Bijlage 2 RIB nieuwe gemeentehuis.pdf

RAADSINFORMATIEBRIEF

VAN HET COLLEGE VAN B&W VOOR CC DATUM ONDERWERP

de gemeenteraad leden college 31 mei 2022 Nieuw gemeentehuis. Stand van zaken

Beste meneer, mevrouw, Op 21 december 2021 heeft uw raad besloten om te komen tot één centrale huisvesting van de gemeentelijke kantoor- en vergaderfuncties, een nieuw gemeentehuis. Met deze nieuwsbrief informeren wij u over stand van zaken van de uitvoering van dit besluit. Locatiekeuze In de nota van uitgangspunten die op 21 december is vastgesteld staat dat het gebied Veerweg en omgeving in Bergambacht de voorkeur heeft voor een locatie van het nieuwe gemeentehuis. Inmiddels is de haalbaarheid van deze locatie verder verkend. We hebben daarvoor onderzoeken uitgevoerd en overlegd met betrokken stakeholders. We wilden hiermee nagaan of de locatiekeuze voldoet aan de criteria voor een nieuw gemeentehuis. Wij verwachten u nog voor het zomerreces te kunnen informeren over de resultaten van dit onderzoek (zie Proces en planning) en een definitief voorstel voor de locatiekeuze te kunnen aanbieden. Ontwerpproces Er zijn ook stappen gezet in de voorbereiding om in september 2022 te komen een keuze te maken in een architect. De architect wordt geselecteerd via een Europese aanbesteding, die inmiddels in gang is gezet. De gepubliceerde selectieleidraad bevat informatie over de inhoud, randvoorwaarden en context van de opdracht zoals informatie en stukken van de besluiten van de raad van 21 december.

Vier huidige kantoorlocaties Voor de vier huidige kantoorlocaties zijn de verkenningen in gang gezet voor herontwikkeling. Daarmee geven wij gehoor aan het besluit van uw raad om de vier bestaande locaties in de centra van Lekkerkerk, Stolwijk, Bergambacht en Schoonhoven een nieuwe functie te geven. Dit gebeurt op een wijze die van maatschappelijke meerwaarde is voor de kernen. We hanteren als randvoorwaarden dat deze locaties op duurzame wijze worden herontwikkeld naar woningbouw voor starters en ouderen, al dan niet in combinatie maatschappelijke functies en/of retail. Dienstverlening In de vergadering van 8 maart 2022 heeft uw raad de Dienstverleningsvisie Inwoner Centraal Gemeente Krimpenerwaard vastgesteld. Deze visie beschrijft op hoofdlijnen hoe wij omgaan met de dienstverlening naar onze inwoners en ondernemers. De dienstverleningsvisie vormt een belangrijk uitgangspunt bij het maken van bepaalde keuzes voor de inrichting van het nieuwe gemeentekantoor, zoals informatiebalies, spreekkamers, etc.

1 van 3 722665 / 864898

Informatiepunten Digitale Overheid De gemeente Krimpenerwaard is sinds december 2021 aangesloten bij de Informatiepunten Digitale Overheid (IDO) in de bibliotheken. Er is hiermee gehoor gegeven aan de aangenomen motie van 21 december 2021, om naast één centraal gemeentehuis over extra servicepunten in Krimpenerwaard te creëren. Deze informatiepunten zijn speciaal voor mensen die digitaal een aanvraag moeten indienen, maar die minder vaardig zijn. Dit gaat om ca 20% van onze inwoners. Deze mensen kunnen in de bibliotheek van Schoonhoven, Bergambacht, Lekkerkerk en Krimpen aan de Lek hulp vragen bij het invullen van hun formulieren. De bibliotheekmedewerkers worden hiervoor getraind. Vooraf een afspraak maken is niet nodig. Inwoners kunnen tijdens de openingstijden van de bibliotheek gewoon binnen lopen. In 2022 wordt verder onderzocht wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn van het eventueel uitbreiden van – deze servicepunten. Participatie In de vergadering van 21 december heeft uw raad een motie aangenomen. U geeft aan dat de bewoners geregeld geïnformeerd moeten worden over de stappen die worden gezet om draagvlak te creëren en transparantie. Een aanpak van de participatie is inmiddels uitgewerkt en sturen wij u bij deze toe.

