Raadsvoorstel extra krediet nieuw gemeentehuis

RAADSVOORSTEL Nr.: /1931722665/1362249

Raadsvergadering:

4 juni 2024

Onderwerp:

Nieuw gemeentehuis. Aanvullend krediet.

Datum:

16 mei 2024

Korte samenvatting De raad stelt een aanvullend krediet beschikbaar van € 1.500.000 voor de bouw van het gemeentehuis. Voorgesteld besluit De raad wordt voorgesteld om: 1. Een aanvullend krediet beschikbaar te stellen van € 1.500.000 excl. BTW voor de bouw van het gemeentehuis. 2. De begroting 2024 hierop aan te passen. Inleiding Ter uitvoering van het raadsbesluit van 14 maart 2023 heeft het college het ontwerp van het gemeentehuis uitgewerkt. De Europese aanbesteding van de bouwopdracht voor de bouw- en installatieaannemer heeft inmiddels plaatsgevonden. Het college wil binnenkort overgaan tot de afronding van de aanbestedingsprocedure. Belangrijk hierin is een oplossing voor een overschrijding van de aangeboden aanneemsommen ten opzichte van het budget voor de bouwkosten. Op 15 mei jl. is hierover het gesprek gevoerd met de klankbordgroep van de gemeenteraad. Beoogd resultaat De raad besluit om een aanvullend krediet beschikbaar te stellen zodat de daadwerkelijke realisatie van het nieuwe gemeentehuis kan starten. Belangrijke uitgangspunten hierbij zijn gericht op duurzaamheid en circulariteit, dienstverlening en het realiseren van een gemeentekantoor op de financieel meest verantwoorde wijze. Argumenten 1.1.

Het voorstel volgt het ingezet beleid rond de bouw van het gemeentehuis Dit vraagt dat het college de raad vroegtijdig informeert en betrekt bij de stappen van ontwikkeling en bouw. Door op voorhand een extra budget beschikbaar te stellen van € 1.500.000, in combinatie met een aantal ondergeschikte aanpassingen in het ontwerp (oa de materialisering) en bezuinigingen door de aannemers, ontstaat de ruimte om de feitelijke bouw door de beoogde aannemers binnen de financiële kaders te realiseren. 1.2 Het gemeentehuis gaat voldoen aan de uitgangspunten van de raad Conform deze uitgangspunten wordt een gemeentehuis gerealiseerd dat voldoet aan het programma van eisen op het gebied van de dienstverlening en als kantoorhuisvesting voor de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. Het gebouw zal voldoen aan de ambities in de nota van uitgangspunten op het gebied van duurzaamheid (een energieneutraal gebouw met energiegebruik nul-op-de-meter). Daarnaast mag het als voorbeeld worden beschouwd voor bouwend Nederland op het gebied van circulaire houtbouw. Het ontwerp is realiseerbaar gebleken getuige het feit dat meerdere aannemers hebben deelgenomen aan het aanbestedingstraject en het gemeentehuis graag willen bouwen. Met het extra budget van € 1.500.000 wordt ook qua jaarlasten nog steeds voldaan aan de uitgangspunten van de raad (zie hierna onder Financiën).

1.3 Met de bouw van het gemeentehuis komt ook de herontwikkeling 4 huidige kantoorlocaties een stap dichterbij. En daarmee ook het betrekken van de wens van de raad van de invulling van deze locaties met sociale woningbouw. Kanttekeningen 1.1. Wat is de oorzaak van de overschrijding? Waarom wordt dit niet opgelost binnen het beschikbare budget? In het kader van de vaststelling van het raadskrediet van 14 maart 2024 is ook een risicoanalyse aan de raad voorgelegd. Hieruit blijkt dat de risico’s van de stijging van materialen en arbeid en marktontwikkeling hoog zijn omdat deze niet te beïnvloeden zijn. Bij de aanbesteding van de bouw is helaas geconstateerd dat dit risico zich heeft voorgedaan door de forse stijging van de prijzen van hout, de belangrijkste grondstof van het gebouw, in de periode tussen de laatste marktoetsing eind december 2023 en het moment van inschrijving eind april 2024. 1.3 Had de situatie die zich nu voordoet van financiële krapte kunnen worden voorkomen? Het college heeft uitvoering gegeven aan hetgeen in het raadsvoorstel van 14 maart 2023 staat bij kanttekening 2.1 nl.: “De financiële toets is een momentopname Het voorgestelde krediet is gebaseerd op een zo realistisch mogelijke raming van de kosten van de uitwerking van het voorlopig ontwerp (zie hierna onder Financiën).

