Concept-verslag KBG Huisvesting 14062022.docx

Verslag Klankbordgroep Huisvesting gemeentekantoor 14 juni 2022 Datum: Aanwezig: Te gast: Afwezig:

14 juni 2022, fysiek te Lekkerkerk, 20.00 – 22.00 uur. Anthony Tom (vz), Tjeerd de Wijs, Frank Mone, Pascal Zuijderwijk, Sandro Kovacic, Marie-Louise van Muijen (verslag) Ria Boere, Pascal van der Hek, Jurian Hennip, Reg Bilardie, Miranda Mulder Yorben van Dortmont, Jan van der Zwaart, Peter Klerk

Status en werkwijze van de klankbordgroep De klankbordgroep is ingericht omdat de raad zich in meerderheid achter A21-051 schaarde waarin geregeld werd dat de raad al in de ontwerpfase nauw betrokken wordt bij een nieuw gemeentekantoor. De voorzitter -benoemd in de raad van 7 juni- vraagt (en krijgt) permissie in dit gezelschap zowel als technische voorzitter te mogen optreden als inhoudelijk met het gesprek mee te kunnen doen. Bedoeling van de klankbordgroep volgens A21-051 is bij te dragen aan een goede informatievoorziening aan en besluitvorming in de raad. De leden delen met elkaar dat dit vergelijkbaar is met de wijze waarop de auditcommissie de besluitvorming over de Verbonden Partijen voorbereid. In dit geval van de Huisvesting gemeentekantoor houdt de auditcommissie zijn controlerende rol; in de klankbordgroep wordt politiek meegedacht in de diverse ontwerpstadia. Leden en college spreken uit elkaar scherp te willen houden in het proces: open en transparant samen het proces doorlopen is de bedoeling. Die openheid is ook richting inwoners van belang: Q&A’s op de website. De uitgangspunten uit het RV van 21 december 2022 zijn leidend voor de verdere uitwerking. Vanuit de klankbordgroep wordt advies aan cie/raad meegegeven. Bewonersbijeenkomst 13 juni Een deel van de aanwezigen was bij de bewonersbijeenkomst van 13 juni aanwezig. Men herkent zich in het verslag.

Punt van aandacht vanuit omwonenden was vooral de verwachte verkeersdrukte. Er waren geen vragen bij de locatiekeuze zelf en nauwelijks bij het besluit tot een gemeentekantoor te komen. Had de raad eerst geïnformeerd moeten worden en dan pas de bewoners? De aanwezigen vinden deze volgorde geen probleem. Nu weten we in ieder geval hoe de inwoners erin zitten en kunnen de reacties in het verdere proces van de raad betrokken worden. Participatie Vorm en wijze van participatie voor het vervolgtraject zijn nog in bespreking. De wethouder geeft aan nog eens goed naar het participatieplan te willen kijken. 1. De participatie tav wijzigingen in het bestemmingsplan wordt ingericht conform de procedure omgevingsvergunning inclusief participatieverslag. 2. Bij de wijze waarop inwoners betrokken worden bij de uitwerking van het dienstverleningsconcept (dat de raad op 8 maart vaststelde) ene doorontwikkeling van de servicepunten is het zaak een goede balans te vinden bestuurlijke daadkracht en betrokkenheid (reële verwachtingen wekken). Representatieve deelname is een ander punt van aandacht. Aanbesteding architect De aanbesteding voor een architect loopt. De keuze wordt in een beoordelingscommissie gemaakt, uiteindelijk door college. Voorgesteld wordt ook persoon uit klankbordgroep te betrekken. Besloten wordt dat de voorzitter zal deelnemen namens de klankbordgroep.

Wethouder wil ook het toezicht op de architect goed inrichten om niet in te late fase voor verrassingen te komen staan.

Vervolgtraject Beeldvormende bijeenkomst 21 juni – ook fysiek. Cie R&F 29 juni Raad 6 juli: besluit over locatiekeuze Er ligt druk op juist deze datum omdat per 1 januari 2023 alle kantoorgebouwen energielabel C moeten hebben. Daar voldoet de gemeente niet aan; het is op zijn minst van belang aan te kunnen geven dat aantoonbare stappen in de goede richting gezet worden.

Terugkoppeling naar de beeldvorming en cie/raad vanuit de klankbordgroep De raad heeft met A21-051 aangedrongen op de inrichting van een klankbordgroep tbv de ontwikkeling naar een nieuw gemeentekantoor. Bedoeling is bij te dragen aan een goede informatievoorziening aan en besluitvorming in de raad. De raad heeft de heer Tom benoemd tot voorzitter van die klankbordgroep. De klankbordgroep kwam op 14 juni voor het eerst bijeen en maakte afspraken over de werkwijze en samenwerking met de portefeuillehouder(s), mevrouw Boere en de heer Van der Hek. De verschafte informatie tbv de beeldvormende bijeenkomst en de commissie R&F is wat de klankbordgroep betreft volledig, onderbouwd en levert een gedegen basis voor besluitvorming. Enkele leden van de klankbordgroep hebben zelf ervaren dat van de zijde van omwonenden geen principiële bezwaren tegen de locatiekeuze bestaan. De door omwonenden geuite zorgen (bij de bewonersbijeenkomst van 13 juni) rond verkeersdrukte en verkeersveiligheid worden door het college in de verdere uitwerking meegenomen. De klankbordgroep adviseert de raad op 6 juli een besluit te nemen. Namens de raad houdt de klankbordgroep, in de persoon van de voorzitter, ook bij het selectieproces van de architect een vinger aan de pols.