Oordeelsvorming Kantoorhuisvesting 15-12-2021 Vragen en Antwoorden def.docx

Raadsvoorstel Huisvesting gemeentekantoren Behandeling oordeelsvormende commissie R&F 15 december 2021 Gestelde vragen en antwoorden 17 december 2021 Pro Krimpenerwaard, heer Struijs, Vraag: Waarom zijn de investeringskosten exclusief (zonder) BTW doorgerekend terwijl vraagsteller elders leest dat het risico van kostenverhoging van BTW 7% is? Dit zou volgens vraagsteller leiden tot een extra verhoging van 2 miljoen euro. Antwoord: De door vraagsteller gestelde extra verhoging van 2 miljoen euro is niet juist. Verwezen wordt naar de beantwoording van vraag 11 in het overzicht van vragen en antwoorden van de beeldvormende bijeenkomst van 10 november 2021 van de huisvesting van BOR. Uitgangspunt is dat de BTW volledig compensabel is. Er is een beperkt risico van een mogelijke kostenverhoging als gevolg van BTW-heffing nl.: 7% over een bedrag van 5,7 miljoen (dit is het bedrag van 21% BTW over de investering van 27 miljoen), ofwel 400k. Dit risico van 400k is beperkt en ook beheersbaar mede gelet op de mogelijkheid om, mocht deze situatie zich gaan voordoen, hierover in overleg te gaan met de Inspecteur Omzetbelasting. Vraag: De financiële onderbouwing zie ik onvoldoende terug in de stukken. Antwoord: Een uitgewerkte toelichting op de investering en de jaarlijkse lasten met risico-analyse maakt onderdeel uit van de Nota van Uitgangspunten.

Vraagsteller wordt verwezen naar bijlage 5. van de Nota van Uitgangspunten. ChristenUnie, heer Tom Vraag: Zijn de onzekerheden die de huidige tijden met zich meebrengen die gevolgen kunnen hebben voor de gemeentelijke begroting (genoemd wordt Jeugdzorg) geen aspecten die moeten worden meegenomen? Antwoord: Ook als deze aspecten er bij worden betrokken blijft de conclusie ongewijzigd dat een nieuwe centrale huisvesting financieel gezien een betere oplossing is dan het in stand houden en opknappen van de vier bestaande gebouwen. Op de overige opmerkingen/vragen van heer Tom heeft heer de Wit geantwoord en/of de reactie staat in de beantwoording van de technische vragen van de ChristenUnie. Vraag: Is het zeker dat er betaalbare woningen voor terugkomen? Antwoord: Ja, het is de inzet van het college vooral betaalbare koop/huurwoningen te realiseren. Vraag: Is het college het met ons eens dat het nieuwe gemeentehuis op een zichtlocatie moet komen? Antwoord: Ja, dat is ook de nadrukkelijke wens van het college. CDA, mevrouw Bultman Vraag: Is aan de hand van concrete maatregelen in de dienstverlening duidelijk te maken wat de inwoner aan voordelen gaat merken van een centraal gemeentehuis? Antwoord:

•

•

•

•

•

•

Eén locatie schept duidelijkheid voor de inwoners en ondernemers: Op dit moment is elk product op 1 locatie te ‘krijgen’. Nu moet een inwoner voor elk product ergens anders langs (burgerzaken in Stolwijk, loket Sociaal domein in Bergambacht of een evenementenvergunning in Schoonhoven). Het gebeurt nu dat inwoners in Stolwijk staan, terwijl ze ergens anders moeten zijn. Meer directe dienstverlening aan inwoners en ondernemers: De ambtelijke inzet (overheadsfuncties en verloren reistijd) en budgetten (o.a. schoonmaak) kunnen we efficiënter benutten waardoor we deze kunnen inzetten voor wat er echt toe doet voor de inwoners en ondernemers, namelijk de directe en persoonlijke dienstverlening en maatschappelijke opgaven. Fysieke ontmoeting tussen ambtenaren leidt tot betere en meer integrale dienstverlening: Vraagstukken in de gemeente vragen steeds meer om samenhang. Een thema als eenzaamheid kun je niet alleen vanuit het Sociaal Domein aanvliegen, maar vraag bijvoorbeeld om actieve en creatieve betrokkenheid van de collega’s die bezig zijn in de openbare ruimte. De ambtenaar van nu is niet meer de ambtenaar uit het verleden waarin iemand op een beleidsterrein (niet integraal) vooral zijn/ haar inhoudelijke professie beoefenende. De ambtenaar van nu is natuurlijk inhoudelijk expert, maar vooral gericht op samenwerking en bezig met de vraag van de inwoner en samenleving.

