Plan van aanpak Omgevingstafel.pdf

Plan van aanpak: andere werkwijze complexe vergunningsaanvragen

Projectnaam: Bestuurlijke opdrachtgever: Ambtelijke opdrachtgever: Projectleider en opsteller: Datum: Versie:

Andere werkwijze voor complexe vergunningsaanvragen onder de Leon de Wit Saskia Wiersma Melissa Geerlings 16 juni 2020 0.9

Dit plan van aanpak beschrijft in detail de implementatieaanpak van het onderdeel andere werkwijze uit het projectplan Omgevingsdenken. Voor het project in één oogopslag verwijs ik naar bijlage 1.

Management Samenvatting _________________________________________________________________________________ Vergunningverlening onder de Omgevingswet Wanneer de Omgevingswet in werking treedt, verandert het verlenen van een vergunning bij complexe initiatieven. De grootste veranderingen zijn: • De standaard procedure duurt 8 weken; ook voor de afhandeling van de complexe aanvragen. De kwaliteit van de aanvraag wordt in het voortraject verbeterd. • Bij de beoordeling van een vergunningaanvraag komen alle aspecten van de fysieke leefomgeving integraal aan bod, waaronder ook naar sociaal maatschappelijke aspecten • Bij het aanvragen van een vergunning moet de initiatiefnemer aangeven of, hoe en met welk effect er is geparticipeerd • De houding naar de initiatiefnemer is veranderd van 'nee, tenzij' naar 'ja, mits'. Dat betekent dat de gemeente adviseert en denkt in mogelijkheden (aansluitend bij het onderscheidende waar mogelijk vernieuwende verandertype1) • De gemeente kiest bewust haar rol bij elk initiatief. Dit hangt af van het vraagstuk en de fase in het proces. De gemeente kijkt per vraagstuk en per fase welke rol het meest passend is. 2 De tafel als oplossing In Krimpenerwaard hebben we een door de VNG beproefde werkwijze als basis genomen om te voldoen aan de verandering die noodzakelijk is onder de Omgevingswet.

Deze hebben we (deels met de VNG) doorontwikkeld en op maat gemaakt voor Krimpenerwaard. Wij leren door te doen. Het is zinvol om de nieuwe werkwijze te oefenen in het lopende werk. Zo hebben alle betrokkenen tot het moment dat de wet in werking treedt de tijd om aan deze werkwijze te wennen en processen en werkwijzen op elkaar aan te laten sluiten. De leeromgeving Omgevingswet geeft deze ruimte om te leren. Bij het werkproces complexe vergunningaanvragen staat een integraal advies met ruimte voor het initiatief centraal: 1. De werkwijze start met een centrale registratie van het initiatief in het gemeentelijke zaaksysteem. Hierdoor ontstaat een overzicht van lopende, afgehandelde en afgesloten zaken. Het team vergunningen (straks team omgevingsvergunningen) beoordeelt welke route gevolgd wordt bij de behandeling van het initiatief. 2. De belangrijke vervolgstap bij complexe initiatieven is de bespreking van het initiatief op de Intaketafel. Daar wordt direct duidelijk of een initiatief wenselijk is en of de gemeente het initiatief 1 Besluit gemeenteraad Krimpenerwaard januari 2019 2 Gebaseerd op de overheidsrollen van Van der Steen.

1

16-06-2020

mogelijk wil maken. Een afweging gemaakt aan de hand van doelen, ambitie(s) en visie(s) van de gemeenschap. De intaketafel gebruikt o.a. de omgevingsvisie, het tijdelijke omgevingsplan en het collegeprogramma als leidraad. 3. Als een initiatief wenselijk is, volgt de derde stap: de initiatiefnemer, (vertegenwoordiging van) de belanghebbenden en alle betrokken overheidspartijen komen bij elkaar aan de omgevingstafel. Aan de omgevingstafel focust het gesprek op het mogelijk maken van het initiatief. De inbreng van de betrokkenen is erop gericht de haalbaarheid van het initiatief te vergroten. Deze dialoog levert de initiatiefnemer een passend ontwerp en een concept vergunningaanvraag op. 4. De laatste stap is vervolgens het indienen van de vergunningaanvraag door de initiatiefnemer. Als dit gebeurt in overeenstemming met hetgeen besproken is aan de Omgevingstafel, is het haalbaar om de aanvraag binnen de termijn van een reguliere procedure af te handelen of sneller (8 weken). NB. Het proces van de intaketafel en omgevingstafel (t/m stap 3) valt niet binnen de afhandeltermijn waar 8 weken voor staat. Afhankelijk van de complexiteit van het initiatief kan het voortraject enkele weken tot maanden in beslag nemen. De reden om te kiezen voor de Omgevingstafel • Met een centrale registratie hebben en houden we initiatieven in beeld. Ook als ze niet wenselijk blijken.

