Bijlage 4 - Factsheet Streekarchief jaarrekening 2025 en begroting 2027

Naam verbonden partij

1 Doel verbonden partij

2 Vestigingsplaats 3 Aantal deelnemende gemeenten

Streekarchief Midden-Holland Het Streekarchief Midden-Holland is belast met de uitvoering van de gemeentelijke taken in het kader van de archiefwet. Dit houdt in het instandhouden van de archiefbewaarplaats. Het beheren en ter beschikkingstellen van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Daarnaast belast met het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden die nog bij de deelnemende gemeenten berusten. Daarnaast de aanstelling van de streekarchivaris, de dienstverlening in de studiezaal en het bevorderen van de plaatselijke en regionale geschiedbeoefening Gouda 5 Een lid gemeenten tot en met 10.000 inwoners heeft twee stemmen. Op grond van iedere volgende 10.000 inwoners, of een gedeelte daarvan, beschikt het lid van een dergelijke gemeente over één stem extra (art 10, lid1 gemeenschappelijke regeling streekarchief Midden-Holland)

4 Stemverhouding 5 Lid Algemeen bestuur 6 Lid dagelijks bestuur 7 Wordt een zienswijze geadviseerd 8 Jaarrekening (meerjaren-)begroting

P van der Hek Wethouder - W Pannekoek Wethouder Gemeente Krimpenerwaard is niet vertegenwoordigd in het Dagelijks Bestuur Nee 2025 2027

e.v.

* € 1.000 Realisatie

9 Bijdrage

2024 467

2025 494

Begroting

2026 503

2027 510

2026 172 164 336

2027 172 158 330

2028

2029 510

2030 510

510

* € 1.000 Realisatie (31/12)

10 algemene reserve 11 bestemmingsreserve 12 gerealiseerd resultaat 13 eigen vermogen

2024 117 176 14 307

2025 131 170 41 342

Begroting (31/12)

2028

2029 172 152 324

2030 172 146 318

172 140 312

* € 1.000 Realisatie (31/12)

14 voorzieningen

2024 109

2025 114

Begroting (31/12)

2026 105

2027 75

2026 235 235

2027 235 235

2026 632 53%

2027 640 52%

2028

2029 69

2030 56

36

* € 1.000 Realisatie (31/12)

15 langlopende schulden 16 kortlopende schulden 17 Ontwikkeling schuldpositie

2024 216 216

2025 236 236

Begroting (31/12)

2028

2029 235 235

2030 235 235

235 235

* € 1.000 Realisatie (31/12)

18 Totaal Passiva 19 Solvabiliteit

2024 632 49%

2025 691 49%

Begroting (31/12)

2028

2029 628 52%

2030 609 52%

583 54%

toelichting beleidsmatig Het jaar 2027 zal naast de reguliere werkzaamheden in he teken staan van het doorontwikkeling van het e-depot. Het e-depot is de kernvoorziening voor de duurzame opslag, het beheer en de ontsluiting van digitale archiefbescheiden. Voor het begrotingsjaar 2027 verschuift de focus van de inrichtingsfase (2022-2026) naar de structurele doorontwikkeling. De nadruk ligt hierbij op het beheer van digitale archieven en de technische integratie met de gemeentelijke informatiesystemen. De noodzaak hiervoor is tweeledig: 1.De voortgaande digitalisering van de gemeentelijke informatiehuishouding zorgt voor een groeiende stroom aan te archiveren data. 2.De nieuwe Archiefwet verkort de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar, waardoor het volume aan over te brengen archieven naar het edepot structureel en versneld zal toenemen. Voor de begrotingsperiode 2027–2030 wordt een nieuwe systematiek voor de kostenverrekening gehanteerd, die in lijn ligt met de huidige verdeelsleutel voor het analoge archief. De kosten voor de deelnemende gemeenten worden als volgt opgebouwd: •Een vaste bijdrage voor de instandhouding van het e-depot als basisvoorziening. •Een variabele bijdrage die afhankelijk is van het feitelijke opslagvolume per gemeente.

Door deze hybride verdeelsleutel worden de lasten eerlijk verdeeld: de basislasten worden gezamenlijk gedragen, terwijl de verbruikslasten worden verrekend op basis van werkelijk gebruik. Gedurende de begrotingsperiode zal de verdeelsleutel periodiek worden geactualiseerd op basis van de opgedane praktijkervaringen en de gemeten volumegroei Belangrijkste prestaties in 2025: De jaarstukken over 2025 sluiten met een positief resultaat en is voorzien van een accountverklaring. Het Streekarchief Midden-Holland (SAMH) eindigde op de derde plaats van het de door het KVAN (Koninklijke Vereniging Archivarissen Nederland) uitgevoerde kwaliteitsmonitor dienstverlening. Het SAMH kreeg een 8.4 en voor de dienstverlening door de medewerkers een 9.0. De eerste digitale archieven zijn getest en bijna klaar voor opname in het E-depot. Er is gewerkt aan de eerste testoverbrenging van de videotulen van de gemeente Krimpenerwaard en de omgevingsvergunningen van de ODMH. De eerste fases van de pilots zijn afgerond en zullen in de volgende fase nog enkele zaken verbeterd worden. Daarnaast is een aanvang gemaakt met het archiveren van websites. Alle websites zijn via de het webarchief van het SAMH toegankelijk totdat ze vanuit het gekozen platform kunnen worden overgebracht naar het E-depot.

