Bijlage 4: Factsheet verbonden partijen Streekarchief jaarrekening 2021 en begroting 2023
Tekst van het document
Naam verbonden partij
1 Doel verbonden partij
Streekarchief Midden-Holland Het Streekarchief Midden-Holland is belast met de uitvoering van de gemeentelijke taken in het kader van de archiefwet. Dit houdt in het instandhouden van de archiefbewaarplaats. Het beheren en ter beschikkingstellen van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Is tevens belast met het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden die nog bij de deelnemende gemeenten berusten. Daarnaast de aanstelling van de streekarchivaris, de dienstverlening in de studiezaal en het bevorderen van de plaatselijke en regionale geschiedbeoefening
2 Vestigingsplaats 3 Aantal deelnemende gemeenten
Gouda 5
4 Stemverhouding
Een lid gemeenten tot en met 10.000 inwoners heeft twee stemmen. Op grond van iedere volgende 10.000 inwoners, of een gedeelte daarvan, beschikt het lid van een dergelijke gemeente over één stem extra (art 10, lid 1 gemeenschappelijke regeling Streekarchief) R. Boere , J Vente
5 Lid Algemeen bestuur 6 Lid dagelijks bestuur 7 Wordt een zienswijze geadviseerd 8 Jaarrekening (meerjaren-)begroting
ja 2021 2023
e.v.
* € 1.000 Realisatie
9 Bijdrage
2020 341
Begroting
2021 350
2022 358
2023 438
2024
2022
2023 102 184 286
2024
2024
2025 438
2026 438
* € 1.000 Realisatie
2020 10 algemene reserve 11 bestemmingsreserve 12 gerealiseerd resultaat 13 eigen vermogen
Begroting
2021
212 77 289
77 203 10 290
94 193 287
2025 117 178 295
2026 124 172 296
* € 1.000 Realisatie
2020 14 voorzieningen
Begroting
2021 84
92
2023 100
2023 185 185
2024
24 220 244
2022 185 185
2021 531 55%
2022 565 51%
2023 571 50%
2024
75
2022
2025 109
2026 117
* € 1.000 Realisatie
2020 15 langlopende schulden 16 kortlopende schulden 17 Ontwikkeling schuldpositie
Begroting
2021
47 157 204
2025 185 185
2026 185 185
* € 1.000 Realisatie
18 Totaal Passiva 19 Solvabiliteit
2020 569 51%
Begroting
2025 588 50%
2026 598 49%
toelichting beleidsmatig Het jaar 2023 zal naast de reguliere werkzaamheden wederom in het teken staan van de verdere ontwikkelingen van een digitale archiefbewaarplaats “een e-depot”. Vanuit de businesscase wordt, door de aangesloten deelnemers, samengewerkt aan het opzetten van een wettelijk noodzakelijke e-depotvoorziening. Met de inwerkingtreding van de nieuwe archiefwet (1-1-2023) wordt de overbrengtermijn van 20 naar 10 jaar gebracht. Gevolg hiervan is dat de digitale informatie eerder moet worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats om van daaruit openbaar toegankelijk te zijn. Voor de gemeente betekend dit dat uiterlijk 2032 er een voorziening moet zijn waarin deze informatie beheerd kan worden. Daarnaast beschikt de gemeente al over digitale informatie die op termijn openbaar dient te worden gemaakt. Omdat kennis en ervaring nodig zijn voor de overdracht van digitale overheidsinformatie is daarom ook zinvol om nu een aanvang te maken met het opzetten van een e-depotvoorziening. De gemeentelijke bijdrage inclusief kosten e-depot is becijferd op € 438.152. toelichting op financieel resultaat en ontwikkeling vermogen: Jaarrekening 2021: De verschillen in baten en lasten 2021 zijn vooral het gevolg van de verschillende wijze van verantwoording van de kosten en opbrengsten van het Gouwedepot. In de begroting zijn deze onterecht opgenomen bij de overhead.
In de jaarrekening zijn deze correct verantwoord bij de betrokken programma's. De overige verschillen zijn in 2021 gering. Alleen bij het programma "Bewaren en beheren" is een grotere afwijking opgetreden dan € 10.000. Dit betreft een nadeel van € 14.000 als gevolg van de restauratie van archiefstukken. Programmabegroting 2023: De nieuw in 2023 geraamde lasten voor kosten e-depot bedragen € 262.000. Dit bedrag is gebaseerd op de gemiddelde kosten van 3 mogelijke leveranciers en op de structurele uitbreiding met ongeveer 2 fte. De verdeling van de kosten geschiedt met dezelfde verdeelsleutel als voor reeds beheerde papieren archieven. Voor de gemeente Krimpenerwaard betekent dit een toename van de bijdrage met € 67.001. Besluitvorming over deze kosten geschiedt bij de besluitvorming over programmabegroting 2023. De deelnemersbijdrage van de gemeente Krimpenerwaard in de begroting Streekarchief Midden Holland wordt inclusief kosten e-depot geraamd op een bedrag van € 438.152. De overige baten en lasten 2023 blijven op een gelijk niveau als in de begroting 2022. Alleen de toegepaste gewogen indexering van 3,3% veroorzaakt een toename van de bijdrage van € 11.800.
toelichting risico's De risico's zijn door SAMH in de begroting 2023 geschat op € 200.000,00 en ontstaan uit wettelijke ontwikkelingen en vraagstukken (bv op het gebied van de AVG en het Auteursrecht), personele calamiteiten (ziekteverzuim en uitstroom), materiele calamiteiten (verlies of diefstal van documenten), organisatorische veranderingen (uittreding deelnemers) en snelle digitale ontwikkelingen (knelpunten in de digitale raadpleging). Uitgaande van een zekerheidspercentage van 90% is het gewenste weerstandvermogen vastgesteld op € 180.000,00. Het aanwezige weerstandsvermogen is naar verwachting € 94.462,00. Op het moment dat zich dus een calamiteit/risico voordoet dat groter is dan € 94.462,00, zal aan de deelnemers een aanvullende bijdrage gevraagd worden. In de gemeentelijke risico-analyse zal het ontbreken van voldoende weerstandsvermogen voor de gekwantificeerde risico’s opgenomen worden. Het risico voor Krimpenerwaard wegens het ontbreken van voldoende weerstandsvermogen is op basis van de procentuele verdeling van de gemeentelijke bijdragen circa €22.000,00 (25,3%).
Ontwikkeling bijdrage x € 1.000
Ontwikkeling eigen vermogen x € 1.000 350
500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0
300 250 200 150 100 50 2020
2021
2022
2023
2024
Realisatie 2020
2021
2022
2023
Realisatie
2024
2025
2026
Begroting
Ontwikkeling solvabiliteit
2025
2026
Begroting
algemene reserve
bestemmingsreserve
gerealiseerd resultaat
eigen vermogen
Ontwikkeling schuldpositie x € 1.000
56%
300
55%
250
54%
200
53% 52%
150
51%
100
50% 49%
50
48%
-
47%
2020
46% 2020
2021
2022
2023
Realisatie
2024
2025
2026
140 120 100 80 60 40 20 2021
Realisatie
2022
2023
2024 Begroting
2022
Realisatie langlopende schulden
Begroting
Ontwikkeling voorzieningen x € 1.000
2020
2021
2025
2026
2023
2024
2025
Begroting kortlopende schulden
2026