• Het is efficiënt om op dezelfde manier te gaan werken, met dezelfde processen, werkwijze, rollen en timing. Dit geeft duidelijkheid, zorgt voor een integrale aanpak en levert tijdswinst op. Hiermee kunnen we meer bestuurlijke opgaven realiseren omdat we de capaciteit beter kunnen managen en scherpere keuzes kunnen maken. Het bevordert de samenwerking. • In dialoog met de initiatiefnemer kunnen we meer initiatieven mogelijk maken. Ook krijgt de initiatiefnemer snel duidelijkheid als het initiatief niet past bij de doelen en ambities van de gemeenschap. De gemeente moet ook nee kunnen zeggen en dit ook doen. Dit is de maatschappelijke taak van de gemeente. De initiatiefnemer en het initiatief staan centraal omdat we mogelijk willen maken wat past en duidelijk zijn als dit niet het geval is. • Door al in een vroeg stadium betrokken te zijn, kan de gemeente meedenken met de initiatiefnemer. • Samenkomen met een initiatiefnemer en belanghebbenden in gesprek aan de Omgevingstafel leverteen persoonlijke aanpak en betere oplossingen.

Aanpak In dit plan wordt beschreven wat wij doen (samen met de ketenpartners), om de Omgevingstafel en het proces daaraan voorafgaand, in te richten. VNG adviseert om zo snel mogelijk te starten met de implementatie. Dat advies hebben wij gevolgd; de implementatie is medio 2019 gestart door te gaan oefenen met echte casuïstiek. Sinds januari werkt de organisatie met de Intaketafel. De centrale registratie, het proces en de Omgevingstafel zijn sinds februari 2020 in ontwikkeling. Wij zijn vroegtijdig gestart om voldoende te kunnen oefen en ontwikkeltijd te hebben zodat we op tijd klaar zijn voor de datum dat de Omgevingswet in werking treedt. Het plan van aanpak bestaat uit vier onderdelen: 1. 2. 3. 4.

Centrale registratie van complexe initiatieven Proces werkwijze complexe vergunningaanvragen De Intaketafel De Omgevingstafel

2

16-06-2020

1. Centrale registratie van complexe initiatieven Een initiatiefnemer met een idee wil op een bepaald moment van de gemeente weten of het plan mogelijk is. De initiatiefnemer zal dan als eerste stap informatie inwinnen over wat mag en kan rond het plan. De initiatiefnemer kan hiervoor diverse kanalen of connecties gebruiken. Deze eerste contacten zijn zeer waardevol. Via de diverse kanalen en connecties staat een gemeente immers dichtbij de inwoners en ondernemers. In de praktijk blijkt het ingewikkeld om vroeg in het proces te bepalen of een initiatief complex is en een passende wijze van afhandeling te kiezen. Alle initiatieven, plannen en ideeën worden op één plek bijgehouden. Ook wordt centraal beoordeeld welke afhandeling passend is. Dit gebeurt bij het WABO-loket (straks initiatievenloket). Zij zijn namens het afdelingsmanagement verantwoordelijk voor de centrale registratie. Zij bekijken regelmatig of alle complexe initiatieven wel geregistreerd worden in het zaaksysteem en op de Intaketafel komen. Iedere medewerker die te maken krijgt met een initiatief met fysieke impact maakt een zaaktype intake aan. Zodat alle complexe initiatieven zo vroeg mogelijk in beeld komen en blijven.

En zo zijn er meerdere voordelen: • Er is vroegtijdig contact met de initiatiefnemer en daarom kan samengewerkt worden aan een passende vergunningaanvraag: niet-ontvankelijke en incomplete aanvragen, maar ook onnodige afwijzingen worden zo voorkomen. Dit is in het voordeel van de initiatiefnemer en de gemeente. • Vroeg in het proces inspireert de gemeente met praktijkvoorbeelden en ideeën passend bij de waard en het gebied (bijv. met het Kookboek). • De gemeente voorkomt dat initiatiefnemers zonder contact direct een vergunningaanvraag indienen, waardoor het noodzakelijk wordt de aanvraag in 8 weken af te handelen. • Centrale registratie maakt het mogelijk een gestroomlijnde werkwijze te hanteren voor intake en omgevingstafel en het initiatief van begin tot eind te kunnen volgen. Bovendien voorkomt het dat initiatieven bij meerdere ambtenaren liggen terwijl zij dit niet van elkaar weten. • De gemeente borgt een integrale afstemming vanaf het begin. Dit vergemakkelijkt het proces voor de initiatiefnemer en er kan sneller worden gewerkt. • De initiatiefnemer kan via een eigen klantportaal zijn zaak inzien. Dit voorkomt onnodig belverkeer over het verloop van een aanvraag. • De gemeente heeft meer greep op een gestroomlijnde afhandeling van complexe aanvragen en inzicht in de capaciteit die dit van de gemeente vraagt.

