College-spreekuur rev en arc.130121.docx

College-spreekuur Op 4 februari 2020 heeft de raad ingestemd met een aantal procesvoorstellen over het stellen van technische, schriftelijke/politieke en korte vragen. o Technische vragen worden voortaan vooral schriftelijk gesteld; o In beeldvormende vergaderingen worden alleen die technische vragen mondeling gesteld die essentieel zijn voor de voorbereiding van de oordeelsvorming; o In oordeelsvormende vergaderingen worden politieke vragen gesteld; o Korte vragen (over bv ingekomen stukken) worden niet meer in de oordeelsvormende vergaderingen gesteld; die kunnen in een college-spreekuur gesteld worden. o In de besluitvormende vergaderingen worden verantwoordingsvragen (naar bv motivering en overtuigingen) gesteld. Bedoeling van het college-spreekuur Het college-spreekuur is bedoeld om de commissievergadering te ontlasten. Door de korte vragen vóooraf in het college-spreekuur te stellen kan de voor de commissievergadering beschikbare tijd effectief aan oordeelsvorming worden besteed. In de informele sfeer van het college-spreekuur komt de vraagsteller naar verwachting eerder tot de kern en het collegelid makkelijker tot een antwoord. Het spreekuur biedt ook de gelegenheid om het college ideeën of gehoorde geluiden uit de samenleving mee te geven.

Organisatie van het college-spreekuur Voorafgaand aan de oordeelsvormende commissie R&F en voorafgaand aan de oordeelsvormende commissie SSBV vindt een college-spreekuur plaats. De vragen gaan over onderwerpen passend bij het beleidsdomein van de respectievelijke commissie. Voor dit spreekuur wordt tijd gereserveerd van 19.15 tot 19.45 uur. Het spreekuur wordt niet opgenomen en niet uitgezonden. Het is een ontmoeting tussen collegeleden en raads/commissieleden zonder camera’s en zonder geluidsopname. De wethouder kan zich desgewenst laten vergezellen door de gemeentesecretaris of een van de ambtenaren. Van het spreekuur wordt geen verslag een kort verslag gemaakt. Daarvoor wordt een vast format gebruikt. Dit verslag wordt geplaatst in Ibabs bij de volgende commissievergadering. Op die manier kunnen ook niet-aanwezige raads- en commissieleden op de hoogte raken. De ‘dienstdoende griffier’ fungeert als tijdbewaker. Zij zorgt dat alle geplande vragen aan bod komen en waakt ervoor dat het spreekuur niet het karakter van een mini-commissievergadering krijgt. Op die manier wordt informatie-ongelijkheid tussen deelnemers en niet-deelnemers aan het collegespreekuur voorkomen. Bovendien zorgt zij dat op tijd gestopt wordt ivm de aansluitende commissievergadering. Het college-spreekuur wordt in het vergaderrooster in Ibabsschema ingepland.

De behoefte wordt -in de opstartperiode- vooraf gepeild. Raadsleden kunnen bij de griffie aangeven met welke wethouder en over welk onderwerp zij graag kort zouden spreken. Aanmelden kan tot de maandag 12.00 uur voorafgaand aan de commissievergaderingen per mail bij de griffie, met opgave van de wethouder aan wie een korte vraag gesteld gaan worden en het onderwerp van de vraag. Die aanmeldingen worden in Ibabs genoteerd zodat ook andere raads- en commissieleden kunnen besluiten aan te schuiven.

Als er geen aanmeldingen zijn gaat het spreekuur niet door. Mocht het spreekuur niet doorgaan dan wordt dit maandag zo spoedig mogelijk na 12.00 uur en in ieder geval voor 17.00 uur per mail gemeld aan de raads- en commissieleden en de college- en directie/mt-leden. Het spreekuur vindt plaats in de politieke huiskamer en eventueel vergaderruimtes B03 en B04. Digitaal college-spreekuur Het collegespreekuur kan ook digitaal plaatsvinden – bijvoorbeeld als de aansluitende commissievergadering ook digitaal gehouden wordt. Als de commissievergadering fysiek plaatsvindt kan toch gekozen worden voor een digitaal spreekuur. Op die manier wordt aan meer mensen de gelegenheid geboden mee te doen – als toehoorder of participant. In dat geval kunnen zij die in Lekkerkerk aanwezig zijn, verspreid over verschillende ruimtes via hun ipad inloggen en meedoen (oortjes mee!). In het geval dat ook de commissievergadering digitaal plaatsvindt ontvangen de raads- en commissieleden twee aparte teams- vergaderlinken: een voor het spreekuur en een voor de commissievergadering.