Raadsvoorstel Zienswijze Streekarchief jaarrekening 2025 en begroting 2027

RAADSVOORSTEL

Nr.: 1859993/1878374

Raadsvergadering:

2 juni 2026

Onderwerp:

Jaarrekening 2025 en begroting 2027 Streekarchief Midden- Holland

Portefeuillehouder:

P.J.S. van der Hek

Datum:

6 mei 2026

Korte samenvatting De raad wordt voorgesteld kennis te nemen van de jaarrekening 2025 en over de begroting 2027 van Streekarchief Midden- Holland te reageren via bijgevoegde zienswijze-brief (bijlage 5) Voorgesteld besluit De raad wordt voorgesteld om: 1. Kennis te nemen van de jaarrekening 2025 en begroting 2027 van Streekarchief Midden- Holland; 2. Te reageren op de stukken via bijgaande zienswijze-brief (bijlage 5). Inleiding Het Streekarchief is belast met de uitvoering van de gemeentelijke taken in het kader van de Archiefwet. Dit houdt in het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Daarnaast het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden die nog bij de deelnemende gemeenten aanwezig zijn. Zo ook de dienstverlening in de studiezaal en het bevorderen van het historisch onderzoek naar de plaatselijke en regionale geschiedenis. De Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Midden-Holland (SAMH) is een regeling waarin de gemeenten Gouda, Krimpenerwaard, Krimpen aan den IJssel, Waddinxveen en Zuidplas deelnemen. Voor de uitvoering hiervan zijn financiële middelen nodig. Vanuit Streekarchief Midden-Holland is nu de jaarrekening over het jaar 2025 toegestuurd evenals de begroting voor 2027.

Beoogd resultaat Een toetsing van de jaarrekening 2025 en begroting 2027 van Streekarchief Midden- Holland. Argumenten 1.1 De jaarrekening sluit met een positief resultaat. De verschillen in baten en lasten worden veroorzaakt door o.a. niet gemaakt opleidingskosten(e-depot), lagere automatiseringskosten, hogere renteopbrengsten en subsidie die pas in 2026 zal worden ontvangen. Daarnaast zijn er geen begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd. 1.2 Het weerstandvermogen wordt verbeterd. Door het Streekarchief Midden-Holland wordt voorgesteld om het voordelig saldo ad €40.971 toe te voegen aan de algemene reserve.

1.3 Het Streekarchief eindigde op de derde plaats in onderzoek naar de kwaliteit van archiefdiensten in Nederland

gemeente Krimpenerwaard Postbus 51 2820 AB Stolwijk www.krimpenerwaard.nl

De KVAN (Koninklijke Vereniging Archivarissen Nederland) gaf n.a.v. de kwaliteitsmonitor dienstverlening het SAMH een 8,4. De website score een 8.0, (het landelijke gemiddelde was 7,8) en kregen de medewerkers een 9.0 (het landelijke gemiddelde was 8,7) 2.1 De stijging van de bijdrage valt binnen de afspraken die zijn gemaakt in de regio Midden-Holland. De bijdrage voor 2027 wordt verhoogd maar blijft binnen de toegestane indexering van 3,8% 2.2 De stijging van het aantal opgenomen strekkende meters analoog gemeentelijk archief stopt. Dit jaar nog zullen de laatste door de gemeente Krimpenerwaard beheerde analoge archieven van de voormalige gemeente worden overgedragen. Het betreft hier de archieven van de voormalige gemeente Bergambacht, de Gemeenschappelijke regeling K5 en enkele aanvullingen op bestaande verzamelingen. Met deze overdracht komt er, op enkeluitzonderingen na, een einde aan het tijdperk van de overdracht van (fysieke) analoge archieven naar de archiefbewaarplaats. 2.3 De stijging van de bijdragen komt door openbaar maken van archieven Met de verdere digitalisering van de gemeentelijke informatiehuishouding neemt het volume aan over te dragen digitale archieven toe. De structurele kosten hiervoor zullen in de loop van de jaren gaan toe nemen deze komen naast de kosten voor het beheren van de analoge archieven.