Dit geldt ook voor de marges in het budget voor loon- en prijsstijgingen respectievelijk onvoorziene uitgaven en detaillering in de vervolgfasen van uitwerking en realisatie. Na instemming door de raad met het voorgestelde krediet kan het college overgaan tot de vervolgstappen zoals het definitief maken van het ontwerp en de contractering van de aannemer. Een definitieve raming van de investering en de jaarlijkse lasten wordt opgemaakt die net als nu wordt getoetst aan de actuele financiële kaders.” Voor en na het besluit van 14 maart 2023 zijn per ontwerpfase (fasen van voorlopig ontwerp, definitief ontwerp en technisch ontwerp) de ramingen van de bouw- en stichtingskosten geactualiseerd en de rekenprijzen getoetst aan de actuele marktprijzen. De resultaten van de financiële updates en de risico-analyse, zijn per fase gedeeld met de klankbordgroep van de raad. Zie ook hiervoor onder kanttekening 1.1.. Sterke fluctuaties in prijzen van grondstoffen zoals hout zijn kenmerkend voor de huidige markt waarin de vraag naar dergelijke producten stijgt en prijsontwikkelingen lastig zijn te beheersen. 1.3 Is er met het extra budget garantie dat niet nog meer geld nodig is? Hoewel garanties moeilijk zijn te geven, is nu de aanbesteding achter de rug de kans groot om deze doelstelling te halen. De prijzen van de aannemers zijn bekend en zijn prijsvast.

De aannemers die zijn geselecteerd zijn bereid gebleken om binnen de juridische spelregels van de aanbesteding (zie hierna onder juridische zaken), met de gemeente te zoeken naar de mogelijkheden van financiële optimalisatie. Onzekerheden zijn er nog rond de inrichting van de buitenruimte (de ontsluiting en de aanleg van het parkeerterrein) aangezien deze werkzaamheden nog moeten worden aanbesteed. Met het extra gevraagde budget ontstaat meer ruimte om aan mogelijke tegenvallers bij de bouw van het gemeentehuis en de terreinwerkzaamheden tegemoet te komen. 1.4 Wat gebeurt er als de raad niet instemt met het extra budget? Zie ook hierna onder Alternatieven en Financiën. Stoppen met het project is eigenlijk geen oplossing, ook niet in financiële zin. Als geen extra budget beschikbaar komt zal het college op zoek gaan naar extra bezuinigingen waarbij doel is om de uitgangspunten van het programma van eisen en duurzaamheid zoveel mogelijk intact te laten. Niet uitgesloten is echter dat verdergaande ombuigingen leiden tot zichtbaar kwaliteitsverlies en ten koste zal gaan van het gebruikscomfort. Naast de bezuinigingen zal de ruimte in het budget voor tegenvallers nagenoeg helemaal moeten worden benut. Met de bouwfase nog voor de boeg geeft dit een krapte die niet wenselijk is en waarin de kans groot is dat door meerwerk achteraf alsnog extra budget nodig blijkt.

1.4 Waarom is het nodig om op 4 juni een besluit te nemen over dit voorstel? Een vroegtijdig besluit op 4 juni zal uiteindelijk in meerdere opzichten goed zijn voor het bouwproces. Afspraken met de aannemers kunnen tijdig worden vastgelegd. Dit draagt bij aan een tijdige start en oplevering van het gemeentehuis. Het halen van de planning is belangrijk is om te voorkomen dat kosten verder oplopen.

1.5 Mocht de raad besluiten om het extra budget beschikbaar te stellen, wat gaat er vervolgens gebeuren qua stappen? Er van uitgaande dat de raad 4 juni 2024 een dergelijk besluit neemt, zullen met de aannemers de afspraken over de bezuinigingen zo spoedig worden vastgelegd en de contracten worden gesloten. Onderdeel van deze afspraak is ook een definitieve planning voor de uitvoering waarvan onderdeel uitmaakt de start van de werkzaamheden en de oplevering van de bouw aan de opdrachtgever. Alternatieven Zie ook hierna onder Juridische Zaken. Het college heeft met inachtneming van de spelregels van het aanbestedingsrecht er voor gekozen om over te gaan tot voorlopige gunning onder de voorwaarde dat de beoogde aannemers bereid zijn om met de gemeente te komen tot afspraken over financiële optimalisatie. De aannemers hebben aangegeven hiertoe bereid te zijn. Het aanbestedingsrecht biedt ook de mogelijkheid om, mocht deze stap niet leiden tot het gewenste resultaat, er voor te kiezen om met alle inschrijvers in dialoog te gaan. Tenslotte rest de mogelijkheid mocht ook voorgaande stap niet lukken om de aanbesteding in te trekken en een nieuwe aanbesteding te doen op basis van een herzien ontwerp. Weliswaar zijn er alternatieven doch die hebben qua tijd en verwachte kosten niet de voorkeur.

