Bijlage 2: Jaarrekening_2022_Streekarchief_1088654__

3.2.3 Bedrijfsvoering Bestuur Na de gemeentelijke verkiezingen in maart en de daarop volgende coalitieonderhandelingen in de deelnemende gemeentes kwam pas in november het nieuwe Algemeen Bestuur bij elkaar en werd het Dagelijks Bestuur en een voorzitter aangesteld. Op een informatiemarkt over Gemeenschappelijke Regelingen voor raadsleden georganiseerd door de Regio Midden-Holland (waar de deelnemende gemeentes Gouda, Krimpenerwaard, Waddinxveen en Zuidplas onderdeel vanuit maken) en tijdens een raadscommissie in Krimpen aan den IJssel over hetzelfde onderwerp, kon het streekarchief zich goed presenteren en werd kennis gemaakt met diverse (nieuwe) raadsleden. Klantenraad Gebruikers van het archief zijn via de klantenraad vertegenwoordigd en praten zo mee over de archiefontwikkelingen. De website en zoekmogelijkheden blijven de voortdurende belangstelling hebben van de klantenraad. Aandacht voor de zoekprocessen stonden bij de implementatie centraal. Daarnaast werd de klantenraad meegenomen bij de voorbereidende stappen voor het regionaal edepot en gaven de wens te kennen grote belangstelling te hebben voor de betrokkenheid hierbij. Vriendenstichting De Stichting kwam zeven keer bij elkaar. Voor een overzicht van de aangeschafte en gerestaureerde stukken zie de paragraaf Acquisitie Particuliere archieven hiervoor. De stichting had een feestelijk jaar

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

25 van 47

in 2022, bestond 40 jaar en de Walvisprijs werd voor de dertiende keer uitgereikt. Beide gelegenheden werden feestelijk gevierd. Er was ook droevig nieuws, oud-voorzitter Adri den Boer overleed onverwacht begin mei. HRM Met het ODMH is er een lopende DVO voor dienstverlening aan het Streekarchief voor de personele administratie, salarisadministratie en advisering over personeel en organisatie. Het vormt onderdeel van een pakket waarin ook financiële en juridische ondersteuning zit. De ondersteuning verloopt naar volle tevredenheid en wordt regionaal gewaardeerd. Financiële bedrijfsvoering Het ODMH voert voor het grootste gedeelte de financiële bedrijfsvoering voor het Streekarchief uit.. De jaarlijkse financiële controle wordt gedaan door Zirkzee Accountants gevestigd te Oegstgeest. Huisvesting Gouwedepot Voor het Gouwedepot heeft het Streekarchief een huurcontract met de gemeente. Daarnaast voert het Streekarchief het beheer uit over het gebouw ten behoeve van de twee andere bewoners, het archeologisch depot van de gemeente Gouda en het Gemeentearchief Alphen aan den Rijn. Hiervoor worden jaarlijks de kosten doorberekend. De toegangspoort van het terrein van het depotgebouw, dat eind vorig jaar zwaar beschadigd raakte, is dit voorjaar hersteld. Daarnaast hadden we te maken met langdurige problemen met de lift van het archiefdepot.

In de tweede helft van het jaar leidde dit er toe dat de lift 2 maanden niet gebruikt kon worden en we gebruik moesten maken van een noodlift. In november was de lift operationeel. Chocoladefabriek Het Streekarchief heeft een huurcontract met de bibliotheek (sinds 2015) en een serviceovereenkomst (vernieuwd in 2017), waarbij jaarlijks bevoorschotting en afrekening plaatsvinden. In juni werd verbouwing van de Chocoladefabriek afgerond. De laatste etappe betrof de vervanging van de kozijnen. Ook kwam een nieuwe toiletgroep op de eerste en tweede verdieping en werd een extra ontsluiting gemaakt met de tweede verdieping via een nieuw te bouwen trappenhuis. Een niet goed functionerende klimaatinstallatie zorgde voor dermate hoge temperaturen dat een aantal keer de studiezaal gesloten moest worden ter bescherming van zowel archiefstukken als personeel. De toegang door middel van een draaideur gaf zo veel storingen dat besloten is door de gemeente Gouda om deze te vervangen Communicatie De externe communicatie stond voor het eerst sinds twee coronajaren weer voorzichtig in het teken van de programmering van het streekarchief. Het aantal personen dat geïnformeerd wil worden via digitale nieuwsbrief of sociale media groeit gestaag.

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

26 van 47

4

Jaarrekening

Hierna wordt via de balans met toelichting en het overzicht van baten en lasten met toelichting de financiële verantwoording afgelegd over het in het jaar 2022 gerealiseerde beleid.

