BT lijst 140223 incl. reactie college.pdf

Besluiten - Toezeggingen Type bijeenkomst:

Beeldvorming R&F, informatiebijeenkomst

Onderwerp:

Voorlopig ontwerp en realisatiebudget nieuw gemeentekantoor

Datum:

17 februari 2023

Externe aanwezigen:

Nr.

Agendapunt

BESLUIT – TOEZEGGING

Reactie vanuit College

3. Terug en Vooruitblik

De presentatie van de heer Bilardie wordt naar de griffie gestuurd en bij de stukken (21 feb R&F) gevoegd

Totale presentatie incl. die van Koen Klijn is 152 naar griffie verzonden.

4. Van ontwerpvisie naar ontwerp

De presentatie van de heer Klijn wordt naar de griffie gestuurd en bij de stukken (21 februari R&F) gevoegd

Totale presentatie incl. die van Koen Klijn is 152 naar griffie verzonden.

De gemeentesecretaris zorgt voor een overzicht van aantal (vaste, voltijds, deeltijds en tijdelijke) medewerkers dat gebruikt is om de verlaging van de flexfactor van 0,7 naar 0,6 naar 0,55 te onderbouwen.

Het gevraagde overzicht wordt maandag 20-2 bij de beantwoording gevoegd.

De architect checkt het aantal m2 van de ICT test ruimte. Is deze in de verschillende fasen van 25m2 naar 94m2 gegroeid en is dat nodig?

Aantal m2 testruimte wordt teruggebracht naar het aantal m2 vlgs het programma van eisen.

Wethouder zal aangeven met welke partners uit het sociaal domein gesproken is over ruimte/huisvestingsbehoefte in nieuwe kantoor.

Het betreft de organisaties die zijn aangesloten bij het preventieteam die samen hebben aangegeven in het gemeentehuis werkplekken en vergaderruimten te willen gebruiken als uitvalsbasis St. Welzijn Krimpenerwaard, St. Kwadraad, St. Mee, Gro-Up, Centrum voor Jeugd en Gezin.

De raad krijgt tbv de besluitvorming op 9 maart de gevelbeelden. De architect zegt toe op 9 maart (vergadering klankbordgroep) de gevelbeelden aangepast te hebben naar de laatste inzichten en deze aldaar te presenteren.

Wordt ingepland

De heer Bilardie zegt toe Bijlage 3 vóór cie R&F te completeren zodat deze in een geheel te lezen is (toevoegen van niet gewijzigde delen in de nota van uitgangspunten / integreren van wel gewijzigde delen)

Bijlage 3 (Nota van Uitgangspunten) is gecompleteerd toegevoegd dan deze beantwoording en bij dit overzicht gevoegd, met dien verstande dat de definitieve versie van de Nota aangevuld met het nog te ontvangen advies van OR en het besluit van de raad van 14 maart a.s., wordt nagezonden.

De architect geeft aan dat duurzaamheid niet alleen bij de bouw, maar ook bij de inrichting uitgangspunt is. Meubilair dat niet meegaat krijgt een tweede leven .

Geen actie voor 21-2

Wethouder geeft aan dat bv met de Historische Vereniging overlegd wordt over (het meenemen van) de kunst uit de oude kantoren.

Geen actie voor 21-2

De architect zegt toe voor de raadzaal aan te geven of ook een opstelling op 1,5 m past. Overigens was de 1.5 m eis geen onderdeel van het PvE. Mocht er zich een nieuwe pandemie voordoen, dan kan daar op verschillende manieren mee omgegaan worden, - ventilatie bv

Wordt ingepland

6. Financiële toelichting

Er is voorzien in aandacht voor participatie en communicatie. Wethouder zegt toe in de communicatie in de krant ook aandacht te besteden aan de kosten en de financiën/financiële consequenties voor inwoners inzichtelijk te maken.

Wordt ingepland

Wethouder informeert de raad schriftelijk over de spelregels rond het in 2015 ontvangen budget voor herindeling en de vraag of er geld uit dit budget (frictiekosten) wordt of is besteed aan het gemeentekantoor.

Vanuit de wet AHRI zijn er spelregels opgelegd rondom de besteding van de ontvangen frictiemiddelen. Totale uitkering was 20,4 miljoen uitgekeerd in 5 tranches over de jaren 20142018. (zie bijlage fictiekostenvergoeding). Voorbereiding/investering in nieuwe huisvesting geoormerkt werd als niet toe te rekenen kosten en kosten voor het aanpassen van tijdelijke huisvesting en verhuiskosten was wel toegestaan. Om na de herindeling 4 gemeentekantoren in gebruik te kunnen nemen is 4,3 miljoen geïnvesteerd en gefinancierd vanuit de reserve frictiekosten. (zie bijlage RIB 13/10/2016)

Wethouder verzekert deelnemers dat een signaal van budgetoverschrijding altijd aan de raad teruggekoppeld zal worden.

De raad heeft in de financiële verordening 212 spelregels vastgesteld rondom de financiële verantwoording. Dit betreft o.a. de wijze waarop de raad geïnformeerd dient te worden bij project en investeringsbudgetten wanneer de lasten de geautoriseerde budgetten dreigen te overschrijden. Ook bij dit project zal het college nauw toezien op de voortgang en de raad tijdig informeren middels o.a. middels de P&C cyclus.

Wethouder maakt zichtbaar hoe de financiële consequenties in de (meerjaren) begroting opgenomen zijn/worden.

Voor de huidige 4 gemeente kantoren is in de begroting 2023 € 1.063.352 aan exploitatielasten opgenomen (afschrijving, rente, onderhoud, schoonmaakt, energie, water, verzekering). Met daarbij de opmerking dat in het nieuwe gebouwenbeheerplan de verduurzaming van de huidige 4

huisvestingslocaties, om te voldoen aan de wetgeving label C, niet is opgenomen. Na besluitvorming 15 maart 2023 zal het investeringsbudget gevoteerd zijn. Ten tijden van ingebruikname van het nieuwe gemeentekantoor zullen de daadwerkelijke huisvestingslasten verwerkt worden, conform planning in de begroting 2026. Vooralsnog wordt hierbij uitgegaan van een budget neutrale verwerking. 7. Sluiting

De klankbordgroep komt op 9 maart bijeen. Na 14 maart wordt de rol van de klankbordgroep herijkt. In de realisatiefase vervult de klankbordgroep de rol van stakeholder.

BIJLAGEN Nota van uitgangspunten (Bijage 3. Bij het raadsvoorstel) incl. bijlagen Overzicht aantal fte, aantal medewerkers, inhuur en flexfactor

Geen actie voor 21-2