Goedgekeurd procesvoorstel Europese aanbesteding accountant 2022 (Auditcommissie 9 mei 2022 )

Plan van aanpak aanbesteding van de accountantscontrole Gemeente Krimpenerwaard met ingang van controlejaar 2023. 2 mei 2022

1

Inleiding

De huidige accountant voert nog de controle uit over het boekjaar 2022. Voor het boekjaar 2023 en verder dient door de raad in het 4e kwartaal 2022 een (nieuwe) accountant aangewezen te worden. De accountant is belast met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van een accountantsverklaring, het uitbrengen van een verslag van bevindingen en het adviseren van de gemeente. Om te komen tot een accountant voor controle over het boekjaar 2023 en verder gaan we over tot een Europese aanbesteding voor 4 jaar. Het verlengen (of aanpassen) van het huidige contract met de huidige accountant behoort niet tot de mogelijkheden. De huidige accountant kan overigens wel meedoen aan de aanbesteding.

2

Opdrachtgever en instellen begeleidingsgroep

De accountant werkt in opdracht van de raad en rapporteert tevens zijn bevindingen aan de raad. De raad is derhalve ook opdrachtgever bij de aanbesteding van de accountantscontrole. In de verordening Auditcommissie is opgenomen dat een van de taken van de auditcommissie is: “de voorbereiding van procedures (aanbesteding) tot selectie en aanwijzing van de accountant en het uitbrengen van advies aan de raad over de aanwijzing” Voorgesteld wordt de ambtelijke voorbereiding van de aanbesteding onder verantwoordelijkheid van de griffier te laten plaatsvinden door een ambtelijke begeleidingsgroep. Voorgesteld wordt daarbij de volgende ambtelijke begeleidingsgroep in te stellen, bestaande uit: - Plaatsvervangend griffier, Edith Ticheloven - Concerncontroller, Arie Teeuw - Controller, Mattijs Hoogendoorn - Senior adviseur Financiën, Natascha Don - Inkoopadviseur, Marrit Goselink De bestuurlijke begeleidingsgroep bestaat uit een afvaardiging van de auditcommissie van 3/4 leden, waaronder de voorzitter van de auditcommissie. Deze is tevens voorzitter van de bestuurlijke begeleidingsgroep. De ambtelijke begeleidingsgroep is adviseur van de 1

bestuurlijke begeleidingsgroep.

3.

Procedure externe begeleiding Europese aanbesteding accountant

Om te komen tot een nieuwe accountant gaan we over tot een Europese aanbesteding voor 4 jaar (met een optie tot verlenging) De Controleverordening gemeente Krimpenerwaard 2019-2022* bepaalt dat de diensten voor 4 jaar worden aanbesteed en dat de opdracht maximaal 2x met twee jaar verlengd kan worden. De accountantskosten over 2020 van.€ 130.000 lagen boven de aanbestedingsgrens. Op grond van algemene regelgeving en het inkoopbeleid van de gemeente Krimpenerwaard dient een nieuw contract Europees aanbesteed te worden. Eventuele alternatieven als regionaal aanbesteden, een interne accountantsdienst inrichten of het verlengen van het huidige contract zijn in een eerder fase onderzocht en terzijde gelegd. *De controleverordening kan door de raad worden aangepast indien niet gekozen wordt voor een aanbesteding van 4 jaar. Voorstel om te komen tot een aanbestedingstraject Het voorstel van de ambtelijke begeleidingsgroep is om een Europees aanbestedingstraject te starten voor de aanbesteding van een nieuwe accountant voor de duur van 4 jaar met de mogelijkheid om deze overeenkomst éénzijdig tegen gelijkblijvende voorwaarden eenmaal te verlengen voor een duur van maximaal drie jaren. De verwachte ingangsdatum van de overeenkomst is 1 januari 2023 en dit traject te laten begeleiden door een extern bureau. Voorgestelde procedure -

-

-

Op 14 februari 2022 is dit voorstel besproken in de auditcommissie. Voor het aanbestedingstraject is externe begeleiding ingehuurd bij Aevesbenefit, dit adviesbureau begeleidt en ondersteunt de aanbestedingsprocedure . De ambtelijke begeleidingsgroep zal onder begeleiding van het adviesbureau Aeves Benefit de aanbestedingsstrategie om tot een nieuwe accountant te komen opstellen. Ook wordt een planning van het aanbestedingstraject opgesteld. De aanbestedingsstrategie voor een nieuwe accountant en de voorgenomen procedure, planning en gunning van de aanbesteding worden 9 mei 2022 besproken in de auditcommissie met de ambtelijke begeleidingsgroep. Indien de auditcommissie zich kan vinden in de aanbestedingsstrategie wordt gestart met het opstellen van de aanbestedingsleidraad (beschrijvend document) voor de Europese aanbesteding en de begeleidende stukken en wordt een raadsvoorstel voorbereid.

2

4.