4.1

Balans

ACTIVA

Ultimo 2022

Ultimo 2021

Vaste activa Materiële vaste activa - Investeringen met economisch nut

308.274 308.274

Totaal vaste activa

352.060 352.060

308.274

352.060

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen - Kas- en banksaldi Overlopende activa - Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen - Vooruitbetaalde bedragen die ten gunste van volgende begrotingsjaren komen

145.106

125.132

2.748

13.605

123.198

106.397

19.160

5.130 110.713

110.713

88.330 88.330

6.132

18.277

0

0

6.132

18.277

Totaal vlottende activa

261.951

231.739

Totaal activa

570.226

583.799

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

27 van 47

PASSIVA

Ultimo 2022

Ultimo 2021

Vaste passiva Eigen vermogen - Egalisatiereserve - Bestemmingsreserves - Gerealiseerd resultaat

87.338 193.257 14.614

Voorzieningen - Onderhoudsegalisatievoorzieningen

91.960

Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer - Onderhandse lening van: Binnenlandse banken en overige financiële instellingen

295.209

290.128 76.904 202.790 10.433

91.960

83.535 83.535

0 0

Totaal vaste passiva

24.368 24.368

387.169

398.030

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige schulden

Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

26.827 26.827

30.492 30.492

156.230

156.230

155.277

155.277

Totaal vlottende passiva

183.057

185.769

Totaal passiva

570.226

583.799

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

28 van 47

4.2

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft.

4.2.1 Informatie over de rechtspersoon Vestigingsadres en inschrijfnummer handelsregister Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Midden-Holland is feitelijk en statutair gevestigd op Klein Amerika 20, 2806 CA te Gouda en is ingeschreven bij het handelsregister onder nummer 58613064.

4.2.2 Algemene toelichting De belangrijkste activiteiten van de rechtspersoon De activiteiten van Streekarchief Midden-Holland bestaan voornamelijk uit: het uitvoeren van gemeenschappelijke taken in het kader van de Archiefwet.

4.2.3 Algemene grondslagen voor verslaggeving De standaarden op basis waarvan de jaarrekening is opgesteld De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bepalingen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Activa en verplichtingen worden in het algemeen gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs of de actuele waarde. Indien geen specifieke waarderingsgrondslag is vermeld vindt waardering plaats tegen de verkrijgingsprijs. In de balans en het overzicht van baten en lasten zijn referenties opgenomen. Met deze referenties wordt verwezen naar de toelichting.

4.2.4 Grondslagen Materiële vaste activa Materiële vaste activa worden, tenzij anders aangegeven, gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs inclusief direct toerekenbare kosten, onder aftrek van lineaire afschrijvingen gedurende de verwachte toekomstige gebruiksduur en bijzondere waardeverminderingen. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren (op grond van de Financiële verordening SAMH 2005 ex artikel 212 gemeentewet): - 40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen; - 30 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen; - 20 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen; - 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken, nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen en groot onderhoud bedrijfsgebouwen; - 5 jaar: automatiseringsapparatuur; Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven. Vorderingen Vorderingen worden bij eerste verwerking gewaardeerd tegen de reële waarde van de tegenprestatie. Voorzieningen wegens oninbaarheid worden in mindering gebracht op de boekwaarde van de vordering.

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

29 van 47

Bestemmingsreserves De bestemmingsreserve is een reserve waaraan het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming heeft gegeven. De bestemmingsreserves zijn gewaardeerd op nominale waarde. Voorzieningen De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De overige voorzieningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde van de uitgaven die naar verwachting noodzakelijk zijn om de verplichtingen af te wikkelen, tenzij anders vermeld. Voorziening voor groot onderhoud Voor uitgaven voor groot onderhoud en vervanging van de inrichting van het Gouwedepot wordt een voorziening gevormd om deze lasten gelijkmatig te verdelen over een aantal boekjaren. De toevoegingen aan de voorziening wordt bepaald op basis van het geschatte bedrag van het groot onderhoud en de periode die telkens tussen de werkzaamheden voor groot onderhoud verloopt. Vaste schulden Vaste schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Transactiekosten die direct zijn toe te rekenen aan de verwerving van de langlopende schulden worden in de waardering bij eerste verwerking opgenomen. Vlottende passiva Vlottende passiva worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde.

Grondslagen voor de bepaling van het saldo van baten en lasten Het saldo van baten en lasten wordt bepaald als het verschil tussen de opbrengstwaarde van de geleverde prestaties en de kosten en andere lasten over het jaar. De opbrengsten op transacties worden verantwoord in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd. In het overzicht van baten en lasten zijn naast de cijfers over voorgaand boekjaar ook de cijfers van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde begroting(en) opgenomen. Subsidiebaten Onder subsidie wordt verstaan de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen en/of diensten.

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

30 van 47

4.3

Toelichting op de balans

ACTIVA 4.3.1 Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit overige investeringen met een economisch nut. Deze investeringen kunnen als volgt worden onderverdeeld: Boekwaarde 31-12-2022

Boekwaarde 31-12-2021

308.274

352.060

308.274

352.060

Machines, apparaten en installaties

Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen weer: Investeringen

Boekwaarde 31-12-2021

Machines, apparaten en installaties

352.060

Totaal

352.060

Afwaardering

Bijdrage van derden

Afschrijvingen

Desinvesteringen

Investeringen

52.830 0

0

52.830

0

Boekwaarde 31-12-2022

9.044

308.274

9.044

308.274

Een deel van de kapitaallasten op de materiële vaste activa wordt gedekt uit een bestemmingsreserve. Dit betreft de inrichting van het Gouwe Depot. Voor het verloop van deze reserves wordt verwezen naar hoofdstuk 4.3.4 Vaste Passiva. De totale investeringen in heel 2022 worden in het hierna volgende overzicht getoond. Beschikbaar gesteld krediet

Werkelijk besteed in 2022

Inventaris Automatisering

5.000 13.000

0 9.044

Totaal

18.000

9.044

Investeringsomschrijving

De investeringen in 2022 betreffen hardware voor presentaties, computers, laptops en een scanner. Alle investeringen van het jaar 2022 worden in 5 jaar afgeschreven.