Reden waarom het college kiest voor de mogelijkheid van voorlopige gunning onder voorwaarden. Financiën Jaarlijkse lasten Rekening houdend met de huidige rekenrente en een afschrijvingsduur 40 jaar, zou het gevraagde aanvullende budget van € 1.500.000 leiden tot een toename van de jaarlijkse kapitaallast (rente en afschrijving) van circa € 51.000. Dit zal worden meegenomen in de Begroting 2025. Daarnaast is duidelijk dat ondanks extra kapitaalslasten, de jaarlijkse lasten van nieuwbouw lager blijven dan die van huisvesting in de huidige kantoren na het uitvoeren van de noodzakelijke verbouwing. Bij dit laatste moet bovendien in acht worden dat net als bij nieuwbouw ook de verbouw niet zal ontkomen aan tegenvallers als gevolg van stijgende grondstoffenprijzen. Juridische zaken Volgens het aanbestedingsrecht zijn er de volgende aandachtspunten en voorbehouden voor de voorgenomen gunning onder voorwaarden. Alcateltermijn Dit is de termijn van 20 dagen na het bekend maken van de voorlopige gunning, waarbinnen de aannemers die niet als eerste zijn geselecteerd bezwaar kunnen maken bij de rechter tegen de voorgenomen gunningbeslissing. De voorgenomen gunning is op 8 mei 2024 bekend gemaakt aan de partijen die hebben meegedaan met de aanbesteding. Dit bekent dat de Alcateltermijn op 28 mei 2024 afloopt.

Totdat de definitieve contracten met de aannemers zijn gesloten, is het omwille van de financiële en juridische positie van de gemeente nodig dat informatie rond de besluitvorming onder geheimhouding wordt gedeeld. Wezenlijke wijziging van het ontwerp moet worden voorkomen De afspraken met de geselecteerde aannemers over de financiële optimalisatie mogen er niet toe leiden dat het ontwerp zodanig wijzigt dat de aannemers die niet zijn geselecteerd zich erop mogen beroepen dat de opdracht wezenlijk is gewijzigd en zij recht hebben opnieuw mee te dingen naar de opdracht. De voorgestelde optimalisaties zullen daarom vooraf worden beoordeeld op de impact op het ontwerp en de oorspronkelijke opdracht. Participatie en extern overleg Klankbordgroep raad Op 15 mei is de stand van zaken van de aanbesteding onder geheimhouding toegelicht in de klankbordgroep van de raad. De klankbordgroep adviseert de raad om het voorstel voor een aanvullend krediet te behandelen in de vergadering van 4 juni. Daarnaast om voorafgaande aan de besluitvorming in een besloten bijeenkomst het voorstel toe te lichten. De klankbordgroep is geïnformeerd over de verzending van dit voorstel aan de griffie op 16 mei en het verspreiden van een perstoelichting door het college.

Vervolgtraject en uitvoering Wat zijn de gezette en nog beoogde stappen? 8 mei 2024 bekendmaking voorlopige gunning aan de deelnemende partijen 15 mei 2024 klankbordgroep raad 16 mei 2024 verzending raadsvoorstel aan de griffie Tussen 20 en 29 mei toelichting aan de raadsleden in een besloten bijeenkomst 4 juni 2024 behandeling raadsvoorstel in besluitvormende raad

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van gemeente Krimpenerwaard, de secretaris, de burgemeester,

J. Hennip

Ir. J. Beenakker

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Krimpenerwaard,

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 14 mei 2024 inzake gelet op

Besluit:

Tot het beschikbaar stellen van een aanvullend krediet van € 1.500.000 exclusief BTW voor de bouw van het gemeentehuis

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 4 juni 2024 de griffier,

de voorzitter,

F. van Beek

Ir. J. Beenakker