Procedure Europese aanbesteding accountant

Het externe adviesbureau Aeves Benefit gaat het traject van de Europese aanbesteding begeleiden, net als bij de vorige aanbesteding in 2015. Voorstel aanbestedingstraject: De auditcommissie heeft 14 februari 2022 ingestemd met het procesvoorstel en bespreekt volgens planning 9 mei de aanbestedingsstrategie. De raad stelt vervolgens op 6 juli de aanbestedingsleidraad vast. Op basis van de uitgangspunten in deze leidraad wordt de aanbestedingsprocedure gestart. Na een beoordeling van de offertes wordt door de ambtelijke begeleidingsgroep in samenwerking met de auditcommissie een raadsvoorstel voor gunning opgesteld. De auditcommissie brengt advies uit aan de raad over dit gunningsvoorstel. Uiterlijk in het 4e kwartaal van 2022 neemt de raad een besluit over dit voorstel. Voorgestelde procedure -

-

-

-

-

4.1

De ambtelijke begeleidingsgroep zal onder begeleiding van het adviesbureau Aeves Benefit de aanbestedingsstrategie om tot een nieuwe accountant te komen opstellen. Aanbestedingsstrategie en planning van het aanbestedingstraject worden op 9 mei vastgesteld in de auditcommissie; De aanbestedingsleidraad (beschrijvend document) voor de Europese aanbesteding en de begeleidende stukken, inclusief het programma van eisen worden in de commissie oordeelsvorming SBBV van 21 juni besproken (met een advies van de auditcommissie) en in de raad van 6 juli vastgesteld; De aanbestedingsprocedure wordt daarna op 11 juli gestart conform de aanbestedingsleidraad die is vastgesteld door de raad. De ambtelijke begeleidingsgroep beoordeelt i.s.m. het externe bureau de binnengekomen aanbestedingsdocumenten en de offertes op basis van de criteria, zoals de prijs, de kwaliteit en de ervaringen zoals die vooraf opgesteld zijn in de aanbestedingsleidraad en het programma van eisen en selecteert geschikte kandidaten De geselecteerde kandidaten presenteren zich aan de auditcommissie, die de presentaties aan de hand van vooraf gestelde criteria beoordeelt en een advies bepaalt voor de gunning. De ambtelijke begeleidingsgroep stelt i.s.m. het externe bureau een advies voor gunning op en legt een raadsvoorstel voor de gunning voor aan de raad.

De raad besluit eind 4 e kwartaal 2022 over de gunning en benoeming.

Kaders programma van eisen

De accountantscontrole dient plaats te vinden volgens de “Controleverordening gemeente Krimpenerwaard 2019-2022 (artikel 213 Gemeentewet)”. In deze verordening zijn de hoofdbestanddelen opgenomen van de accountantscontrole. Binnen de kaders 3

van voornoemde verordening, h e e f t d e r a a d een controleprotocol vastgesteld. De aanbestedingsleidraad met daarin het programma van eisen bevat op basis van de controleverordening en het controleprotocol een gespecificeerde uitwerking van de eisen waar de diensten van de accountant aan moeten voldoen. De functie de aanbestedingsleidraad is dat het enerzijds een volledig beeld dient te geven van het door de accountant te bereiken resultaat, en anderzijds dient aan te geven de verplichtingen die partijen jegens elkaar hebben. Door middel van de aanbestedingsleidraad met daarin het programma van eisen stelt de raad de basisopdracht voor de accountant vast. De aanbestedingsleidraad met daarin het programma van eisen bevat tenminste: 1. Een technische specificatie van de uit te voeren werkzaamheden. 2. Een opsomming van verplichtingen en verantwoordelijkheden en overige administratieve voorwaarden. De aanbestedingsleidraad met daarin het programma van eisen biedt de basis voor de later af te sluiten overeenkomst voor de levering van de dienst. Zowel bij de aanbesteding (precontractuele fase) als tijdens de uitvoering van de dienstverlening (de contractuele fase) speelt dit beschrijvende document een belangrijke rol. 4.2 Controleverordening ex art 213 Gemeentewet De Controleverordening van de Gemeentewet beschrijft uitvoerig de inhoud van de controlerende taak van de raad.

De raad is opdrachtgever voor de accountantscontrole. De inhoud van het opdrachtgeverschap en de uitgangspunten voor het programma van eisen voor de accountant zijn vastgelegd in de verordening. In de positie als opdrachtgever heeft de raad de regie over de controle-opdracht aan de accountant. Het spreekt voor zich dat de raad zijn rol alleen goed kan vervullen in goed overleg met het college en met de opdrachtnemer i.c. de controlerende accountant. 4.3

Controleprotocol

Het controleprotocol geeft nadere aanwijzingen aan de accountant over zijn controlewerkzaamheden. Het betreft met name de concretisering van het normen– en toetsingskader (rechtmatigheidstoets) en de te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties. Dit wordt jaarlijks door de raad vastgesteld voorafgaand aan de accountantscontrole. Tevens wordt in het controleprotocol de communicatie- en rapportagestructuur bepaald. 4.4