4.3.2 Vlottende activa Onder deze paragraaf lichten we de volgende zaken toe: • uitzettingen korter dan één jaar; • liquide middelen; • overlopende activa.

Uitzettingen korter dan één jaar De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden:

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

31 van 47

Soort vordering

Saldo 31-12-2022

Voorziening voor oninbaarheid

Saldo 31-12-2021

Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen

2.748

0

13.605

123.198 19.160

0 0

106.397 5.130

Totaal

145.106

0

125.132

De uitstaande vorderingen betreffen voor het merendeel vorderingen op openbare lichamen, waartoe ook de deelnemende gemeenten en provincie behoren. Het restant betreft vorderingen op marktpartijen. Het SAMH heeft geen voorziening voor oninbaarheid. In december 2013 is de Wet Schatkistbankieren ingevoerd. Op grond van deze wet is een drempel vastgesteld met het bedrag dat decentrale overheden buiten de schatkist mogen aanhouden. Sinds 1 juli 2021 bedraagt deze drempel 2% van het jaarlijks begrotingstotaal, met een minimum van € 1.000.000. Het gemiddelde saldo per kwartaal dat in 2022 buiten de schatkist is gehouden bedroeg: 1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal

258.429 152.430 149.602 168.055

Het Streekarchief heeft voldaan aan de norm.

Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: Boekwaarde 31-12-2022

Boekwaarde 31-12-2021

703 110.010

242 88.088

110.713

88.330

Kassaldi Banksaldi

De rekening-courantverhouding met het Rijk voor het schatkistbankieren is opgenomen onder de uitzettingen korter dan één jaar.

Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden:

Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Vooruitbetaalde bedragen die ten gunste van volgende begrotingsjaren komen

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

Boekwaarde 31-12-2022

Boekwaarde 31-12-2021

0

0

6.132

18.277

6.132

18.277

32 van 47

In 2022 zijn al enkele bedragen betaald voor facturen met kosten van 2022.

PASSIVA 4.3.3 Vaste passiva Eigen Vermogen Het in de balans opgenomen Eigen Vermogen bestaat uit de volgende posten: Boekwaarde 31-12-2022

Boekwaarde 31-12-2021

87.338 193.257 14.614

76.904 202.790 10.433

295.209

290.128

Egalisatiereserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat

Het totale resultaat van het SAMH over het jaar 2022 bedraagt € 14.614 positief. In onderstaand overzicht wordt een uiteenzetting gedaan van de stand en de mutaties van de reserves. Hierin is nog geen rekening gehouden met de bestemming van het resultaat 2022.

Omschrijving

Saldo aan het Bestemming begin 2022 resultaat vorig jaar

Saldo begin 2022 na resultaatbestemming

Toevoegingen

Vrijval

Onttrekkingen Vermindering ter dekking van afschrijving

Saldo ultimo 2022

Algemene Reserve Egalisatiereserve

Totaal Algemene Reserve

76.904

10.433

87.338

0

10.433

87.338

87.338

0

0

0

0

87.338

Bestemmingsreserves 9.533

193.257

Totaal Bestemmingsreserves

BR Nieuwbouw depot

202.790 212.323

0

202.790 202.790

0

0

0

9.533

193.257

Totaal Reserves

212.323

10.433

290.128

0

0

0

9.533

280.595

Resultaat Resultaat

10.433

-10.433

0

0

Totaal Resultaat

76.904

-10.433

0

0

0

0

0

14.614 14.614

Totaal Eigen Vermogen

289.227

0

290.128

0

0

0

9.533

295.209

De onttrekking aan de bestemmingsreserve Nieuwbouw depot vindt plaats ter dekking van de afschrijvingslasten van de inrichting van het depot. Dit is een structurele onttrekking. Egalisatiereserve De egalisatiereserve is bedoeld voor het opvangen van schommelingen in het bedrijfsresultaat zodat deelnemende gemeenten niet ieder jaar worden geconfronteerd met een naverrekening, omdat de in de jaarrekening vastgestelde bijdrage afwijkt van de raming. Het saldo van de baten en lasten kan ten bate of ten laste van de egalisatiereserve gebracht worden zolang het in de gemeenschappelijke regeling Streekarchief gestelde maximum van 10% van het begrotingstotaal (totaal bijdragen) niet is bereikt en/of zolang het fonds over voldoende middelen beschikt Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot Deze reserve dient ter dekking van de afschrijvingslasten van de investeringen (o.a. aanschaf van stellingen en inventaris) voor het nieuwe depot en de overige verhuiskosten. Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

33 van 47

Voorzieningen Voorzieningen zijn in de volgende categorieën in te delen: 1 onderhoudsvoorzieningen; 2 bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; 3 verplichtingen of verliezen waarvan de omvang onzeker is, doch waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; 4 van derden verkregen middelen welke specifiek besteed moeten worden.