Het is belangrijk om initiatiefnemers vroeg in hun zoektocht uit te nodigen om hun initiatief kenbaar te maken bij de gemeente (via onder andere informatie en een e-formulier op de website of Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Het zaaksysteem wordt gebruikt om te kunnen monitoren. Implementatiestappen: – Bepalen op welke manier de werkprocessen van het zaaksysteem en de vak-applicatie op elkaar aan te sluiten zijn – Het zaaksysteem inrichten – Ontwikkel een e-formulier – Zorgen voor een goede integratie van het e-formulier in de website

2. Proces werkwijze complexe vergunningaanvragen Initiatiefnemers met een initiatief in de fysieke leefomgeving komen via diverse kanalen en connecties in contact met de gemeente. Door een richtlijn op te stellen en het initiatievenloket/ team omgevingsvergunning verantwoordelijk te maken voor een passende afhandeling en werkverdeling van het initiatief wordt op 1 plek het onderscheid gemaakt tussen eenvoudige en complexe aanvragen. Complexe aanvragen zijn veelal afwijkingen van het tijdelijke omgevingsplan, waarbij een advies van meer dan 2 afdelingen en/of ketenpartners nodig is, de kaders onduidelijk zijn en de impact op belanghebbende groot is. De ervaring heeft geleerd dat ongeveer 15-30% van alle 3

16-06-2020

aanvragen complex is. Complexe initiatieven worden besproken op de intaketafel. De werkwijze en richtlijnen wordt nadat deze in details en i.s.m. de afdeling is uitgewerkt schematisch weergegeven en nauwkeurig beschreven in het MAVIM werkproces; complexe vergunningaanvragen. Er zijn hier diverse scenario’s denkbaar. Op voorhand moeten we goed met elkaar doornemen hoe wij dicht bij onze inwoners willen staan en hoe we de centrale registratie, de bepaling van de afhandeling en de werkverdeling willen vormgeven en bij wie het belegd wordt. Het is van belang dat we toe werken naar een effectieve samenwerking binnen de afdeling en de organisatie. Door de interne collega’s en de ketenpartners te informeren weten zij waarom het van belang is complexe initiatieven vroegtijdig in beeld te hebben en centraal te registreren. Zij moeten ook het bestaan van het intaketeam en de omgevingstafel kennen en weten wat er van hen wordt verwacht. Het is de bedoeling dat initiatiefnemers die contact hebben met een van de medewerkers van de gemeente, worden verwezen naar de website met de juiste ingang (DSO of e-formulier op gemeentepagina) voor het indienen van hun initiatief. Is het eerste contact telefonisch dan verwijst de medewerker van de gemeente door naar het e-formulier waarmee de initiatiefnemer het initiatief kenbaar maakt bij de gemeente.

Wanneer een initiatiefnemer een initiatief toch in één keer indient zonder proces aan de Omgevingstafel dan betekent dit dat de behandeling in 8 weken afgerond moet zijn. De praktijk heeft tot nu toe aangetoond dat dit niet realistisch is voor complexe aanvragen. Tenzij een volledige, ketenbrede structuur wijziging en andere samenwerkingsvorm tussen diverse overheden wordt gerealiseerd. Er zijn 3 scenario’s denkbaar: - De initiatiefnemer wordt ‘verleid’ alsnog gebruik te maken van de route van de intake- en omgevingstafel. - De aanvraag wordt afgewezen. Wanneer geen gebruik wordt gemaakt van de omgevingstafel is het niet mogelijk en haalbaar om alle betrokkenen/ ketenpartners voldoende en tijdig te kunnen raadplegen. De afwijzingsgrond is gebaseerd op het feit dat een plan niet past binnen het omgevingsplan. - Als complexe aanvragen niet compleet zijn ingediend, bijv. zonder een participatie motivatie, is het is het mogelijk de aanvraag aan te vullen met de gewenste informatie of de procedure termijnen te verlengen. Dit gebeurt in overleg met de initiatiefnemer. De gemeente kan met initiatiefnemer afspreken dat zij meer tijd voor de behandeling nodig heeft, (met uitleg waarom dan). In dat geval is het een wederzijdse overeenkomst. Als de gegevens niet allemaal of helemaal niet ingediend worden kan de situatie ontstaan dat de aanvraag buiten behandeling wordt gelaten.

