Bijlgae 5: Factsheet verbonden partijen Streekarchief jaarrekening 2023 en begroting 2025

Naam verbonden partij

1 Doel verbonden partij

2 Vestigingsplaats 3 Aantal deelnemende gemeenten

Streekarchief Midden-Holland Het Streekarchief Midden-Holland is belast met de uitvoering van de gemeentelijke taken in het kader van de archiefwet. Dit houdt in het instandhouden van de archiefbewaarplaats. Het beheren en ter beschikkingstellen van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Daarnaast belast met het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden die nog bij de deelnemende gemeenten berusten. Daarnaast de aanstelling van de streekarchivaris, de dienstverlening in de studiezaal en het bevorderen van de plaatselijke en regionale geschiedbeoefening Gouda 5 Een lid gemeenten tot en met 10.000 inwoners heeft twee stemmen. Op grond van iedere volgende 10.000 inwoners, of een gedeelte daarvan, beschikt het lid van een dergelijke gemeente over één stem extra (art 10, lid1 gemeenschappelijke regeling streekarchief Midden-Holland)

4 Stemverhouding 5 Lid Algemeen bestuur 6 Lid dagelijks bestuur 7 Wordt een zienswijze geadviseerd 8 Jaarrekening (meerjaren-)begroting

P van der Hek Wethouder - W Pannekoek Wethouder Gemeente krimpenerwaard is niet vertegenwoordigd in het Dagelijks Bestuur Nee 2023 2025

e.v.

* € 1.000 Realisatie

9 Bijdrage

2022 358

Begroting

2023 442

2024 467

2025 493

2026

2027 513

2028 533

554

* € 1.000 Realisatie (31/12)

2022 10 algemene reserve 11 bestemmingsreserve 12 gerealiseerd resultaat 13 eigen vermogen

2023

87 193 15 295

92 184 25 301

Begroting (31/12)

2024 120 168 288

2025 120 161 281

2024 109

2025 117

2026

2027 138 153 291

2028 165 146 311

194 146 340

* € 1.000 Realisatie (31/12)

2022 14 voorzieningen

92

2023 100

Begroting (31/12)

2026

2027 93

2028 101

109

* € 1.000 Realisatie (31/12)

2022 15 langlopende schulden 16 kortlopende schulden 17 Ontwikkeling schuldpositie

183 183

2023 236 236

Begroting (31/12)

2024 235 235

2025 235 235

2024 632 46%

2025 633 44%

2026

2027 235 235

2028 235 235

235 235

* € 1.000 Realisatie (31/12)

18 Totaal Passiva 19 Solvabiliteit

2022 570 52%

2023 637 47%

Begroting (31/12)

2026

2027 619 47%

2028 648 48%

685 50%

toelichting beleidsmatig Het jaar 2025 zal naast de reguliere werkzaamheden wederom in het teken staan van de verdere ontwikkelingen van een digitale archiefbewaarplaats “een e-depot”. Met de in voorbereiding zijnde nieuwe archiefwet wordt de overbrengtermijn van de te bewaren overheidsinformatie 20 naar 10 jaar gebracht. Gevolg hiervan is dat de digitale informatie eerder moet worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats om van daaruit openbaar toegankelijk te zijn. Voor de gemeente betekend dit dat uiterlijk 2032 er een voorziening moet zijn waarin deze informatie duurzaam wordt opgeslagen en beheerd. De aanbestedingsprocedure voor een e-depotvoorziening is afgerond en gestart met het implementeren er van. Het beheer van het gezamenlijke e-depot zal vooralsnog bij het Streekarchief worden uitgevoerd. Voor de komende jaren zal er gewerkt gaan worden aan een aantal pilotprojecten voor het opnemen van diverse digitale informatie objecten van de deelnemende gemeenten. Omdat kennis en ervaring nodig zijn voor de overdracht van digitale overheidsinformatie is daarom ook zinvol om nu een aanvang te maken met het opzetten van een edepotvoorziening. In 2023 is gestart met o.a. de videotulen van de gemeenteraad en de bouw/omgevingsvergunningen. Deze pilotprojecten zullen tot na 2024 doorlopen De gemeentelijke bijdrage voor 2025 inclusief kosten e-depot is becijferd op € 492.884.

