Bijlage 3.2.5 - 722665 NGH Status update risico-analyse Fase VO.pdf

Project: Referentie Opdrachtgever: Projectfase: Contractvorm: Status

Nr

Nieuwbouw gemeentehuis Krimpenerwaard 1614808-0203 Gemeente Krimpenerwaard Voorontwerp Traditioneel o.b.v. bestek Definitief

Omschrijving (potentieel) incident/ risico n Ka

so

en ed ptr

Door: Mark van der Vliet Onderwerp: Status update beheersmaatregelen risicodossier Scenario: n.v.t. Versie d.d.: 10-2-2023 Referentie: 1.0

Gevolg bij optreden risico

ale ob Gl

ten os gk n va om

R

g) € st van po * om o c isi kans

Beheersmaatregel

Ri

(=

r o aa sic gen ei

Status beheersing risico

Status update fase concept V.O.

Bestuurlijk - juridisch

1

Raad besluit i.h.k.v. bezuinigingen project on hold te zetten

30%

Uitvoering alternatief scenario met minimaal noodzakelijke ingrepen korte termijn; op lange termijn alsnog herhuisvesting

2.000.000

600.000

In raadsvoorstel goed in beeld brengen kosten 'niets doen'

Projectmanager

Actueel, in behandeling

2

Invloed verkiezinigen - uitstel besluit tot na GR 2022

30%

Uitvoering alternatief scenario met minimaal noodzakelijke ingrepen korte termijn; op lange termijn alsnog herhuisvesting

2.000.000

600.000

In raadsvoorstel goed in beeld brengen kosten uitstel zonder plan

Projectmanager

Afgehandeld, voorkomen

3

Perspectief fusie met andere gemeente leidt tot uitstel besluit

5%

Uitvoering alternatief scenario met minimaal noodzakelijke ingrepen korte termijn; op lange termijn alsnog herhuisvesting

2.000.000

100.000

In raadsvoorstel goed in beeld brengen kosten uitstel zonder plan

Projectmanager

Afgehandeld, voorkomen

4

Verandering of aanvullingen op gemaakt besluit college/raad over project

30%

Afwijkingen werkelijke kosten t.o.v. vastgesteld budget

-

Procesafspraken maken: wanneer worden deze wijzigingen geaccepteerd en onder welke condities (duidelijke kaders/ randvoorwaarde wat onder onvoorzien kan worden opgenomen of leidt tot uitbreiding van de projectscope).

Gemeente

Actueel, in behandeling

Deze procesafspraken zijn opgenomen in het Projectplan. Nog wel het aandachtspunt om het vergelijk met jaarlasten verbouwing 4 gemeentekantoren uit de nota te halen. Dat is niet meer reeel.

5

Verandering wetgeving of lokale/eigen ambitie op duurzaamheid

10%

Afwijkingen werkelijke kosten t.o.v. vastgesteld budget

50.000

Project aniticipeert reeds op klimaatakkoord. In 'circulair aanbesteden' meenemen als meerwaarde: welke punten verstaan we hieronder en hoe waarderen we deze (puntenbeoordeling)? Verder: duidelijke kaders met bestuurlijk opdrachtgever en raad afspreken. Afstemming collegeprogramma 2022 - 2026.

Gemeente

Afgehandeld, voorkomen

Het voorontwerp gaat uit van een hoge circulaire ambitie op basis van een ambitie document voor circulair bouwen die in overleg met de projectgroep en het kernteam is opgesteld en vastgesteld. het coalitieakkoord leidt niet tot wijziging in deze ambities. Het VO houdt rekening met voorziene wetswijzigingen vanuit de overheid.

6

Incidenten ketenaansprakelijkheid

5%

boetes / schadevergoedingen

Bij plannen, aanbesteden en uitvoering de juiste jurist betrekken met kennis van bouwprocessen en bouwprocespartners.

