Informele evaluatie BOB.060121.docx

Informele evaluatie BOB: samenvatting van de gesprekken/signalen De informatieverzameling tbv de tussen-evaluatie heeft plaatsgevonden in een aantal gremia: de commissie bestuurlijke vernieuwing, het college, het managementteam, onder beleidsambtenaren en bij de griffie. Bij de gesprekken is gebruik gemaakt van de notitie ‘Aandachtspunten tbv een BOB evaluatiegesprek’. De hoofdpunten uit de gesprekken staan hieronder samengevat. Leden commissie bestuurlijke vernieuwing Er kan eigenlijk nog geen eindoordeel over BOB geveld worden – corona zit ons dwars. BOB moet wel een kans van slagen krijgen – dus doorgaan. We leren al doende en pasten gaandeweg al een en ander aan. We lijken wel méér aan het vergaderen te zijn; en dat was toch niet de bedoeling. Jammer dat nog niet alles snel terug te kijken is via de website. Corona geeft ons wel structuur; geen tijdswinst, maar wel de gelegenheid om digitaal dieper op thema’s in te gaan in meer beeldvormende bijeenkomsten dan anders mogelijk zouden zijn. Het model werkt nog niet zoals we zouden willen, er zit nog teveel dubbeling in de discussies. Een tussentijdse aanpassing van het RvO is gewenst – er ligt wel een lijstje van punten dat verduidelijking behoeft. Het is nog vaak zoeken, maar BOB groeit. Het dossieroverleg is een mooi instrument, dat ook wat oplevert.

Het is positief om aan de voorkant gezamenlijk na te denken (tussen college en raad; ambtelijke organisatie en griffie) over planning en rolneming. Tegelijk is het nog zoeken naar de keuze tussen de ‘korte’ en ‘lange’ BOB wasstraat. Advies: Voor een definitieve evaluatie is het te vroeg. Gewoon doorgroeien met een lijstje verbeterpunten voor het komende jaar. Daarnaast ook bespreken waar aanpassing van het interim RvO nodig is. Presidium Niet alle leden willen of kunnen zich nu al uitspreken over BOB. Maar overigens worden de volgende opmerkingen gemaakt: de beeldvormende bijeenkomsten zijn nu – misschien wel doordat ze vaak digitaal zijn- vaak technisch van karakter. Digitale (beeldvormende) bijeenkomsten hebben een belangrijk voordeel: je kunt makkelijk, thuis, in korte tijd, snel informatie tot je nemen. We zijn per saldo niet minder aan het vergaderen door de introductie van BOB en dat was wel een van de doelen. Er is nog teveel overlap tussen de O en B. De bijdrage van de inwoners komt nog onvoldoende uit de verf. Laten we doorgaan en de aanstaande evaluatie liever als tussenevaluatie beschouwen op basis waarvan hier en daar wat bijgesteld en – gestuurd kan worden. Later kan dan een ‘echte’ evaluatie gehouden worden. Advies: Aan de orde is slechts een tussen-evaluatie op basis waarvan op een aantal punten bijgestuurd kan worden.

Managementteam We zitten met zijn allen nog midden in het zoekproces naar de optimale werking van BOB. Het is zaak nu vooral veel door te oefenen. De ervaring bij andere gemeenten leert dat BOB positief werkt. Soms lijkt het alsof de raad het ambtelijk voorbereidingstraject in de beeldvorming over wil doen. Het moet duidelijker worden wie waarover gaat. Goed om te merken dat we door BOB meer naar de voorkant gedwongen worden – we stellen vaker de vraag: wat helpt ons, welk type sessie helpt ons verder. Elkaar in de goede rol zetten en daarin houden (als college en raad), dat is vaak nog een uitdaging. Advies: Elkaar scherp houden en meer communicatie over BOB op het intranet (Kis) zetten voor de ambtenaren. Neem daarin ook de goede voorbeelden op. Houd met regelmaat vervolg ‘vitamine Lsessies’. Beleidsambtenaren In het algemeen geldt dat de periode om een goed oordeel te kunnen geven te kort is. De voorlopige indruk bestaat dat het langer duurt voordat iets in de raad kan landen en dat er eerder meer overlegd en vergaderd wordt dan minder. Op zich kan BOB goed werken, maar het kost veel tijd