Dit participatieplan beschrijft op hoofdlijnen hoe wij raad, inwoners en overige stakeholders willen meenemen via klankbordgroepen (intern, extern en raad) en adviesgroepen. Zij gaan zich buigen over het ontwerp en de inrichting van het gebouw, de buitenruimte en bereikbaarheid. Klankbordgroep raad In het presidium op 14 februari is gesproken over de aanpak hoe de raad wordt betrokken bij de ontwikkeling en bouw van het nieuwe gemeentehuis. Daarbij willen wij zoveel mogelijk rekening houden met de taakstelling van de raad vanuit meerdere rollen: - De controlerende rol, door de auditcommissie te informeren over de voortgang. - De raad als gebruiker, door de griffier onderdeel te laten uitmaken van het ontwerpteam. - Via de klankbordgroep van de raad informeren wij de raad over de voortgang en de uitvoering van besluiten van de raad over het nieuwe gemeentehuis en hetgeen hiermee samenhangt waaronder de dienstverlening, de participatie en herontwikkeling van de vier bestaande kantoorlocaties. Per fractie is er één lid vertegenwoordigd in de klankbordgroep. De klankbordgroep van de raad zal voor het eerst bijeenkomen op 14 juni 2022. Een uitnodiging hiervoor volgt. Participatie locatiekeuze Uw raad heeft op 21 december 2021 besloten dat u het besluit neemt over de definitieve keuze van de locatie.

U heeft daarbij aangegeven dat u wilt dat de omgeving moeten betrokken moet worden via een participatiebijeenkomst. Op 13 juni wordt er van 19.00 uur tot 20.30 uur een informatie- en participatieavond gehouden in De Waard aan de Meidornstraat 7 in Bergambacht . Direct omwonenden van de Veerweg ontvangen een huis-aan-huisbrief, zie bijlage. Overige inwoners van Bergambacht en andere kernen worden uitgenodigd via de gemeentepagina in het Kontakt, de website en social media. Ook raadsleden zijn uiteraard welkom op deze avond. De opbrengst van deze avond bespreken wij met de klankbordgroep raad op 14 juni. De resultaten van alle participatietrajecten delen wij met u tijdens de beeldvormende commissievergadering op 21 juni. Proces en planning Op 21 december 2021 heeft uw raad besloten dat u op onderdelen het besluit willen nemen: 1. De definitieve locatiekeuze 2. Het budget voor het opstellen van een voorlopig ontwerp

Pag. 2/3 722665 / 864898

3. Het vaststellen van het voorlopig ontwerp 4. Het beschikbaar stellen van het realisatiebudget (het budget voor de aannemers) De planning van de stappen van commissie- en raadsbehandeling is als volgt: 14 juni 2022 Eerste bijeenkomst klankbordgroep raad 21 juni 2022 Behandeling locatiekeuze in beeldvormende commissie R&F 13 Juni 2022 Informeren stakeholders en omwonenden locatie Veerweg Bergambacht 28 juni 2022* Behandeling locatiekeuze in oordeelsvormende commissie R&F 6 juli 2022* Behandeling locatiekeuze in besluitvormende raadsvergadering *Of dit haalbaar is of dat verschuiving gewenst is naar besluitvorming in september 2022 (de eerstvolgende raadsvergadering na de zomer), dient in overleg met uw raad nader te worden bepaald. Onder voorbehoud van de besluitvorming over de locatiekeuze uiterlijk in september 2022 en eventueel bezwaar en beroep in het kader van de planologische – en vergunningprocedure: 1e kwartaal 2023 Besluitvorming raad voorlopig ontwerp en budget realisatiefase e 2 kwartaal 2023 Vaststelling bestemmingsplan locatie gemeentehuis 4e kwartaal 2023 Start bouwrijp maken e 1 kwartaal 2024 Start bouw 2e kwartaal 2025 Oplevering en in gebruikname nieuwe gemeentehuis en buitenruimte

Bijlagen RIB: 1. Participatieplan nieuw gemeentehuis 2. Uitnodiging informatieavond Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Krimpenerwaard, de secretaris,

de burgemeester,

J. Hennip

P. Bouvy-Koene

Pag. 3/3 722665 / 864898

Participatie- en communicatieplan nieuw gemeentehuis Krimpenerwaard Versie 1, 30 maart 2022, MK en MM