Kanttekeningen 1.1 het weerstandvermogen ligt met 89,3 % onder de norm. Gemeenten blijven daarentegen altijd verantwoordelijk voor eventuele resterende tekorten bij de gemeenschappelijke regelingen. De kans dat dit zich voordoet is klein en bedraagt het risico voor onze gemeente omgerekend ongeveer €5.100. 2.1 De stijging van de bijdrage is afhankelijk van verdere door ontwikkelingen van het E-depot. De algemene kosten zullen naar verwachting beperkt stijgen als gevolg van indexatie en noodzakelijke kwaliteits- en beveiligingsmaatregelen. De groei van dataopslag zal afhankelijk zijn van de feitelijke overdracht van de digitale archieven. Alternatieven N.v.t. Financiën De jaarrekening 2025 sluit met een voordelig saldo van € 40.971. De (gewijzigde) begroting 2025 sloot op € 0. Binnen het programma Bewaren en beheren is sprake van een voordeel van € 19.500 doordat geen kosten zijn gemaakt voor Opleidingen e-depot en doordat de kosten voor de Pilot e-depot lager waren dan gepland. Als gevolg van langdurige ziekte heeft een automatiseringsproject nog geen doorgang gevonden, waardoor de lasten binnen het programma Overhead € 22.000 lager zijn dan geraamd. Diverse investeringen zijn in 2025 gerealiseerd; van de beschikbaar gestelde kredieten ad € 79.000 is € 42.200 gerealiseerd. Vanwege meerdere oorzaken schuift een deel van de investeringen door naar 2026.

Het voorstel is om het voordelige saldo toe te voegen aan de algemene reserve. De reserve en daarmee ook de weerstandscapaciteit stijgt hierdoor naar € 172.000 en komt daarmee op 89,3%. Voor de indexering en loonkostenontwikkeling hanteert het Streekarchief de Financiële Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen Hollands Midden. De hierop gebaseerde indexering voor de begroting 2027 bedraagt 3,8%. Voor de meerjarenbegroting t/m 2030 is ook deze indexering toegepast. Als gevolg van de gehanteerde verdeelsleutels stijgt de bijdrage voor Krimpenerwaard relatief minder.

pag. 2/4

Juridische zaken Vooruitlopend op de vaststelling in het algemeen bestuur wordt de programmabegroting op grond van artikel 35 lid 1 van de wet gemeenschappelijke regelingen onder de aandacht van de gemeenteraden gebracht. De raden kunnen op de begroting hun zienswijzen indienen. Participatie en extern overleg N.v.t. Vervolgtraject en uitvoering Tot 30 juni 2026 is er de mogelijkheid om zienswijzen in te dienen over de begroting 2027. Planning: 11 mei 2026: behandeling in auditcommissie 13 mei 2026: behandeling in commissie 02 juni 2026: behandeling in de raad 15 juni 2026 uiterste datum verzending brief met zienswijze aan de verbonden partij Bijlagen Bijlage 1: Aanbiedingsbrieven Streekarchief Midden- Holland Bijlage 2: Jaarrekening 2025 Streekarchief Midden- Holland Bijlage 3a: Begroting 2027 Streekarchief Midden- Holland Bijlage 3b: Memo verantwoording kostenstructuur e-depot 2027-2030 Bijlage 4: Factsheet Bijlage 5: Concept zienswijze brief

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van gemeente Krimpenerwaard, de secretaris,

de burgemeester,

J. Hennip

ir. J. Beenakker

pag. 3/4

RAADSBESLUIT InhoudsomschrijvingSoort_document

De raad van de gemeente Krimpenerwaard, Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van over de jaarrekening 2025 en de begroting 2027 van het Streekarchief Midden-Holland. gelet op artikel 35 lid 1 van de wet gemeenschappelijke regelingen

Besluit: 1. Kennis te nemen van de jaarrekening 2025 van het Streekarchief Midden-Holland. 2. Te reageren op de stukken met bijgaande zienswijze brief (bijlage 5). Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 2 juni 2026,

de griffier,

de voorzitter,

S. van Dijk

ir. J. Beenakker

pag. 4/4