Raadsvoorstel en raadsbesluit zienswijze verbonden partij Streekarchief 2023-2025

RAADSVOORSTEL

Nr.: 1316790/1340262

Raadsvergadering:

4 juni 2024.

Onderwerp:

Jaarrekening 2023 en begroting 2025 Streekarchief Midden-Holland

Datum:

30 april 2024

Korte samenvatting De raad wordt voorgesteld kennis te nemen van de jaarrekening 2023 en over de begroting 2025 van Streekarchief Midden-Holland en geen zienswijze in te dienen. Voorgesteld besluit De raad wordt voorgesteld om: 1. Kennis te nemen van de jaarrekening 2023 van Streekarchief Midden-Holland. 2. In te stemmen met de ontwerp-begroting 2025 van Streekarchief Midden-Holland en geen zienswijze in te dienen Inleiding Het Streekarchief is belast met de uitvoering van de gemeentelijke taken in het kader van de Archiefwet. Dit houdt in het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden die nog bij de deelnemende gemeenten aanwezig zijn. Daarnaast de dienstverlening in de studiezaal en het bevorderen van het historisch onderzoek naar de plaatselijke en regionale geschiedenis. De Gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Midden-Holland (SAMH) is een regeling waarin de gemeenten Gouda, Krimpenerwaard, Krimpen aan den IJssel, Waddinxveen en Zuidplas deelnemen. Voor de uitvoering daarvan zijn financiële middelen nodig. Vanuit Streekarchief Midden-Holland is nu de jaarrekening over het jaar 2023 toegestuurd evenals de begroting voor 2025. Voor de uitvoering daarvan zijn financiële middelen nodig.

Vanuit Streekarchief Midden-Holland is nu de jaarrekening over het jaar 2023 toegestuurd evenals de begroting voor 2025. Jaarstukken 2023 De belangrijkste inhoudelijke ontwikkelingen in 2023 betrof de overeenkomst voor een e-depot voorziening. De inrichting hiervan gebeurt gezamenlijk met de specialisten van de deelnemende gemeenten en zal meerdere jaren in beslag nemen. Naast het vormgeven van het beleid en het beheer voor deze digitale bewaarplaats lopen er op dit moment twee inhoudelijke pilots. 1; de overdracht van de raadstukken met de bijbehorende videotulen en 2; de omgevingsvergunningen. Gemeente Krimpenerwaard participeert in de pilot van de raadsstukken /videotulen. Daarnaast zijn een deel van de bevolkingsregisters en de persoonskaarten (21,5m) van de voormalige gemeenten overgedragen. Tevens heeft de RK parochie te Haastrecht zijn archief vanaf eind 17e eeuw tot 1950 ondergebracht bij het Streekarchief. Er zijn tekeningen geschonken vervaardigd door een Schoonhovense kunstenaar en werd door een onderzoeker het levensverhaal van een Schoonhovense verzetsman verteld. Begroting 2025 Het jaar 2025 zal naast de reguliere werkzaamheden wederom in het teken staan van de verdere ontwikkelingen van een digitale archiefbewaarplaats “een e-depot”.

Met de in voorbereiding zijnde nieuwe Archiefwet wordt de overbrengtermijn van de te bewaren overheidsinformatie van 20 naar 10 jaar gebracht. Gevolg hiervan is dat de digitale informatie eerder moet worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats om van daaruit openbaar toegankelijk te zijn. Voor de gemeente betekent dit dat uiterlijk 2032 er een voorziening moet zijn waarin deze informatie duurzaam wordt opgeslagen en beheerd. De aanbestedingsprocedure voor een e-depotvoorziening is afgerond en gestart met het gemeente Krimpenerwaard Postbus 51 2820 AB Stolwijk www.krimpenerwaard.nl