toelichting opvolging zienswijze (vorige begroting): De gemeenteraad heeft in de zienswijze aandacht gevraagd voor het instellen van een (verplichte) voorziening voor het spaarverlof van de medewerkers van het Streekarchief. Het streekarchief heeft in haar reactie op de zienswijze schriftelijke (23,016 dd 28 juni 2023) laten weten dat deze voorziening zeker in de begroting zal worden opgenomen zodra de eerste werknemer volgens deze regeling gaat sparen. Vooralsnog is dit nog niet aan de orde.

toelichting op financieel resultaat en ontwikkeling vermogen: De jaarrekening 2023 sluit met een voordelig saldo van € 25.421. De begroting na wijziging sloot met een positief resultaat van € 1.221. Het voordelige verschil in 2023 bedraagt derhalve € 24.200. Op het programma “Overhead” is in 2023 een voordeel ontstaan van circa € 31.800 als gevolg van voordelige afrekeningen uit voorgaande jaren en een latere invulling van een vacature. De werkelijke baten op het programma "In bewaring nemen" waren € 16.800 lager dan verwacht. Minder ontvangen opdrachten zijn hiervan de oorzaak. De overige verschillen bedragen € 9.200 en bestaan uit kleinere afwijkingen (voordelen) op diverse programma’s. De accountant van het Streekarchief heeft het voornemen om een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekening 2023. De controleverklaring 2023 is door onduidelijkheid tussen het ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer over de rechtmatighiedsverantwoording nog niet aanweig en wordt later toegezonden. Het Streekarchief stelt voor om het voordelige saldo van € 25.421 toe te voegen aan de algemene reserve. Het weerstandsvermogen wordt hierdoor verbeterd. De begroting 2025 is geïndexeerd conform de financiële kaderstelling gemeenschappelijke regelingen Midden-Holland. De gemeentelijke bijdrage 2025 wordt inclusief een gewogen index van 8,3% geraamd op € 492.884.

toelichting risico's De risico's zijn door SAMH in de begroting 2025 geschat op € 214.000,00 en ontstaan uit wettelijke ontwikkelingen en vraagstukken (bv op het gebied van de AVG en het Auteursrecht), personele calamiteiten (ziekteverzuim en uitstroom), materiele calamiteiten (verlies of diefstal van documenten), organisatorische veranderingen (uittreding deelnemers) en snelle digitale ontwikkelingen (knelpunten in de digitale raadpleging). Uitgaande van een zekerheidspercentage van 90% is het gewenste weerstandvermogen vastgesteld op € 192.600,00. Het aanwezige weerstandsvermogen is naar verwachting € 120.301,00. Op het moment dat zich dus een calamiteit/risico voordoet dat groter is dan € 120.301,00, zal aan de deelnemers een aanvullende bijdrage gevraagd worden. In de gemeentelijke risico-analyse zal het ontbreken vanvoldoende weerstandsvermogen voor de gekwantificeerde risico’s opgenomen worden. Het risico voor Krimpenerwaard wegens het ontbreken van voldoende weerstandsvermogen is op basis van de procentuele verdeling van de gemeentelijke bijdragen circa € 18.000,00 (25,1%)

Ontwikkeling bijdrage x € 1.000

Ontwikkeling eigen vermogen x € 1.000

600 400 350 300 250 200 150 100 50 -

500 400 300 200

2022

100

2023

2024

Realisatie (31/12)

0 2022

2023

2024

2025

Realisatie

2026

2027

2025

2026

2027

2028

Begroting (31/12)

2028

Begroting

Ontwikkeling solvabiliteit

algemene reserve

bestemmingsreserve

gerealiseerd resultaat

eigen vermogen

Ontwikkeling schuldpositie x € 1.000

54%

250

52%

200

50%

150 48%

100 46%

50 44%

42%

2022

40% 2022

2023

2024

2025

Realisatie (31/12)

2026

2027

2028

Begroting (31/12)

Ontwikkeling voorzieningen x € 1.000 140 120 100 80 60 40 20 2022

2023

Realisatie (31/12)

2024

2025

2026 Begroting (31/12)

2027

2028

2023

2024

2025

2026

2027

Realisatie (31/12)

Begroting (31/12)

langlopende schulden

kortlopende schulden

2028