Projectmanager

Actueel, in behandeling

500.000

-

Er is een vergelijk gemaakt met variant 1, verbouwing alle 4 gemeentekantoren. Hierbij zijn de bouwkosten en energielasten geindexeerd.

7

Geen of onvoldoende inschrijvers bij aanbesteding

20%

Geen marktwerking of geen leveranciers; nieuwe aanbestedingsronde

Marktconsultatie t.b.v. voor markt aantrekkelijke bouworganisatievorm en aanbestedingsstrategie. Kies voor optie met heldere omschrijving project en laag risico inschrijvers (uitvoerende partijen).

Gemeente

Actueel, in behandeling

De keuze is gemaakt voor een traditionele bouworganisatievorm waarbij een aanbesteding wordt gehouden op basis van een volledig uitgewerkt bestek. Reden van deze keuze voor een traditionele vorm is de behoefte om regie en invloed te hebben op het resultaat. De keuze voor het aanbesteden op basis van een bestek is de bbeperkte kennis van circulair bouwen bij de aannemers (meer de onderaannemers en leveranciers) en het ontbreken van de noodzaak daarmee om aannemers al vroegtijdig in een bouwteam te hebben vanwege de behoefte aan specifieke ervaring en kennis. Wat nog openstaat is de keuze voor hoofdaanneming of nevenaanneming.

8

Verwerving van grond nieuwbouwlocatie blijkt moeizaam

5%

Planning loopt vertraging op of beoogde locatie niet beschikbaar

Ga bij locatiekeuze uit van perceel reeds in eigendom; voer anders in vroeg stadium overleg met eigenaar en onderzoek mogelijkheden voor onteigening.

Gemeente

Actueel, in behandeling

De locatiekeuze is gemaakt en goedgekeurd door de raad. De verwachting is dat nog in Q1 een overeenkomst is ondertekend voor de koop van het perceel. Dat voldoet aan de uitgangspunten van de overall planning.

Keuze voor Veerweg aangeven als planningstechnisch veilige keuze

Projectmanager

Actueel, in behandeling

Er is vooralsnog geen sprake van vertraging in het vaststellen van het bestemingsplan. Er is wel sprake van één potentiele bezwaarmaker. Met deze persoon vinden gesprekken plaats om tot overeenstemming te komen.

Afgehandeld, voorkomen

Dit risico is vervallen vanwege de keuze voor de Veerweg.

Ruimtelijk

9

Bestemmingsplan niet tijdig gereed vanwege bezwaar en beroep (Veerweglocatie)

70%

Vertraging in vergunningverlening en realisatie, noodzaak versnel uitvoeren minimaal noodzakelijke ingrepen

10

Bestemmingsplan niet tijdig gereed vanwege bezwaar en beroep (locatie Oost-zijde BAB

90%

Vertraging in vergunningverlening en realisatie, noodzaak versnel uitvoeren minimaal noodzakelijke ingrepen

2.000.000

1.400.000

-

Werkplekconcept in PvE biedt nodige flexibiliteit; eventueel nog modulair bouwen als principe meenemen m.h.o. schaalbaarheid

HEVO

Actueel, in behandeling

Door de keuze voor circulaire binnenwanden is het mogelijk om indelingen in de toekost te wijzigen. Dit betekent over het algemeen wel een aanpassing van de installaties. De kosten voor deze aanpassingen zijn lager dan het verregaand flexibel maken van de klimaatinstallaties. Daarnaast is het door de gebouwstructuur in de toekomst wel mogelijk om een extra vleugel toe te voegen. In de VO-fase wordt nog wel onderzoht en inzichtelijk gemaakt hoeveel arbo werkplekken maximaal mogelijk zijn binnen het vastgestelde ruimteprogramma.

10.000

500

Tijdig over nadenken en betrokken partijen meenemen. Huren serverruimte die voldoet aan de eisen (zoals privacy en eigenaarschap) kan optie zijn.

Gemeente

Afgehandeld, voorkomen

Vanwege de keuze voor nieuwbouw op locatie Veerweg is de continuiteit van de bedrijfsvoering in principe niet meer in gevaar als gevolg van het project.

