Bijlage 5 Factsheet verbonden partijen Streekarchief jaarrekening 2020 en begroting 2022__71105__
Tekst van het document
Naam verbonden partij
1 Doel verbonden partij
2 Vestigingsplaats 3 Aantal deelnemende gemeenten
4 Stemverhouding 5 Lid Algemeen bestuur 6 Lid dagelijks bestuur 7 Wordt een zienswijze geadviseerd 8 Jaarrekening (meerjaren-)begroting
Streekarchief Midden-Holland Het Streekarchief Midden-Holland is belast met de uitvoering van de gemeentelijke taken in het kader van de archiefwet. Dit houdt in het instandhouden van de archiefbewaarplaats. Het beheren en ter beschikkingstellen van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Daarnaast belast met het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden die nog bij de deelnemende gemeenten berusten. Daarnaast de aanstelling van de streekarchivaris, de dienstverlening in de studiezaal en het bevorderen van de plaatselijke en regionale geschiedbeoefening Gouda 5 Een lid uit een gemeenten tot en met 10.000 inwoners heeft twee stemmen. Op grond van iedere volgende 10.000 inwoners, of een gedeelte daarvan, beschikt het lid van een dergelijke gemeente over één stem extra (art 10, lid 1 gemeenschappelijke regeling Streekarchief) R. Boere , J. Vente
Nee 2020 2022
e.v.
* € 1.000 Realisatie
9 Bijdrage
2019 337
Begroting
2020 341
2021 350
2022 358
2023
2021
2022
2023
2024 358
2025 358
* € 1.000 Realisatie
2019 10 algemene reserve 11 bestemmingsreserve 12 gerealiseerd resultaat 13 eigen vermogen
Begroting
2020
28 222 -28 222
212 77 289
80 203 7 290
87 193 3 283
2024 90 184 6 280
2025 96 176 9 281
* € 1.000 Realisatie
2019 14 voorzieningen
Begroting
2020 67
2021 75
2022
2023
84
92
2023
47 157 204
24 156 180
2022 156 156
2020 569 51%
2021 554 52%
2022 531 53%
2023
2024 100
2025 109
* € 1.000 Realisatie
2019 15 langlopende schulden 16 kortlopende schulden 17 Ontwikkeling schuldpositie
Begroting
2020
69 233 302
2021
2024 156 156
2025 156 156
-
* € 1.000 Realisatie
18 Totaal Passiva 19 Solvabiliteit
2019 591 38%
Begroting
2024 536 52%
2025 546 51%
toelichting beleidsmatig Het jaar 2022 zal in het teken staan van het inventariseren van de consequenties die de Wet Open Overheid (WOO) en de actualisatie van de Archiefwet (AW) met zich mee zal brengen. Er wordt regionaal onderzocht hoe en in welke vorm een “e-depot” vorm gegeven kan worden en wordt de digitalisering van de bestaande archieven voortgezet. Genoemde onderwerpen zijn niet meer los van elkaar te zien. De vervroegde overdracht van de “te bewaren” digitale overheidsarchieven voort komen uit de actualisatie van de AW en de verdergaande digitalisering van de analoge archieven komen vooralsnog naast de huidige taak die het Streekarchief uitoefent. Het Algemeen Bestuur van het SAMH heeft eind 2020 dan ook ingestemd met de richting van de nieuwe beleidsvisie voor de toekomst. Het streven van het Bestuur is om nieuwe taken zo veel als mogelijk binnen de bestaande organisatie op te pakken. De verdere uitwerking en de effecten hiervan zal worden opgenomen in de Producten en Diensten Catalogus (PDC) van het SAMH.
toelichting op financieel resultaat en ontwikkeling vermogen: De jaarrekening 2020 sluit met een voordelig saldo van € 76.904. De begroting 2020 sloot na wijziging met een positief resultaat van € 13.392. Het voordelig verschil ten opzichte van de begroting 2020 inclusief wijziging is derhalve € 63.512. Het positief verschil van € 63.512 wordt enerzijds veroorzaakt door hogere baten ad. € 12.000 en door lagere lasten van € 51.000. In tegenstelling tot menig gemeente worden de voordelen van het streekarchief voor een belangrijke mate veroorzaakt door de coronacrisis. De hogere baten zijn met name gerealiseerd door een groter aantal aanvragen voor kopieën en archiefstukken omdat bezoekers niet naar het archief mochten of wilden komen. De lagere lasten worden voor € 30.000 eveneens veroorzaakt door de coronacrisis ivm minder kosten voor de studiezaal, lagere huur van de Chocoladefabriek en minder inhuur personeel. Daarnaast is de oplevering van de nieuwe raadpleegomgeving vertraagd zodat € 14.000 minder aan automatisering is uitgegeven. Als laatste voordeel wordt een teruggaaf van schoonmaakkosten over 2018 en 2019 genoemd van € 9.000 waarmee nog geen rekening was gehouden. Voorgesteld wordt om het voordelig saldo ad. € 76.904 toe te voegen aan de egalisatieserver. Het saldo van de reserve komt hiermee op € 76.904.
Door het positieve saldo te reserveren wordt het weerstandsvermogen sterk verbeterd. Op basis van artikel 30 van de gemeenschappelijke regeling mag het streekarchief een egalisatiereserve aanhouden van maximaal 10% van het begrotingstotaal (€ 141.000).
toelichting risico's De risico's zijn door SAMH in de begroting 2022 geschat op € 200.000,00 en ontstaan uit wettelijke ontwikkelingen en vraagstukken (bv op het gebied van de AVG en het Auteursrecht), personele calamiteiten (ziekteverzuim en uitstroom), materiele calamiteiten (verlies of diefstal van documenten), organisatorische veranderingen (uittreding deelnemers) en snelle digitale ontwikkelingen (knelpunten in de digitale raadpleging). Uitgaande van een zekerheidspercentage van 90% is het gewenste weerstandvermogen vastgesteld op € 180.000,00. Het aanwezige weerstandsvermogen is naar verwachting € 80.330,00. Op het moment dat zich dus een calamiteit/risico voordoet dat groter is dan € 80.330,00, zal aan de deelnemers een aanvullende bijdrage gevraagd worden. In de gemeentelijke risico-analyse zal het ontbreken van voldoende weerstandsvermogen voor de gekwantificeerde risico’s opgenomen worden. Het risico voor Krimpenerwaard wegens het ontbreken van voldoende weerstandsvermogen is op basis van de procentuele verdeling van de gemeentelijke bijdragen circa € 25.500,00 (25,5%).
Ontwikkeling bijdrage x € 1.000
Ontwikkeling eigen vermogen x € 1.000 350
400
300
350
250
300
200
250
150
200
100
150
50
100
-
50
-50
2019 2020 Realisatie
2021
2022
2023 Begroting
2024
2025
0 2019
2020
2021
2022
Realisatie
2023
2024
2025
Begroting
Ontwikkeling solvabiliteit
algemene reserve
bestemmingsreserve
gerealiseerd resultaat
eigen vermogen
Ontwikkeling schuldpositie x € 1.000
60%
350 300
50%
250 40%
200 150
30%
100 20%
50 10%
2019
0% 2019
2020
2021
2022
Realisatie
2023
2024
2025
120 100 80 60 40 20 2020
Realisatie
2021
2022
2023 Begroting
2021
Realisatie langlopende schulden
Begroting
Ontwikkeling voorzieningen x € 1.000
2019
2020
2024
2025
2022
2023
2024
Begroting kortlopende schulden
2025