Onderhoudsegalisatievoorzieningen

Boekwaarde 31-12-2022

Boekwaarde 31-12-2021

91.960

83.535

91.960

83.535

De voorziening gebruikersonderhoud wordt gevormd als egalisatievoorziening voor toekomstig periodiek onderhoud, reparatie en vervanging van het gebruikersdeel van de inrichting van het Gouwedepot. Deze voorziening behoort tot categorie 1. De jaarlijkse dotatie is gebaseerd op de meerjaren onderhoudsplannen huurdersdeel welke in 2013 zijn opgesteld. Deze meerjaren onderhoudsplannen voor de locatie Gouwedepot is opgesteld voor de periode 2014 tot en met 2053. Op grond van deze onderhoudsbegroting bedraagt de jaarlijks noodzakelijke dotatie voor het Gouwedepot € 8.425. Van de gevormde voorziening geldt als buffer € 20.000 (in 2014 als minimum ingesteld). In 2023 wordt het meerjaren onderhoudsplan geactualiseerd, waarmee ook voor de dotatie ten behoeve van het huurdersdeel een nieuwe berekening gemaakt wordt. In het hierna volgende overzicht wordt een uiteenzetting gedaan van de stand en de mutaties van de voorziening.

Voorzieningen

Saldo 31-12-2021

Voorziening gebruikersonderhoud

83.535

Totaal voorzieningen

75.110

Onttrekkingen

Vermindering Toevoegingen ter dekking van afschrijving

Vrijval

0 0

Saldo 31-12-2022

8.425

0

91.960

8.425

0

91.960

Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar De onderverdeling van de in de balans opgenomen langlopende schulden is als volgt:

Onderhandse lening van: Binnenlandse banken en overige financiële instellingen

Boekwaarde 31-12-2022

Boekwaarde 31-12-2021

0

24.368

0

24.368

In onderstaand overzicht wordt het verloop weergegeven van de vaste schulden over het jaar 2022.

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

34 van 47

Soort vordering

Saldo 31-12-2021

Onderhandse lening

24.368

Totaal

47.432

Vermeerderingen

Aflossingen

Saldo 31-12-2022

-

24.368

-

-

24.368

-

Het werkelijke saldo van de lening bedraagt ultimo 2022 € 24.368. De hierboven getoonde aflossing betreft de aflossing in 2023, die in de jaarrekening verwerkt wordt in de overlopende passiva. De totale rentelast voor het jaar 2022 met betrekking tot de vaste schulden bedraagt € 1.913.

4.3.4 Vlottende passiva Op basis van het BBV dienen niet-bestede middelen van uitkeringen van Europese en Nederlandse overheidslichamen met een specifiek bestedingsdoel als ‘vooruitontvangen middelen’ op de balans verantwoord te worden onder de overlopende passiva. Verder zijn onder de vlottende passiva ook kortlopende schulden opgenomen. Boekwaarde 31-12-2022

Boekwaarde 31-12-2021

26.827 156.230

30.492 155.277

183.057

185.769

Boekwaarde 31-12-2022

Boekwaarde 31-12-2021

26.827

30.492

26.827

30.492

Boekwaarde 31-12-2022

Boekwaarde 31-12-2021

156.230

155.277

156.230

155.277

Overige schulden < 1 jaar Overlopende passiva

Kortlopende schulden < 1 jaar De samenstelling van de kortlopende schulden is als volgt:

Crediteuren

Overlopende passiva De post overlopende passiva kan als volgt onderscheiden worden:

Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

De verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen (met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume) zijn de volgende schulden: Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

35 van 47

Af te dragen premies en sociale verzekeringen Kortlopend deel lening BNG Rekening-courant BNG Overige nog te betalen bedragen

Boekwaarde 31-12-2022

Boekwaarde 31-12-2021

69.196 24.368 0 62.666

65.650 23.064 0 66.562

156.230

155.277

Het nog te betalen bedrag betreft kosten van 2022, die pas in 2023 betaald worden. Dit betreft onder andere de 4e kwartaalnota voor de huur en bijkomende diensten van de Chocoladefabriek. Ook de nog te betalen administratie- en accountantskosten voor het opstellen van de jaarrekening zijn hierin meegenomen,