Implementatiestappen –

– –

–

Opstellen gefaseerd proces: centrale registratie, intake daarna omgevingstafel o Welke ingangen worden nu gebruikt? o Is duidelijk waarvoor een kanaal dient en wie het gebruikt? o Hoe gaan we om met complexe initiatieven die bij een ander bevoegd gezag binnenkomen of bij een van de uitvoeringsdiensten, zoals de Omgevingsdienst? Beschrijf wanneer initiatieven als eenvoudig of complex worden beschouwd, vertaal dit naar een richtlijn en manier van afhandeling. Communicatie interne en externe stakeholders, bij voorkeur via direct betrokkenen (medewerkers die betrokken zijn bij de ontwikkeling van de diverse onderdelen van de nieuwe werkwijze). o Informeer de mensen die werken aan en met complexe initiatieven over de nieuwe aanpak, de noodzaak en voordelen hiervan. o Vraag wat zij nodig hebben, zodat zij een soepele, warme doorverwijzing naar de centrale registratie kunnen doen. En zorg dat dat gerealiseerd kan worden. o Communicatie in- en extern regulier, blijvend onderdeel van de werkprocessen Monitor en evalueer het gebruik van het werkproces (in- en extern): 4

16-06-2020

o o o o o

Het doel is het best werkbare proces voor de initiatiefnemer en de gemeente te ontwikkelen. Zijn initiatiefnemer, gemeente en ketenpartners voldoende op de hoogte. Worden alle complexe initiatieven centraal geregistreerd en zijn de gegevens op het intakeformulier voldoende voor een goede afweging op wenselijkheid aan de Intaketafel. Hoeveel van de initiatieven komen via de intake wel/ niet binnen en welk percentage gaat door naar de omgevingstafel en waarom. Is het gedurende de looptijd duidelijker geworden wanneer er sprake is van een eenvoudige of complexe aanvraag en waarom.

3. De Intaketafel Alle geregistreerde ideeën of plannen met het zaaktype intake3, die daadwerkelijk als complex kunnen worden beschouwd, worden aan de Intaketafel besproken en afgewogen door het intaketeam. Het hoofddoel is om te bepalen of het initiatief wenselijk is. Dat wil zeggen: past het initiatief bij de (omgevings)visie en strategische doelen van de gemeente en de ketenpartners; is het kansrijk om verder te onderzoeken? Wil de gemeente het initiatief mogelijk maken? Hoe schat zij de kans in dat dit ook daadwerkelijk kan? Zo weet de 1 Wat wil een initiatiefnemers initiatiefnemer vroeg in het proces of diens plan wenselijk is en gaan we als overheid alleen aan de slag met wenselijke initiatieven. De Intaketafel functioneert als poortwachter: we zeggen ja als het kan en nee als het moet. Hoe wordt een initiatief getoetst? Het intaketeam komt elke 2 weken samen (vaker indien nodig) en bespreekt dan de initiatieven aan de hand van een checklist4. Zo’n overleg duurt maximaal 1 uur. Het doel is om in 15-20 minuten per plan een toelichting, afweging en advies te kunnen geven. Gedurende de implementatie krijgt de wethouder na elke intake de adviezen teruggekoppeld door de voorzitter van de Intaketafel. Dit gebeurt in het portefeuillehouder overleg van de wethouder Ruimte (eigenaar Intaketafel). Tijdens het overleg wordt het advies aangevuld met bestuurlijke inzichten/ belangen.

Wanneer er sprake is van meerdere inhoudelijke belangen waarbij het initiatief 1 portefeuille overstijgt zal gekozen worden voor een logische eigenaar. Deze afweging wordt gemaakt door de wethouder Ruimte en als het nodig is besproken en afgestemd in het college. Deze stap is tweeledig, enerzijds leert het intaketeam steeds beter de politiek bestuurlijke gevoeligheden kennen, de wethouder op zijn beurt is op de hoogte en kan inschatten welk mandaat hij bij het intaketeam kan beleggen. Het is de bedoeling dat daar bij de inwerkingtreding van de wet duidelijkheid over is. Het spreken met één mond is essentieel en uiteindelijk in ieders voordeel. In geval van twijfel is het logisch om aan het college een principebesluit te vragen. Dat zal vaak gebeuren bij plannen die buiten de omgevingsvisie en het -plan vallen. Het gaat in dit stadium nog niet om een bespreking van de haalbaarheid van een initiatief. Dit gebeurt aan de omgevingstafel.

3 Het zaaktype moet een andere naam krijgen: initiatief? 4 Zie bijlage checklist Intaketafel

5

16-06-2020

Wie zitten er aan de Intaketafel? Aan de Intaketafel zitten: - Strategische /senior (RO en SD) adviseurs met kennis van het ruimtelijke en sociale domein. Zij maken een korte, krachtige en integrale analyse of een initiatief wenselijk is. Hierbij maken zij gebruik van de Omgevingsvisie en andere relevante beleidsstukken (ook van ketenpartners). Zij geven input m.b.t. vergunning/bestemmingsplan/ruimtelijke effecten - Onafhankelijke (wisselende) observator/ luisteraar aanwezig om te voorkomen dat de adviseurs een tunnelvisie ontwikkelen. - Voorzitter en secretaris. Dit zorgt voor een gefocuste bespreking en een exacte vastlegging van wat wordt besproken. - Inbrenger. Hij brengt het initiatief in, heeft al eerder persoonlijk contact gehad met de initiatiefnemer en weet veel van het plan. De inbrenger licht het initiatief toe aan de hand van de beschrijving5. De gemeente weegt op basis van sociaal, maatschappelijke en ruimtelijke kaders af of een initiatief wenselijk is. De initiatiefnemer is niet aanwezig bij de intake. Wat zijn de competenties van het Intaketeam? De deelnemers van het Intaketeam hebben (of ontwikkelen) meer generalistische dan specialistische kennis en vaardigheden. Zij beoordelen de initiatieven integraal op wenselijkheid, en niet op onwenselijkheid vanuit alleen hun eigen vakgebied.

