Bijlage RV Overdrachtsdocument BOB-vergadermodel voor de nieuwe raad dec 2021

Overdrachtsdocument BOB vergadermodel voor de nieuwe raad (2022-2026) aandachtspunten en vervolgacties datum 08 december 2021 1.

Aanleiding

Sinds 1 januari 2020 werkt de gemeenteraad met het BOB-vergadermodel. Eind 2020 heeft een tussentijdse evaluatie plaatsgevonden. Daarbij heeft onder andere toetsing plaats gevonden op de volgende doelstellingen van het BOB -vergadermodel: 1. Grotere betrokkenheid van inwoners bij de politiek 2. Versterking van de politiek sturende rol van de raad 3. Meer ruimte voor politiek debat 4. Besparing op de vergadertijd en vergaderorde Op basis van de tussenevaluatie stelde de raad (2 februari 2021) speerpunten vast voor de resterende raadsperiode: 1. Dubbelingen oordeels- en besluitvormende fase voorkomen; 2. Meer communicatie; 3. Raadsleden blijven trainen; 4. Gemaakte afspraken nakomen en handhaven. De commissie Bestuurlijke Vernieuwing heeft in september 2021 afgesproken deze raadsperiode af te sluiten met een gespreksronde over het BOB-vergadermodel. Om op basis van de resultaten een overdrachtsdocument over het BOB-vergadermodel voor de nieuwe raad te kunnen maken. Het overdrachtsdocument geldt dan als een soort testament van de oude raad aan de nieuwe raad. Waarmee het de bedoeling is de nieuwe raad de best mogelijke start te geven met het BOBvergadermodel. 2. Proces bepalen aandachtspunten en vervolgacties overdracht De gespreksronde is in oktober en november 2021 gehouden.

Stakeholders uit de raad en de commissies, de griffie, het college en de ambtelijke organisatie zijn uitgenodigd om deel te nemen. De resultaten van de tussenevaluatie én de bevindingen over de verbeterpunten die in de loop van 2021 zijn uitgevoerd vormden in de gesprekken het uitgangspunt. De belangrijkste uitkomsten van de gesprekken zijn in de commissie Bestuurlijke Vernieuwing besproken ( op 6 december). De commissie formuleerde aandachtspunten en vervolgacties t.b.v. de overdracht van het BOBvergadermodel aan de nieuwe raad. Op 10 januari zal een raadsvoorstel met dit overdrachtsdocument besproken worden in het presidium, 18 januari staat het op de agenda van de commissie SBBV. De raad zal op 8 februari 2022 een besluit nemen. Doel is om vanaf besluitvorming tijdig met de voorbereiding van de overdracht van de nodige kennis en ervaringen aan de nieuwe raad te kunnen starten. 3. Aandachtspunten voor de overdracht aan de nieuwe raad Uit de gesprekken kwam duidelijk naar voren dat de meeste deelnemers tevreden zijn over de werking van het BOB-vergadermodel. Het BOB- vergadermodel wordt inmiddels gezien als een goed werkende manier om van beeldvorming, via oordeelsvorming naar besluitvorming te gaan. In 2019 was er een vliegende start.

Door de coronapandemie en de beperkingen die dat heeft opgeleverd voor het (fysiek) vergaderen, kon het model en de instrumenten iets minder uit de verf gekomen. Er werd geconstateerd dat er zeker wel stappen vooruit zijn gemaakt. Er is animo om door te gaan en verder te ontwikkelen. Er zijn aandachtspunten benoemd. De aandachtspunten richten zich op het aanscherpen van het BOB-vergadermodel zelf, het verzorgen van informatie daarover en volgen van de afgesproken vergaderregels: 1. Aanscherpen instrumenten voor Beeld- en Oordeelsvorming Er bestaat behoefte bij ingewikkelde dossiers een instrument voor beeldvorming in te kunnen zetten waar de tijd genomen kan worden voor informatierondes en een bespreking van de stand van zaken en deskundigheidsbevordering. Dit kan ook een openbare bijeenkomst zijn en zonder dat daar oordeelsvorming of besluitvorming op volgt.

1

2. 3. 5.

6.

7.