Naast de overdracht van het archief van de voormalige gemeente Ouderkerk en een aanvulling op archief voormalige gemeente Schoonhoven is er een aanvulling ontvangen op het archief van een van de grootste Schoonhovense zilverfabriek Hooijkaas. Daarnaast zijn en foto’s beschikbaar gekomen in de beeld bank over feestelijkheden in Schoonhoven uit de eerste helft twintigste eeuw en over de kerkbrand van Haastrecht in 1964. Ook zijn door restauratie werkzaamheden van oude archieven van de voormalige gemeente Zuidbroek (1817-1856) en ambacht Stolwijk (1726-1794) weer voor het publiek raadpleegbaar.

toelichting opvolging zienswijze (vorige begroting): Verdere vervolgstappen om van de 1,42% voorgestelde gemeentelijke bezuinigingen opdracht om dichterbij de 6% te komen is in deze begroting niet opgenomen. Dit geldt ook voor eventuele mogelijkheden om toch me te doen aan het schatkistbankieren.

toelichting op financieel resultaat en ontwikkeling vermogen:

De jaarrekening 2025 sluit met een voordelig saldo van € 40.971. De (gewijzigde) begroting 2025 sloot op € 0. Binnen het programma Bewaren en beheren is sprake van een voordeel van € 19.500 doordat geen kosten zijn gemaakt voor Opleidingen e-depot en doordat de kosten voor de Pilot e-depot lager waren dan gepland. Als gevolg van langdurige ziekte heeft een automatiseringsproject nog geen doorgang gevonden, waardoor de lasten binnen het programma Overhead € 22.000 lager zijn dan geraamd. Diverse investeringen zijn in 2025 gerealiseerd; van de beschikbaar gestelde kredieten ad € 79.000 is € 42.200 gerealiseerd. Vanwege meerdere oorzaken schuift een deel van de investeringen door naar 2026. Het voorstel is om het voordelige saldo toe te voegen aan de algemene reserve. De reserve en daarmee ook de weerstandscapaciteit stijgt hierdoor naar € 172.000 en komt daarmee op 89,3%. Voor de indexering en loonkostenontwikkeling hanteert het Streekarchief de Financiële Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen Hollands Midden. De hierop gebaseerde indexering voor de begroting 2027 bedraagt 3,8%. Voor de meerjarenbegroting t/m 2030 is ook deze indexering toegepast. Als gevolg van de gehanteerde verdeelsleutels stijgt de bijdrage voor Krimpenerwaard relatief minder.

toelichting risico's De door het Streekarchief geïnventariseerde risico's zijn: - Wettelijke ontwikkelingen en vraagstukken - Personele calamiteiten (ziekteverzuim en uitstroom) - Materiële calamiteiten (verlies, diefstal of schade van documenten) - Organisatorische veranderingen zoals uittreding van deelnemers - ICT-gerelateerde risico's - Datalekken - Leveranciersknelpunten Het Streekarchief schat het benodigde weerstandsvermogen in op € 192.600. Het weerstandsvermogen bedraagt € 172.000 en is daarmee onvoldoende. Daarom wordt een (aan de gemeentelijke bijdrage evenredig) risico van € 5.000 in de begroting van de gemeente opgenomen.

Ontwikkeling bijdrage x € 1.000

Ontwikkeling eigen vermogen x € 1.000

600 400 350 300 250 200 150 100 50 -

500 400 300 200

2024

2025

2026

2027

2028

2029

2030

100 Realisatie (31/12)

0 2024

2025

2026

2027

Realisatie

2028

2029

2030

Begroting

Ontwikkeling solvabiliteit

Begroting (31/12)

algemene reserve

bestemmingsreserve

gerealiseerd resultaat

eigen vermogen

Ontwikkeling schuldpositie x € 1.000

54%

250

53%

200 52%

150 51% 50%

100

49%

50

48%

2024

47% 46% 2024

2025

2026

2027

Realisatie (31/12)

2028

2029

Begroting (31/12)

120 100 80 60 40 20 2025

Realisatie (31/12)

2026

2027

2028 Begroting (31/12)

2029

2026

2027

2028

2029

Realisatie (31/12)

Begroting (31/12)

langlopende schulden

kortlopende schulden

2030

Ontwikkeling voorzieningen x € 1.000

2024

2025

2030

2030