Extra kosten voor grondwerk en fundering (ca. € 1500 per m sloot)

100.000

75.000

Nader onderzoek op basis van uiteindelijke inrichting Veerweg-locatie (indien gekozen)

Gemeente

Actueel, in behandeling

De kosten zijn inzichtelijk gemaakt. Er is sprake van hogere kosten als gevolg van het afnemen van meer m2 terrein en de keuze om het totale terrein aan te laten sluiten op het natuurgebied met verschillende waterslagen. De extra kosten zijn opgenomen in de kredietaanvraag.

11

Huisvesting niet flexibel en schaalbaar m.h.o. toekomst

5%

Toekomstige verbouwingen of uitbreidingen belemmerd

12

Tijdelijke huisvesting serverruimte gemeentekantoor Lekkerkerk

5%

Extra kostenpost i.v.m. continuïteit bedrijfsvoering

13

Dempen van sloten Veerweg

75%

Maatschappelijk

14

Frame 'In tijden van kostenbeheersing e/o bezuinigingen zeer onverstandig miljoeneninvestering in gemeentehuis te doen'

90%

Beeld van eenmalige investering op voorgrond ten koste van werkelijkheid van TCO; Raad kiest voor minimaal noodzakelijke ingrepen wat leidt tot extra kosten: op lange termijn alsnog miljoeneninvestering noodxzakelijk

2.000.000

1.800.000

In raadsvoorstel heel scherp de 'business case' met investeringen en TCO schetsen; eenvoudig weergeven in communicatie.

Projectmanager

Actueel, in behandeling

In het raadsvoorstel met het benodigd uitvoeringskrediet wordt hiet nadrukkelijk op gestuurd. De onderbouwing van de jaarlijkse lasten is op basis van TCO, waarbij zelfs de oorspronkelijke berekening zijn geindexeerd op een zuiver vergelijk te houden.

15

Inwoners starten actiegroep tegen nieuwbouw

20%

Sentiment in gemeenteraad tegen nieuwbouw; renovatiescenario 4 of uitstel met minimaal noodzakelijke ingrepen

2.000.000

400.000

In raadsvoorstel goed in beeld brengen kosten uitstel of verschillen in TCO scenario 3 en 4

Projectmanager

Afgehandeld, voorkomen

Het vergelijk is gemaakt ten tijde van het raadsbesluit voor de nieuwbouw variant en geactualsieerd in het raadsvoorstel voor het uitvoeringskrediet

Milieu / duurzaamheid

16

Stijging kosten specifieke materialen (bijv. hout)

10%

Algehele kostenstijging scenario's en extra stijging houtbouw

500.000

50.000

Degelijke doorrekening investeringskostenramingen op prijsstijgingen en kwaliteitsniveau; in bouworganisatievorm flexibilteit houden t.a.v. moment van aanbesteden.

Kostenmanager

Actueel, in behandeling

De algehele kostenstijging wordt constant in de gaten gehouden. Het raadsvoorstel voor het uitvoeringskrediet is gebaseerd op de indexering van de bouwkosten tot 01-12-2022. Het risico voor hogere prijsstijgingen dan de in het investeringskostenbudget opgenomen 2,5% kan worden opgevangen door de combinatie van de post onvoorzien en de vastgestelde reservering van 700k in het weerstandsvermogen voor exorbitante prijsstijgingen.

17

Strengere duurzaamheidseisen

10%

Hogere eisen aan gebouw zelf vormen maar beperkt risico, immers we kiezen als voor zeer hoog duurzaamheidsniveau; mogelijk wel risico's strengere eisen bouwprocessen en logistiek die vervolgens tot kostenverhogingen kunnen leiden.

500.000

50.000

Snelheid in besluitvorming en start bouw: daarmee eventuele nieuwe ontwikkelingen voorblijven.