Het is ook mogelijk om kansen te benutten door de initiatiefnemer aandachtspunten mee te geven, bijvoorbeeld gericht op duurzaamheid, energietransitie of gezondheid. De deelnemers zijn in staat om kansen te zien en kunnen kwaliteit toevoegen aan een plan. De adviseurs beschikken over de (inter)bestuurlijke kaders en kennis daarvan. Omdat het advies als groep wordt geformuleerd is het ook samenbindend en integraal. Ketenpartners kunnen incidenteel uitgenodigd worden voor overleg. Zeker als het plan de kaders van ketenpartners raakt. Wanneer het plan de provinciale kaders raakt, wordt het initiatief na de bestuurlijke terugkoppeling met de provincie besproken (dit proces wordt nog nader ingevuld). Implementatiestappen – Oefenen met de Intaketafel, ontwikkelen checklist en beschrijving en definitieve samenstelling intaketeam – Leren en ontwikkelen procedure intake. – Organiseren van een vast 2-wekelijks moment waarop het Intaketeam samen komt, incl. een effectieve vergadercultuur – Welke competenties zijn nodig? Het intaketeam is een generalistisch/ strategisch team. Wat willen we hierin; willen we aparte rollen/ functies creëren? Hoe borgen we deze taken en de tijd die het vraagt in reguliere werkprocessen? Vanwege de raakvlakken met andere ontwikkelingen wordt dit uitgewerkt als onderdeel van het toekomstplan voor de afdeling RO.

– Belemmeringen in interacties & communicatie worden aangepakt en ontwikkeld naar een constructieve houding en gedrag. Het intaketeam heeft de taak om dit binnen het intaketeam te ontwikkelen en ook uit te dragen naar de rest van de afdeling. Zij heeft hierin vooralsnog een voorbeeld rol. – Inrichten bestuurlijke lijn tussen intake en omgevingstafel o.a. met het template bestuurlijke terugkoppeling, ook actielijst6 – Afspraken met ketenpartners over kaders en betrokkenheid bij de gemeentelijke intake – Aansluiting met het (zaak)systeem en de vak-applicatie, zodat het initiatief door alle interne stakeholders kan worden geraadpleegd? – Communicatie met de interne organisatie, ontwikkelen communicatiemiddelen Intake. Bijv. voor accountgesprekken met subsidierelaties bij het sociaal Domein. Organiseren van draagvlak en bekendheid binnen de organisatie. Zowel in de managementlaag (managers, 5 Zie bijlage beschrijving Initiatief 6

Zie bijlage template bestuurlijke terugkoppeling

6

16-06-2020

– – – –

teamleiders en coördinatoren) als bij de meer uitvoerende medewerkers op de afdelingen RO en SD. Overdragen werkwijze (voor het onderdeel intaketafel) naar de lijn per 1 juli 2020. Monitor de Intaketafel na drie maanden. Is de teamsamenstelling de juiste, werken de hulpmiddelen, is het bestuur voldoende betrokken, is er voldoende voorgang? Communicatie met de initiatiefnemer verloopt via de inbrenger (terugkoppeling pas na overleg met portefeuillehouder en/of college) Ontwikkelen communicatiemiddelen, o.a. flyer voor initiatiefnemer, belanghebbende en aanpak participatie op basis van gemeentelijk participatiebeleid. Maken hand-out voor inbrenger t.b.v. terugkoppelingsgesprek intake met initiatiefnemer, o.a. over resultaten intaketafel, juridische aspecten, kosten, participatie, rollen taken en verantwoordelijkheden en het proces van het (vervolg)gesprek/ proces.

Gesprek met de initiatiefnemer Na de beoordeling van het intaketeam vindt een 1 op 1 gesprek plaats tussen de initiatiefnemer en de inbrenger. Dat gebeurt zowel bij een positief als een negatief advies. Dit gebeurt nu ook al. Het verschil met nu is dat de inbrenger straks gebruik maakt van de template bestuurlijke terugkoppeling met daarin de afweging en onderbouwing van het intaketeam, aangevuld met politiek, bestuurlijke overwegingen. De inbrenger licht de procedure toe en maakt afspraken over de kosten van de omgevingstafel7. Transparante overheid, transparante communicatie voorkomt onduidelijkheid en problemen aan de Omgevingstafel en in het vervolgtraject.

