Bijlage 4: Factsheet verbonden partijen Streekarchief jaarrekening 2022 en begroting 2024_1076961
Tekst van het document
Naam verbonden partij
1 Doel verbonden partij
Streekarchief Midden-Holland Het Streekarchief Midden-Holland is belast met de uitvoering van de gemeentelijke taken in het kader van de archiefwet. Dit houdt in het instandhouden van de archiefbewaarplaats. Het beheren en ter beschikkingstellen van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Is tevens belast met het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden die nog bij de deelnemende gemeenten berusten. Daarnaast de aanstelling van de streekarchivaris, de dienstverlening in de studiezaal en het bevorderen van de plaatselijke en regionale geschiedbeoefening.
2 Vestigingsplaats 3 Aantal deelnemende gemeenten
Gouda 5
4 Stemverhouding
Een lid gemeenten tot en met 10.000 inwoners heeft twee stemmen. Op grond van iedere volgende 10.000 inwoners, of een gedeelte daarvan, beschikt het lid van een dergelijke gemeente over één stem extra (art 10, lid 1 gemeenschappelijke regeling Streekarchief).
5 Lid Algemeen bestuur 6 Lid dagelijks bestuur
Burgemeester P.J. Bouvy-Koene en wethouder P. van de Hek Gemeente krimpenerwaard is niet vertegenwoordigd in het DB
7 Wordt een zienswijze geadviseerd 8 Jaarrekening (meerjaren-)begroting
nee 2022 2024
e.v.
* € 1.000 Realisatie
9 Bijdrage
2021 350
Begroting
2022 358
2023 438
2024 467
2025
2023 102 193
2024 110 176
2025
295
286
2026 467
2027 467
467
* € 1.000 Realisatie
2021 10 algemene reserve 11 bestemmingsreserve 12 gerealiseerd resultaat 13 eigen vermogen
Begroting
2022
77 203 10 290
87 193 15 295
2026
2027
113 170
117 164
138 158
283
281
296
* € 1.000 Realisatie
2021 14 voorzieningen
Begroting
2022 84
2023
2024
2025
92
92
99
2024 182 182
2025
183 183
2023 183 183
2022 570 52%
2023 570 52%
2024 566 51%
2025
2026 107
2027 115
91
* € 1.000 Realisatie
2021 15 langlopende schulden 16 kortlopende schulden 17 Ontwikkeling schuldpositie
Begroting
2022
24 186 210
2026 182 182
2027 182 182
182 182
* € 1.000 Realisatie
18 Totaal Passiva 19 Solvabiliteit
2021 584 50%
Begroting
2026 571 50%
2027 578 49%
569 52%
toelichting beleidsmatig Het jaar 2024 zal naast de reguliere werkzaamheden wederom in het teken staan van de verdere ontwikkelingen van een digitale archiefbewaarplaats “een e-depot”. Met de in voorbereiding zijnde nieuwe archiefwet wordt de overbrengtermijn van de te bewaren overheidsinformatie 20 naar 10 jaar gebracht. Gevolg hiervan is dat de digitale informatie eerder moet worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats om van daaruit openbaar toegankelijk te zijn. Voor de gemeente betekend dit dat uiterlijk 2032 er een voorziening moet zijn waarin deze informatie duurzaam wordt opgeslagen en beheerd. Op dit moment bevind de aanbestedingsprocedure voor een e-depotvoorziening zich in de afrondende fase en zal er overgaan worden in het implementeren er van. Het beheer van het gezamenlijke e-depot zal vooralsnog bij het Streekarchief worden uitgevoerd. Voor de komende jaren zal er gewerkt gaan worden aan een aantal pilotprojecten voor het opnemen van diverse digitale informatie objecten van de deelnemende gemeenten. Omdat kennis en ervaring nodig zijn voor de overdracht van digitale overheidsinformatie is daarom ook zinvol om nu een aanvang te maken met het opzetten van een e-depotvoorziening. Medio 2023 zal er al gestart worden met o.a. de videotulen van de gemeenteraad en de bouw/omgevingsvergunningen.
Deze pilotprojecten zullen tot na 2024 doorlopen De gemeentelijke bijdrage voor 2024 inclusief kosten e-depot is becijferd op € 466.560. toelichting op financieel resultaat en ontwikkeling vermogen: In het accountantsverslag van de jaarrekeningcontrole 2022 wordt opgemerkt dat het Streekarchief haar interne administratieve organisatie en interne beheersing goed op orde heeft. Ook vindt de accountant de kwaliteit van de jaarrekening op een goed niveau. De jaarrekening 2022 sluit met een voordelig saldo van € 14.614. De begroting na wijziging 2022 sloot met een voordelig saldo van € 5.843. Het voordelig verschil ten opzichte van de begroting 2022 inclusief wijziging is derhalve € 8.771. De werkelijk baten en lasten 2022 liggen op programmaniveau in lijn met de begroting na wijziging. Voorgesteld wordt om het voordelig saldo van € 14.614 toe te voegen aan de egalisatiereserve. Het saldo van de reserve komt hiermee op € 102.000. Door het positieve saldo te reserveren wordt het weerstandsvermogen verbeterd. Op grond van artikel 30 van de gemeenschappelijke regeling mag het Streekarchief een egalisatiereserve aanhouden van maximaal 10% van het begrotingstotaal. De begroting 2024 is geïndexeerd conform de financiële kaderstelling gemeenschappelijke regelingen Midden Holland 2024. De bijdrage 2024 wordt inclusief een gewogen index van 7,3% geraamd op € 466.560.
toelichting risico's De risico's zijn door SAMH in de begroting 2024 geschat op € 200.000,00 en ontstaan uit wettelijke ontwikkelingen en vraagstukken (bv op het gebied van de AVG en het Auteursrecht), personele calamiteiten (ziekteverzuim en uitstroom), materiele calamiteiten (verlies of diefstal van documenten), organisatorische veranderingen (uittreding deelnemers) en snelle digitale ontwikkelingen (knelpunten in de digitale raadpleging). Uitgaande van een zekerheidspercentage van 90% is het gewenste weerstandvermogen vastgesteld op € 180.000,00. Het aanwezige weerstandsvermogen is naar verwachting € 109.675,00. Op het moment dat zich dus een calamiteit/risico voordoet dat groter is dan € 109.675,00, zal aan de deelnemers een aanvullende bijdrage gevraagd worden. In de gemeentelijke risico-analyse zal het ontbreken van voldoende weerstandsvermogen voor de gekwantificeerde risico’s opgenomen worden. Het risico voor Krimpenerwaard wegens het ontbreken van voldoende weerstandsvermogen is op basis van de procentuele verdeling van de gemeentelijke bijdragen circa € 18.000,00 (25,3%).
Ontwikkeling bijdrage x € 1.000
Ontwikkeling eigen vermogen x € 1.000 350
500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0
300 250 200 150 100 50 2021
2022
2023
2024
2025
Realisatie 2021
2022
2023
2024
Realisatie
2025
2026
2026
2027
Begroting
2027
Begroting
Ontwikkeling solvabiliteit
algemene reserve
bestemmingsreserve
gerealiseerd resultaat
eigen vermogen
Ontwikkeling schuldpositie x € 1.000
53%
250
52%
200
51%
150
50%
100
49%
50
48%
2021
47% 2021
2022
2023
2024
Realisatie
2025
2026
2027
140 120 100 80 60 40 20 2022
Realisatie
2023
2024
2025 Begroting
2023
Realisatie langlopende schulden
Begroting
Ontwikkeling voorzieningen x € 1.000
2021
2022
2026
2027
2024
2025
2026
Begroting kortlopende schulden
2027