Bijlage 4: Accountantsverslag 2023 GR RMH v2 d.d. 25 maart 2023

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Regio Midden-Holland

Aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regio Midden-Holland Postbus 45 2800 AA GOUDA Onderwerp Accountantsverslag 2023 Datum XX maart 2024 Kenmerk 312017009.24.130

Wij hebben de controle van de jaarrekening 2023 van uw gemeenschappelijke regeling afgerond. De jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Regio Midden-Holland is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Bij de jaarrekening 2023 hebben wij op xx xx 2024 een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor het aspect getrouwheid. Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2023. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en het management. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (zonder de persoonlijke handtekening) te publiceren via de agenda’s van de het algemeen bestuur. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.

Was getekend: R. van Hattem MSc RA

Geachte leden van het algemeen bestuur,

Op alle opdrachten verricht door Publieke Sector Accountants B.V. zijn de ‘Algemene Voorwaarden Publieke Sector Accountants’, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69411409, van toepassing. Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409. .

Inhoudsopgave

Contact De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag: Ralf van Hattem Tel: 06 – 1234 5175 Nick Cabri Tel: 06 – 2063 3996

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ... 1 2. Financiële positie en resultaat ............................. 5 3. Bevindingen eindejaarscontrole......................... 11 4. Interne beheersing ............................................ 15 5. Overige aangelegenheden ................................. 18

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312017009.23.135 - 1

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 27 september 2023 (kenmerk 312017009.22.273) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2023. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Regio Midden-Holland (hierna: RMH). De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2023 voldoende voor de doelstelling van onze controle. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en de beleidsregels toepassing Wet normering topinkomens (WNT).

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het Besluit accountantscontrole decentrale overheden

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op de door het algemeen bestuur op 4 oktober 2023 vastgestelde ”Controleprotocol 2023-2026”. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). De bij onze controle van de jaarrekening 2023 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve:

Bron: jaarrekening 2023 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden € 9.975

€ 29.925

Het Algemeen Bestuur heeft de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 10.000.

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2023 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. Risico’s en aandachtspunten voor de controle van de jaarrekening 2023  De voortgang en status met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing en de uitgevoerde interne controles.

312017009.23.135 - 1



    

Management override of controls. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor uw gemeenschappelijke regeling. Opbrengstverantwoording van materiële opbrengstenstromen; dat zijn de bijdragen van de gemeenten, de projectbaten en de overige baten. (Financiële) voortgang van het Masterplan ICT Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels. Betaalproces, vanwege de potentiële (fraude-)risico’s. Verantwoording WNT (vanwege de complexe wet- en regelgeving).

Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘belangrijke bevindingen’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.

Uw rechtmatigheidsverantwoording

In de jaarrekening 2023 legt het dagelijks bestuur voor het eerst verantwoording af over een drietal rechtmatigheidscriteria die niet expliciet blijken uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 29.925. Er zijn geen afwijkingen geconstateerd boven dit grensbedrag.

De jaarrekening voldoet aan het BBV

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van de RMH. Daarnaast vereisen zij van het dagelijks bestuur het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn.

312017009.23.135 - 2

De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de RMH zijn uiteengezet in hoofdstuk 4.2 van de jaarstukken ‘Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling’. In de jaarrekening 2023 hebben zich ten opzichte van 2022 geen wijzigingen van materieel belang voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de baten en lasten en/of de financiële positie van de RMH. Wij hebben het door het dagelijks bestuur toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording).

Geen geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole, resteren er geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn derhalve niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de niet materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid met betrekking tot de specifieke uitkeringen

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2023 van de Regio Midden-Holland een getrouw beeld geeft van het eigen vermogen op 31 december 2023 en het resultaat over 2023. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties met betrekking tot de specifieke uitkeringen in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader (vastgesteld door het algemeen bestuur op 4 oktober 2023). Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door het algemeen bestuur wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door de leden van het algemeen bestuur ondertekend exemplaar van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312017009.23.135 - 3

2.