4.3.5 Niet uit de balans blijkende verplichtingen Het SAMH is voor een aantal toekomstige jaren verbonden aan verschillende, niet uit de balans blijkende, financiële verplichtingen. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste van deze verplichtingen: Huurverplichtingen Met de gemeente Gouda is een huurovereenkomst afgesloten voor de huur van de bedrijfsruimte (depot) gelegen aan de Kleine Esch 970 te Moordrecht, gemeente Zuidplas. De overeenkomst is ingegaan per 10 juni 2014 met een looptijd van 25 jaar. De basishuur exclusief servicekosten en exclusief BTW bedraagt op jaarbasis € 174.305. De huurprijs wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd op basis van de wijziging van het consumenten- prijsindexcijfer reeks alle huishoudens (2000=100). Met de Stichting Openbare Bibliotheek Gouda is een (onder)huurovereenkomst afgesloten voor de huur van kantoorruimte in het gebouw De Chocoladefabriek, Klein Amerika 20 te Gouda. Het gehuurde deel van de bedrijfsruimte is gelegen op de begane grond en de eerste verdieping en is groot ca. 488 m2 BVO. De overeenkomst is aangegaan voor de duur van 9 jaar en 11 maanden en eindigt per 1 april 2024. De aanvangshuurprijs bedraagt op jaarbasis exclusief BTW en exclusief servicekosten € 38.804.

De huurprijs wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd op basis van de wijziging van het consumentenprijsindexcijfer reeks alle huishoudens (2000=100). Leaseverplichtingen Met Multilease B.V. is een operational leaseovereenkomst afgesloten voor een Opel Combo. De overeenkomst is aangegaan op 22 juni 2020 en heeft een looptijd van 72 maanden. De overeengekomen leaseprijs bedraagt ca € 3.499 per jaar exclusief brandstof. Beheerovereenkomst Met de medegebruikers van het depot gelegen aan de Kleine Esch 970 te Moordrecht, te weten het Gemeentearchief Alphen aan den Rijn en gemeente Gouda afdeling Archeologie, is een beheerovereenkomst afgesloten waarbij is overeengekomen, dat het Streekarchief Midden-Holland namens de participanten de coördinatie van het beheer van de gemeenschappelijke ruimten op zich neemt voor zover dit het beheer betreft die tot de taken van de gebruikers van het pand behoren. De overeenkomst is ingegaan op de datum van eerste ingebruikname en geldt voor onbepaalde tijd.

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

36 van 47

Met de hoofdhuurder van de Chocoladefabriek, de Stichting Openbare Bibliotheek Gouda gelegen aan het adres Klein Amerika 20, is een beheerovereenkomst afgesloten waarbij is overeengekomen, dat de Bibliotheek Gouda zal optreden als coördinator beheer van de Chocoladefabriek voor zover dit het beheer betreft die tot de taken van de gebruikers van het pand behoren. De overeenkomst is ingegaan op de datum van eerste ingebruikname en geldt voor onbepaalde tijd. Overige overeenkomsten Met Data Matters B.V. is een overeenkomst afgesloten voor applicatiehosting. De overeenkomst is ingegaan per 1 maart 2014 en heeft een looptijd van 5 jaar. De kosten worden geraamd op € 23.840 per jaar. In 2023 wordt een nieuwe leverancier gezocht. Met Gio Coffee B.V. is een overeenkomst afgesloten voor de huur van een koffieautomaat. De overeenkomst is ingegaan per 29 juli 2019 en heeft een looptijd van 60 maanden. De overeengekomen huurprijs bedraagt ca € 348 op jaarbasis.

4.4

Overzicht van baten en lasten Samen met de balans vormt het overzicht van baten en lasten de jaarrekening 2022. De jaarrekening geeft inzicht in het financiële eindresultaat 2022 met een analyse en toelichting op de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de begroting.

NB In alle overzichten worden de baten weergegeven met een negatief bedrag en de lasten met een positief bedrag.