En juist dat vraagt fysieke ontmoeting! Fysieke ontmoeting tussen inwoners, ondernemers, maatschappelijke stellingen, ambtenaren, collegeleden en raadsleden leidt tot beter afgestemde dienstverlening, meer begrip en meer tevreden inwoners. Op dit moment is er in de vier kantoren geen inloopmogelijkheid waar laagdrempelig ruimte is voor ontmoeting tussen inwoners en gemeente. Eén gemeentekantoor biedt de mogelijkheid tot laagdrempelige fysieke ontmoeting. Goed werkgeverschap leidt tot beter presterende ambtenaren: Eén gemeentekantoor zorgt voor huisvesting die past bij goed werkgeverschap en een gezond werkklimaat. Een plezierige en gezamenlijke werkomgeving zorgt er voor dat onze medewerkers nog meer excelleren. En een gezonde en prettige werkomgeving houdt de gemeente aantrekkelijk voor toekomstige medewerkers waarmee de organisatie de kwaliteit van de dienstverlening hoog kan houden. De concurrentie op de arbeidsmarkt is immers hoog.

Vraag: Graag ook verduidelijking de praktische betekenis van de Gemeente dichtbij. Gevraagd wordt of de recent gestarte informatiepunten digitale overheid in bibliotheken, geen goede aanleiding is om hierbij als gemeente aan te haken. Antwoord: • De inzet van onze dienstverlening is: digitaal waar kan en persoonlijk en fysiek als voor de inwoner het meest passend is. De digitale dienstverlening is voor veel inwoners een perfecte manier om op snelle en eenvoudige manier aanvragen te doen. Voor de inwoners die daar moeite mee hebben staan de overige kanalen zoals brief, telefoon, mail, social media en persoonlijke ontmoeting open. We zijn aangesloten bij het IDO: de medewerkers van de bibliotheek hebben training gekregen over onze website en de digitaal aan te vragen producten. Ook starten we een pilot om inwoners in ons kantoor te helpen met (digitale) aanvragen. • In deze collegeperiode hebben we de nabijheid vormgegeven door dienstverlening op maat: één op één persoonlijke dienstverlening kan naast het gemeentekantoor ook plaatsvinden op de plek waar dat op dat moment nodig is: thuis (bijv. gesprekken met het sociaal domein, bezorging identiteitspapieren) of op locatie (bijv. vergunningen en het aanvragen van identiteitspapieren in verzorgingstehuizen), maar persoonlijke ontmoeting kan ook in bijv. een bibliotheek of dorpshuis.

Het voordeel van deze aanpak is dat inwoner en gemeente de plaats kiezen die op dat moment nodig en mogelijk is. • In plaats van maatwerk zijn er ook andere mogelijkheden om nabijheid vorm te geven. Bijvoorbeeld in de vorm van structurele (zichtbare) locaties in de diverse kernen. De denken valt aan hulp- of servicepunten, eventueel in combinatie met instellingen, bibliotheken, buurthuizen, etc. Producten die zich hiervoor lenen zijn veelal de producten van publiekszaken. De (politieke) keuze hiervoor is afhankelijk van afwegingen op het gebied van

•

kosten en efficiency (gebouwen, apparatuur en personele capaciteit), baten (voor de inwoners). Een gemeentekantoor waarin ruimte is om laagdrempelig elkaar te ontmoeten (zoals bedoeld onder 4 in het vorige antwoord) draagt ook bij aan de nabijheid. Een huis van de gemeente is niet alleen een kantoor voor ambtenaren, maar ook een ontmoetingsplaats waar men elkaar kan treffen.

Vraag: Het akkoord gaan met een voorbereidingskrediet van 1,8 miljoen euro moet geen vrijbrief zijn. Gevraagd wordt om tussentijdse go/no go momenten. Genoemd worden de uitkomsten van de locatiestudie, schetsontwerp, definitief ontwerp. Antwoord: Aan de wens van de raad van tussentijdse momenten van go/no go wil het college in overleg met de raad inhoud geven. Wij denken aan de volgende momenten: - April 2022 - Juli 2022 - Oktober 2022 - December 2022

Informatieavond over precieze locatie Veerweg, herontwikkelingslocaties en mogelijkheden voor onderbrengen van partners in gemeentekantoor Besluit go/ no go op precieze locatie Veerweg Update ontwerp, investeringsbudget, risico's Besluit go/ no go definitief ontwerp en krediet

