan de conclusies die door HEVO worden getrokken. 5.2.2

Kritisch onderzoek vanuit meerdere invalshoeken leidt tot correct eindadvies

Bij het onderzoek is HEVO goed en gestructureerd te werk gegaan. Ze zijn daarbij kritisch geweest en hebben meerdere aspect en invalshoeken onderzocht. Alle invalshoeken zijn goed onderbouwd en daar waar mogelijk berekend. Ook hebben ze indien nodig advies van externen opgenomen. Wij hebben kritisch

1477 rap 210510 hk01

Pagina 26 van 30

Demmersweg 34

T 06 53 77 96 91

7556 BN Hengelo

info@ksbkm.nl

T 06 20 61 58 70

KvK 74447734 NL95KNAB0764395734

www.ksbkm.nl

naar alle onderdelen gekeken en zijn, hoewel we hier en daar wat opmerkingen hebben, van mening dat het eindadvies correct is. 5.2.3

Onvolledige onderbouwing onder kleurentabellen roept meer vragen op dan het verheldert

In de presentatie heeft HEVO geprobeerd om de resultaten te visualiseren door middel van tabellen met kleuren. Hoewel de visualisatie vragen oproept is het wel een goede wijze van presenteren en doet het geen afbreuk aan de eindconclusie. De onderbouwing die onder de tabellen en overige berekeningen wordt gegeven is niet altijd compleet. Dit houdt niet in dat de onderbouwing en berekeningen niet compleet zijn, het is niet allemaal benoemd in de presentatie maar wel uitgevoerd en beschikbaar. Dit maakt echter wel dat een kritische lezer snel het gevoel krijgt dat de tabellen en uitkomsten niet valide zijn. Wij concluderen echter dat ze wel valide zijn. 5.2.4

Risico’s in berekening investeringskosten, voor alle scenario’s

Wij hebben een aantal kanttekeningen bij de berekening van de investeringskosten en exploitatie-kosten. Dit zijn geen kanttekeningen die effect hebben op de eindconclusie, maar wel die wel impact hebben op de hoogte van de getallen. Het eerste punt is dat er onvoldoende rekening is gehouden met de prijsstijgingen waardoor het daadwerkelijk te reserveren budget (voor alle scenario’s) hoger zal zijn. Het tweede punt is dat er bij scenario 3 (nieuwbouw) een aanzienlijk risico zit in de aankoop van de grond. Zolang dit niet daadwerkelijk voor dit bedrag is ingekocht kan het nog een te groot effect hebben op de investerings- en exploitatiekosten. Het derde punt is dat het er naar uit ziet dat bij het berekenen van de exploitatielasten geen rekening is gehouden met de verschillende afschrijvingstermijnen. Dit geldt voor alle scenario’s en zal invloed hebben op de hoogte van de exploitatiekosten. Al deze punten hebben geen gevolgen voor de uitkomst als gekeken wordt naar welk scenario het beste scoort, ze hebben echter wel allemaal gevolgen voor het te reserveren budget en de toekomstige huisvestingslasten van de gemeente. 5.2.5

Berekening desinvestering niet valide

De manier waarop de desinvestering wordt berekend is wat ons betreft niet juist. We hebben hier een alternatief voor aangedragen in het rapport. 5.2.6

Conclusies dienstverlening en organisatie te veel opgehangen aan reistijd

Bij de aspecten Dienstverlening en Organisatie + sturing wordt te veel gekeken naar de gevolgen van de reistijd. Deze gevolgen zijn ook financieel gemaakt en meegenomen in het aspect financieel. Wij zijn van mening dat bij deze aspecten vooral op de andere organisatorische criteria moet worden ingezoomd.

5.3 Aanbevelingen 5.3.1 Aanbeveling aan HEVO: in toekomst meer aandacht schenken aan compleetheid onderbouwingen in presentatie Een aanbeveling aan HEVO is om meer aandacht te schenken aan de compleetheid van de onderbouwingen in een presentatie die gedeeld wordt, wetende dat deze presentatie kritisch door de gemeenteraad en haar fracties zal worden bekeken. Het ontbreken van delen van onderbouwingen en het niet volledig zichtbaar zijn van begrotingen kan zorgen voor minder inzichtelijkheid bij personen die kritisch door een stuk moeten kijken en hier een besluit over moeten nemen. De presentatie doet nu namelijk afbreuk aan de kwaliteit van het onderzoek. 5.3.2