Overzicht van baten en lasten

Rekening 2021

Programmabegroting 2022

Omschrijving Programma Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

14.478 492.848 326.952 170.135 472.176 3.187 0 1.479.777

-104.066 -493.895 -583.924 -290.214 -8.579 0 0 -1.480.677

-89.588 -1.047 -256.971 -120.079 463.597 3.187 0 -900

15.109 536.679 365.605 190.336 394.351 1.913 0 1.503.993

-103.784 -430.528 -506.238 -252.979 -208.030 0 0 -1.501.559

-88.675 106.151 -140.633 -62.643 186.321 1.913 0 2.434

0 0

-9.533 -9.533

-9.533 -9.533

0 0

-9.559 -9.559

-9.559 -9.559

Resultaat

1.479.777

-1.490.210

-10.433

1.503.993

-1.511.118

-7.125

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

37 van 47

Overzicht van baten en lasten

Begroting 2022 ná wijziging

Rekening 2022

Omschrijving Programma Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

15.699 513.715 340.480 177.735 503.096 2.200 0 1.552.925

-112.466 -508.972 -598.698 -299.073 -30.000 0 -1.549.209

-96.767 4.743 -258.219 -121.338 473.096 2.200 0 3.716

15.334 512.738 335.233 182.321 498.950 3.187 0 1.547.764

-118.660 -508.077 -599.152 -298.547 -28.410 0 0 -1.552.845

-103.325 4.662 -263.919 -116.225 470.540 3.187 0 -5.081

0 0

-9.559 -9.559

-9.559 -9.559

0 0

-9.533 -9.533

-9.533 -9.533

Resultaat

1.552.925

-1.558.768

-5.843

1.547.764

-1.562.378

-14.614

4.4.1 Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2022 Het overzicht van baten en lasten 2022 beslaat de periode 1 januari tot en met 31 december 2022. In 2021 is de programmabegroting 2022 vastgesteld De baten van het Streekarchief bestaan voor het overgrote deel uit de vaste bijdragen van de deelnemende gemeenten. De lasten van het Streekarchief zijn grofweg in 2 categorieën op te delen, namelijk personeelskosten en apparaatskosten. De apparaatskosten maken onderdeel uit van de overheadkosten en bestaan voor een groot deel uit huisvestingslasten, automatiseringslasten en afschrijvingslasten. Het positieve resultaat is het resultaat van de vier inhoudelijke programma’s en van de overhead tezamen. De mutatie in de reserve betreft de reguliere onttrekking ter dekking van de kapitaallasten van de verbouwing van het Gouwedepot. Voor een nadere specificatie van de mutatie wordt verwezen naar de toelichting op de balans. Per 1 januari 2016 is de Wet Modernisering Vennootschapsbelastingplicht Overheidsondernemingen in werking getreden. Ondersteund door een fiscalist van Zirkzee accountants heeft het SAMH onderzocht welke gevolgen deze wet heeft voor de dienst. Geconcludeerd is dat het Streekarchief vrijgesteld is van aangifte.

4.4.2 Verschillenanalyse overzicht baten en lasten In de volgende tabel worden de verschillen getoond tussen de begrote en de gerealiseerde baten en lasten.

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

38 van 47

Verschillenanalyse

Begroting 2022 na wijziging

Jaarrekening 2022

Saldo

V/N

In bewaring nemen Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat In bewaring nemen

-112.466 15.699 -96.767 0 -96.767

-118.660 15.334 -103.325 0 -103.325

-6.193 -365 -6.558 0 -6.558

V V V V

Bewaren en beheren Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Bewaren en beheren

-508.972 513.715 4.743 0 4.743

-508.077 512.738 4.662 0 4.662

895 -977 -82 0 -82

N V V V

Ontsluiten/beschikbaar stellen Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Ontsluiten/beschikbaar stellen

-598.698 340.480 -258.219 0 -258.219

-599.152 335.233 -263.919 0 -263.919

-454 -5.247 -5.701 0 -5.701

V V V V

Educatie, advisering en toezicht Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Educatie, advisering en toezicht

-299.073 177.735 -121.338 0 -121.338

-298.547 182.321 -116.225 0 -116.225

526 4.586 5.112 0 5.112

N N N N

Overhead Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Overhead

-30.000 503.096 473.096 -9.559 463.537

-28.410 498.950 470.540 -9.533 461.007

1.590 -4.146 -2.556 26 -2.530

N V V N V

Treasury Baten Lasten Resultaat Treasury

0 2.200 2.200

0 3.187 3.187

0 987 987

N N

Resultaat

-5.843

-14.614

-8.771

V

De verschillenanalyse toont zowel voor de vier inhoudelijke programma’s als de overhead slechts geringe afwijkingen ten opzichte van de aangepaste begroting. Het totaal van de nadelen is ongeveer gelijk aan het totaal van de voordelen.

4.4.3 Onvoorzien In de programmarekening dient inzicht gegeven te worden in het gebruik van een eventueel geraamd bedrag voor onvoorzien. In de begroting 2022 van het Streekarchief was geen post onvoorzien geraamd. In geval van onvoorziene kosten die de exploitatie overstijgen wordt dekking gevonden in de egalisatiereserve, dan wel zijn de deelnemende gemeenten en aansprakelijk.

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

39 van 47

4.4.4 Structurele mutaties in de reserves De structurele mutaties in de reserves zien er als volgt uit: Structurele mutaties in de reserves

Begroting 2022 na wijziging

Jaarrekening 2022

Structurele onttrekkingen Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot

9.559

9.533

Totaal structurele reservemutaties

9.559

9.533

De structurele onttrekking betreft de jaarlijkse onttrekking aan de bestemmingsreserve Nieuwbouw depot. Deze structurele onttrekking wordt ingezet ter dekking van de eveneens structurele afschrijvingslasten op de investeringen voor de inrichting van het Gouwedepot.

4.4.5 Incidentele baten en lasten Het hierna volgende overzicht toont de hiervoor genoemde incidentele baten en lasten. Dit zijn baten en lasten die zich maximaal 3 jaar achtereen voordoen. Incidentele baten en lasten

Begroting 2022 na wijziging

Jaarrekening 2022

Incidentele baten Detacheringsinkomsten

-30.000

-27.288

Totaal incidentele baten

-30.000

-27.288

Incidentele lasten Begeleiding aanbesteding e-depot

15.000

18.310

Totaal incidentele lasten

15.000

18.310

Totaal

-15.000

-8.978

Programma

Overhead

Diverse

De detacheringsovereenkomst van de voormalig directeur als interim-directeur bij de Stichting Verzetsmuseum Zuid-Holland heeft voor aanvullende, incidentele inkomsten gezorgd. Deze detachering is beëindigd met zijn definitieve vertrek. Voor de aanbesteding van het e-depot wordt gebruik gemaakt van externe expertise. Dit zijn incidentele lasten voor het jaar 2022.