Gemeente

Actueel, in behandeling

Het huidig concept VO houd rekening met toekomstige hogere wettelijke eisen op het gebied van circulair bouwen en CO2 reductie. De hogere kosten die hiermee gepaard gaan zijn apart inzichtelijk gemaakt en onderdeel van het uitvoeringskrediet op basis van een TCO berekening.

18

Vervuilde grond nieuwbouwlocatie

10%

Onvoorziene saneringskosten; saneringskosten (orde grootte € 100 - 250 per kuub)

Bodemonderzoek potentiële locaties nieuwbouw. Neem bij aankoop grond ook garanties van verkopen op over kwaliteit grond.

Gemeente

Afgehandeld, (rest)risico geaccepteerd

Er heeft bodemonderzoek plaatsgevonden. Er is sprake van loodspotten (lokaal). Dit is in kaart gebracht. Bij de kostenraming van het terrein (onderdeel van de kredietaanvraag) is rekening gehouden met de benodigde verwijderingskosten. Er is geen reden meer om uit te gaan van onvoorziene saneringskosten.

-

Pagina 1 van 2

Nr

Omschrijving (potentieel) incident/ risico ns Ka

n de tre op

Gevolg bij optreden risico

ale ob Gl

n ste ko ng a v om

)

R

g € st van po * om co isi ans

Beheersmaatregel

Ri

(= k

r o aa sic gen ei

Status beheersing risico

Status update fase concept V.O.

Milieu / duurzaamheid

19

Aanscherping stikstofregels

15%

Alleen bouwen met compenserende maatregelen elders (m.n. i.v.m. stikstofuitsoot bouwprocessen en logistiek)

250.000

37.500

Snelheid in besluitvorming en start bouw: daarmee eventuele nieuwe ontwikkelingen voorblijven; locatiekeuze relateren aan nabijheid Natura2000-gebieden (overigens geen in K'waard)

Gemeente

Actueel, in behandeling

Onderzoek consequentie keuze Veerweg is nog bezig. Vooralsnog is er geen reden om uit te gaan van extra kosten voor compenserende maatregelen.

Technisch

20

Hogere kosten door verhoogde technische eisen (bijv. a.g.v. Corona)

10%

Aanvullende technische voorzieningen (bijv. binnenklimaat en ventilatie), hogere investeringskosten

100.000

10.000

Reeds in technisch PvE uitgegaan van hoog kwaliteitsniveau (PvE gezonde kantoren) anticiperend op Corona-effecten en duurzaamheid; eventueel aanvullende filtering, ca. € 2000 per kast.

HEVO

Actueel, in behandeling

Er is sprake van extra kosten door andere vorm van het gebouw. De keuze is gemaakt om uit te gaan van een lager kwaliteitsniveau die nog steeds goed is en tegelijkertijd lagere kosten in zowel investering als exploitatie tot gevolg heeft.

21

Verder aanscherping beleid en regelgeving klimaat en energietransitie

10%

Aanvullende technische voorzieningen, hogere investeringskosten

250.000

25.000

Nieuwbouw voorziet al in een hoge eis aan CO2-reducrie; plan zou zelfs passen bij het nieuwe fit for 55 lijn

HEVO

Actueel, in behandeling

Het ontwerp voldoet aan de eisen van het technosch P.v.E. Vooralsnog is er geen reden om voorzieningen op te nemen voor aanvullende voorzieningen.

22

Levertijden materialen langer dan voorzien

10%

Vertraging in realisatiefase; mogelijk noodzaak voor toepassing alternatieve materialen.

250.000

25.000

Meenemen in afspraken met leveranciers en consequenties er aan verbinden (juridische check op contractvorming aanbestedingsprocedures; contractpartijen geen ruimte geven voor vertraging zonder boetebeding)

Projectmanager

Actueel, in behandeling

Op dit moment geen statusupdate te geven

23

Slappe bodem

30%

Hogere kosten i.v.m. extra funderingsvoorzieningen

100.000

30.000

Voldoende kosten funderingen reserveren in investeringskostenraming --> relatief lange heipalen opgenomen.