1. Inleiding 1.1 Aanleiding De raad heeft op 21 december 2021 besloten dat het college verder kan met het ontwerp van een nieuw duurzaam en circulair gemeentekantoor. Tijdens deze vergadering is er tevens een motie aangenomen. Daarmee wil de raad dat inwoners actief worden geïnformeerd over de bouw van het huis van de gemeente om zodoende transparantie en draagvlak te vergroten. Op 8 februari 2022 heeft het college het projectplan vastgesteld voor de ontwerp- en realisatie van het nieuwe gemeentehuis. Hierin is aangegeven dat voor het betrekken van stakeholders en inwoners een participatieplan wordt opgesteld dat aan het college ter vaststelling wordt aangeboden. Dit participatie- en communicatieplan voorziet hierin en beschrijft op hoofdlijnen hoe we stakeholders willen informeren en betrekken bij de plannen. Dit is een dynamisch plan dat gedurende het project wordt aangepast aan de nieuwe ontwikkelingen. 1.2 Complexiteit en impact De complexiteit van de bouw van een nieuw gemeentekantoor is met een investering van € 27 miljoen en ingebruikname voor 2025 groot. Het behoort tot een van de grotere investeringsprojecten van de gemeente in de komende jaren. Ook de maatschappelijke gevoeligheid (impact) van het project is groot.

De architect en leden van de kerngroep en het ontwerpteam coördineren en begeleiden het participatietraject in de ontwerpfase en verzorgen de inhoudelijke en integrale afstemming en communicatie (participatie intern en extern). 1.3 Eerder participatietraject In de verkenningsfase is er een poll onder medewerkers en een enquête onder inwoners gehouden. Er is informatie opgehaald over dienstverlening, publieke ruimten, vormgeving gebouw, indeling werkomgeving, multifunctionele inzetbaarheid en functionaliteit van de leeggekomen panden. Ook zijn er gesprekken gevoerd met maatschappelijke organisaties die geïnteresseerd zijn om te gaan werken in het nieuwe gemeentehuis. Alle informatie die is opgehaald is verwerkt in het Programma van Eisen voor het ontwerp van het nieuwe gemeentehuis. 1.4 Uitgangspunten nieuw participatietraject Zowel vanuit de raad als de enquête kwam als kanttekening dat de vragen sturend waren naar een nieuw gemeentehuis, terwijl het besluit genomen moest worden. De geleerde lessen uit het participatietraject in de verkenningsfase is dat: Wederzijdse verwachtingen van de participatie voor gemeente en participanten vooraf duidelijk moeten zijn. Het moet zowel voor de participanten als voor de organisatie helder zijn waar ze wel en niet over kunnen participeren en ook waarom wel/niet.

Niet alle onderwerpen zijn geschikt om aan inwoners of medewerkers voor te leggen. De vragen moeten aansluiten bij de belangen van de stakeholders. Bij de onderwerpen voor participatie gaat het om wat voor de interne stakeholders van belang is. En waar ze extra waarde toe kunnen voegen als ervaringsdeskundige (gebruiker) en/of vanuit hun vakgebied. Het is aan de raad om de kaders, doelen en ambities vast te stellen. Zij bepalen welke keuze er gemaakt wordt qua (ver) bouw, locatie en financiën. Binnen deze kaders is er ruimte voor participatie. De participant moet weten wat deze kaders zijn. Onderwerpen waar over meegedacht kan worden zijn: voorontwerp, realisatie, ingebruikname, van zowel het gebouw, het interieur als de buitenruimte en een nieuwe functie voor de leegstaande kantoren. De uitkomsten van de participatie moeten teruggekoppeld worden naar de participanten: het participatietraject, de uitkomst en wat er wordt gedaan met het resultaat van de participatie.

-

De participanten of leden van de klankbordgroep moet een goede afspiegeling zijn. Ook moet duidelijk zijn wat hun rol is en wat er van hen verwacht wordt.