4.5

Structureel begrotingssaldo Het structurele begrotingssaldo van het SAMH ziet er als volgt uit:

Presentatie van het structureel begrotingssaldo Saldo baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotingssaldo na bestemming Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structrueel begrotingssaldo

Rekening Begroting Rekening 2021 2022 2022 -900 3.716 -5.081 -9.533 -9.559 -9.533 -10.433 -5.843 -14.614 10.084 -15.000 8.129 -20.517 9.157 -22.743

Het totale rekeningsaldo van het SAMH is ruim € 14.000 positief. Als de incidentele baten en lasten hieruit gehaald worden, resteert een resultaat van ruim € 22.000 positief.

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

40 van 47

4.6

Wet Normering Topinkomens Op grond van de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sectoren (WNT) moeten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in de jaarstukken per individuele functionaris aangeven wat het belastbare loon en de voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn zijn, indien deze uitgaan boven de WNT-norm (in 2022: € 216.000). Voor elke topfunctionaris moeten deze gegevens sowieso vermeld worden. Ook als de WNT-norm niet overschreden wordt. In 2022 heeft binnen het SAMH geen overschrijding plaatsgevonden van het maximum salaris als bedoeld in de WNT. De functionarissen die bij het SAMH onder deze wet vallen zijn de leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Met uitzondering van directeur zijn alle leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur onbezoldigd binnen het SAMH. Om deze reden wordt het belastbaar loon van deze leden niet benoemd. Het SAMH heeft geen beloningen aan de leden betaald. De specificatie van het belastbaar loon topfunctionarissen luidt als volgt: Gegevens 2022 bedragen x € 1

C.A. Bakker - Wijbrans

Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2022 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

Directeur 1/1 - 31/12 0,89 ja

Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

192.000

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totale bezoldiging

N.v.t. 82.772

Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling Gegevens 2021

N.v.t. N.v.t.

bedragen x € 1

70.521 12.251 82.772

Drs. S.M.J. Janzing

Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2020 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

Directeur 1/1 - 31/12 0,89 ja

Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

185.778

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totale bezoldiging

N.v.t. 86.706

Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

N.v.t. N.v.t.

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

73.424 13.282 86.706

41 van 47

5

Vaststelling jaarrekening 2022

Het Streekarchief Midden-Holland gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 5 april 2023.

BESLUIT: De balans en de rekening van baten en lasten welke gecontroleerd zijn door de accountant voor het jaar 2022 vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur d.d. 28 juni 2023.

De directeur,

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

De voorzitter,

42 van 47

Bijlage 1 Taakvelden Met ingang van begrotingsjaar 2018 zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht om een overzicht op te nemen waarin de lasten en baten van de regeling verdeeld worden naar (hoofd)taakvelden. Deze (hoofd)taakvelden zijn door het Rijk vastgesteld. Via dit overzicht kunnen overheden makkelijker met elkaar vergeleken worden. De jaarrekening 2022 ingedeeld naar taakvelden ziet er als volgt uit:

TaakOmschrijving veld 0.1 Bestuur 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van rekening van baten en lasten Totaal taakvelden

TaakOmschrijving veld 0.1 Bestuur 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van rekening van baten en lasten Totaal taakvelden

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

Programmabegroting 2022 Lasten 1.107.729 394.351 1.913 0 7.125 1.511.118

Baten -1.293.529 -208.030 0 -9.559 0 -1.511.118

Jaarrekening 2022 Lasten 1.045.627 498.950 3.187 0 14.614 1.562.378

Baten -1.524.435 -28.410 0 -9.533 0 -1.562.378

Gewijzigde begroting 2022 Lasten 1.047.629 503.096 2.200 0 5.843 1.558.768

Baten -1.519.209 -30.000 0 -9.559 0 -1.558.768

Verschil jaarrekening t.o.v. gewijzigde begroting Lasten Baten -2.002 -5.226 -4.146 1.590 987 0 0 26 8.771 0 3.610 -3.610

43 van 47

Bijlage 2 • • • • • • • • • • • • •

•

Overzicht activiteiten

Korte cursus Stamboomonderzoek voor beginners, Chocoladefabriek Korte cursus Stamboomonderzoek voor beginners, in samenwerking met de Bibliotheek aan den IJssel, op beide locaties (2x) Stamboomcafé (maandelijks) Cursus Oud schrift voor beginners (10 lessen) Transcriptiecafé (tweewekelijks)Vaste bezoekersbijeenkomst (twee maal per jaar) Schoonhovologie, archiefintroductie Goudolologie, archiefintroductie (2x) Goudologie II, Gouda en de Librije Archiefintroductie studiekring Waddinxveen Zoekinstructie website streekarchief voor Gouda op Schrift Lezing van auteur Suze Zijlstra over Indische voormoeders, Chocoladefabriek Presentatie Gouda in 3D voor de bewoners van woonzorglocatie Domus Magnus Medewerking aan de Erasmuslezing van het Goudse Erasmus Genootschap door biograaf Sandra Langereis in de Chocoladefabriek. Na de lezing was er gelegenheid om originele Erasmiana uit de Librije Collectie te bekijken. Collegereeks over 1572. Reeks van 4 colleges .