Er is behoefte aan meer diepgang in het debat in de oordeelsvorming. Mogelijk is dit te verbeteren door coaching en al doende te bespiegelen en te leren. Helderheid scheppen over rol en taken en doel in de verschillende bijeenkomsten Meer ruimte voor het vorm geven van participatie in het BOB-vergadermodel Er is behoefte aan het nog meer bieden van mogelijkheden voor de inbreng van burgers (en het omgaan daarmee). Instrumenten daar op aanscherpen. Aandacht voor continue training en opleiding van alle deelnemers aan het BOBvergadermodel Er is vraag naar meer en continue beschikbare uitleg over het BOB-vergadermodel. Dit zou vorm kunnen krijgen door Webinars te organiseren, een BOB-checklist op KIS en extranet, een goede training van voorzitters en het beleggen van oefensessies met rollen, taken en doel bijeenkomsten. Duidelijkheid over de BOB dossiers en de ‘BOB wasstraat’ aan het begin van het jaar Bijvoorbeeld door aan het begin van het P&C jaar als raad/agendacommissie met college de Lange Termijn Agenda te bespreken en prioriteiten voor de raad te benoemen in een raadsagenda. Handhaving vergaderregels en afspraken rond BOB-vergadermodel Er is behoefte om het aantal vergaderingen en bijeenkomsten te beheersen. Het risico dat de vergaderdruk toeneemt is aanwezig. Ook de indeling en het tijdsbeslag van de BOB avonden moet blijvend bewaakt worden.

Vergaderregels en afspraken bij de start helder maken en regelmatig onderwerp van gesprek laten zijn.

4. Hoe de doelen van het BOB-vergadermodel nog beter behalen? Uit de gesprekken kwam naar voren dat de doelen van het BOB-vergadermodel niet bij iedereen helder op het netvlies staan. Dit wordt dan ook als een belangrijk punt benoemd om goed over te dragen aan de nieuwe raad. Per doelstelling zijn bovendien de volgende punten benoemd die kunnen helpen bij het verbeteren van de gewenste resultaten: 1. Grotere betrokkenheid van inwoners bij de politiek: a. participatie vergroten met flexibele werkvormen b. Participatiebeleid voor de raad handen en voeten geven in BOB model: c. Instrumenten BOB voor participatie en betrokkenheid aanscherpen d. Inzet instrumenten evalueren en bijstellen waar nodig 2. Versterking van de politiek sturende rol van de raad: a. Geef de agenderende rol van de raad meer vorm b. Bevraag burgers actief (burgerpanel) en bepaal samen met de inwoners de raadsagenda c. Zorg voor overzicht aan het begin van het P&C jaar door onderwerpen op de Lange Termijn Agenda en de gewenste BOB-wasstraat in een overleg college-raad te bespreken d. Begin van het jaar prio’s vaststellen samen met college: Participatiedossiers benoemen. e. Zet als raad actief BOB instrumenten in; Meer raadsspreekuur, zeepkist voor burgers (motiemarkt) dialoogtafels organiseren 3. Meer ruimte voor politiek debat: a. Maak gebruik van de verschillende type bijeenkomsten en vergaderingen; b.

Zorg voor actieve openbaarheid: dit maakt politieke verschillen en overeenkomsten zichtbaar; c. Blijf afspraken vergaderregels BOB-vergadermodel bewaken; d. Houd heldere focus op rol raadsleden per type debat; e. Maak (en houd) vooraf doel bijeenkomsten helder; f. Zorg dat onderscheid BOB en Buiten BOB overleggen duidelijk is; g. Blijf al doende leren, tenminste 1 x per jaar evalueren én stel bij h. Blijf trainen en oefenen (óók ambtenaren en college) i. Scherp instrumenten en formats aan en maak flexibele inzet mogelijk

2

4. Besparing op de vergadertijd en vergaderorde: a. Geen dubbelingen, zuinig zijn met termijnen en bespreekpunten helder maken; b. Zorg dat het vergaderstelsel en schema helder en overzichtelijk zijn; c. Vergader digitaal en hybride waar dat kan; d. Houd routekaart BOB helder, onderhoud kennis en bijleren; e. Goede training voorzitters én alle deelnemers; f. Zet verschillende rollen in diverse bijeenkomsten goed neer; g. Gebruik BOB zonder Beeldvorming als dat kan; h. Mandateer meer besluiten; i. Blijf BOB instrumenten evalueren en bijstellen. 5. Vervolgacties: wat geven we de nieuwe raad bij de start mee om de werking van het BOBvergadermodel te versterken 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Training BOB-vergadermodel voor aanvang raadsperiode, inclusief naslagwerk Een complete aangescherpte lijst met BOB -instrumenten Een BOB-checklist (Wat doe ik als ik een BOB bijeenkomst wil organiseren?) Organisatie jaarlijks startgesprek 1e kwartaal met het college over de prio’s voor de raad Voorzitterstraining BOB-vergadermodel voor alle voorzitters Evaluatiesessies met actieve feedback in het eerste jaar.

3