Aanbeveling aan het college: laat HEVO een laatste definitieve versie van de businesscase maken

Naar aanleiding van deze second opinion zijn een aantal omissies en onduidelijkheden in de berekening en presentatie van HEVO aan het licht gekomen. Deze omissies en onduidelijkheden zijn besproken met HEVO en zijn toegelicht of, daar waar het fouten in berekeningen betreft, reeds opnieuw doorgerekend. Het is aan te bevelen om deze punten nog te laten wijzigen in een definitieve presentatie van HEVO. 1477 rap 210510 hk01

Pagina 27 van 30

Demmersweg 34

T 06 53 77 96 91

7556 BN Hengelo

info@ksbkm.nl

T 06 20 61 58 70

KvK 74447734 NL95KNAB0764395734

www.ksbkm.nl

5.3.3 Aanbeveling aan het college: laat een goede budgetbegroting opstellen voor het gekozen scenario Een tweede aanbeveling aan het college is om van het gekozen scenario een gedegen en complete budgetbegroting te laten opstellen zodat helder is welk budget moet worden gereserveerd/ aangevraagd. Hierbij moet ook de aankoop van de grond vastgezet worden en dient een realistische post voor de prijsstijgingen opgenomen te worden. Daarnaast dienen de exploitatiekosten met de juiste afschrijvingstijden te worden begroot zodat de gemeente een gevoel kan krijgen bij de toekomstige huisvestingslasten. Aansluitend zal ook nog een keer goed moeten worden gekeken naar de desinvestering. De bevindingen zullen gedeeld moeten worden met de raad. 5.3.4

Aanbeveling aan het college: betrek een organisatieadviesbureau

Een derde aanbeveling aan het college heeft betrekking op het doen van een goed vervolgonderzoek. In het onderzoek van HEVO is veel aandacht voor de mogelijke effecten op de bedrijfsvoering. Hierbij wordt met name gekeken naar de reisbewegingen. Wij zouden het aanbevelen om een organisatieadviesbureau naar de huidige en toekomstige bedrijfsvoering te laten kijken. Dit bureau kan los van het hele vastgoed en duurzaamheidsvraagstuk kijken naar hoe de gemeente in de toekomst het meest efficiënt en klantgericht kan werken. De bevindingen zullen gedeeld moeten worden met de raad. 5.3.5

Aanbeveling aan de Raad: leg de uitgangspunten van de budgetvaststelling goed vast

Bij bouwprojecten ontstaan vaak grote overschrijdingen doordat de uitgangspunten van de budgetvaststelling niet goed zijn vastgelegd. Hierdoor is het vertrekpunt van het uiteindelijke ontwerpproces en de realisatie anders dan bedoeld bij de vaststelling van het budget. Hierdoor neemt het overschrijdingsrisico aanzienlijk toe. Het is daarom aan te bevelen om de uitgangspunten die gehanteerd worden voor de budgetvaststelling goed vast te leggen.

1477 rap 210510 hk01

Pagina 28 van 30

Demmersweg 34

T 06 53 77 96 91

7556 BN Hengelo

info@ksbkm.nl

T 06 20 61 58 70

KvK 74447734 NL95KNAB0764395734

www.ksbkm.nl

6. Bijlage, ontvangen en beoordeelde stukken Voor het uitvoeren van de Second Opinion heeft KAMPHUISSCHAUFELI de volgende stukken ontvangen: Business Case

Onderbouwing bereikbaarheid

Onderbouwing duurzaamheid

Onderbouwing herontwikkelingspotentieel

Onderbouwing jaarlijkse exploitatielasten Onderbouwing ruimtegebruik

1477 rap 210510 hk01

Pagina 29 van 30

Demmersweg 34

T 06 53 77 96 91

7556 BN Hengelo

info@ksbkm.nl

T 06 20 61 58 70

KvK 74447734 NL95KNAB0764395734

www.ksbkm.nl

Aanvullende onderbouwingen n.a.v. vragen tijdens het onderzoek.

1477 rap 210510 hk01

Pagina 30 van 30

Demmersweg 34

T 06 53 77 96 91

7556 BN Hengelo

info@ksbkm.nl

T 06 20 61 58 70

KvK 74447734 NL95KNAB0764395734

www.ksbkm.nl

Bestuurlijke reactie

39

40

41

42

43

44