1.5 Doelstelling participatie vervolgtrajecten Door samenwerken komen wij tot een beter resultaat, dat aansluit bij de wens van de stakeholders. Met het participatietraject willen we stakeholders betrekken bij de keuzes die gemaakt moeten worden. Zodat zij: - De overwegingen, de procedure, de kosten, het tijdpad en alle andere noodzakelijke informatie rond de bouw van het nieuwe gemeentehuis kennen. - Binding krijgen met het huis van de gemeente en zich betrokken voelen bij de ontwikkeling ervan. - Enthousiast zijn over het nieuwe gemeentehuis, het gevoel hebben dat het ook van hen is en zin krijgen om er te gaan werken/er te komen/gebruik van te maken. - Inbreng leveren (meedenken en meedoen) om te zorgen voor een goede, prettige en zo optimaal mogelijk gemeentehuis, afgestemd op de mensen die het gaan bezoeken en die erin werken. 1.6 Planning De volgende mijlpalen zijn voor de communicatie en participatie in 2022 van toepassing: 6 juli 2022 heeft de raad een besluit genomen over de definitieve locatiekeuze. 1 maart 2023 heeft de raad ingestemd met het voorlopig ontwerp van de nieuwe huisvesting en groen licht gegeven voor het definitieve investeringsbudget. Vanaf april 2023 start de realisatiefase met het opstellen van het technisch ontwerp, het voeren en afronden van de vergunningprocedures, de aanbesteding van uitvoerende partij en de bouw; e Uiterlijk 2 kw.

2023 Bestemmings-/omgevingsplan vastgesteld Vanaf juni 2025 wordt het nieuwe gemeentehuis gebruiksklaar opgeleverd.

pag. 2 van 9

2. Participatieplan 2.1 Stakeholders intern STAKEHOLDERS

IMPACT/BELANG

DOEL

INVLOED EN KADERS

PARTICIPATIEVORM

PLANNING

Wie gaan we betrekken?

Wat is hun belang?

Wat willen we bereiken met het betrekken? In hoeverre kunnen we tegemoetkomen aan hun belang?

Raad willen goed besluit nemen, voldoende informatie, over locatiekeuze, voorlopig ontwerp, go/no go budget realisatie.

Informeren en betrekken zodat er een zorgvuldig afgewogen besluit genomen kan worden. Weten dat goede participatie en communicatie naar stakeholders heeft plaatsgevonden.

Hoe gaan we ze betrekken? brief, peiling, enquête, bijeenkomst, werkgroep Voortgangsrapportages Terugkoppeling adviseurs Raadsbesluiten Klankbordgroep

Wanneer gaan we ze betrekken? (Voorlopig ontwerp of definitieve, ontwerpfase)

Raad (shareholder)

In welke mate (trede participatieladder) gaan we de stakeholder betrekken? Waar gaan ze wel en waar gaan ze niet over? (kaders) Beslissen De raad besluit over locatiekeuze, voorlopig ontwerp, go/no go budget realisatie.

Hebben (financiële) kaders gesteld voor het project. Willen voor de volgende fasen: positionering van de raad bij de uitvoering van de besluiten van het college en de wens om de participatie van inwoners en medewerkers op goede wijze gestalte te geven.

Klankbordgroep raad

Denken als gebruiker en vanuit politieke en controlerende positie van de raad tov van de nieuwe huisvesting. Stukken worden aangeleverd door griffie.

Op verzoek van de raad zelf wordt er een klankbordgroep opgericht. Zij zien toe op de wensen van de raad bij het verdere ontwerp en dienstverlening

Een vroegtijdige interactie en dialoog over de ontwikkelingen en voortgang in het project is een belangrijke doelstelling van de klankbordgroep en zal bijdragen aan een goede besluitvorming.

Adviseren Een afvaardiging van de raad denkt actief mee tijdens het proces van planvorming en ontwerp Betrekken en informeren raad en adviseurs: Auditcommissie (controlerend), klankbordgroep (politiek).

Werksessies met leden kerngroep

Voortgangsrapportage - April 2022 - Oktober 2022 - April 2023 - Juli 2023 - Oktober 2023 - Maart 2024 - Juli 2024 - Januari 2025 - Juni 2025 Go/No Go momenten waarover de raad beslist, nl.: de definitieve keuze van de locatie, het voorlopig ontwerp en het definitieve investeringsbudget. In de diverse ontwerpstadia (schets, voorlopig-, definitief en technisch ontwerp).

Auditcommissie

Controlerend

Is voldoende geïnformeerd zodat zij hun controlerende rol kunnen uitvoeren.

Griffie

Denken vanuit de positie van de raad als gebruiker van de nieuwe huisvesting,

Zich betrokken voelen en inbreng leveren bij het nieuwe gemeentehuis en de nieuwe (werk)omgeving.

Medewerkers

Willen een goede, prettige en zo optimaal mogelijke werkomgeving afgestemd op de mensen die er gaan werken.

Zich betrokken voelen en inbreng leveren bij het nieuwe gemeentehuis en de nieuwe (werk)omgeving. Zijn voldoende geïnformeerd en voelen zich vertegenwoordigd door de kerngroep en klankbordgroep.