Aanbestedingsleidraad

In de aanbestedingsleidraad worden de volgende onderwerpen onderscheiden: - Opdrachtomschrijving; - Aanbestedingsprocedure; - Uitsluitingsgronden, kwalitatieve minimumeisen en beoordeling; - Programma van eisen;

4

4.5

Gunningscriteria en beoordeling. Rechtmatigheidsverantwoording Beoordeling van offerte en presentatie

De criteria totaalprijs, ervaring en kwaliteit van dienstverlening op basis van de offerte zijn objectief en kwantificeerbaar. Deze criteria worden door een matrix inzichtelijk gemaakt door het externe bureau en i.s.m. de ambtelijke begeleidingsgroep beoordeeld. Geschikte aanbieders worden voorgedragen aan de auditcommissie. Geselecteerde accountants verzorgen vervolgens een presentatie aan de auditcommissie en besteden daarbij aandacht aan de volgende onderwerpen: 1. Controlefilosofie. 2. Nieuwe ontwikkelingen voor de gemeente. 3. Organisatie van de adviesfunctie. 4. Inzet van de organisatie. Beoordelingsmatrix Als ondersteuning bij de beoordeling van de presentaties wordt gebruik gemaakt van een beoordelingsmatrix. Deze matrix wordt ingevuld door de leden van de auditcommissie. De ambtelijke begeleidingsgroep heeft hierin een adviserende rol. Eindoordeel Het eindoordeel wordt opgesteld aan de hand van een scorelijst waarin de beoordeling van de offerte en de presentatie aan de auditcommissie zijn opgenomen. 4.6

Planning

De nieuwe accountant zal de controle over het jaar 2023 verrichten. Advies van de VNG is dat de aanbesteding begin van dat jaar afgerond dient te zijn. Aanbesteden in de periode februari-juni is niet handig omdat de accountantskantoren dan druk zijn met de controles die dan plaatsvinden. Dit kan minder inschrijvingen tot gevolg hebben. Daarom is gekozen voor het volgende pad: Voor de zomer 2022 de aanbesteding voorbereiden; In de zomer 2022 de aanbesteding publiceren; In de nazomer de vragen te beantwoorden en de beoordeling en de gunning te doen; Uiterlijk in december 2022 de aanbesteding af te ronden.

5

Datum

Activiteit

Actor

Status

Bespreken procesvoorstel aanbesteding en (uitgangspunten) programma van eisen en offerte begeleiding. Kennismakingsgesprek adviseur extern bureau begeleiding aanbesteding

Ambtelijke begeleidingsgroep

Gereed

Ambtelijke begeleidingsgroep

Gereed

Bespreken procesvoorstel aanbesteding en (uitgangspunten) PvE en offerte begeleiding in auditcommissie Opdrachtverlening extern bureau begeleiding aanbesteding

Auditcommissie

Gereed

Griffier

Gereed

feb/maart 2022

Opstellen plan van aanpak aanbestedingstraject (aanbestedingsstrategie),

Extern bureau i.s.m. ambtelijke begeleidingsgroep

Gereed

9 mei

Instemmen aanbestedingsstrategie

Auditcommissie

In voorbereiding

13 juni 2022

Bespreken aanbestedingsleidraad in auditcommissie met portefeuillehouder financiën

Auditcommissie

In voorbereiding

21 juni 2022

Bespreken aanbestedingsleidraad en aanbestedingsdocumenten (Verzending commissiestukken 14 juni)

Commissie oordeelsvorming SBBV

In voorbereiding

6 juli 2022

Vaststelling aanbestedingsleidraad en aanbestedingsdocumenten door de raad Start aanbesteding (publicatie Tendernet)45 dagen tot ontvangst offertes114 dagen tot ondertekening Beoordeling offertes

Raad

In voorbereiding

Ambtelijke begeleidingsgroep

In voorbereiding

Auditcommissie en ambtelijke begeleidingsgroep Extern bureau i.s.m. ambtelijke begeleidingsgroep College

In voorbereiding

Auditcommissie

In voorbereiding

13 – 7 feb 2022 7-14 februari

14 feb 2022

15 feb 2022

11 juli 2022

okt 2022

november 2022

Opstellen gunningsadvies en raadsvoorstel

november 2022

Beoordelen RV en gunningsadvies in college Beoordelen RV en gunningsadvies in auditcommissie

21 november 2022

In voorbereiding

In voorbereiding

6

29 november 2022

Oordeelsvorming gunning in commissie oordeelsvorming SBBV (verzending commissiestukken 3 november)

Commissie SBBV

In voorbereiding

13 december 2022

Besluitvorming gunning in de raad

Raad

In voorbereiding

Januari 2023

Opstellen en verzenden gunningsbrief

Controller

In voorbereiding

Februari 2023

Ondertekening contract

Burgemeester

In voorbereiding

7