4. De omgevingstafel Wat is de omgevingstafel en wat is het effect? Alle ruimtelijke en maatschappelijke complexe initiatieven die wenselijk zijn, worden aan de Omgevingstafel besproken en verder ontwikkeld. Het hoofddoel is samen het initiatief mogelijk te maken, passend binnen de geformuleerde criteria en mitsen van de intake. Hierbij moeten we niet vergeten dat het initiatief al wel als wenselijk bestempeld is aan de intaketafel. Voorwaarde voor de omgevingstafel is dat de initiatiefnemer bereidt is aanpassingen te doen aan het plan om de haalbaarheid te vergroten. Alle betrokkenen zitten tegelijkertijd aan de omgevingstafel. Allen komen goed voorbereid en met mandaat (dit betekent zonderachteraf ruggenspraak en/of check bij het taakveld/ de vakdiscipline te hoeven doen) vanuit hun eigen expertise, aan tafel. Iedereen moet in staat zijn om in 2 minuten een advies te geven om het initiatief mogelijk te maken. Samen zorgt de groep ervoor dat ieders inbreng de juiste plek krijgt bij de ontwikkeling van het plan. Er wordt gezocht naar een oplossing en de tafel werkt vanuit een “Ja, mits”-houding. De omgevingstafel bespaart iedereen tijd en geeft meer transparantie. Het resultaat is een definitief ontwerp van het initiatief, een advies van alle betrokkenen aan tafel en een concept vergunningaanvraag.

Dit resultaat wordt geboekt in 3 ronden, geïnspireerd op het BOBvergadermodel waar de gemeenteraad van Krimpenerwaard mee werkt. De rondes worden hieronder toegelicht. In 2020 oefent de gemeente met de werkwijze voor complexe vergunningaanvragen om zo te leren wat de best passende werkwijze is voor de initiatiefnemer en de gemeente zelf.

7 Kosten omgevingstafel is een actiepunt om uit te zoeken,

relatie met nieuw te ontwikkelen leges model

7

16-06-2020

Het is in het belang van de gemeente dat een initiatiefnemer kiest voor de omgevingstafel. Zo is er voldoende tijd om alle details van het gunnen van het initiatief te bespreken en/ of afspraken te maken met de initiatiefnemer om te komen tot een gedragen eindresultaat. De formele aanvraag kan dan op basis van de concept vergunningaanvraag simpel en snel afgerond worden. Zoals eerder aangegeven, is het niet in het belang van de initiatiefnemer dat een aanvraag direct, zonder overleg, wordt ingediend in 2. Alle betrokkenen aan de omgevingstafel het DSO. Een initiatiefnemer zal sneller kiezen voor een proces met een concreet resultaat (definitief ontwerp, advies en concept vergunningaanvraag) en waarbij het gesprek (afstemming over wensen, mitsen en randvoorwaarden) van meerwaarde is. Bij kleinere initiatieven kan het sneller gaan en dan zijn er mogelijk minder rondes nodig. Welk nieuwe rollen zijn nodig? Om de gesprekken aan de omgevingstafel goed te laten verlopen zijn naast de huidige expertises ook nieuwe rollen nodig, namelijk een (onafhankelijke) gespreksleider, een scribent of zakelijk tekenaar, een beslisser, een observator en een (geo)data-analist: • De gespreksleider heeft een faciliterende rol, zorgt dat alle aanwezigen aan het woord komen en stelt eventueel vragen zodat duidelijk wordt wat precies bedoeld wordt.

De gespreksleider vat samen en zorgt dat de dialoog vlot, zakelijk, helder en duidelijk verloopt. • De scribent of zakelijk tekenaar haalt de essentie uit het gesprek, legt dit vast in een tekening en woorden of op geeltjes op een flipover. Een foto van deze output geldt als verslag. • De beslisser, de afdelingsmanager ruimtelijke ontwikkeling of een directielid, luistert en neemt aan het einde van de discussie een integrale beslissing op basis van de input van alle deelnemers aan tafel. Ook zorgt de beslisser dat de aanwezige initiatiefnemer direct weet waar hij/zij aan toe is en de vervolgstappen begrijpt. • De observator geeft aan het einde feedback over het proces en de wijze waarop het gesprek verlopen is (procedure en interactie/ communicatie). • De (geo) data-analist zorgt dat alle data beschikbaar is tijdens het gesprek. Zoals de locatie, de gegevens over de locatie en het plan. Naast deze rollen kan iedereen aanwezig zijn die op basis van de beschrijving van het initiatief iets te halen of brengen heeft. Het overleg is open voor iedereen. Aanmelden vooraf is wel nodig om het werkbaar te houden. Ronde 1: verkennen en definiëren Dit is de eerste keer dat alle betrokkenen samenkomen: de initiatiefnemer met diens adviseur, de belanghebbenden, de gemeentelijke adviseurs en ketenpartners.