Klankbordgroep interne organisatie

De kerngroep is het beslismedium waar alle disciplines in zitten. Zij leggen belangrijke beslissingen voor advies voor aan de klankbordgroep is een representatieve groep (max 11 mensen) OR, 2 management en 8 medewerkers vertegenwoordigers van domeinen, 2 mensen per domein.

De klankbord behartigt de belangen van medewerkers en zijn ambassadeur van het nieuwe gemeentehuis. Ze geven wensen van medewerkers door en koppelen informatie en besluiten terug naar hun teams

Informeren/adviseren Informeren over het proces en de besluiten. Brengt advies uit aan de raad Co-creëren Afvaardiging van Griffie neemt deel aan de kerngroep. Betrekken en informeren raad en adviseurs: griffier (raad als gebruiker). Raadplegen/adviseren De plannen worden voorgelegd aan medewerkers voor reacties. Met de reacties wordt waar mogelijk rekening gehouden in het plan.

Adviseren Werken en denken mee over locatiekeuze, het ontwerp van het nieuwe gemeentehuis en de inrichting van de binnen- en buitenruimte in de diverse ontwerpstadia (schets-, voorlopig-, definitief en technisch ontwerp)

Voortgangsrapportages Terugkoppeling door bestuurlijk en ambtelijk verantwoordelijken Raadsbesluiten Deelname overleg kerngroep Deelname en begeleiden klankbordgroep raad nieuwsbrieven

In de diverse ontwerpstadia

Informatie via KIS en interne nieuwsbrief, bijpraatmomentje DT

Informeren indien nieuws in de diverse stadia

Inbreng via polls, enquête of tijdens teamoverleggen. Workshops behoefte peiling inrichting, moodboards, etc. Rondleiding bouw Afscheid van oude werkplekken, open dag en feest bij opening gebouw. Nader in te vullen met architect. Komen ca. 6 keer per jaar bijeen in een klankbordvergadering, van 2 uur.

Van voorlopig ontwerp tot realisatie

In de diverse ontwerpstadia (schets, voorlopig-, definitief en technisch ontwerp).

In de diverse ontwerpstadia (schets, voorlopig-, definitief en technisch ontwerp).

pag. 4 van 9

Ondernemingsraad

De OR heeft op grond van artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden een wettelijk adviesrecht voor aangelegenheden aangaande de plaats en huisvesting van de onderneming.

Zijn voldoende geïnformeerd en vertegenwoordigd in kerngroep en klankbordgroep. Tijdige inhoudelijke afstemming over onderwerpen in de ontwerpen realisatiefase waarover de OR advies uitbrengt.

Adviseren Brengen advies naar DT uit over locatiekeuze, voorlopig ontwerp, go/no go budget realisatie.

Maakt onderdeel uit van de kerngroep, klankbordgroep.

In de diverse ontwerpstadia (schets, voorlopig-, definitief en technisch ontwerp).

De OR is als lid van de kerngroep en de klankbordgroep vertegenwoordigd in de projectorganisatie.

2.2 Stakeholders extern STAKEHOLDERS

IMPACT/BELANG

DOEL

INVLOED EN KADERS

PARTICIPATIEVORM

PLANNING

Wie gaan we betrekken?

Wat is hun belang?

Een gemeentehuis dat zo goed mogelijk ingericht is op de dienstverlening aan de inwoners. Goede bereikbaarheid, multifunctionele inzet van het gebouw. Niet te duur.

In welke mate (trede participatieladder) gaan we de stakeholder betrekken? Waar gaan ze wel en waar gaan ze niet over? (kaders) Informeren / Raadplegen Betrekken bij de plannen voor het nieuwe gemeentehuis door hen actief te informeren over de stappen die worden gezet in de planvorming en de bouw en gelegenheid te geven om te reageren.

Hoe gaan we ze betrekken? brief, peiling, enquête, bijeenkomst, werkgroep Informeren via de website, Q&A, infographic, animatiefilm, persbericht, social, gemeentepagina Afvaardiging van 4 personen die namens de inwoners deelnemen aan de klankbordgroep Publieke ruimtes en dienstverlening en Buitenruimte en bereikbaarheid Nieuwsbrief ondernemers

Wanneer gaan we ze betrekken? (Voorlopig ontwerp of definitieve, ontwerpfase)

Inwoners

Wat willen we bereiken met het betrekken? In hoeverre kunnen we tegemoetkomen aan hun belang? Inwoners kennen het proces en de overwegingen, de kosten, het tijdpad en alle andere noodzakelijke informatie rond de bouw van het nieuwe huis van de gemeente. Ze staan overwegend positief tegenover het nieuwe gemeentehuis?