Kostenmanager

Actueel, in behandeling

Op dit moment geen statusupdate te geven

24

Zonwering blijkt niet te passen bij feitelijke zonnestanden

5%

Actueel, in behandeling

Op dit moment geen statusupdate te geven

Goed vooronderzoek; uitwerking in bestek

Financieel / business case

Lijst met mogelijke bezuinigingsposten opstellen voor het geval extreme prijsstijgingen zich voordoen; verder: waar mogelijk nu al extra ruimte prijsstijgingen in kostenramingen inbouwen (binnen kaders business case)

Kostenmanager

Actueel, in behandeling

Dit risico is daadwerkelijk realiteit geworden. Er is sprake van ongeveer 12,5 tot 15% prijsstijging in het afgelopen jaar. Deze "excessieve" prijsstijging is inzichtelijk gemaakt en onderdeel van de krediet aanvraag voor de uitvoering. Hierbij wordt nog wel een percentage van 2,5% per jaar aangehouden voor de resterende looptijd. Er is een risico dat dit niet voldoende is. De verwachting is wel dat een hogere prijsstijging opgevangen kan worden in de post onvoorzien en de extra voorziening van 700k in het weerstandsvermogen voor exorbitante prijsstijgingen.

-

Snelle besluitvorming met financieringsarrangement op korte termijn (uiterlijk 2022)

Gemeente

Actueel, in behandeling

In de TCO rekening wordt rekening gehouden met een renteomslag percentage van 0,8%. Vooralsnog zijn er geen signalen dat die op korte termijn stijgt.

100.000

Marktontwikkelingen volgen op basis van voorspellingen BDB en aanbestedingsmoment gunstig kiezen; aanbestedingsvorm met laag risicoprofiel voor aannemers is essentieel; degelijk uitgewerkt technisch ontwerp

Projectmanager

Actueel, in behandeling

Op dit moment geen statusupdate te geven. Vooralsnog wordt de overall planning zoals opgenomen in het projectplan aangehouden.

25

Forse inflatie specifiek m.b.t. prijzen bouwmaterialen en arbeid

20%

Bouwkosten en daarmee investeringskostenraming stijgen buiten reeds opgenomen bandbreedtes

26

Stijgende rente

50%

Financieringkosten investering lopen op; TCO loopt met ca. € 250.000 per procentpunt per jaar op

27

Aanbesteden op verkeerd moment (hoog conjunctuur / overspannen bouwmarkt)

10%

Investeringskosten hoger en buiten bandbreedte prijsstijgingen business case; schommelingen 3 - 5% niet ongebruikelijk.

28

Onduidelijke afspraken over financiering anterieure overeenkomst

5%

Snel schakelen bij planprocedure niet mogelijk.

-

Heldere interne afspraken betrokken afdelingen gemeente

Gemeente

Afgehandeld, voorkomen

Is niet meer relevant vanwege koop grond van Dunea

29

Recessie leidt tot extra bezuinigingsopgaven vanuit raad

20%

Programma van eisen en/of ontwerp versoberen

-

Budgetuitgangspunten vastleggen en primair budget plus onvoorzien laten vaststellen over een langere periode (incidenteel en structureel budget)

Projectmanager

Actueel, in behandeling

De budgetuitgangspunten zijn vastgelegd in het raadsvoorstel voor het uitvoeringskrediet. Na besluitvorming zijn deze uitgangspunten het projectkader en wordt het P.v.E. in principe niet meer versoberd als gevolg van een bezuinigingsopgave uit de raad.

-

Degelijk bestek waarin de mogelijke discussiepunten tot een minimum zijn teruggedrongen en voor de opdrachtnemer helder gecontracteerd. Duidelijke kaders/ randvoorwaarde m.b.t. post onvoorzien uitbreiding van de projectscope. Flexibel deel budget (=programmawijzigingen) dat voor bepaalde kosten kan worden ingezet

Projectmanager

Actueel, in behandeling

Zie status update risico onderdeel 36.