Financiële positie en resultaat

312017009.23.135 - 4

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeenschappelijke regeling neemt in absolute zin iets af

In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenschappelijke regelingen, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten 2023 bedraagt € 76.000 voordelig. Per saldo is tussentijds € 128.000 aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2023 € 204.000 voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. Eigen vermogen (in € 1.000) Eigen vermogen per 1 januari

2023

2022

2021

2019

2010

540

620

633

627

696

0

-/- 30

-/- 40

-/- 70

-/- 140

540

590

593

557

556

-/- 127

-/- 128

-/- 35

-/- 96

-/- 62

Gerealiseerd resultaat

204

78

63

172

133

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

76

-/- 50

27

76

71

Eigen vermogen per 31 december

617

540

620

633

627

Uitkering aan gemeenten Subtotaal Tussentijdse resultaatbestemming

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw algemeen bestuur.

312017009.23.135 - 5

De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2023 circa 51,9 % van het balanstotaal (2022: 48,0 % van het balanstotaal). In paragraaf 4.3.3 van de jaarrekening geeft het dagelijks bestuur een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2023. Wij verwijzen u naar deze toelichting.

Resultaat 2023 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeenschappelijke regeling ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeenschappelijke regeling het volgende: Exploitatieresultaat (in € 1.000) Totale baten

1.074

Totale lasten

998

Gerealiseerde saldo van baten en lasten Af: stortingen in reserves Bij: onttrekkingen aan reserves

76 0 128

Saldo mutaties reserves

128

Gerealiseerd resultaat

204

De exploitatie over 2023 laat een voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 76.000 zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) negatief saldo van € 150.000. Dit is een voordeel van € 226.000. Het gerealiseerde voordelig resultaat ad € 204.000 is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard (hoofdstuk 2 en paragraaf 4.4.1 tot en met 4.4.5). Wij verwijzen u naar deze toelichtingen.

312017009.23.135 - 6

Het voordelige exploitatieresultaat 2023 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven (paragraaf 4.4.4). Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

Het dagelijks bestuur kwalificeert het weerstandsvermogen als “nagenoeg toereikend” om de onderkende risico’s af te dekken

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2023 circa 51,9 % van het balanstotaal (2022: 48,0% van het balanstotaal). In absolute zin bedraagt de beschikbare weerstandscapaciteit € 100.000 (2022: eveneens € 100.000). De directe weerstandscapaciteit van RMH is daarmee in 2023 gelijk gebleven. De resultaatbestemming kan invloed hebben op de omvang van de algemene reserve. In de paragraaf Weerstandsvermogen heeft u toegelicht dat het benodigde weerstandsvermogen € 100.000 is. Dit bedrag is bepaald op basis van de in 2023 geactualiseerde nota weerstandsvermogen. In kwantitatieve zin heeft deze actualisatie niet tot andere inzichten bij u geleid.

312017009.23.135 - 7

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312017009.23.135 - 8

3. Bevindingen eindejaarscontrole Evaluatie eerste rechtmatigheidsverantwoording in 2023

Voor dit boekjaar heeft het dagelijks bestuur van de Regio Midden-Holland een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening en een toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering. In dit onderdeel van het accountantsverslag evalueren wij deze eerste rechtmatigheidsverantwoording in 2023. Verantwoording Op basis van de jaarstukken 2023 zijn er geen bevindingen groter dan de verantwoordingsgrens (3%) i.c. € 29.925. Er zijn dan ook geen bevindingen opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het dagelijks bestuur een toelichting opgenomen rondom de interne controlewerkzaamheden inzake rechtmatigheid en haar bevindingen hierbij. Het algemeen bestuur een rapporteringsgrens vastgesteld waarboven rechtmatigheidsafwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering moeten worden toegelicht. Deze rapporteringsgrens is vastgesteld op € 10.000. Het voorgaande ligt vast in het controleprotocol dat op 4 oktober 2023 is vastgesteld door het algemeen bestuur. Het normenkader is als bijlage toegevoegd aan het controleprotocol. Evaluatie aanpak Het dagelijks bestuur heeft vooraf geen toetsingskader of intern controleplan uitgewerkt. De reden hiervan ligt in de beperkte omvang van de jaarrekening van de Regio Midden-Holland. De Regio Midden-Holland heeft een begroting die bestaat uit één programma.