Ondernemers met zakelijk belang

waar mogelijk, in de race zijn om mee te doen als ondernemer bij de uitvoering

Informeren van ondernemers draagt bij aan een positieve

Informeren

Gedurende alle fasen wordt er structureel informatie onder de aandacht van de inwoners gebracht. (Zie bijlage 1)

Gedurende alle fasen wordt er geregeld informatie gedeeld. pag. 5 van 9

van werk in het gehele project.

Toekomstige gebruikers/ketenpartners

3

Meerdere partijen (vooral ketenpartners in het sociaal domein) hebben aangegeven dat zij interesse hebben om gebruik te maken van het nieuwe gemeentehuis.

houding ten opzichte van het nieuwe gemeentehuis. Zoveel mogelijk lokaal wat lokaal kan. Gebruikers willen meedenken

Adviseren Toekomstige gebruikers denken mee over de ruimtevraag en de toegankelijkheid van het gebouw en worden betrokken bij de uitwerking van het ontwerp van de inrichting van het gebouw.

Werkgroep toekomstige gebruikers

In de diverse ontwerpstadia (schets, voorlopig-, definitief en technisch ontwerp).

Participatietraject bestemmingsplan nieuwe locatie en huisvestingsonderdeel nader te bepalen in overleg met (interieur)architect

3.1 Participatie wijziging bestemmingsplan ivm nieuwe locatie Het nieuwe gemeentehuis komt op een nieuwe locatie. Daarvoor is een wijziging nodig in het bestemmings-/omgevingsplan en moet een omgevingsvergunning aangevraagd worden met een participatieverslag. Met dit participatieverslag toont de gemeente aan dat zij stakeholders hebben geïnformeerd en betrokken bij ruimtelijke gebiedsontwikkelingen. Denk aan de bedrijven, personen en organisatie die in en om het gebied Veerweg zijn gevestigd en/of eigendommen hebben en de omwonenden van het gebied Veerweg. Hierin wordt ook meegenomen de participatie rond de procedure omgevingsvergunning voor de centrale huisvesting van team Uitvoering Openbare Ruimte. Planning participatie wijziging bestemmingsplan Mei/juni 2022 Start participatie omwonenden en stakeholders Veerweg e.o. ontwerp-Stedenbouwkundig plan, Juni/juli 2022 Opstellen participatieverslag Na 6 juli 2022 Terugkoppelen besluit en motivatie raad, vergunningprocedure locatie team Uitvoering Openbare Ruimte naar stakeholders/omwonenden Oktober 2022 Maart 2023 5 juli 2023

Participatie omwonenden en stakeholders over concept –(voor)ontwerp bestemmingsplan Laten indienen en behandelen inspraakreacties Participatie omwonenden ontwerp-bestemmingsplan Bestemmingsplan vastgesteld

pag. 6 van 9

3.2 Adviesgroep Raadszaal, commissiekamers Wie neemt deel Afvaardiging college en kerngroep Klankbordgroep raad Griffie Bode Trouwfotograaf Communicatie (huisstijl)

Wat is de opdracht Verbeteringen aan ontwerp of keuze ontwerp of bepalen eisen, waar rekening mee houden?

In welke vorm Nader te bepalen, mede in overleg met de ontwerpende partij

Wanneer Na de verkiezingen

In welke vorm (nader te bepalen) Nader te bepalen, mede in overleg met de ontwerpende partij

Wanneer Na de verkiezingen

In welke vorm Nader te bepalen, mede in overleg met de ontwerpende partij

Wanneer Na de verkiezingen

In welke vorm Nader te bepalen, mede in overleg met de ontwerpende partij

Wanneer Na de verkiezingen

3.2 Adviesgroep Publieke ruimtes en dienstverlening (waaronder servicepunten) Wie neemt deel Afvaardiging kerngroep Griffie als gebruiker Interne klankbordgroep Toekomstige gebruikers/ ketenpartners met baliefunctie Klankbord van 4 inwoners Communicatie (huisstijl)

Wat is de opdracht Meedenken over het inrichten van de publieke ruimtes (balie, zitjes, sfeer, toegankelijkheid, veiligheid, afluisteren, wat voor soort balies, wachtruimte, etc)

3.3 Adviesgroep Werkomgeving en eet- en drinkgelegenheid Wie neemt deel Afvaardiging kerngroep Griffie als gebruiker Interne klankbordgroep Toekomstige gebruikers /ketenpartners met baliefunctie Communicatie (huisstijl)

Wat is de opdracht Meedenken over het inrichten van de werkomgeving (vergaderruimtes, soorten werkruimtes, koffiecorners e.d.)