implementeren ervan. Het beheer van het gezamenlijke e-depot zal vooralsnog bij het Streekarchief worden uitgevoerd. Voor de komende jaren zal er gewerkt gaan worden aan een aantal pilotprojecten voor het opnemen van diverse digitale informatie objecten van de deelnemende gemeenten. Omdat kennis en ervaring nodig zijn voor de overdracht van digitale overheidsinformatie is het daarom ook zinvol om nu een aanvang te maken met het opzetten van een e-depotvoorziening. In 2023 is gestart met o.a. de videotulen van de gemeenteraad en de bouw/omgevingsvergunningen. Deze pilotprojecten zullen tot na 2024 doorlopen Beoogd resultaat Een toetsing van de jaarrekening 2023 en begroting 2025 van Streekarchief Midden-Holland. Argumenten 1.1 De jaarstukken sluiten met een positief resultaat. Dienstjaar 2023 kende een incidentele extra bijdrage van de deelnemers waarvan deel nu te gunste van het weerstandsvermogen komt. 1.2 Het weerstandvermogen wordt verbeterd. Door het Streekarchief Midden-Holland wordt voorgesteld om het voordelig saldo ad €25.421 toe te voegen aan de algemene reserve. 2.1 De stijging van de bijdrage valt binnen de afspraken die zijn gemaakt in de regio Midden-Holland. De gemeentelijke bijdrage 2025 wordt verhoogd maar blijft binnen de toegestane indexering van 8,3% 2.2 De stijging van de bijdragen komt door openbaar maken van archieven.

Met de overdacht van de analoge archieven van de voormalige gemeenten stijgt ook het aantal strekkende meters archief dat voor het publiek openbaar toegankelijk is. Kanttekeningen Geen Financiën De jaarrekening 2023 sluit met een voordelig saldo van € 25.421. De begroting na wijziging sloot met een positief resultaat van € 1.221. Het voordelige verschil in 2023 bedraagt derhalve € 24.200. Op het programma “Overhead” is in 2023 een voordeel ontstaan van circa € 31.800 als gevolg van voordelige afrekeningen uit voorgaande jaren en een latere invulling van een vacature. De werkelijke baten op het programma "In bewaring nemen" waren € 16.800 lager dan verwacht. Minder ontvangen opdrachten zijn hiervan de oorzaak. De overige verschillen bedragen € 9.200 en bestaan uit kleinere afwijkingen (voordelen) op diverse programma’s. De accountant van het Streekarchief heeft het voornemen om een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekening 2023. Het Streekarchief stelt voor om het voordelige saldo van € 25.421 toe te voegen aan de algemene reserve. Het weerstandsvermogen wordt hierdoor verbeterd. De begroting 2025 is geïndexeerd conform de financiële kaderstelling gemeenschappelijke regelingen Midden-Holland. De gemeentelijke bijdrage 2025 wordt inclusief een gewogen index van 8,3% geraamd op € 492.884.

Juridische zaken Vooruitlopend op de vaststelling in het algemeen bestuur wordt de programmabegroting op grond van artikel 35 lid 1 van de wet gemeenschappelijke regelingen onder de aandacht van de gemeenteraden gebracht. De raden kunnen op de begroting hun zienswijzen indienen. Personele zaken en inhuur N.v.t. Inkoop en aanbesteding pag. 2/4

N.v.t. Communicatie Na behandeling in de raad wordt Streekarchief Midden-Holland op de hoogte gesteld van de opmerkingen vanuit de raad op de jaarrekening en begroting. Een concept van deze zienswijzebrief is als bijlage bij de stukken gevoegd. Vervolgtraject en uitvoering 13 mei 2024: behandeling in auditcommissie 14 mei 2024: behandeling in oordeelvormende commissie SBBV 21 mei 2024: behandeling in oordeelvormende commissie R&F 4 juni 2024: behandeling in de raad 30 juni 2023: uiterste datum verzending brief met zienswijze aan de verbonden partij Bijlagen Bijlage 1: Aanbiedingsbrieven Streekarchief Midden-Holland Bijlage 2: Rekening 2023 Streekarchief Midden-Holland Bijlage 3: Begroting 2025 Streekarchief Midden-Holland Bijlage 4: Raadsvoorstel en raadsbesluit Bijlage 5: Factsheet Bijlage 6: Concept zienswijzebrief

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van gemeente Krimpenerwaard, de secretaris,

de burgemeester,

J. Hennip

ir. J. Beenakker

pag. 3/4

RAADSBESLUIT InhoudsomschrijvingSoort_document

De raad van de gemeente Krimpenerwaard, Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders over de jaarrekening 2023 en de begroting 2025 van het Streekarchief Midden-Holland. gelet op artikel 35 lid 1 van de wet gemeenschappelijke regelingen

Besluit: 1. Kennis te nemen van de jaarrekening 2023 van Streekarchief Midden-Holland. 2. In te stemmen met de ontwerp-begroting 2025 van Streekarchief Midden-Holland en geen zienswijze in. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 4 juni 2024,

de griffier,

de voorzitter,

dr. M-L van Muijen

ir. J. Beenakker

pag. 4/4