Er is geen sprake van investeringen en de reservemutaties vinden over het algemeen plaats op basis van systeembesluiten. Het voorwaardencriterium is vooral van belang bij naleving van inkoopvoorwaarden en eventuele subsidies. Het voorgaande is beperkt van toepassing bij Regio Midden-Holland. Dit geldt ook voor naleving van het M&O-critrium. Evaluatie uitvoering Wij hebben de uitgevoerde werkzaamheden beoordeeld.. Op basis van onze werkzaamheden komen wij niet tot een andere conclusie dan de verbijzonderde interne controle. Advies Wij adviseren de documentatie (het dossier) rondom de vastlegging van de rechtmatigheidsverantwoording verder te versterken. Dit geldt zowel voor het documenteren van de aanpak (welke transactiestromen en onderdelen uit normenkader zijn van belang (en welke niet) voor het toetsen van de financiële rechtmatigheid) als voor de nadere uitwerking. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan het documenteren van de rechtmatigheid van inkopen (spend) en het vastleggen van conclusies, mutaties in de reserves en het vastleggen van relevante besluitvorming, het documenteren van afwijkingen van de begroting en het vastleggen van conclusies etc.

312019006.21.049 - 11

Geen sprake van te betalen vennootschapsbelasting

Uitgangspunt van het dagelijks bestuur is dat in uw jaarrekening geen sprake is van activiteiten die onder de vennootschapsbelastingplicht vallen. In de jaarrekening 2023 (paragraaf 4.4.1) heeft het dagelijks bestuur vermeld dat uw gemeenschappelijke regeling zelfs geen aangifte behoeft te doen. Dit standpunt is overigens nog niet afgestemd met de belastingdienst, omdat de door u ingeschakelde fiscalist dit niet noodzakelijk acht. Totdat duidelijk is wat het standpunt van de belastingdienst is ten aanzien van uw aangiften, bestaat het risico dat u alsnog wordt geconfronteerd met een vennootschapsbelastinglast. Naar onze verwachting zal dit geen materiële last zijn. Het niet (tijdig) indienen zou mogelijk wel een reden voor de belastingdienst kunnen zijn om een aanslag nihil op te leggen, met daarbij (in verband met het niet tijdig indienen van de aangifte) een boete en te betalen rente. Wij adviseren de ontwikkelingen inzake Vpb voor overheidsbedrijven en uw eigen Vpb-positie te blijven monitoren, om tegenvallers inzake de Vpb te voorkomen dan wel tijdig te signaleren. Daarnaast adviseren wij u om uw Vpb-positie af te stemmen met de belastingdienst. Wij verwijzen u verder naar de toelichting die in paragraaf 4.4.1 van de jaarrekening is opgenomen.

WNT-verantwoording en anticumulatiebepaling WNT

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over 2023 van € 216.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenschappelijke regelingen het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT-verantwoording. Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in het WNT-controleprotocol opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren.

In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt derhalve geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. In 2023 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2023 stelden wij wel vast dat geen sprake was van (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wij adviseren u om in het vervolg voordat de WNT-verantwoording voor controle wordt aangeboden zichtbaar interne controle uit te laten voeren.

312017009.23.135 - 12

In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2023 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2023 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking

312017009.23.135 - 13

4.

Interne beheersing

312017009.23.135 - 14

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij aandacht geschonken aan de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de controle 2023

betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Naar aanleiding van de controle 2023 willen wij u de volgende punten onder de aandacht brengen: Follow up aanbevelingen voorgaande jaren Er wordt (nog) geen overzicht bijgehouden van aanbevelingen uit voorgaande jaren waarop gestuurd wordt. Wij adviseren u dit op te laten pakken. Frauderisicoanalyse Een (interne) analyse/ inventarisatie van frauderisico’s wordt niet uitgevoerd. Wij adviseren u dit op te laten pakken. Mutaties crediteurenstambestand (bron: rapportage 2017) De stamgegevens crediteuren kunnen alleen door medewerkers van de afdeling Financiën gemuteerd worden. Na doorvoering van de mutatie, wordt de mutatie afgedrukt en gecontroleerd door de coördinator financiën. Deze controle wordt zichtbaar gemaakt.