3.4 Adviesgroep Buitenruimte en bereikbaarheid Wie neemt deel Afvaardiging kerngroep Griffie als gebruiker Interne klankbordgroep Toekomstige gebruikers/ketenpartners met baliefunctie Klankbord van 4 inwoners Communicatie (huisstijl)

Wat is de opdracht Verbeteringen aan ontwerp of keuze ontwerp of bepalen eisen, waar rekening mee houden? Bereikbaarheid OV, mindervaliden, toegankelijkheid doelgroepen, inrichting parkeergelegenheid, fietsenstalling en groen.

pag. 7 van 9

4

Financiële en ambtelijke consequenties

De communicatie en coördinatie, uitvoering, voorbereiding en verwerking van de gegevens uit het participatietraject zal de nodige tijd in beslag nemen. Een indicatie van het totaal aantal komt uit op minimaal 1200 uur op jaarbasis. Deze uren zijn niet beschikbaar binnen de standaardcapaciteit van team communicatie. Daarom zal er, naast er tijdelijk een participatie/communicatieadviseur voor 0,75 fte ingehuurd voor de periode van het project. Raming van kosten: Product Video Bijeenkomsten zaalhuur, catering Etc Burgerpeiling Advertentie Drukwerk

Beschrijving Aanpassen huidige explanimation (animatiefilm) Nieuwe explanimation en/of video’s van en tijdens de bouw - Participatiebijeenkomsten - Open dag medewerkers - Open dag inwoners - Opening Opstellen en uitvoeren enquêtes onder inwoners Infographic van resultaten Social advertorial Advertenties Infographics, flyers, schetsen, lay-out etc.

Kosten € 12.000,€ 11.000,-

€ 2.500,€ 2.000,€ 7.500,€ 35.000,-

Dit bedrag zal ten laste worden gebracht van het voorbereidingskrediet voor het nieuwe gemeentehuis.

Bijlage 1: Communicatieplanning inwoners Krimpenerwaard Inwoners worden actief op de hoogte gehouden en betrokken bij de stappen of mijlpalen die worden gezet in de planvorming en de bouw van het nieuwe gemeentehuis. Er komt een standaard rubriek op de gemeentepagina: bouwen aan een nieuw gemeentehuis. Op frequente basis wordt er een mijlpaal of een beantwoorde vraag gepubliceerd. Planning Maart 2022

Mijlpaal of beantwoorden van een vraag Waarom een nieuw gemeentehuis?

April 2022

Mei 2022 Juli 2022

Knop Verkiezingen op homepagina vervangen door nieuw gemeentehuis Opzetten klankbordgroep inwoners voor Publieke ruimtes en dienstverlening Buitenruimte en bereikbaarheid Meer te vertellen over Dienstverlening? Besluit nieuwe locatie gemeentehuis

Sept 2022

Vaststellen voorlopig ontwerp

Q4 2022 Q1 2023

Ontwikkelstrategie 4 bestaande kantoren Definitief ontwerp

Q2 2023

Start realisatiefase

Q3 2023

Herontwikkelen vier bestaande kantoren

Q2 2025

Oplevering nieuw gemeentekantoor

April 2022

Communicatiemiddel Infographic op de gemeentepagina het Kontakt, digitale nieuwsbrief gemeente en social media Aangepaste animatiefilm op website Snelle doorlink naar webpagina Oproep via de gemeentepagina in standaard rubriek en via social voor mensen die willen meedenken. Rubriek gemeentepagina, social, nieuwsbrief Persbericht Rubriek gemeentepagina, social, nieuwsbrief website Rubriek gemeentepagina, social, nieuwsbrief website Rubriek Gemeentepagina Persbericht Rubriek gemeentepagina, social, nieuwsbrief website Persbericht Rubriek gemeentepagina, social, nieuwsbrief website Rubriek gemeentepagina, social, nieuwsbrief website Persbericht Rubriek gemeentepagina, social, nieuwsbrief website