Vraag: Kan de raad worden betrokken bijvoorbeeld met een begeleidingsgroep of iets dergelijks? Antwoord: College ziet in deze en andere vragen de betrokkenheid van uw raad bij de organisatie en onze medewerkers, waarvoor waardering. Wat betreft de betrokkenheid van de raad kan worden gedacht aan een klankbordgroep waarvan de samenstelling nog nader wordt uitgewerkt. Zoals u ook als voorbeeld heeft gehoord bij de realisatie van het gemeentekantoor Zuidplas. SGP, heer Verburg Vraag: Ten opzichte van de businesscase van juni 2021 is de verbouwvariant ca 4 miljoen euro duurder geworden. Wat is hiervoor de verklaring? Antwoord: Uit het gevraagde verdiepend onderzoek van de verbouwvariant blijkt dat meer m2 nodig zijn (ca 450 m2 meer), vooral doordat verdeling van de functies over LKK en STW. Dit heeft impact op de bouwkosten ook omdat extra parkeerplaatsen nodig zijn. Het verschil staat nader toegelicht in de rapportage Kostenramingen & Risico’s (Bijlage 5. Bij de Nota van Uitgangspunten), pag. 5, rechts bovenaan (scenario 4 was de vorige aanduiding van het

verbouwscenario). Zie onderstaand staatje dat hierin is opgenomen. Een uitgebreidere toelichting van de extra ruimtevraag staat op pagina 8 (bijlage 1 van de rapportage Kostenramingen & Risico’s). Vraag: Kan worden toegelicht hoe het zit met de duurzaamheidsdoelstelling? Gesteld wordt dat alleen met nieuwbouw de duurzaamheidsdoelstellingen worden gehaald. Elders leest vraagsteller dat ook met een investering van 2 miljoen in de bestaande gebouwen kan worden voldaan aan de duurzaamheidsdoelstellingen. Graag hierover uitleg. Antwoord: Alleen met nieuwbouw kun je voldoen aan de eigen ambities op het gebied van duurzaamheid respectievelijk de ambities van de Klimaatwet zoals die gaan naar uiteindelijk 95% CO2-reductie. Met een investering van 2 miljoen zou je slechts een beperkt duurzaamheidsdoel bereiken door te voldoen aan de huidige eisen van het Bouwbesluit van label C van de kantoorgebouwen maar niet aan de CO2-reductie van de Klimaatwet zoals hiervoor vermeld. Vraag: Is het mogelijk om niet eerst tijdelijk te werken met een flexfactor van 0,4 in plaats van 0,6? Dit zou schelen in de (ver)bouwkosten. Antwoord: Met een flexfactor van 0,4 (4 werkplekken voor 10 medewerkers) maak je eigenlijk thuiswerken de norm.

Naast dat dit ook tot investeringen leidt (zorgen dat de thuiswerkplek voldoet aan de arbo-eisen) ga je hier voorbij aan de beoogde doelen van een centrale huisvesting voor de dienstverlening en de organisatie. Die vraagt er om dat medewerkers optimaal kunnen samenwerken in hun dienstverlening aan de inwoner. Dit wordt lastiger als medewerkers structureel nog meer gaan thuis werken zoals bij een flexfactor van 0,4 het geval zal zijn. Ook om aantrekkelijk te blijven voor nieuwe, jonge medewerkers is een werkomgeving die ruimte biedt om collega’s te ontmoeten van groot belang. Als tijdens het tijdelijk werken met een flexfactor van 0,4 blijkt dat het kantoor dat is gebouwd te klein is, zou je achteraf extra m2 moeten bouwen. Dat maakt het niet goedkoper dan in één keer een gebouw neer te zetten met de gewenste omvang. Vraag: Wat wordt er mee bedoeld dat de risicomarges kijkend naar vergelijkbare projecten acceptabel zijn? Projecten als het Schoonhovens College en de Veerstoep laten toch zien dat overschrijdingen plaatsvinden? Kunnen er harde garantie worden gegeven dat geen sprake is van kostenoverschrijdingen? Antwoord: Een vergelijking is gemaakt met projecten elders in Nederland die qua opgave vergelijkbaar zijn met de centrale nieuwbouw en die inmiddels zijn gerealiseerd en daarnaast qua ambitieniveau vergelijkbaar zijn.

Projecten als Schoonhovens College en Veerstoep Voldoen niet aan deze criteria. Onderstaand overzicht staat ook afgebeeld in de set informatiepanelen(zie informatiepaneel 6) die is verspreid onder de raads- en commissieleden voor de beeldvormende bijeenkomst van 10 november jl.