Uw organisatie maakt geen gebruik van een log-functie in Exact, waardoor niet kan worden vastgesteld dat alle mutaties in de crediteurenstamgegevens gecontroleerd zijn. Wij adviseren de log-functie in Exact te implementeren en een door het systeem afgedwongen controle te verrichten op de wijzigingen van crediteurenstamgegevens, door bijvoorbeeld een crediteur te blokkeren tot goedkeuring is gegeven door een tweede medewerker. Overigens wordt als onderdeel van het betalingsverkeer, een controle uitgevoerd waarbij de intern controleur vaststelt dat wordt betaald op het juiste bankrekeningnummer. Deze controle wordt zichtbaar vastgelegd. Status 2023: Feitelijk is situatie nog gelijk aan voorgaande jaren. Een log-functie wordt niet gebruikt (vanuit systeemtechnische redenen). Ons advies is om dit risico expliciet om die reden in de interne controle te betrekken. Prestatieverklaring inkoopfacturen (bron: rapportage 2017) Het onderbouwen van de prestatielevering van de door de RMH ingekochte goederen, diensten et cetera is voor verbetering vatbaar. Facturen worden voor de betaalbaarstelling door een functionaris geaccordeerd voor prestatielevering. Deze prestatieverklaarder tekent de factuur voor akkoord, maar de stukken op basis waarvan de goedkeuring is verleend, worden niet eenduidig gearchiveerd en gedocumenteerd (beschrijving of bijvoegen stukken).

Hierdoor kost het achteraf (relatief) veel tijd om

312017009.23.135 - 15

vast te kunnen stellen dat de prestatie door de leverancier daadwerkelijk geleverd is. Wij adviseren u zorg te dragen voor eenduidige archiveren en tot beleidsregels te komen wanneer uitgebreide documentatie van de prestatielevering noodzakelijk is. Status 2023: In 2023 heeft u dit punt opgepakt door voor al uw inkopen integraal een bewijs voor prestatielevering op te vragen en per factuur centraal op te slaan. Zodoende hebben wij ten tijde van de interim- en jaarrekeningcontrole 2023 geconstateerd dat er voor elke waarneming in onze selectie een bewijs voor prestatielevering aanwezig was.

312017009.23.135 - 16

5.

Overige aangelegenheden

312017009.23.135 - 17

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het dagelijks bestuur

Er zijn geen meningsverschillen met het dagelijks bestuur geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het dagelijks bestuur van uw gemeenschappelijke regeling de volledige medewerking verleend en hebben wij de volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Wij hebben namens het dagelijks bestuur een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen. Bevestigingen van het dagelijks bestuur ontvangen

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht.

312017009.23.135 - 18

Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2023 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van materiële fraude.

Bevestiging onafhankelijkheid

Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het college en het algemeen bestuur. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de RMH in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Publieke Sector Accountants beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen. Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie:  Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt.

 Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle partners en werknemers bij Publieke Sector Accountants.  Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften.  Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven.  De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen.  Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde onafhankelijkheidsevaluatie) wordt in het dossier opgenomen.

 Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Publieke Sector Accountants wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Wij zullen dan ook overwegen het algemeen bestuur of de auditcommissie te raadplegen.  Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften.

312017009.23.135 - 19

De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst. Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Wij merken op dat er in het kader van onze controleopdracht geen sprake is geweest van een dergelijke bedreiging. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Publieke Sector Accountants, haar partners en haar medewerkers en de RMH, die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd dienen te worden.

Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Publieke Sector Accountants, een bestuurder of interne toezichthouder van Publieke Sector Accountants of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan de RMH of een bij de RMH betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels. Wij zijn van mening dat de verstrekte en ontvangen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid gepast zijn en derhalve niet tot een bedreiging voor de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht hebben geleid. Volledigheidshalve merken wij op dat wij geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid hebben verstrekt/ontvangen die een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben. Aanvullende dienstverlening Er is geen sprake geweest van aanvullende dienstverlening. Conclusie onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de ‘Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)’ en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen Publieke Sector Accountants ingebed.

Op basis van onze toetsing concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij de RMH in 2023 voldoende is gewaarborgd.

Controleverschillen

Overzicht van de controleverschillen:

312017009.23.135 - 20

Aard van de fouten en onzekerheden (x € 1.000)

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Fouten N.v.t

N.v.t.

N.v.t

Totaal fouten

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Totaal onzekerheden

N.v.t

N.v.t

Onzekerheden

Wij hebben van het dagelijks bestuur een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het dagelijks bestuur bevestigt dat de niet-gecorrigeerde fouten, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening niet materieel zijn. Daarnaast is in de jaarrekening een aantal correcties doorgevoerd naar aanleiding van onze controle. Uw organisatie beschikt over een overzicht van deze correcties.

Disclaimer en beperking in gebruik

Dit verslag is alleen bestemd voor het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit verslag getoond of in zijn handen komt, op ons. De in dit verslag aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico’s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit verslag is verstrekt in de context van onze controleverklaring over de jaarrekening als geheel. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking.

312017009.23.135 - 21

312017009.23.135 - 22