1.000.000

1.000.000

200.000

30

Onvoorziene uitgaven buiten proportioneel

5%

Investeringskosten hoger en buiten bandbreedte prijsstijgingen business case

31

Ontwerp architect treedt buiten de financiële kaders

5%

Investeringskosten hoger en buiten bandbreedte prijsstijgingen business case

500.000

25.000

Taakstellend budget architect. Getoetst ontwerp met daarin opgenomen toetsingscriteria (go en no-go momenten). Onafhankelijke kostenmanager vast lid ontwerpteam.

Kostenmanager

Actueel, in behandeling

Genoemde beheersmaatregelen zijn uitgevoerd. Ondanks dat is er sprake van hogere kosten. Deze zijn inzichtelijk gemaakt met een taakstellende besparingsopgave.

32

Faillissement architect, hoofdaannemer, onderaannemers, e.d.

5%

Vertaging en hogere kosten door overname werk door anderen

100.000

5.000

Degelijke, financiële toets inschrijvers aanbestedingen

Projectmanager

Afgehandeld, (rest)risico geaccepteerd

Genoemde beheersmaatregelen zijn uitgevoerd. Ondanks dat is het risico op faillissement gezien de totale doorlooptijd van het project niet 100% te voorkomen.

33

Naheffingen BTW en andere fiscale risico's

5%

Onverwachte kostenstijgingen gedurende en/of na afloop project

Toets project en bouworganisatievorm door fiscalist / fiscaal jurist

Kostenmanager

Actueel, in behandeling

Op dit moment geen statusupdate te geven

Organisatorisch

34

Geen goede en tijdige communciatie en afstemming over ruimteprogramma

20%

Onvoldoende draagvlak onder medewerkers en management

-

Na gereedkomen concept-PvE nog een interne communicatieronde houden met Q$A-sessie(s)

Projectmanager

Afgehandeld, voorkomen

Genoemde beheersmaatregel is uitgevoerd. Het concept VO is in nauw overleg met werkgroepen en interne klankbordgroep uitgewerkt.

35

Beleid balans thuiswerken en kantoorwerk

30%

Indien niet duidelijk en niet goed geïmplementeerd ontstaan er knelpunten in het ruimtegebruik in het gemeentehuis (en knelpunten in de onderlinge samenwerking en in het welzijn van medewerkers).

-

Goed uitgewerkt beleid voor het werken na Corona + bijbehorende implementatie (werkafspraken én ondersteunende voorzieningen zoals ICT)

Gemeente

Actueel, in behandeling

Genoemde beheersmaatregel is nog niet opgestart. Er is wel een richtlijn gecommuniceerd van "50% op kantoor en je bent altijd welkom". Los van beleid dienen alle medewerkers voorbereid te worden op het gebruik van de nieuwe huisvesting. Voorstel werkgroep oprichten die de voorbereiding en begeleiding op zich neemt.

35

Organisatie / governance van het project: de juiste mensen op het juiste moment aan tafel

10%

Ongecontroleerd project dat buiten de kaders kan raken

-

Werken volgens format Projectmatig Werken gemeente KRW. Bestuursopdracht is vastgesteld. Projectplan vastgesteld door bestuurlijk opdrachtgever

Projectmanager

Afgehandeld, voorkomen

Genoemde beheersmaatregelen zijn uitgevoerd.

36

Nieuwe pandemie met nieuwe restricties onderling contact

10%

Grotere druk op beschikbare ruimte leidt tot nieuwe organisatorische maatregelen

-

Verdere bijstelling werkvormen en balans kantoorwerk/thuiswerk

Gemeente

Afgehandeld, (rest)risico geaccepteerd

Indien dit optereedt wordt op dat moment bepaald wat te doen. Er zijn geen specifieke voorzieningen opgenomen in het concept VO.

Pagina 2 van 2