Natuurlijk wordt er gestart met kennismaken, bij voorkeur gebeurt dit vooraf op een digitale wijze. Hiermee voorkom je dat het eerste overleg voorbij is voordat je gestart bent met de inhoudelijke behandeling. Het uitgangspunt is dat iedereen verschillend is, met andere wensen en behoeftes, maar aan tafel gelijk is. Het belangrijkste is een goed groepsproces. De gesprekleider heeft hierin een belangrijke rol. De eerste ronde start met een toelichting op het initiatief door de initiatiefnemer of diens adviseur Wat is het plan? Waar gaat het komen? En wanneer? Wat biedt het de buurt, kern of gemeenschap? Er ligt in deze fase een uitgewerkte schets van het initiatief, omdat we de initiatiefnemer vroeg in diens ontwikkelproces spreken. In dit vroege stadium (mede vanuit de intake) is er vaak al veel bekend en afgekaderd. Er wordt gereageerd; welke aanpassingenzijn gewenst om de haalbaarheid te vergroten. Vanuit beleid of vanuit belangen van betrokkenen. Het gesprek zal gaan over het verkennen van de kaders waarbinnen dit initiatief gerealiseerd kan worden en de expertise aan tafel die hierin op een positieve manier kan bijdragen. Denk bijvoorbeeld aan criteria vanuit het Omgevingsplan, water, geluid, milieu, gezondheid, natuur etc. Zorgen van de belanghebbenden kunnen gaan over geluidshinder of over de gezondheid, overlast of bijvoorbeeld een vermindering van het uitzicht.

Bij conflicterende belangen, kunnen die direct aan tafel worden besproken en worden gezamenlijke oplossingen aangedragen. Het verkennende gesprek in deze eerste ronde vat de beslisser vat samen in een gemeenschappelijk, gedragen programma van eisen, het kader. Daarmee gaat de initiatiefnemer aan de slag. 8

16-06-2020

Mogelijk krijgen ook de deelnemers aan tafel een opdracht of actie voor de verdere uitwerking ter voorbereiding op ronde 2. Omdat in deze eerste ronde de kaders worden bepaald, is het niet de bedoeling dat de betrokkenen hierna nog nieuwe eisen en wensen ter tafel brengen.

Ronde 2: globaal of concept ontwerp Voor fase 2 is er contact tussen de verschillende actiehouders om het uitzoekwerk allemaal te kunnen verwerken in het globaal ontwerp. Deze ronde start met een korte toelichting op het globaal ontwerp door de initiatiefnemer om uit te leggen op welk manier ieders inbreng een plek heeft gekregen in dit ontwerp. Dit doet hij aan de hand van het programma van eisen uit ronde 1. Is dit voldoende meegenomen en opgelost in het ontwerp? Hierna start de dialoog: de knelpunten worden aan 3 wat de medewerker wil tafel besproken en er worden ideeën en oplossingen voor bedacht. De gespreksleider zorgt weer voor het faciliteren van het gesprek en zorgt dat iedereen aan het woord komt. Aan het einde van deze bijeenkomst vat de beslisser het gesprek samen en beslist of het initiatief door kan naar de derde ronde en onder welke voorwaarden. Ook kan de initiatiefnemer opdracht krijgen om bepaalde onderdelen nog verder te onderzoeken en uit te werken. Dan is er een tussenstap nodig en is er nog een keer een 2e ronde. Over de omvang van die extra ronde worden ter plekke, met instemming van de initiatiefnemer, afspraken gemaakt. Ronde 3: definitief ontwerp Bij de derde keer presenteert de initiatiefnemer het definitief ontwerp van het plan. Het gaat erom te checken of het plan voldoet aan het programma van eisen.

Het gesprek resulteert in een beslissing of het ontwerp gereed is voor de vergunningsaanvraag en voldoet aan alle afspraken die aan de omgevingstafel zijn gemaakt. Vanuit de gemeente is gewerkt aan een conceptvergunning; deze wordt ook besproken. Zo zijn alle details, voorschriften en maatregelen op voorhand ook met elkaar besproken en verkend. Na ronde 3 Samen met de inbrenger/ casemanager kan de initiatiefnemer - na definitieve goedkeuring door de beslisser - de daadwerkelijke vergunning aanvragen. Omdat er al consensus is over het initiatief en het initiatief voldoet aan de kaders en randvoorwaarden, zal het traject van de afhandeling van de aanvraag soepel verlopen. Er wordt nog getoetst of de initiatiefnemer de aanvraag indient zoals is afgesproken aan de Omgevingstafel. Samenwerking met ketenpartners Als gemeenten in een regio elke week een Omgevingstafel organiseren, kan het voor de ketenpartners mogelijk een uitdaging zijn om elke week bij een gemeente of op locatie bij een initiatiefnemer aanwezig te zijn. Door goede werkafspraken8 te maken met ketenpartners over hun expertise en wanneer hun expertise en persoonlijke inzet nodig is borgen we het integrale karakter van de Omgevingstafel. Hiermee voorkomen wij dat de ketenpartners de vraag niet aankunnen. De mogelijkheid van een regionale omgevingstafel wordt verkend.