Basisonderwijs • Goudazoekers (8 klassen) • Open Monumenten Klassendag Gouda (1 klas) • Tijdjagers (2 klassen) • Leskoffer Oorlog in Midden-Holland • Pocketboekje Gouda 750jaar stadsrechten voor alle leerlingen van de groepen 7 en 8 van de Goudse basisscholen • Les over Het Goudse stadsrecht bij de Museum Jeugd Universiteit van Museum Gouda Voortgezet en Hoger onderwijs • Bezoek van de PABO Driestar voor bronnen- en literatuuronderzoek voor het project Gouda en het Water (4 klassen) • Archiefintroductie voor studenten van de avondopleiding lerarengeschiedenis van de Driestar (2 klassen) • Jurering uithangborden gemaakt door middelbare scholieren op basis van Gouda Tijdmachine. Borden hangen vanaf mei een paar maanden. • Beschikbaar stellen van historische voorwerpen voor de Landelijke geschiedenisquiz, georganiseerd door De Goudse Waarden en gehouden in het Stadhuis • Elke brugklas ontving een Gouda 750 jaar stadsrechten pocketboekje • De website Geschiedenislokaal Midden-Holland kreeg een nieuw jasje en we voegden bronnen toe over het rampjaar 1672 • Begeleiding van twee scholieren die voor de PreUniversity van de Universiteit Leiden onderzoek doen naar de cholera-epidemie van 1832 • Bezoek van 6VWO van De Goudse Waarden in het kader van hun project ‘Gouda in de Middeleeuwen’

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

44 van 47

•

Introductie website streekarchief voor een groepje leerlingen van het Coornhert Gymnasium

Pallettentoonstellingen • Gouda Kaarsenstad • Oorlogsfotografen • Afscheidsexpositie directeur-streekarchivaris Sigfried Janzing • Gouda 600, 700 én 750 jaar! • ABC-boekjes uit de collectie Van Goor • Geboorte van Nederland – rondreizende tentoonstelling ‘1572’, vergezeld van brieven en publicaties van en over Willem van Oranje uit onze collecties Rondleidingen • Rondleidingen voor de cursisten stamboomonderzoek van o.a. de cursus in Bergambacht en van de Volksuniversiteit Gouda • Rondleiding collega’s afdeling Monumenten gemeente Krimpenerwaard en Zuidplas • Rondleiding sectie geschiedenis Driestar • Rondleiding studiekring Waddinxveen HOP Schoonhoven • Lezing door Leen Ouweneel over de Oude Hollandse Waterlinie • Auteurslezing door Judith Koelemeijer • Lezing over Glasfabriek de Lek door Jan Marten ten Napel • Avond over Schoonhovense Schippers met Kees va Buren en Leen Ouweneel • Open Huizen Huizen - Huizen van Verzet, programma met levensverhalen op diverse locaties in Schoonhoven • Historische filmochtenden • Expositie De Oude Hollandse Waterlinie • Expositie Fotografie tijdens WOII • Expositie Schoonhoven Visionair: luchtfotografie in heden en verleden: met dronefoto’s van fotograaf Hans Breuer en luchtfoto’s uit de collectie van het streekarchhief.

• Expositie De Glasfabriek • Expositie Schippers • Expositie Reizen (bij het thema van tijdschrift Scoenhove) HOP Bergambacht • Lezing Meten is Weten door Peter Sluisman • Lezing ‘Je kan me nog meer vertellen…over molens’ door Dirk Kuijper • Historische cafés om de maand op zaterdag, onder meer met het thema ‘Tussen kunst en kitsch’ • Filmvertoning ‘12 jaar later, een film over Bergambacht’ van Roel Botter • Cursus Stamboomonderzoek voor beginners • Lezing De oude Hollandse Waterlinie door Leen Ouweneel • Expositie Meten is weten • Expositie Scherven spreken (archeologie) • Expositie De Oude Hollandse Waterlinie • Expositie Molens

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

45 van 47

HOP Krimpen aan de Lek • Filmvertoning met beelden die Daan Dijksman rond 1985 maakte van het dagelijkse leven in Krimpen aan de Lek • Lezing Het ontstaan van de Krimpenerwaard door Paul in ’t Veld • Historisch café, elke eerste vrijdag van de maand • Expositie Hoe was het ook alweer? Over het oude winkelcentrum ’t Carillon • Expositie Oorlog en Vrede • Expositie Verdwenen winkels langs de Dijk • Expositie Muziek- en zangverenigingen HOP Ouderkerk aan den IJssel • Expositie “Nadenken over en terugdenken aan vijf lange jaren van bezetting” • De stormvloedramp van 1953

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

46 van 47

Bijlage 3 Controleverklaring

Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland

47 van 47