Bijlage 2: participatieladder Krimpenerwaard In de gemeente Krimpenerwaard maken we gebruik van de participatieladder (zie onder) om de mate van invloed aan te geven. Hoe hoger in de ladder, hoe meer invloed de participant heeft. De mate waarin de participant wordt betrokken is afhankelijk van de impact die het initiatief heeft op de participant.

pag. 9 van 9

LOCATIE: Stolwijk

DOCUMENTNUMMER:

UW KENMERK:

BIJLAGE(N):

BEHANDELD DOOR: R. Bilardie ALGEMEEN NUMMER: 14 0182 E-MAIL: info@krimpenerwaard.nl VERZENDDATUM: mei 2022

ONDERWERP: Uitnodiging informatie- en participatiebijeenkomst over de Veerweg als mogelijke locatie nieuwe

gemeentehuis Geachte heer, mevrouw, Graag nodigen wij u uit voor een presentatie en een gesprek over de plannen voor de Veerweg in Bergambacht. Tijdens deze avond vertellen we u graag meer over de plannen van een nieuw gemeentehuis, de verbouw van het huidige steunpunt voor de Provinciale gladheidsbestrijding naar het kantoor van de buitendienst, de verdere planning en wanneer en hoe wij u bij deze plannen betrekken. Daarna willen wij u de gelegenheid geven om uw vragen te stellen en uw reactie te geven. Uitnodiging De gemeente Krimpenerwaard nodigt u uit op: Datum : 13 juni 2022 Aanvang : 19.00 - 20.30 uur Locatie : Optisport zalencentrum de Waard, Meidoornstraat 7, Bergambacht Aanmelden: vóór 10 juni door een e-mail te sturen naar nieuwgemeentekantoor@krimpenerwaard.nl Een nieuw gemeentehuis en kantoor van de buitendienst Gemeente Krimpenerwaard werkt aan een duurzame gemeente. De huidige kantoren van de buitendienst en de gemeentehuizen kosten veel geld en energie en passen ook niet meer bij de huidige manier van werken. Daar komt bij dat alle kantoorgebouwen in Nederland vanaf 1 januari 2023 minimaal energielabel C moeten hebben, in 2030 energielabel A en in 2050 vrijwel CO2-neutraal en aardgasvrij moeten zijn. Als de gemeente niks doet, moeten de kantoren sluiten. Verbouwen is een grote investering.

Daarom heeft de gemeente ervoor gekozen om een nieuw gemeentehuis te bouwen en de vier kantoren van de buitendienst te vervangen door één centraal kantoor aan de Veerweg 8. Deze investering is minder groot en de beide gebouwen voldoen direct aan alle duurzaamheidseisen. Ook zijn de maandlasten van één kantoor lager dan vier kantoren. Locatie nieuw gemeentehuis Er loopt momenteel een onderzoek naar een geschikte locatie voor het nieuw te bouwen gemeentehuis. In dit onderzoek wordt het gebied Veerweg en omgeving in Bergambacht als voorkeurslocatie meegenomen. De locatie veerweg heeft de voorkeur vanwege de reeds aanwezige maatschappelijke diensten en de centrale ligging in de gemeente. Dat maakt dat we voor alle inwoners beter bereikbaar zijn. Meedenken over de locatie Veerweg Participatie maakt onderdeel uit van het onderzoek naar een nieuwe locatie. Wij willen onze plannen met u delen en vragen om mee te denken. Tijdens de avond krijgt u eerst een presentatie over de plannen gevolgd door een vragenronde. Na de pauze gaan wij in groepen uiteen om met u aan tafel verder te praten over de mogelijke impact, bezwaren, ideeën en verbetersuggesties. Verslag van de avond Er wordt een verslag gemaakt van de avond. De mensen die zich hebben aangemeld, krijgen automatisch een verslag toegestuurd.

Het verslag wordt ook gepubliceerd op onze website https://www.krimpenerwaard.nl/gemeentekantoor. Kunt u op 13 juni niet bij deze bijeenkomst aanwezig zijn, maar wilt u ons wel graag spreken? Stel uw vraag gerust per e-mail via nieuwgemeentekantoor@krimpenerwaard.nl.

gemeente Krimpenerwaard Postbus 51 2820 AB Stolwijk www.krimpenerwaard.nl

Met vriendelijke groet, Reg Bilardie, projectleider

pag. 2/2