Het tegelijkertijd samen aan de omgevingstafel adviseren levert veel efficiencyvoordeel op. Hiermee wordt namelijk voorkomen dat adviseurs op elkaars adviezen moeten wachten. Door de directe dialoog met de initiatiefnemer en met de adviseurs onderling, gericht op het mogelijk maken van het plan, worden sneller oplossingen geformuleerd en daarmee overbodig werk voorkomen. Dit wordt 8 Handreiking werkafspraken per ketenpartner. Door transparant te werken is voor iedereen duidelijk

wat er op welk moment wordt verwacht. 9

16-06-2020

versterkt door het opstellen van een gezamenlijk programma van eisen en door de verantwoordelijkheid bij de initiatiefnemer te laten. Implementatiestappen – Inventariseer de (interne) partijen voor aan de omgevingstafel; keten- en interbestuurlijke partners, adviseurs en expertises. Moeten er nog relaties met andere partners worden gelegd? – Maken informatieblad met samenwerkingsafspraken per partner. Welke afspraken kun je maken met de ketenpartners? – Mandaten (laten) regelen voor de personen aan tafel – Welke rollen en competenties zijn nodig? Maak rolbeschrijvingen + werkwijze voor de rollen aan tafel; adviseur, expert, nieuwe generieke rol – Oefensessies omgevingstafel: organiseer een aantal gesprekken met initiatiefnemers. Het gaat hierbij vooral om het voeren van een goede dialoog aan de Omgevingstafel. Deze sessies zijn bedoeld om te leren: o Welke disciplines aan tafel nodig zijn per type initiatief, door een analyse te maken van verschillende typen aanvragen. o Hoe de overdracht van de Intaketafel naar de inbrenger en vervolgens de initiatiefnemers verloopt. o Hoe de organisatorische kant verloopt en wat er allemaal nodig is voor een effectief overleg aan de omgevingstafel o Hoe vaak is een omgevingstafel nodig en hoe organiseer/ plan je dit effectief? Bijv. door elke week een vaste tijd te blokken in de agenda’s.

De tijd is dan voor iedereen gereserveerd en soms heb je een paar uur vrij. Als je die keer niet nodig bent. – Bedenk hoe belanghebbenden op een goede manier betrokken kunnen worden. Bij complexe gevallen, of een grote groep belanghebbenden, zal vertegenwoordiging nodig zijn. Afspraken moeten worden gemaakt over hoe om te gaan met afzeggingen en wijzigingen in de planning. – Bepaal hoe je gaat samenwerken aan een concept vergunningaanvraag. – De zaak wordt vanuit de intake gevolgd via het zaaksysteem van de gemeente. Hierin liggen alle belangrijke documenten en afspraken vast. Inzichtelijk voor stakeholders. Hierdoor is het transparant en kunnen er geen misverstanden ontstaan. – Ga in gesprek over de samenwerking met de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke kwaliteit. – Onderzoek de digitale mogelijkheden van samenwerking (met ketenpartners) – Monitor de werkwijze aan de Omgevingstafel gedurende drie maanden. Onderzoek of: o Alle deelnemers tevreden zijn over hun eigen bijdrage aan de tafel. o De dialoog nog effectiever gevoerd kan worden. o Alle hulpmiddelen goed werken. o Het college/ bestuur voldoende is aangehaakt. o Initiatiefnemers hun aanvraag indienen volgens de uitkomsten uit de Omgevingstafel.

o Ervaringen van initiatiefnemers met Omgevingstafel (voldoet het aan hun verwachtingen, verwachte voordelen, participatie, digitale volgsysteem, wat kan beter en/of anders etc.) o De capaciteiten van alle deelnemers voldoen of dat er een extra trainingsbehoefte is. Stakeholdermanagement Voor de implementatie van dit plan van aanpak wordt een stakeholder analyse gemaakt en een aanpak gekozen. De volgende vragen en thema’s krijgen daar een plek. 1. Hoe verleid je initiatiefnemers ertoe dat ze mee gaan doen? 2. Hoe neem je directie en bestuur mee? 3. Hoe komen de deelnemers aan de Omgevingstafel in de meedenkmodus? 4. Info voor initiatiefnemers en ketelpartners 5. Communicatie en participatie

10

16-06-2020

Bijlage 1. Procesplaat Werkproces Complexe vergunningaanvragen

11

16-06-2020

12

16-06-2020