en die tijd hebben we niet altijd als er snel iets besloten moet worden. Het gesprek met de raad wordt nu op een andere manier gevoerd – er zijn meer mogelijkheden qua soort gesprek en qua data. Dankzij BOB is er eerder contact aan de voorkant met de raad, en dat geeft houvast, maar het is ook wel lastig want de raad wil veel en niet alles kan (praktisch, regeltechnisch etc) Op een aantal terreinen is de raad meer aan kaderstelling toegekomen. Advies: Beperk het aantal dossiers dat de ‘BOB-wasstraat’ moet doorlopen en bouw langzaam uit. Ook een snelle weg naar een standaardbehandeling neerzetten. Zorg dat de ambtenaren de mogelijkheden en instrumenten van BOB beter leren kennen en ook hoe je een BOB traject kan voorbereiden: BOB training. Maak de rol van de portefeuillehouders/ambtenaren bij de verschillende typen bijeenkomsten duidelijk(er). Tijdens de sessies is het soms lastig om bij de beeldvorming te blijven; vaak hoor je daar ook politieke standpunten. Denk na over het voorkomen van dubbelingen tussen oordeelsvorming en raad; tot dusver vindt er veel herhaling van zetten plaats.

Ook in de opzet van de stukken helder maken wie welke rol heeft – kan het format voor raadsvoorstel en collegevoorstel daar sturender in zijn? Moeten alle beeldvormende sessies opgenomen en uitgezonden worden? In informele sessie kunnen lossere gesprekken ontstaan en kan de gezamenlijkheid wellicht beter gevonden worden. College Er is -door Corona- nog te kort met BOB gewerkt om een goed oordeel te kunnen geven. Op dit moment is moeilijk te zeggen of bijvoorbeeld de burger meer betrokken is/wordt. Digitale sessies van een uur/anderhalf – in bijvoorbeeld een dossieroverleg zijn winst om informatie te kunnen geven. Er is nog wel verwarring en onvoldoende bekendheid over BOB bij de ambtenaren: instrumenten? Openbaar of niet? Moment? Welke dossiers wel en welke niet door de BOB wasstraat? Gaan we in de praktijk soms te snel van de beeldvorming naar de oordeelsvorming? Hoe moeten we daar een goede modus in vinden. Vooruit plannen blijft lastig. Het gesprek van de raad met partners van buiten blijkt in de praktijk belangrijk voor het vervolgproces (dialoogtafels). Bij de eerste B ligt nog geen RV voor; dat biedt de mogelijkheid nog tot een aanpassing te komen gehoord het gezegde in de beeldvorming.

Het is nog niet duidelijk of je als wethouder bij de beeldvormende bijeenkomsten moet zijn en in welke rol dan; het is immers in die fase nog niet de bedoeling vragen te stellen aan de wethouder. In de besluitvorming wordt veel herhaald van wat bij de oordeelsvorming aan de orde was. Het proces duurt in de perceptie van het college niet langer door BOB; al was dat wel zo dan is dat bij sommige dossiers ook niet erg, want BOB kan wel voor meer draagvlak zorgen. Van het collegespreekuur wordt nog niet optimaal gebruik gemaakt terwijl dat raadsleden de mogelijkheid geeft informeel door te vragen en feiten te checken – dat vraagt wel een zekere vorm van vertrouwen; je wilt niet dat de gegeven informatie tegen je gebruikt gaat worden. De dinsdag als vergaderdag is niet optimaal voor het college. Advies: Geef meer bekendheid aan het collegespreekuur, maar voorkom een informatieongelijkheid tussen deelnemers en niet-deelnemers. De eerste B kan ook zonder de wethouders. Probeer dubbelingen uit de O/B te halen. Onderzoek of -met de start van een nieuwe raadsperiode een verschuiving van de vergaderdag naar een andere dag mogelijk is. De lange dinsdagen zijn voor de collegeleden een grote belasting. Griffie Door BOB gaat meer bewustzijn bij de ambtelijke organisatie over de rol en verantwoordelijkheid /bevoegdheid van de raad ontstaan, maar dat zal tijd kosten.

Corona heeft veel roet in het eten gegooid bijvoorbeeld bij de mogelijkheid inwoners te betrekken. Maar ook bij de handhaving van de ene vergaderdag in de week. Enerzijds is het mooi korte digitale sessies te kunnen houden (informatie en gesprek laagdrempelig vanuit huis), anderzijds is het verleidelijk de hele week vergaderingen te plannen. Goede planning is een uitdaging. Worden er echt al stappen in de beeldvorming gezet: dragen de instrumenten die we inzetten bij aan de kwaliteit van oordeel en besluit verderop in het proces? De fasen worden nog niet goed gescheiden en onderscheiden: tot in de raad aan toe worden nog technische vragen gesteld. Advies: we moeten consequent zijn op de naleving van gemaakte afspraken voor onszelf en op de handhaving daarvan bij anderen.