Je ziet in de genoemde projecten een risicomarges die varieert van 8 tot 13,5%. In onze opgave van de centrale huisvesting wordt rekening gehouden met een totale risicomarge van afgerond 20%. Hoewel in geen enkel project in Nederland de door vraagsteller gevraagde ‘harde garanties’ te geven zijn, hebben wij met een risicomarge van 20% het vertrouwen om de opgave binnen de budgetmarges te realiseren. Vraag: De enquête die onder de inwoners is gehouden is wel erg sturend geweest. Is deze zoals die is gehouden wel geschikt geweest voor de afweging verbouw of nieuwbouw? Antwoord: Nee, deze is niet geschikt om een afweging te maken voor verbouw of nieuwbouw omdat deze vraag niet als zodanig gesteld is. We hebben geen poll gehouden: bent u voor of tegen een gemeentehuis, verbouw of nieuwbouw. Het uitgangspunt van de enquête is geweest dat de raad het besluit neemt, vanwege de grote investering en de complexiteit. De afweging verbouw of nieuwbouw is een belangrijk besluit waar 2,5 jaar onderzoek naar gedaan is. Het is onmogelijk om alle afwegingen van het onderzoek te verwerken in een enquêtevraag, zodat de participant een gedegen antwoord kan geven. De kans dat het antwoord is gebaseerd op sentiment is daarmee groter dan dat het is gebaseerd op feiten. We hebben bewoners wel in de gelegenheid gesteld vrij te antwoorden en dat hebben ze gedaan.

Ook tegenstanders hebben hun mening gegeven (8% van de ondervraagden was tegen). Het doel van deze enquête is om een goed beeld te krijgen van de vragen die er achter liggen en ons inziens belangrijker zijn nl. de dienstverlening en wat men verwacht als men de gemeente bezoekt, dit los van verbouw of nieuwbouw. Zie de onderzoeksresultaten van de inwoners enquête (Bijlage 9 van de Nota van Uitgangspunten). Vraag: Hoe kan het dat polls onder de medewerkers een lage respons hebben van 30-40% deelname? Antwoord: 30 tot 50% deelname aan meerdere kortlopende polls is een relatief hoog percentage. Resultaten mogen bij een dergelijke percentage als richtinggevend worden beschouwd. Daarnaast is via speeddates in 2019 de mening gevraagd over hoe zij denken over centrale huisvesting. Vrijwel iedereen was hier positief over. De OR heeft positief ingestemd: “Wij zien het voor het personeel als een positieve ontwikkeling als in de nieuwe situatie de werkzaamheden van uit één locatie kunnen worden uitgevoerd. Meerdere argumenten zijn hierbij van doorslaggevend belang o.a.: - Meer efficiënt kunnen werken, o.a.

door minder reisbewegingen tussen locaties; - Kortere lijnen en directer contact met collega’s onderling en bestuur; - Integraliteit bij beleidsontwikkeling maar ook ten aanzien van de uitvoering op verschillende onderwerpen wordt bevorderd omdat je elkaar gemakkelijker kan benaderen; - Voldoen van de arbeidsplaatsen aan huidige normen; - Hierdoor verwachten we dat werken vanuit één locatie een positieve bijdrage levert aan maatschappelijke opgaven en aan de dienstverlening richting inwoners. Zoals in uw verzoek genoemd betreft het hier een advies over de voorkeursvariant, conform de WOR regels, zien wij de komende periode aanvullende verzoeken voor advies over de vervolgstappen, verkenningsfase, ontwerpfase en realisatiefase, tegemoet.” Vraag: Waarom niet eerst een raadsbesluit genomen en daarna het publiek geïnformeerd? Antwoord: Voor een uitgebreide beantwoording van de vragen over de gevolgde stappen van informeren van de pers en inwoners over de huisvestingsvoorstellen en de keuzes hierin van het college wordt verwezen naar het antwoord bij vraag 24 in het overzicht van de Vraag- en antwoordenlijst van de Kantoorhuisvesting.

VVD/dhr Zuijderwijk Vraag/opmerking Bij de herontwikkeling van de bestaande locaties vooral starterswoningen realiseren. Antwoord: Het college deelt deze wens en zal in de verdere verkenning van de herontwikkeling van de vier achterblijvende locaties vooral inzetten op betaalbare koop/huurwoningen. Vraag: Kan concreter worden gemaakt wat een centrale huisvesting voor inwoner oplevert qua dienstverlening? Antwoord: Zie de beantwoording bij de vragen van het CDA. Vraag: Kan de raad tijdens de vervolgfase die komt ook tussentijds worden betrokken? Door go/no go momenten in te bouwen of via voortgangsrapportages? Antwoord: Zie de beantwoording bij de vragen van het CDA. Vraag: Kunt u duidelijkheid verstrekken over de 4 miljoen reserve vanuit de frictiekosten van de herindeling. Antwoord: Op het bedrag 4 miljoen wordt jaarlijks de rente en afschrijving van investeringen in de bestaande huisvesting in het kader van de herindeling, in mindering gebracht. Of er een saldo resteert en hoe groot dit is, is afhankelijk van het moment dat de bestaande panden kunnen worden verkocht. Daarom is dit saldo nog niet meegenomen in de financiële berekeningen. Als er een saldo resteert zal dit worden ingezet voor de dekking van de kosten van de nieuwe huisvesting.